使用 Power Automate 匯出 Power BI 報表並以電子郵件傳送

透過 Power Automate,您可以在各種案例中,以各種格式自動匯出 Power BI 報表並進行散發。 在此文章中,您將從頭開始建立自己的流程。 您可以使用 [針對 Power BI 報表匯出至檔案] 動作,透過電子郵件自動散發 Power BI 報表。

Power Automate steps to export and email a report.

Power Automate 是使用者介面中與匯出至檔案 API 互動的無程式碼方式。 請參閱 連接器參考文章,瞭解 Power BI REST API 以開始直接與 API 互動。

Prerequisites

若要遵循此做法,請確定您有:

  • 您的 Power BI 租用戶中至少有一個工作區受保留容量所支援。 此容量可以是 A1/EM1 - A6/P3 SKU 中的任何一個。 請前往 Power BI Premium 中的保留容量閱讀更多內容。
  • 存取 Power Automate 中的標準連接器,其隨附於任何 Office 365 訂閱。

從頭建立流程

在此工作中,您將從頭開始建立簡單的流程。 此流程每週都會將 Power BI 報表匯出為 PDF,並將其附加至電子郵件以進行傳送。

  1. 登入 Power Automate (flow.microsoft.com)。

  2. 選取[CreateScheduled>雲端流程]。

    Create a scheduled flow in Power Automate.

  3. 在 [建置預定流程] 中,為流程命名。

  4. 在 [執行此流程] 中,選取流程的開始日期和時間以及重複的頻率。

  5. 在 [在這幾天內] 中,選取您希望流程執行的日期,然後選取 [建立]。

    Power Automate, schedule the flow.

  6. [週期]中,選取[編輯>][顯示進階選項],然後在[在這些時間] 和[在這些分鐘] 中輸入值,以設定要執行流程的特定時間。

    Set recurrence in Power Automate.

  7. 選取 [新增步驟]。

  8. [選擇作業]中,搜尋 Power BI ,然後選取 [ 匯出至 Power BI 報表的檔案]。

    Choose an operation in Power Automate.

  9. 在 [針對 Power BI 報表匯出至檔案] 中,從下拉式清單選取 [工作區] 和 [報表]。

  10. 針對您的 Power BI 報表選取所需的 [匯出格式]。

    Select export format in Power Automate.

  11. (選擇性) 在 [頁面 pageName -1] 欄位中,指定要匯出的特定頁面。 請注意,頁面名稱參數與顯示頁面名稱不同。 您可以流覽至 Power BI 服務中的頁面,並複製 URL 的最後一個部分,以尋找頁面名稱,如下列範例所示。

    範例: https://app.powerbi.com/groups/workspaceGuid/reports/reportGuid/xxxxxxxxxx

  12. 選擇性地指出要在 [ 書簽名稱 ] 欄位中顯示的特定書簽。 您可以在 bookmarkGuid=之後的報表 URL 中找到書簽名稱,如下列範例所示。 請注意,僅支援 報表 書簽,不支援 個人 書簽。 您可以針對 Power BI 報表指定其他參數。 若要尋找這些參數的詳細描述,請參閱 Power BI REST API 的連接器參考

    範例: https://app.powerbi.com/groups/workspaceGuid/reports/reportGuid/ReportSection?bookmarkGuid=xxxxxxxxxx

  13. 選取 [新增步驟]。

  14. [選擇作業]中,搜尋 Outlook ,然後選取 [ 傳送電子郵件 (V2) ]。

  15. 在 [傳送電子郵件 (V2)] 中,填妥電子郵件的 [收件人]、[主旨] 和 [本文] 欄位。

  16. 選取 [顯示進階選項]。 在 [附件名稱 -1] 中,輸入附件的名稱。 在檔案名稱中,新增符合您所需匯出格式的副檔名 (例如 .PDF)。

  17. 在 [附件內容] 中,選取 [檔案內容] 以附加您匯出的 Power BI 報表。

    Select your exported report to email.

  18. 當您完成時,選取 [下一步] 或 [儲存]。 Power Automate 會建立及評估流程,並讓您知道是否找到錯誤。

  19. 如果發生錯誤,請選取 [編輯流程 ] 加以修正。 否則,請選取 [上一步 ] 箭號以檢視流程詳細資料並執行新的流程。 當您執行流程時,Power Automate 會以指定的格式匯出 Power BI 報表,並依排程以電子郵件附件形式傳送該報表。

Power Automate 中的資料列層級安全性

或者,如果您想要根據資料列層級安全性傳送報表 (RLS) ,您需要新增下列詳細資料:

Screenshot of updating Identities Username fields.

  • 身分識別使用者名稱 - 1 = 套用 RLS 規則的權杖所反映的有效使用者名稱。 針對內部部署模型,使用者名稱可以由英數位元或下列任何字元組成: '.', '-', '_', '!', '#', '^', '~', '\', and '@' 。 針對雲端模型,使用者名稱可以由所有 ASCII 字元組成。 此外,使用者名稱最多可以有 256 個字元,而且不能包含空格。

  • 身分識別資料集 - 1 = 移至資料集的設定,然後從網址列複製資料集識別碼,以取得此值,如下圖所示:

    範例: https://app.powerbi.com/groups/me/settings/datasets/xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx

    Screenshot of example dataset ID.

  • 身分識別角色專案 - 1 = 報表中定義的 RLS 名稱

後續步驟