Viva Engage 中的外部傳訊 - 常見問題
您可以在交談中包含 Viva Engage 網路外部的人員,以及張貼在外部群組中的私人訊息。 您將人員新增為外部參與者,他們可以回復 Viva Engage 網路中的訊息和文章,而不需要加入。
尋找本文中外部參與者常見問題的解答。
注意事項
外部訊息,包括外部網路、外部群組和外部參與者,不適用於 歐盟地區中的Viva Engage Enterprise 網路。
一般問題
問:外部參與者與外部網路之間有何差異?
答:外部網路非常適合用來裝載外部社群和管理長期專案。 外部參與者功能適用於一次性的短期通訊,不需要布建新的網路。
問:我可以邀請外部參與者加入 Viva Engage 群組嗎?
答:您可以 在 Viva Engage 中建立外部群組 ,並邀請外部參與者加入這些群組。
問:移除外部參與者時會發生什麼事?
答:當您從 Viva Engage 交談中移除某人時,會從其 Viva Engage 收件匣中移除整個交談,而他們無法再存取該對話。
新增外部參與者的使用者可以將其從交談中移除。 此外,網路和群組系統管理員都可以從交談中移除使用者。
問:如果我不小心將外部參與者新增至交談,會發生什麼事?
答:您可以在系統產生的批注上選取 [ 移除參與者 ] 來移除外部參與者,該批注會宣告該參與者已新增至線程。 如需詳細資訊,請 參閱將外部參與者新增至Viva Engage交談。
問:如果我針對外部訊息選取 [在收件匣中停止追蹤] 會發生什麼事?
答:訊息會從您的收件匣中移除。
問:取消訂閱電子郵件通知的 Viva Engage 使用者是否在已新增至交談時收到邀請?
答:不能。
問:如果我新增不是 Viva Engage 使用者的外部參與者,該怎麼辦?
答:如果您新增某人,而他們不是 Viva Engage 用戶,他們會在其電子郵件收件匣中收到訊息覆本。 他們也會收到加入 Viva Engage 網路的邀請。
問:我可以將具有個人電子郵件位址 (像是 Hotmail 或 Gmail) 的使用者新增到 Viva Engage 與外部通訊交談嗎?
答:不能。 您必須邀請使用其公司或公司電子郵件地址的人員。
問:已新增至交談的暫止 Viva Engage 使用者是否收到加入 Viva Engage 的電子郵件?
答:可以。
問:當我建立或回復郵件時,是否可以在預先輸入的搜尋方塊中看到外部參與者?
答:將外部參與者新增至交談之後,其名稱會出現在預先輸入的搜尋中。 根據您在 Viva Engage 上與該人員通訊的頻率,其名稱會在建議的清單上顯示更高或更低。 由於許可權限制 (取決於群組的隱私權設定,以及參與者是內部或外部) ,因此預先輸入搜尋體驗會有所不同。 下表說明與外部參與者進行預先輸入搜尋的許可權和體驗:
情況 | 內部成員的體驗 | 外部參與者的體驗 |
---|---|---|
外部參與者會新增至公用群組中的交談。 |
預先輸入搜尋包含網路所有成員的外部參與者。 |
預先輸入搜尋僅限於參與交談的成員。 |
外部參與者會新增至私人群組中的交談。 |
預先輸入搜尋包含屬於該群組之所有成員的外部參與者。 |
預先輸入搜尋僅限於參與交談的成員。 |
外部參與者會新增至私人訊息。 |
預先輸入搜尋僅限於私人訊息中的參與者。 |
預先輸入搜尋僅限於私人訊息中的參與者。 |
公用群組會設為私人。 |
預先輸入搜尋包含網路所有成員的外部參與者。 |
預先輸入搜尋僅限於已參與邀請外部參與者加入對話的成員。 |
私人群組會公開。 |
預先輸入搜尋包含網路所有成員的外部參與者。 |
預先輸入搜尋僅限於已參與邀請外部參與者加入對話的成員。 |
許可權和安全性問題
問:如何防範風險並維護隱私權?
答:隱私權和安全性也很重要。 我們已投資建置工具來監視並主動保護貴公司的IP和員工。 作為外部傳訊的一部分,我們已建置下列安全性功能:
清除UI警告: 警告可確保使用者在新增外部參與者之前會察覺到。 當您將外部參與者新增至交談或回復與外部參與者的交談時,UI 中會出現清楚的警告。 請參閱 新增外部參與者。
拿掉使用者: 您可以從交談中移除外部參與者。 拿掉之後,使用者就無法再檢視該交談。 網路和群組系統管理員都可以從交談中移除使用者。 請參閱 從交談中移除外部參與者。
數據匯出: Viva Engage 已驗證的系統管理員可以追蹤包含外部參與者的所有交談和檔案,並監視使用者在網路外部的交談。 請參閱 在 Viva Engage 網路中尋找外部參與者。
關鍵詞監視: Viva Engage 已驗證的系統管理員可以設定關鍵詞監視,以警示系統管理員是否有潛在缺口。 請參閱 監視關鍵詞
問:當我將外部參與者新增至交談時,他們會看到什麼?
外部參與者只能看到已明確邀請的交談。 他們可以看到該交談中包含的任何內容,例如已上傳的檔案。 但是,如果沒有明確的邀請,他們永遠無法在您的網路上找到或加入另一個交談。
問:外部參與者可以將檔案上傳至交談嗎?
答:可以。
問:外部參與者也可以邀請其他參與者嗎?
是,外部參與者可以將其他人新增至交談,就像他們可以在該交談中提及人員一樣。 他們只能邀請人員進行已明確包含在其中的交談。
問:外部參與者可以看到哪些關於我的資訊?
答:外部參與者只能看到暫留卡片的有限檢視。 暫留卡片上列出的欄位包括您的名稱、標題、電子郵件地址和網路。 外部參與者仍會隱藏您的個人資料圖片、電話號碼等等。
問:外部參與者對於上傳至交談的內容有哪些許可權?
答:外部參與者可以檢視和下載檔。 外部參與者只能檢視附註。
問:外部參與者可以共用此交談嗎?
答:不能。 因為許可權會將物件限制為特殊許可權的成員,所以外部參與者必須個別新增至交談。
問:外部參與者的數據位於何處?
答:交談數據可供 已驗證的系統管理員 (使用交談上任何參與者的數據匯出) 。 因此,如果您的員工參與另一個網路上的交談,因為該交談會顯示在其收件匣中,所以可在您的網路數據匯出中使用。 如需詳細資訊,請 參閱在 Viva Engage 網路中尋找外部參與者。
問:當我將外部參與者新增至交談時,他們是否進入我的網路?
答:不能。 外部參與者只能參與已明確邀請的交談。 他們會透過其網路) 上的 Viva Engage 收件匣 (來存取這些交談。 他們無法存取您網路的其餘部分。
問:已驗證的系統管理員有哪些許可權?
答: 已驗證的系統管理員 可以隨時從任何交談中移除所有外部參與者。 他們也可以使用數據導出來查看外部參與者可存取哪些檔案和交談。 如需詳細資訊,請 參閱在 Viva Engage 網路中尋找外部參與者。
問:如果我已備妥關鍵詞監視,它是否適用於外部參與者在我的網路中張貼的訊息?
是。 關鍵詞監視適用於您網路中的任何貼文,包括來自外部參與者的文章。
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