Viva Engage 中的外部傳訊 - 常見問題

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您可以在交談中包含 Viva Engage 網路外部的人員，以及張貼在外部群組中的私人訊息。 您將人員新增為外部參與者，他們可以回復您 Viva Engage 網路中的訊息和文章，而不需要加入。

尋找本文中外部參與者常見問題的解答。

注意事項

外部傳訊，包括外部網路、外部群組和外部參與者，不適用於歐盟地區中的 Viva Engage 企業網路。

一般問題

問：外部參與者與外部網路之間有何差異？

答：外部網路非常適合用來裝載外部社群和管理長期專案。 外部參與者功能適用於一次性的短期通訊，不需要布建新的網路。

問：我可以邀請外部參與者加入我的 Viva Engage 群組嗎？

答：您可以在 Viva Engage 中建立外部群組，並邀請外部參與者加入這些群組。

問：移除外部參與者時會發生什麼事？

答：當您將某人從 Viva Engage 交談中移除時，會從其 Viva Engage 收件匣中移除整個交談，而他們無法再存取該對話。

新增外部參與者的使用者可以將其從交談中移除。 此外，網路和群組系統管理員都可以從交談中移除使用者。

問：如果我不小心將外部參與者新增至交談，會發生什麼事？

答：您可以在系統產生的批注上選取 [ 移除參與者 ] 來移除外部參與者，該批注會宣告該參與者已新增至線程。 如需詳細資訊，請參閱將外部參與者新增至您的 Viva Engage 交談。

問：如果我針對外部訊息選取 [在收件匣中停止追蹤] 會發生什麼事？

答：訊息會從您的收件匣中移除。

問：Viva Engage 取消訂閱電子郵件通知的使用者，是否在已新增至交談時收到邀請？

答：不能。

問：如果我新增不是 Viva Engage 使用者的外部參與者，該怎麼辦？

答：如果您新增某人，而他們不是 Viva Engage 用戶，他們會在其電子郵件收件匣中收到一份訊息覆本。 他們也會收到加入其 Viva Engage 網路的邀請。

問：我可以將個人電子郵件位址 (如 Hotmail 或 Gmail) 的使用者新增至與外部傳訊的 Viva Engage 交談嗎？

答：不能。 您必須邀請使用其公司或公司電子郵件地址的人員。

問：已新增至交談的擱置 Viva Engage 使用者是否收到要加入 Viva Engage 的電子郵件？

答：可以。

問：當我建立或回復郵件時，是否可以在預先輸入的搜尋方塊中看到外部參與者？

答：將外部參與者新增至交談之後，其名稱會出現在預先輸入的搜尋中。 根據您在 Viva Engage 上與該人員通訊的頻率，其名稱會在建議的清單上顯示更高或更低。 由於許可權限制 (取決於群組的隱私權設定，以及參與者是內部或外部) ，因此預先輸入搜尋體驗會有所不同。 下表說明與外部參與者進行預先輸入搜尋的許可權和體驗：

情況 內部成員的體驗 外部參與者的體驗
外部參與者會新增至公用群組中的交談。
預先輸入搜尋包含網路所有成員的外部參與者。
預先輸入搜尋僅限於參與交談的成員。
外部參與者會新增至私人群組中的交談。
預先輸入搜尋包含屬於該群組之所有成員的外部參與者。
預先輸入搜尋僅限於參與交談的成員。
外部參與者會新增至私人訊息。
預先輸入搜尋僅限於私人訊息中的參與者。
預先輸入搜尋僅限於私人訊息中的參與者。
公用群組會設為私人。
預先輸入搜尋包含網路所有成員的外部參與者。
預先輸入搜尋僅限於已參與邀請外部參與者加入對話的成員。
私人群組會公開。
預先輸入搜尋包含網路所有成員的外部參與者。
預先輸入搜尋僅限於已參與邀請外部參與者加入對話的成員。

許可權和安全性問題

問：如何防範風險並維護隱私權？

答：隱私權和安全性也很重要。 我們已投資建置工具來監視並主動保護貴公司的IP和員工。 作為外部傳訊的一部分，我們已建置下列安全性功能：

  • 清除UI警告： 警告可確保使用者在新增外部參與者之前會察覺到。 當您將外部參與者新增至交談或回復與外部參與者的交談時，UI 中會出現清楚的警告。 請參閱 新增外部參與者。

  • 停用外部傳訊：已驗證的系統管理員 可以使用這些選項來關閉外部共同作業。 請參閱 停用外部傳訊。

  • 拿掉使用者： 您可以從交談中移除外部參與者。 拿掉之後，使用者就無法再檢視該交談。 網路和群組系統管理員都可以從交談中移除使用者。 請參閱 從交談中移除外部參與者。

  • 數據匯出：Viva Engage 已驗證的系統管理員可以追蹤包含外部參與者的所有交談和檔案，並監視其使用者在網路外部的交談。 請參閱在 Viva Engage 網路中尋找外部參與者。

  • 關鍵詞監視：Viva Engage 已驗證的系統管理員可以設定關鍵詞監視，以警示系統管理員是否有潛在缺口。 請參閱 監視關鍵詞

問：當我將外部參與者新增至交談時，他們會看到什麼？

外部參與者只能看到已明確邀請的交談。 他們可以看到該交談中包含的任何內容，例如已上傳的檔案。 但是，如果沒有明確的邀請，他們永遠無法在您的網路上找到或加入另一個交談。

問：外部參與者可以將檔案上傳至交談嗎？

答：可以。

問：外部參與者也可以邀請其他參與者嗎？

是，外部參與者可以將其他人新增至交談，就像他們可以在該交談中提及人員一樣。 他們只能邀請人員進行已明確包含在其中的交談。

問：外部參與者可以看到哪些關於我的資訊？

答：外部參與者只能看到暫留卡片的有限檢視。 暫留卡片上列出的欄位包括您的名稱、標題、電子郵件地址和網路。 外部參與者仍會隱藏您的個人資料圖片、電話號碼等等。

問：外部參與者對於上傳至交談的內容有哪些許可權？

答：外部參與者可以檢視和下載檔。 外部參與者只能檢視附註。

問：外部參與者可以共用此交談嗎？

答：不能。 因為許可權會將物件限制為特殊許可權的成員，所以外部參與者必須個別新增至交談。

問：外部參與者的數據位於何處？

答：交談數據可供 已驗證的系統管理員 (使用交談上任何參與者的數據匯出) 。 因此，如果您的員工參與另一個網路上的交談，因為該交談會顯示在其收件匣中，所以可在您的網路數據匯出中使用。 如需詳細資訊，請參閱在 Viva Engage 網路中尋找外部參與者。

問：當我將外部參與者新增至交談時，他們是否進入我的網路？

答：不能。 外部參與者只能參與已明確邀請的交談。 他們會透過其網路) 上的 Viva Engage 收件匣 (來存取這些交談。 他們無法存取您網路的其餘部分。

問：已驗證的系統管理員有哪些許可權？

答： 已驗證的系統管理員 可以隨時從任何交談中移除所有外部參與者。 他們也可以使用數據導出來查看外部參與者可存取哪些檔案和交談。 如需詳細資訊，請參閱在 Viva Engage 網路中尋找外部參與者。

問：如果我已備妥關鍵詞監視，它是否適用於外部參與者在我的網路中張貼的訊息？

是的。 關鍵詞監視適用於您網路中的任何貼文，包括來自外部參與者的文章。

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