Освобождаване на място за съхранение
Можете да намалите количеството използвано пространство за съхранение, като премахнете или изтриете информация от приложенията на Dynamics 365, като например:
- Dynamics 365 Продажби
- Dynamics 365 обслужване на клиенти
- Dynamics 365 Field Service
- Dynamics 365 Marketing
- Dynamics 365 Project Service Automation
- Dynamics 365 Финанси и операции
Тази статия ви дава 15 метода за по-добро управление на съхранението.
Използвайте един или повече от тези методи, за да контролирате общото използване на мястото за съхранение на данни. Можете да изтриете категории данни, когато възникне необходимост, или да настроите задачи за групово изтриване, които да се повтарят на зададени интервали. Например можете да изтривате бележки, прикачени файлове, хронология на импортирането и други данни.
Предупреждение
Не можете да възстановите данните си, след като бъдат изтрити. Добре е да увеличите количеството място за съхранение в абонамента си Microsoft Dynamics за 365, вместо да намалявате пространството за съхранение, използвано чрез изтриване.
Предварителни изисквания
Изисква се администраторска права за достъп. Всички методи (с изключение на три и пет) изискват тази роля, като например системен администратор. Ролята на администратор ви дава разрешение да изтривате записи групово и да изтривате системни задачи.
Разберете как работи хранилището
- Изразходваното хранилище не съответства пряко на размера, отчетен за Microsoft Dataverse приложенията. Консумацията включва допълнително място за съхранение на метаданни и криптиране. Например премахването на 10 MB място за съхранение от файл не означава, че размерът на файла е намален с 10 MB.
- Някои операции на платформа изискват от вас да изчакате 24-36 часа, за да потвърдите промените на размер на данни. Тези операции включват надстройки до нови версии и въвеждане на нови работни потоци. Такива операции изискват системни корекции, които могат да доведат до отчет за моментно увеличение на размера.
Освобождаване на място за съхранение за Dataverse
Бележка
Системата може да отнеме до 72 часа, за да актуализира информацията за съхранение. Ние препоръчваме да изчакате до 72 часа и да наблюдавате хранилището си.
Използвайте следните методи, за да освободите хранилище за всеки от типовете капацитет.
| Място за съхранение | Засегнати таблици | Метод |
|---|---|---|
| База данни | ||
| WorkflowLogBase | Метод 1: Изтриване на екземпляри на групови имейли и работни потоци с помощта на задача за групово изтриване | |
| AsyncOperationBase | Метод 2: Оценка и изтриване на прекъснати работни потоци | |
| DuplicateRecordBase | Метод 7: Премахване на задачи за групово откриване на дублиращи се записи и на свързани копия на дублиращи се записи | |
| ImportJobBase | Метод 8: Изтриване на екземпляри за групово импортиране с помощта на задача за групово изтриване | |
| BulkDeleteOperationBase | Метод 9: Изтриване на екземпляри на задачи за групово изтриване с помощта на задача за групово изтриване | |
| различни | Метод 11: Премахнете ненужните таблици и колони от Търсене в Dataverse | |
| ActivityPointerBase, EmailBase, EmailHashBase, ActivityPartyBase и други таблици с дейности | Метод 12: Премахване на ненужните данни от таблиците с дейности | |
| PostBase, PostCommentBase, PostFollowBase, PostLikeBase, PostRegardingBase, PostRoleBase | Метод 13: Премахнете ненужните записи на канали за активност | |
| ExchangeSyncIdMappingBase | Метод 14: Промяна на настройките за наблюдение на ниво елемент | |
| TraceLogBase | Метод 15: Премахване на непоискани записи за проследяване (предупреждение) | |
| Файл | ||
| Привързаност | Метод 3: Премахване на прикачени файлове към имейли с помощта на Разширено търсене | |
| Привързаност | Метод 4: Премахване на имейл съобщения с прикачени файлове с помощта на задача за групово изтриване | |
| Привързаност | Метод 5: Премахване на бележки с прикачени файлове с помощта на разширено търсене | |
| Привързаност | Метод 6: Премахване на бележки с прикачени файлове с помощта на задача за групово изтриване | |
| Регистрационен файл | ||
| Одитна база | Метод 10: Изтриване на регистрационните файлове за проверка | |
| PluginTraceLogBase | Изтриване на регистрационни файлове за следи за добавки с помощта на задача за групово изтриване |
Намаляване на мястото за съхранение на файлове
Метод 3: Премахване на прикачени файлове в имейли с помощта на разширено търсене
Предупреждение
Ако изтриете тези данни, прикачените файлове вече не са налични в приложенията за ангажиране на клиенти. Ако обаче сте записали прикачени файлове в Office Outlook, те все още са там.
Изберете Среди, изберете среда от списъка и след това изберете Отваряне.
В горния десен ъгъл изберете Разширено търсене (
).В списъка Търси изберете Имейл съобщения.
В областта на критериите за търсене добавете критерии, например:
Прикачени файлове (елемент)
Размер на файла (байтове) – Е по-голям от – В текстовото поле въведете стойност на байт, като например 1,048,576 (двоичен файл за 1 МБ).
Изберете Резултати.
Вече имате списък с имейл съобщения, които имат прикачени файлове, които са по-големи от "X" байтове. Прегледайте имейлите и изтрийте прикачените файлове, както е необходимо.
Метод 4: Премахване на имейл съобщения с прикачени файлове с помощта на задачата за групово изтриване
Предупреждение
Ако изтриете тези данни, прикачените файлове вече не са налични в приложенията за ангажиране на клиенти. Ако обаче сте записали прикачени файлове в Office Outlook, те все още са там.
В Power Platform центъра за администриране изберете среда.
Изберете Настройки>Управление на данни>Групово изтриване. В лентата с менюта изберете Нов. Отваря се съветникът за групово изтриване.
Изберете Напред.
В списъка Търси изберете Имейл съобщения.
В областта за критерии за търсене добавете подобни критерии, например:
Описание на състоянието - Равно на - Изпратено или Получено
Действителен край – По-стари от X месеца – 1
Прикачени файлове (елемент)
Размер на файла (байтове) – е по-голям от – В текстовото поле въведете стойност на байт, като например 1,048,576 (двоичен файл за 1 МБ).
Групирайте редовете на първите два критерия:
Изберете стрелката до всеки ред на критерий, след което изберете Избор на ред.
Когато изберете и двата реда, изберете Групиране „И“.
Изберете Напред.
В текстовото поле Име въведете име за задачата за групово изтриване.
Изберете дата и час за началния час на работата; За предпочитане е време, когато потребителите не са в приложенията за ангажиране на клиенти.
Поставете отметка в квадратчето Изпълнение на задачата след всяко и след това в списъка дни изберете честотата, през която искате задачата да се изпълнява.
Ако искате да се изпрати имейл с известие, поставете отметка в квадратчето Изпрати ми имейл (myemail@domain.com), когато тази задача приключи .
Изберете Напред, прегледайте задачата за групово изтриване и след това изберете Подай, за да създадете повтарящата се задача.
Метод 5: Премахване на бележки с прикачени файлове с помощта на разширено търсене
Предупреждение
Ако изтриете тези данни, бележките и свързаните с тях прикачени файлове вече не са налични в приложенията за ангажиране на клиенти.
Изберете Среди, изберете среда от списъка и след това изберете Отваряне.
В горния десен ъгъл изберете Разширено търсене (
).В списъка Търси изберете Бележки.
В областта за критерии за търсене добавете подобни критерии, например:
Размер на файл (байтове) – Е по-голям от – В текстовото поле въведете стойността в байтове, като например 1 048 576.
Изберете Резултати.
Вече имате списък с прикачени файлове, които са по-големи от размера, който сте посочили.
Изберете отделни или няколко прикачени файла, след което изберете Delete(X ).
Метод 6: Премахване на бележки с прикачени файлове с помощта на задачата за групово изтриване
Предупреждение
Ако изтриете тези данни, бележките и свързаните с тях прикачени файлове вече не са налични в приложенията за ангажиране на клиенти.
В Power Platform центъра за администриране изберете среда.
Изберете Настройки>Управление на данни>Групово изтриване. В лентата с менюта изберете Нов. Отваря се съветникът за групово изтриване.
Изберете Напред.
В списъка Търси изберете Бележки.
В областта за критерии за търсене добавете подобни критерии, например:
Размер на файл (байтове) – Е по-голям от – В текстовото поле въведете стойността в байтове, като например 1 048 576.
Създаден на – По-стари от X месеца – 1
Групирайте редовете на двата критерия:
Изберете стрелката до всеки ред на критерий, след което изберете Избор на ред.
Когато изберете и трите реда, изберете Групиране „И“.
Изберете Напред.
В текстовото поле Име въведете име за задачата за групово изтриване.
Изберете дата и час за началния час на работата; За предпочитане е време, когато потребителите не са в приложенията за ангажиране на клиенти.
Поставете отметка в квадратчето Изпълнение на задачата след всяко и след това в списъка дни изберете честотата, през която искате задачата да се изпълнява.
Ако искате да се изпрати имейл с известие, поставете отметка в квадратчето Изпрати ми имейл (myemail@domain.com), когато тази задача приключи .
Изберете Напред, прегледайте задачата за групово изтриване и след това изберете Подай, за да създадете повтарящата се задача.
Намаляване на мястото за съхранение на регистрационни файлове
Microsoft мигрира регистрационните файлове за проверка на ново местоположение за съхранение. Среди, чиято миграция на данни е завършена, могат да използват новия метод за изтриване на проверка. Можете да идентифицирате среда със завършена миграция с картата за проверка близо до подробностите за средата.
Метод 10: Изтриване на регистрационни файлове за проверка – наследен процес
Когато разрешите проверяване, приложенията за ангажиране на клиенти създава регистрационните файлове за съхраняване на хронологията на проверка на записите. Можете да изтриете регистрационните файлове за проверка, за да освободите място, когато вече не са необходими.
Предупреждение
Когато изтриете регистър на проверка, вече няма да можете да виждате хронологията на проверката за периода, обхванат от този регистър на проверка.
Изберете Среди, изберете среда от списъка и след това изберете Отваряне.
В горния десен ъгъл на приложението изберете Настройки (
) >Разширени настройки>Настройки>Одит.В областта Проверка изберете Управление на регистрационни файлове за проверка.
Изберете най-стария регистрационен файл от проверка, след което изберете Изтриване на регистрационни файлове.
В съобщението за потвърждение изберете ОК.
Бележка
Можете да изтриете само най-старите регистри на проверка във вашата система. За да изтриете повече от един регистрационен файл за проверка, повторете изтриването на най-стария наличен регистрационен файл на проверка, докато не се изтрият достатъчно регистри.
Метод 10: Изтриване на регистрационни файлове за проверка – нов процес
Бележка
Системата може да отнеме до 72 часа, за да актуализира информацията за съхранение за изтриване на регистрационни файлове за одит. След като изберете да изтриете регистрационните файлове за одит, препоръчваме да изчакате до 72 часа и да наблюдавате хранилището си, за да видите капацитета на регистрационния файл.
Microsoft мигрира регистрационните файлове за проверка на ново местоположение за съхранение. Среди, чиято миграция на данни е завършена, могат да използват новото изтриване на проверка.
Когато разрешите проверяване, приложенията за ангажиране на клиенти създава регистрационните файлове за съхраняване на хронологията на проверка на записите. Можете да изтриете регистрационните файлове за проверка, за да освободите място, когато вече не са необходими.
Предупреждение
Когато изтриете регистър на проверка, вече няма да можете да виждате хронологията на проверката за периода, обхванат от този регистър на проверка.
Влезте в Power Platform центъра за администриране и след това изберете среда.
Под Проверка,Освобождаване на капацитета изберете Изтриване на регистрационни файлове за проверка.
Изберете, за да изтриете регистрационни файлове по таблица, тип достъп или по дата.
Настройка Описание Име на системна задача Изтриване на регистрационни файлове по таблица Изберете една или повече таблици, за които искате да изтриете регистрационни файлове за проверка. По подразбиране се показват всички таблици в средата, независимо дали съдържат данни за проверка или не. Изтриване на дневници за [брой] таблици. Изтриване на регистрационни файлове за достъп, по хора и системи Изтрийте всички регистрационни файлове за достъп за всички потребители и системи. Изтриване на регистрационни файлове за достъп. Изтриване на всички регистрационни файлове до и включително от избраната дата Изтриване на регистрационни файлове включително от избраната дата. Изтриване на всички регистрационни файлове преди и включително [времево клеймо]. Изберете Изтриване и след това потвърдете изтриванията.
Всички данни се изтриват в асинхронна фонова системна задача, която може да отнеме до 72 часа, за да бъде планирана за изпълнение.
За проследяване на състоянието на задачите за изтриване на проверка, вижте следващия раздел.
Наблюдение на състоянието на заданията за изтриване на проверка в центъра за Power Platform администриране
В Power Platform центъра за администриране изберете среда.
Изберете Настройки>Управление на данни>Групово изтриване.
Прегледайте системната задача и колоната "Описание на състоянието " за подробности относно състоянието на вашата задача.
Изберете задачата, за да видите повече подробности за резултатите от заданието за изтриване.
Намаляване на мястото за съхранение на база данни
Метод 1: Изтриване на екземпляри на групови имейли и работни потоци с помощта на задача за групово изтриване
Предупреждение
Ако изтриете тези данни, няма да можете да кажете дали даден имейл е бил изпратен чрез групов имейл или дали правило на работен поток е било приложено спрямо запис. Изпратените имейли и изпълнените спрямо записа действия в работния поток ще останат.
ВPower Platform центъра за администриране изберете среда.
Изберете Настройки>Управление на данни>Групово изтриване. В лентата с менюта изберете Нов. Отваря се съветникът за групово изтриване.
Изберете Напред.
В списъка Търси изберете Системни задачи.
В областта за критерии за търсене добавете подобни критерии, например:
Тип системна задача – Е равно на – Групов имейл; Поток;
Причина за състояние – Е равно на – Успешно
Завършен на – По-стари от X месеца – 1
Групирайте редовете на трите критерия:
Изберете стрелката до всеки ред на критерий, след което изберете Избор на ред.
Когато изберете и трите реда, изберете Групиране „И“.
Изберете Напред.
В текстовото поле Име въведете име за задачата за групово изтриване.
Изберете дата и час за началния час на работата; За предпочитане е време, когато потребителите не са в приложенията за ангажиране на клиенти.
Поставете отметка в квадратчето Изпълнение на задачата след всяко и след това в списъка дни изберете честотата, през която искате задачата да се изпълнява.
Ако искате да се изпрати имейл с известие, поставете отметка в квадратчето Изпрати ми имейл (myemail@domain.com), когато тази задача приключи .
Изберете Напред, прегледайте задачата за групово изтриване и след това изберете Подай, за да създадете повтарящата се задача.
Метод 2: Оценка и изтриване на прекъснати работни потоци
Понякога работните потоци влизат в спряно състояние, защото има условие, което не може да бъде изпълнено, или някаква друга причина, която не позволява работният поток да продължи.
Предупреждение
Някои работни потоци са в спряно състояние, защото чакат условие, което все още не е изпълнено, което е очаквано. Например работен поток може да чака да бъде завършена задача.
Изберете Среди, изберете среда от списъка и след това изберете Отваряне.
В горния десен ъгъл изберете Разширено търсене (
).В списъка Търси изберете Системни задачи.
В областта за критерии за търсене добавете подобни критерии, например:
Тип системна задача – Е равно на – Поток
Причина за състояние – Е равно на – В изчакване
Групирайте редовете на двата критерия:
Изберете стрелката до всеки ред на критерий, след което изберете Избор на ред.
Когато изберете и двата реда, изберете Групиране „И“.
Изберете Резултати.
В прозореца с резултати можете да отворите всеки елемент, за да определите дали работният поток може да бъде изтрит.
Метод 7: Премахване на задачи за групово изтриване на дублиращи се записи и на свързани копия на дублиращи се записи
Всеки път, когато се изпълнява задача за откриване на дублиращи се записи, копие на всеки дублиращ се запис се записва в базата данни като част от задачата.
Например, ако имате 100 дублиращи се записа, всеки път, когато изпълнявате задание за откриване на дублиращ се запис, което намира тези дублиращи се записи, независимо дали е ръчно или повтарящо се, тези 100 дублиращи се записа се съхраняват в базата данни под този екземпляр на тази дублираща се задача, докато дублиращите се записи не бъдат обединени или изтрити, или докато екземплярът на това Заданието за откриване на дублиращ се запис се изтрива.
В Power Platform центъра за администриране изберете среда.
Изберете Настройки>Управление на данни>Задачи за откриване на дублиращ се запис.
Изберете екземплярите на задачата за откриване на дублиращи се записи, които искате да изтриете, и след това изберете Изтрий (X).
За да избегнете загубата на място в хранилището, уверете се, че дублиращите се са отстранени незабавно, така че да не се докладват в множество задания за откриване на дублиращ се запис.
Метод 8: Изтриване на екземпляри за групово импортиране с помощта на задача за групово изтриване
Всеки път, когато извършвате групово импортиране, има системна задача, свързана с това импортиране. Подробностите за системната задача показват кои записи са импортирани успешно и кои записи са неуспешни.
Предупреждение
След като изтриете тези задачи за групово импортиране, няма да можете да виждате какви данни са били импортирани и няма да можете да върнете импортирането.
В Power Platform центъра за администриране изберете среда.
Изберете Настройки>Управление на данни>Групово изтриване. В лентата с менюта изберете Нов. Отваря се съветникът за групово изтриване.
Изберете Напред.
В списъка Търси изберете Системни задачи.
В областта за критерии за търсене добавете подобни критерии, например:
Тип системна задача – Е равно на – Импортиране
Причина за състояние – Е равно на – Успешно
Завършен на – По-стари от X месеца – 1
Групирайте редовете на трите критерия:
Изберете стрелката до всеки ред на критерий, след което изберете Избор на ред.
Когато изберете и трите реда, изберете Групиране „И“.
Изберете Напред.
В текстовото поле Име въведете име за задачата за групово изтриване.
Изберете дата и час за началния час на работата; За предпочитане е време, когато потребителите не са в приложенията за ангажиране на клиенти.
Поставете отметка в квадратчето Изпълнение на задачата след всяко и след това в списъка дни изберете честотата, през която искате задачата да се изпълнява.
Ако искате да се изпрати имейл с известие, поставете отметка в квадратчето Изпрати ми имейл (myemail@domain.com), когато тази задача приключи .
Изберете Напред, прегледайте задачата за групово изтриване и след това изберете Подай, за да създадете повтарящата се задача.
Метод 9: Изтриване на екземпляри на задачи за групово изтриване с помощта на задача за групово изтриване
Когато изтривате групови данни, се създава системна задача за групово изтриване, която може да бъде изтрита.
Предупреждение
След като изтриете тези задачи, ще загубите хронологията на предишните задачи за групово изтриване, които сте извършили.
В Power Platform центъра за администриране изберете среда.
Изберете Настройки>Управление на данни>Групово изтриване. В лентата с менюта изберете Нов. Отваря се съветникът за групово изтриване.
Изберете Напред.
В списъка Търси изберете Системни задачи.
В областта за критерии за търсене добавете подобни критерии, например:
Тип системна задача – Е равно на – Групово изтриване
Причина за състояние – Е равно на – Успешно
Завършен на – По-стари от X месеца – 1
Бележка
Бихте могли да изтриете и задачи, в които е възникнала грешка или са били отменени.
Групирайте редовете на трите критерия:
Изберете стрелката до всеки ред на критерий, след което изберете Избор на ред.
Когато изберете и трите реда, изберете Групиране „И“.
Изберете Напред.
В текстовото поле Име въведете име за задачата за групово изтриване.
Изберете дата и час за началния час на работата; За предпочитане е време, когато потребителите не са в приложенията за ангажиране на клиенти.
Поставете отметка в квадратчето Изпълнение на задачата след всяко и след това в списъка дни изберете честотата, през която искате задачата да се изпълнява.
Ако искате да се изпрати имейл с известие, поставете отметка в квадратчето Изпрати ми имейл (myemail@domain.com), когато тази задача приключи .
Изберете Напред, прегледайте задачата за групово изтриване и след това изберете Подай, за да създадете повтарящата се задача.
Метод 11: Премахнете ненужните таблици и колони от Търсене в Dataverse
Полетата за таблици и таблици, разрешени за Dataverse търсене, влияят върху капацитета за съхранение на базата данни.
- За да преразгледате списъка с избрани таблици за Dataverse резултати от търсенето, вижте Изберете обекти за Dataverse Търсене.
- За да преразгледате списъка с полета, избрани за всяка таблица за резултати от търсенето в Dataverse, вижте Изберете полета и филтри за търсене за всяка таблица.
Метод 12: Премахване на ненужните данни от таблиците с дейности
Тези таблици съхраняват записи за дейности като имейли, срещи, задачи, обаждания и т.н. За да научите повече за това какви данни съдържат тези таблици, вижте Модел на данни за дейности и съхранение.
Метод 13: Премахнете ненужните записи на канали за активност
Тези таблици съхраняват записи, свързани с публикации, за функционалността на информационните канали за активност. За да освободите място, можете да изтриете всички записи на Post, които вече не са необходими.
Метод 14: Промяна на настройките за наблюдение на ниво елемент
Таблицата ExchangeSyncIdMappingBase съдържа препратки между записите на Dynamics 365 и съответните записи в Microsoft Exchange. Тази таблица се използва от функцията за синхронизиране от страна на сървъра, която позволява синхронизиране на имейли, ангажименти, контакти и задачи между Dynamics 365 и Microsoft Exchange.
В тази таблица се съхраняват допълнителни редове, за да помогнат при отстраняване на неизправности при синхронизирането на конкретни елементи. За повече информация вижте Отстраняване на проблеми със синхронизацията от страна на сървъра на ниво елемент с Microsoft Dynamics 365. Тази статия предоставя подробности относно това как можете да намалите продължителността по подразбиране (три дни) на продължителността на съществуването на тези записи за отстраняване на неизправности. Тази функция за отстраняване на неизправности също може да бъде деактивирана. Редовете, които не са свързани с тази функция, не могат да бъдат изтрити и са необходими за синхронизиране на ангажименти, контакти и задачи.
Метод 15: Премахване на непоискани записи за проследяване (предупреждение)
Функцията Синхронизация от страна на сървъра предупреждава, когато възникнат различни събития, като пощенска кутия, срещаща грешка или предупреждение. Има също така регистрирани информационни сигнали, когато активирате пощенска кутия. Можете да преглеждате тези предупреждения, когато преглеждате профил на пощенска кутия или имейл сървър в областта за конфигуриране на имейл на Разширени настройки. Въпреки че тези записи се показват в раздел, наречен Предупреждения, те всъщност са записи за проследяване. За да освободите място, заето от тези предупреждения, можете да изтриете всички записи за проследяване, които вече не са необходими. Записите за проследяване могат да бъдат изтрити в раздела Предупреждения на профил на имейл сървър или запис на пощенска кутия. Те могат също да бъдат изтрити с помощта на Разширено търсене или задание Групово изтриване.
Можете също така да конфигурирате кои нива на предупреждения да се регистрират. Вижте Раздел „Имейл” в системните настройки.
Освободете съхранението, използвано от одобренията на потока
Вижте Изтрийте историята на одобренията от Power Automate.
Освобождаване на място за съхранение, използвано от таблицата SubscriptionTrackingDeletedObject
Вижте Таблица с изтрити обекти за проследяване на абонаменти.