Integra les reserves amb els calendaris d'Outlook

Els treballadors de primera línia poden tenir totes les seves cites, reunions d'empresa, esdeveniments personals i reserves en un sol calendari. Qualsevol reserva creada contra una ordre de treball es sincronitza amb la bústia del treballador, així que apareixen com a cites a Microsoft Outlook. La sincronització es produeix en 15 minuts.

La sincronització de reserves amb Outlook només funciona d'una manera. Els esdeveniments configurats a Outlook no apareixen a Field Service com a reserves. Les dades flueixen del Dataverse a l'Exchange, creuant potencialment les fronteres geogràfiques.

Configurar la integració de l'Exchange

Configura les buzòries d'usuari per sincronitzar-les amb Microsoft Exchange Online. Si la sincronització de tasques, contactes o cites ja està configurada per a un usuari, les reserves del Field Service comencen a sincronitzar-se automàticament. No cal cap altra configuració. Obteniu més informació sobre la sincronització de tasques, contactes i cites.

Requisits previs

• Tens un rol d'administrador de sistemes a Dynamics 365.
• Tens un rol d'administrador d'Exchange per al teu llogater o el rol d'aprovador delegat del bústia en Dynamics 365.
• El servidor de l'Exchange i l'aplicació del Field Service han d'estar al mateix inquilí.

Configurar la integració

1. Inicieu la sessió al Centre d'administració del Power Platform.

2. Seleccioneu Administra>els entorns i seleccioneu l'entorn.

3. Seleccioneu Configuració>Correu electrònic>Perfils del servidor.

4. Verifica que el perfil del Microsoft Exchange Online servidor sigui Actiu i que el Tipus d'autenticació estigui configurat com a Autenticació de servidor a servidor. Si el perfil del servidor Exchange Online no existeix, crea'l.

5. Torneu a Correu electrònic i seleccioneu Bústies de correu.

6. Editeu cada usuari i seguiu els passos següents.

   • Confirma que Perfil de servidor està configurat com a Microsoft Exchange Online, o el perfil de servidor Exchange Online creat al pas 4.
   • Definiu cites, contactes i tasques per Server-Side sincronització.
   • A la barra d'ordres, seleccioneu Aprova el correu electrònic i confirmeu.
   • Seleccioneu Prova i habilita la bústia de correu i confirmeu.
   • Seleccioneu Desa i tanca.

   

7. Per confirmar que una bústia està preparada, actualitzeu la pantalla de la bústia i comproveu si hi ha un estat correcte.

Nota

Aquest procés pot trigar diverses hores, sobretot si activeu les bústies de correu de manera massiva.

Sincronització de reserves

Les reserves se sincronitzen una setmana en el passat i fins a dues setmanes en el futur. Si la sincronització està inhabilitada, els registres sincronitzats no se suprimeixen i els registres nous no se sincronitzen.

Crear i editar reserves

Quan es programa una reserva per a una ordre de treball, apareix al calendari d'Outlook del tècnic després de la sincronització, cada 10 a 15 minuts. Es crea un enllaç. La cita inclou: la data de l'ordre de treball, la finestra horària, el número d'ordre de treball i la ubicació. La cita té una prioritat per defecte.

Un canvi en la finestra d'hora de reserva o en la ubicació de Field Service activa una actualització d'Outlook durant la sincronització. Si només s'actualitza l'ordre de treball a Field Service, Outlook no s'actualitza.

Els camps següents s'emplenen la primera vegada que es programa la reserva. Qualsevol actualització que es produeixi a l'ordre de treball després d'aquest període no es reflecteix a Outlook tret que hi hagi un canvi en la finestra de temps de reserva o en la ubicació.

• Prioritat
• Location
• Tipus d'ordre de treball
• Tipus d'incident principal
• Resum de l'ordre de treball
• Compte
• Contacte principal

Cancel·lar reserves

Per defecte, les cites cancel·lades al Field Service no se sincronitzen amb l'Exchange com a cancel·lat. Per canviar aquesta configuració, activeu SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange a OrgDBOrgSettings. Quan aquesta configuració està activada, cancel·lar una cita al Field Service cancel·la la reunió a l'Exchange, que envia la cancel·lació als assistents.

Suprimir reserves

Quan se suprimeix una reserva al Field Service i se sincronitza amb l'Exchange, la cita només se suprimeix a l'Exchange si es compleixen totes les condicions següents:

• El nomenament d'Outlook continua etiquetat com a "Tracked to Dynamics."
• El recurs reservat segueix sent l'organitzador de la cita.
• El nomenament és en el futur.
• El nomenament no es va suprimir lògicament.

Si no es compleixen totes aquestes condicions, la cita encara existeix a l'Exchange, però no està enllaçada. Més informació: Lògica de sincronització per a cites, contactes i tasques.

Limitacions

• Cal actualitzar la reserva per reflectir els canvis en l'ordre de treball d'Outlook.
• Els usuaris es poden configurar per sincronitzar-se amb un sol entorn alhora.
• Només se sincronitzen les reserves vinculades a una ordre de treball.
• Les reserves se sincronitzen una setmana en el passat i fins a dues setmanes en el futur. La visualització del sistema que controla aquest comportament no es pot editar i apareix amb advertiments. Si voleu poder canviar quins camps es sincronitzen i la finestra de reserves que es sincronicen, envieu una idea al nostre formulari d'idees Dynamics 365 Field Service.

Solucionar problemes

Per als errors de privilegis, aneu a:

• L'error PrivilegeDenied es produeix quan s'utilitza Server-Side Sincronització
• Error de privilegi o permís per a Outlook

Les reserves programades amb més de dues setmanes d'antelació no es sincronitzen a Outlook Exchange

Les reserves programades amb més de dues setmanes d'antelació a Field Service no es sincronitzen a Outlook.

Símptomes

Les reserves que es van crear i programar originalment amb més de dues setmanes d'antelació no es sincronitzen automàticament quan la reserva entra en la finestra de dues setmanes. Això és una limitació coneguda.

Resolució

Per assegurar-te que es sincronitza aquestes reserves, actualitza qualsevol camp del registre de reserves dins del període de dues setmanes. Per exemple, actualitza la finestra de temps o l'assignació de recursos. Les actualitzacions dels camps en entitats relacionades no activen la sincronització.

Les reserves duplicades apareixen a Outlook Exchange

Les reserves duplicades apareixen a Outlook.

Símptomes

La integració d'Outlook és una solució integrada que sincronitza les reserves amb els calendaris d'Outlook. Els clients que utilitzen una solució personalitzada per sincronitzar reserves entre Field Service i Exchange poden veure entrades duplicades de reserves a Outlook.

Resolució

O bé desactiva la solució de sincronització personalitzada i utilitza la solució integrada de Field Service, o bé crea un cas de suport per demanar a Microsoft que desactivi la solució integrada de Field Service per a entorns específics.