Automatizace upomínek v inkasech
Zefektivněte vymáhání pohledávek automatizací procesu vytváření, vystavování a odesílání upomínek zákazníkům. Automatizace může výrazně zkrátit čas strávený vymáháním pohledávek, poskytnout lepší přehled o procesu a dát vám plnou kontrolu nad jednotlivými kroky.
Na stránce Automatizace upomínek definujete jednotlivé akce (kroky). Můžete sloučit kroky k vytvoření, vydání a odeslání upomínek, nebo můžete vytvořit samostatnou automatizaci pro každý krok, pokud je to pro vaše procesy vymáhání pohledávek lepší. Automatizace jsou založeny na podmínkách upomínek a úrovních upomínek. Další informace naleznete v části Nastavení podmínek a úrovní upomínek. Můžete nastavit filtry pro termíny upomínek pro automatizaci jako celek a filtry pro jednotlivé akce v automatizaci. Neuhrazené faktury můžete také připojit k e-mailům jako soubory PDF.
Automatizace probíhá prostřednictvím položky fronty úloh. Když nastavujete automatizaci, použijte pole Frekvence k určení, jak a kdy se spustí. Pokud vyberete hodnotu Ruční, automatizace se spustí jednou, když použijete akci Spustit. Můžete si také vybrat frekvenci Týdně, Měsíčně nebo vyberte Vlastní a nastavte podrobnější frekvenci. Pokud vyberete Vlastní, musíte zadat vzorec kalendářního data. Chcete-li se dozvědět více o zadávání vzorce kalendářního data, přejděte na část Použití vzorců dat. Když zvolíte jinou možnost než Ruční, automatizace běží, dokud ji nepozastavíte. Pokud chcete ještě přesněji určit, kdy se má automatizace spustit, otevřete pomocí akce Položky fronty úloh stránku Položky fronty úloh a upravte opakování, například na denní nebo konkrétní den v týdnu.
Automatizace toku upomínek
Následující části popisují, jak nastavit automatické vytváření, vydávání a odesílání upomínek.
- Zvolte ikonu
, zadejte Automatizace upomínek a poté vyberte příslušný odkaz. - Vyberte Nový a poté podle potřeby vyplňte pole na pevné záložce Obecné.
- V poli Filtr podmínek upomínek vyberte podmínku nebo podmínky upomínek, pro které chcete tuto automatizaci použít.
- V poli Frekvence vyberte, jak často se automatizace spouští.
- Na pevné záložce Akce vyberte Nová a poté zvolte, zda automatizace vytváří, vydává nebo odesílá upomínky. Vyberte OK.
- V závislosti na typu akce, kterou automatizace provádí, vyplňte podle potřeby pole na stránce nastavení. Další informace o nastavení naleznete v části Nastavení akcí upomínek.
- Po nastavení akcí pro automatizaci můžete pomocí akcí Posunout nahoru a Posunout dolů upravit pořadí, ve kterém akce probíhají.
Nastavení akcí upomínek
Nastavení pro akce Vytvořit, Vydat a Odeslat upomínku se liší. V následujících kapitolách je popsáno, jak je použít.
Vytvoření
- Nastavte nejvyšší úroveň na všech řádcích upomínek.
- Vytvořte upomínky pro položky, které jsou pozastaveny. Toto nastavení je užitečné například v případě, že vedete spor se zákazníkem a chcete, aby viděl celkový obraz.
- Vytvářejte upomínky pro všechny nezaplacené faktury, nejen pro faktury po splatnosti. Sestava zobrazuje v samostatných sekcích faktury po splatnosti a faktury, které jsou nezaplacené, ale nejsou po splatnosti.
- Nastavte filtry, aby byly upomínky konkrétnější.
Vydání
Když vydáte upomínku, vytvoříte položky v knize zákazníků, které obsahují datum účtování a datum daně. Pomocí nastavení na stránce Nastavení upomínek k vydání určete, zda mají být tyto informace ve vydané upomínce nahrazeny informacemi z vytvořené upomínky. Pokud jste například upomínku vytvořili včera a vystavíte ji dnes, datum splatnosti se posune o jeden den.
Odeslat
Poznámka
Automatizace odesílání vyžaduje, abyste v aplikaci Business Central nastavili e-mail. Chcete-li se dozvědět více o nastavení e-mailu, přejděte na Nastavení e-mailu.
Obsah e-mailů, jako jsou texty příloh, texty těla e-mailu a jazyk, vychází z nastavení termínu upomínek. Další informace o nastavení e-mailu naleznete v části Nastavení podmínek a úrovní upomínek.
Pomocí nastavení na stránce Nastavení odesílání upomínek ovládejte následující záležitosti:
- Obecná nastavení, jako je popis a kolikrát odešlete stejnou upomínku.
- Nastavení toho, co má být součástí upomínky.
- Nastavení pro sledování upomínek, které odesíláte vytvářením interakcí, zda chcete upomínku vytisknout nebo odeslat e-mailem a zda chcete přiložit pouze faktury po splatnosti, všechny faktury nebo žádné faktury.
Přístup k historii upomínek
Business Central sleduje každé spuštění automatizace. K historii se dostanete výběrem akce Záznamy protokolu. Můžete také použít akci Vydané upomínky, kdy získáte přístup k seznamu upomínek, které jste vydali.
Zpracování chyb
Na pevné záložce Akce můžete pro každou akci určit, zda chcete, aby se automatizace zastavila, pokud dojde k chybě. Pokud tak učiníte, automatizace nezpracuje akce, které přijdou poté. Chcete-li tuto funkci zapnout nebo vypnout, použijte akce Nastavit zastavení při chybě nebo Vymazat zastavení při chybě.
Změna nastavení akce pro automatizaci
Nastavení automatizace můžete kdykoli změnit. Na pevné záložce Akce vyberte Nastavení a poté proveďte změny.
Viz také
Nastavení podmínek a úrovní připomenutí
Odesílání upomínek na nedoplatky