Sbírejte nedoplatky

Tento článek popisuje funkce, které vám mohou pomoci vybrat nedoplatky od vašich zákazníků.

Když jsou platby zákazníků registrovány a odsouhlaseny, proces inkasa často zahrnuje jeden nebo více následujících kroků k inkasu nevyrovnaných zůstatků. V závislosti na způsobu, jakým ve svém podniku nakládáte s kolekcemi, vám Business Central může pomoci:

• Odesílejte výpisy, abyste informovali zákazníky o jejich zůstatcích, zůstatcích po splatnosti a příslušných transakcích. Například buď otevřené položky, nebo všechny položky zveřejněné v minulém roce/čtvrtletí/měsíci nebo jiném období. Pokud mají zákazníci po splatnosti platby, můžete začít zasláním zprávy o prohlášení zákazníka jako upomínku. Další informace najdete na Výpisy.
• Zasílejte zákazníkům upomínky (známé také jako upomínací dopisy nebo žádosti o platbu), abyste je informovali o zůstatcích po splatnosti. Upomínka může obsahovat záznamy po splatnosti i otevřené, takže zákazník je informován také o nadcházejících termínech splatnosti. Upomínky můžete také použít k výpočtu finančních poplatků, jako jsou úroky nebo poplatky, a zahrnout je do upomínky. Procesy vytváření, vydávání a odesílání upomínek můžete automatizovat. Chcete-li se dozvědět více, přejděte na Připomenutí.
• Zasílejte zprávy o finančních účtováních, abyste požadovali úrokové poplatky za částky po splatnosti. Chcete-li zákazníkům strhnout úroky nebo poplatky, aniž byste jim připomínali částky po splatnosti, použijte vyúčtování finančních poplatků. Další informace naleznete na stránce Poplatky za finance.
• Komunikujte se zákazníky po telefonu nebo e-mailem ohledně zůstatků po splatnosti a řešte potenciální nedorozumění a spory, nebo jednoduše připomeňte zákazníkům, aby vyrovnali své účty přímějším způsobem. Chcete-li se dozvědět více, přejděte na Použití Copilot pro Finance v Outlooku ke zefektivnění ručního shromažďování.

Pomocí Copilot pro Finance v Outlooku zefektivněte práci s ručním shromažďováním

Poznámka

Copilot pro Finance je aktuálně v Preview a je k dispozici ve Spojených státech. Plánuje se, že bude obecně dostupný ve druhé polovině roku 2024, kdy se očekává, že budou zveřejněny informace o cenách.

Když komunikujete se zákazníky prostřednictvím e-mailu o neuhrazených zůstatcích, je pravděpodobné, že potřebujete vyhledat informace o zákaznících a fakturách v Business Central? Copilot pro Finance tento úkol usnadňuje tím, že zajišťuje, že relevantní data zákazníků jsou v aplikaci Outlook po ruce. Například pro e-mail, který jste obdrželi, může Copilot pro Finance najít zákazníka prostřednictvím propojeného kontaktu a zobrazit informace o zůstatku podle věku a vypsat neuhrazené faktury, které můžete snadno připojit k odpovědi. Copilot pro Finance v aplikaci Outlook také umožňuje:

• Přístup a aktualizace Stav sporu a Příslib platby na fakturách
• Aktualizujte kontaktní údaje
• Návrhy e-mailových odpovědí s Copilotem
• Připojte výpis a faktury přímo z aplikace Outlook.

Chcete-li se dozvědět více, přejděte na Copilot pro Finance a Průvodce nasazením pro Copilot pro Finance (Preview).

Výpisy

Od zákazníka karta můžete vytvořit výpis pro transakce zákazníka s vámi. Poté můžete vygenerovat soubor PDF a odeslat jej zákazníkovi. Případně použijte přehled Prohlášení zákazníka a pošlete svým zákazníkům přehled jejich podnikání s vámi.

Tip

V případě potřeby můžete odeslat výpis do Excelu a provést změny.

Chcete-li odeslat zprávu prohlášení zákazníka

1. Vyberte ikonu , zadejte Prohlášení zákazníka a poté vyberte související odkaz.
2. Vyplňte pole podle potřeby. Umístěním ukazatele myši na pole si přečtěte krátký popis.
3. V části Možnosti výstupu vyberte způsob odeslání sestavy zákazníkovi.

Poznámka

Používáte-li více měn, sestava prohlášení zákazníka se vždy vytiskne v měně zákazníka. Poslední datum v období výpisu se také používá jako datum výpisu a datum stárnutí, pokud je zahrnuto stárnutí.

Připomenutí

Pomocí upomínek můžete zákazníkům připomenout částky po splatnosti. Upomínky můžete také použít k výpočtu finančních poplatků, jako jsou úroky nebo poplatky, a zahrnout je do upomínky.

Tip

Informace v tomto článku jsou přesné, nicméně popisují většinou ruční proces. Business Central nabízí nástroje, které můžete použít k automatizaci procesů vytváření, vydávání a odesílání upomínek. Automatizace těchto kroků vám může ušetřit značné množství času stráveného nad kolekcemi. Další informace najdete v části Automatizace připomenutí ve sbírkách.

Než budete moci vytvářet připomenutí, musíte nastavit podmínky připomenutí a přiřadit je svým zákazníkům. Další informace naleznete v části Nastavení podmínek a úrovní připomenutí. Pro správu pohledávek můžete nastavit podmínky upomínky a přiřadit je zákazníkům. Podmínky připomenutí vám umožňují řídit, jak proces připomenutí funguje. Každý termín připomenutí má sadu úrovní připomenutí, které definujete. Úrovně upomínek zahrnují pravidla o tom, kdy bude upomínka vystavena, jaké poplatky účtovat a zda se mají počítat úroky. Úrovně připomenutí také zahrnují nastavení doby odkladu, které zajišťuje, že nebudete posílat upomínku na účet, který již zákazník zaplatil. Obsah stránky Podmínky pro finanční poplatky určuje, zda se na upomínce počítá úrok.

Můžete pravidelně spouštět dávkovou úlohu Vytvořit upomínky a vytvořit upomínky pro všechny zákazníky se zůstatky po splatnosti, nebo můžete ručně vytvořit upomínku pro konkrétního zákazníka a nechat si vypočítat a vyplněno automaticky.

Po vytvoření připomenutí je můžete upravit. Text, který se zobrazuje na začátku a na konci připomenutí, je určen podmínkami úrovně připomenutí a lze jej zobrazit ve sloupci Popis . Pokud byla vypočítaná částka automaticky vložena do počátečního nebo koncového textu, text se při smazání řádků neupraví. Poté musíte použít funkci Aktualizovat text připomenutí .

Záznam v knize zákazníků s vyplněným polem Pozastaveno nevyvolá vytvoření upomínky. Pokud je však upomínka vytvořena na základě jiného záznamu, bude na upomínku zahrnut i záznam po splatnosti označený jako pozastaveno. Na řádcích s těmito položkami se úrok nepočítá.

Poté, co jste vytvořili upomínky a provedli všechny potřebné úpravy, můžete buď vytisknout zkušební protokoly, nebo odeslat upomínky, obvykle jako e-mail.

Chcete-li automaticky vytvořit připomínku

Upomínka je podobná faktuře. Při vytváření připomenutí je nutné vyplnit záhlaví připomenutí a jeden nebo více řádků připomenutí. Můžete použít funkci pro automatické vytváření upomínek pro všechny zákazníky.

1. Vyberte ikonu , zadejte Připomenutí a poté vyberte související odkaz.
2. Na stránce Připomenutí vyberte akci Vytvořit připomenutí .
3. Na stránce Vytváření připomenutí vyplňte pole, která definují, jak a komu se mají připomenutí vytvářet.
4. Zvolte tlačítko OK .

Chcete-li ručně vytvořit připomínku

Na stránce Připomenutí můžete ručně vyplnit rychlou záložku Obecné a poté nechat řádky vyplnit automaticky.

1. Vyberte ikonu , zadejte Připomenutí a poté vyberte související odkaz.

2. Vyberte akci Nová .

3. Na rychlé záložce Obecné vyplňte pole podle potřeby.

4. Vyberte akci Navrhnout řádky připomenutí .

5. V dávkové úloze Navrhovat řádky připomenutí vyplňte pole, která definují, jak a komu jsou připomenutí vytvářena.

6. Zaškrtněte políčko Zahrnout pozdržené položky , pokud chcete, aby upomínky obsahovaly otevřené položky po splatnosti, které jsou pozastaveny.

7. Zaškrtněte políčko Pouze položky s částkami po splatnosti , pokud chcete, aby upomínky obsahovaly pouze otevřené položky po splatnosti. Zobrazí se pouze faktury a platby, protože toto jsou položky, u kterých mohou být platby vašich zákazníků po splatnosti.

   Důležité

   Otevřené záznamy, které jsou pozastaveny, budou vloženy bez ohledu na nastavení v zaškrtávacím políčku Pouze záznamy s částkami po splatnosti .

8. Zvolte tlačítko OK .

Chcete-li nahradit texty upomínek

Text, který se objeví na vytištěné upomínce, můžete určit několika způsoby. V některých případech můžete chtít nahradit počáteční a koncové texty, které byly definovány pro aktuální úroveň, texty z jiné úrovně.

1. Vyberte ikonu , zadejte Připomenutí a poté vyberte související odkaz.
2. Otevřete příslušné připomenutí a poté vyberte akci Aktualizovat text připomenutí .
3. Na Aktualizovat text připomenutí zadejte požadovanou úroveň do Úroveň připomenutí pole.
4. Klepnutím na tlačítko OK aktualizujte počáteční a koncové texty.

Vystavit upomínku

Poté, co vytvoříte upomínky a provedete potřebné úpravy, můžete buď vytisknout zkušební protokoly, nebo upomínky vydat.

Při vystavení upomínky se data přenesou na samostatnou stránku pro vystavené upomínky. Současně jsou zveřejněny záznamy o upomínkách. Pokud byl vypočítán úrok nebo dodatečný poplatek, záznamy se zanesou do knihy zákazníků a hlavní kniha.

Po vystavení upomínky jsou položky zveřejněny podle vašich specifikací na stránce Podmínky upomínky . Tato specifikace určuje, zda budou úroky a/nebo dodatečné poplatky účtovány na účet zákazníka a hlavní kniha. Nastavení na stránce Skupiny odesílání zákazníků určuje, na které účty se zasílají příspěvky.

Pro každý záznam v účetní knize zákazníků v memorandu o finančních poplatcích se vytvoří záznam v Připomínce/fin. Stránka Poplatky .

Pokud jsou zaškrtnuta políčka Zaúčtovat úrok nebo Zaúčtovat dodatečný poplatek u Na stránce Podmínky připomenutí se také vytvoří následující položky:

• Jeden záznam na stránce Záznamy v knize zákazníků
• Jeden záznam pohledávky na příslušný účet hlavní knihy
• Jeden úrok a/nebo jeden dodatečný poplatek na příslušném účtu hlavní knihy

Kromě toho může vystavení upomínky vést k zaúčtování DPH.

1. Vyberte ikonu , zadejte Připomenutí a poté vyberte související odkaz.
2. Vyberte příslušné připomenutí a poté vyberte akci Problém .
3. Na stránce Připomenutí problémů vyplňte pole podle potřeby.
4. Zvolte tlačítko OK

Připomenutí je buď vytištěno a odesláno na zadaný e-mail jako příloha PDF.

Ke zrušení vystavené upomínky

Pokud byly upomínky vystaveny omylem, můžete je před odesláním zrušit. Můžete to udělat jeden po druhém nebo jako dávku.

1. Na stránce Vydané upomínky vyberte jeden nebo více řádků pro vystavené upomínky, které chcete zrušit, a poté zvolte možnost Zrušit akce.
2. Na stránce Zrušit vydaná připomenutí vyplňte pole podle potřeby a poté klikněte na tlačítko OK .

Finanční poplatky

Když zákazník nezaplatí do data splatnosti, můžete si nechat automaticky vypočítat finanční poplatky a přidat je k částkám po splatnosti na účtu zákazníka. Zákazníky můžete informovat o přidaných poplatcích zasláním oznámení o finančních poplatcích.

Poznámka

K výpočtu úroků a finančních poplatků a k informování zákazníků o úrocích a finančních poplatcích, aniž byste jim připomínali opožděné platby, používáte oznámení o finančních poplatcích. Případně si můžete při vytváření upomínek vypočítat úroky z prodlení.

Než budete moci vytvořit potvrzení o finančním poplatku, musíte nastavit podmínky. Další informace naleznete v části Nastavení podmínek pro finanční poplatky.

Můžete ručně vytvořit doklad o finančním vyúčtování pro jednotlivého zákazníka a automaticky vyplnit řádky. Alternativně můžete použít akci Vytvořit finanční oznámení o poplatcích k vytvoření oznámení o finančních poplatcích pro všechny nebo vybrané zákazníky se zůstatky po splatnosti.

Poté, co vytvoříte daňové doklady, můžete je upravit. Text, který se objeví na začátku a konci poznámky k finančním poplatkům, je určen podmínkami finančních poplatků a lze jej vidět ve sloupci Popis na řádcích. Pokud je vypočítaná částka přidána automaticky na začátek nebo konec textu, text se při odstranění řádků neupraví. Poté musíte použít akci Aktualizovat text finančního poplatku .

Poté, co jste vytvořili finanční oznámení o poplatcích a provedli všechny potřebné úpravy, můžete buď vytisknout zkušební protokoly, nebo vydat oznámení o finančních poplatcích, obvykle jako e-mail.

Chcete-li ručně vytvořit potvrzení o finančním poplatku

Oznámení o finančním poplatku je podobné faktuře. Záhlaví můžete vyplnit ručně a nechat si vyplnit řádky za sebe, nebo můžete automaticky vytvářet finanční účtování pro všechny zákazníky.

1. Vyberte ikonu , zadejte Oznámení o finančním poplatku a poté vyberte související odkaz.

2. Vyberte akci Nové a poté vyplňte pole podle potřeby.

3. Vyberte Navrhnout Fin. Akce Charge Memo Lines .

4. Na stránce Navrhnout řádky finančního vyúčtování nastavte filtr na Vlastní. Položka hlavní knihy FastTab, pokud chcete vytvořit daňové doklady pouze pro konkrétní položky.

   Poznámka

   Přestože jsou uvedeny, vyberte možnost Platba a Dobropis jako Typ dokumentu filtry nebudou mít vliv, protože akce Navrhnout řádky finančního vyúčtování zpracovává pouze kladné částky.

5. Stisknutím tlačítka OK spusťte dávkovou úlohu.

Chcete-li aktualizovat texty oznámení o finančním poplatku

V některých případech můžete chtít upravit počáteční a koncový text podmínek finančních poplatků. Pokud tak učiníte v době, kdy jste vytvořili, ale ještě nevydali, finanční směnky, můžete je aktualizovat upraveným textem.

1. Vyberte ikonu , zadejte Oznámení o finančním poplatku a poté vyberte související odkaz.
2. Otevřete záznam o finančním poplatku, jehož text chcete změnit, a poté vyberte akci Aktualizovat text finančního poplatku .
3. Na stránce Aktualizovat text finančního poplatku můžete nastavit filtr, pokud chcete aktualizovat několik poznámek.
4. Klepnutím na tlačítko OK aktualizujte počáteční a koncové texty.

Vystavovat finanční směnky

Poté, co vytvoříte daňové doklady a provedete potřebné úpravy, můžete buď vytisknout zkušební protokoly, nebo vydat potvrzení o finančních poplatcích.

Když vydáte upomínku, položky se zveřejní podle vašich specifikací na stránce Podmínky finančních poplatků . Tato specifikace určuje, zda budou úroky a/nebo další poplatky účtovány na účet zákazníka a hlavní kniha. Nastavení na stránce Skupiny odesílání zákazníků určují účty, na které budou zaúčtovány úroky nebo poplatky.

Pro každý záznam v účetní knize zákazníků v memorandu o finančních poplatcích se vytvoří záznam v Připomínce/fin. Stránka Poplatky .

Pokud jsou zaškrtnuta políčka Úrok z příspěvku nebo Dodatečný poplatek za zaúčtování u Finance Na stránce Podmínky účtování jsou také vytvořeny následující položky:

• Jeden záznam na Cust. Stránka Záznamy v hlavní knize
• Jeden záznam pohledávky na příslušný účet hlavní knihy
• Jeden úrok a/nebo jeden dodatečný poplatek na příslušném účtu hlavní knihy

Vystavení dokladu o finančních nákladech může také vést k zaúčtování DPH.

1. Vyberte ikonu , zadejte Oznámení o finančním poplatku a poté vyberte související odkaz.
2. Vyberte příslušnou poznámku a poté vyberte akci Problém .
3. Na stránce Oznámení o finančním vyúčtování vyplňte podle potřeby pole.
4. Zvolte tlačítko OK .

Oznámení o finančním poplatku je buď vytištěno a odesláno na zadaný e-mail jako příloha PDF.

Chcete-li zrušit vydané potvrzení o finančním poplatku

Pokud byly finanční směnky vystaveny omylem, můžete je zrušit, než budou znovu odeslány. Můžete to udělat jeden po druhém nebo jako dávku.

1. Na stránce Oznámení o vydaných finančních poplatcích vyberte jeden nebo více řádků pro vystavené daňové doklady, které chcete zrušit, a poté zvolte možnost Zrušit akce.
2. Na Zrušit vydaný Fin. Na stránce Poznámky k nabití , vyplňte pole podle potřeby a poté klikněte na tlačítko OK .

Chcete-li zobrazit položky připomenutí a finančních poplatků

Když zadáte připomenutí, vytvoří se záznam připomenutí v Připomínce/fin. Stránka Poplatky pro každý řádek upomínky, který obsahuje položku knihy zákazníků. Následně můžete získat přehled o vytvořených záznamech upomínek pro konkrétního zákazníka.

1. Vyberte ikonu , zadejte Zákazníci a poté vyberte související odkaz.
2. Otevřete příslušného zákazníka karta a poté vyberte akci Záznamy do hlavní knihy .
3. Na stránce Záznamy v hlavní knize zákazníků vyberte řádek s položkou hlavní knihy, pro kterou chcete zobrazit položky připomenutí, a poté vyberte možnost Připomenutí/ Ploutev. Akce Zpoplatnění vstupů .

Více úrokových sazeb

Pro každý termínový kód finančních poplatků můžete zadat více úrokových sazeb, abyste mohli vypočítat finanční poplatky s více úrokovými sazbami pro určité období. To je užitečné, pokud účtujete různé úroky z opožděných plateb. Výpočet úroku je pro každý finanční poplatek stejný, liší se pouze úrokovou sazbou pro konkrétní období. Pokud není nastaveno více úrokových sazeb, pak úroková sazba a období, které je definováno v Podmínkách pro finanční poplatky a Podmínky upomínky budou použity stránky pro celou dobu výpočtu. Další informace naleznete v části Nastavení více úrokových sazeb.

Viz také

Nastavte podmínky a úrovně připomenutí
Nastavte podmínky pro finanční poplatky
Správa pohledávek
Prodej
Spolupracujte s Business Central

Zde najdete bezplatné e-learningové moduly pro Business Central