Zpracování nákupních objednávek na konci roku

Článek
08/03/2018

Platí pro: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Pokud zaznamenáte břemena nákupních objednávek do hlavní knihy, která zahrnuje nákupní objednávky pro projekty, můžete generovat uzávěrkové položky do hlavní knihy a proti rozpočtu rezervací na konci každého fiskálního roku. Na začátku nového fiskálního roku můžete vytvořit počáteční položky pro správný záznam rezervací břemen a rozpočtu. Tyto položky vám pomáhají zajistit, že rezervace břemen nákupní objednávky jsou správně zaznamenány na finančních výkazech roční uzávěrky a v kontrole rozpočtu.

U projektů je účet, kterému byly distribuce přiřazeny v novém fiskálním roce, definován ve formuláři Proces konce roku nákupní objednávky v hlavní knize. Nejedná se o účet, který je definován ve formuláři Nastavení účtování hlavní knihy v modulu Projektové řízení a účetnictví.

Jestliže pracujete ve veřejném sektoru a používáte rezervace účelových položek rozpočtu, viz Finalize a general budget reservation (Public sector) a Carry forward general budget reservation information to a new fiscal year (Public sector).

V případě částečně fakturované nákupní objednávky je uzavřena a znovu otevřena v novém fiskálním roce pouze částka, která nebyla fakturována.

Uzávěrka břemena nákupní objednávky je samostatný proces mimo uzávěrku fiskálního roku a obvykle se provádí před uzavřením fiskálního roku. Informace o uzávěrce fiskálního roku naleznete v části Kontrolní seznam pro uzavření fiskálního roku.

Poznámka

(FRA) Francouzské entity veřejného sektoru mohou také vytvořit nebo aktualizovat závazky v novém fiskálním roce. Další informace lze najít v tématu (FRA) About commitments (Public sector) a (FRA) Process purchase order encumbrances and commitments at year end (Public sector).

Předpoklady

Před zahájením tohoto procesu ověřte, zda byly splněny následující předpoklady.

Povolit kontrolu rozpočtu

Při vytváření břemen nákupních objednávek je často povolena kontrola rozpočtu. Nemusíte povolit řízení rozpočtu pro použití tohoto procesu, ale pokud tak neučiníte položky registru rozpočtu se nevytvoří. Možnost roční závěrky Zpracovat a převést rozpočet do dalšího období také nelze použít, pokud je povoleno řízení rozpočtu. Další informace naleznete v tématu Nastavení rozpočtové kontroly.

Povolit proces břemena

Proces břemena musí být povolen před možností provádět záznam břemen nákupních objednávek v hlavní knize a před možností úspěšného spuštění procesu roční uzávěrky. Další informace naleznete v tématu Zatížit nákupní objednávku břemenem.

Nastaveních definicí účtování

Otevřete formulář Definice účtování pro nastavení následujících definic účtování v modulu Nákup, pokud doposud neexistují:

Roční uzávěrka nákupní objednávky – Tato definice účtování se používá ke stornu břemena a zbývajících rezervací rozpočtu ve fiskálním roce, který končí a k vygenerování ročních položek uzávěrky v hlavní knize.
Břemena nákupní objednávky – Tato definice účtování definuje jak částky břemene jsou zaznamenány v hlavní knize. Také slouží v novém fiskálním roce ke stornování položek roční uzávěrky a obnovení břemen v hlavní knize.

Další informace naleznete v tématu Nastaveních definicí účtování.

Přiřazení definicí účtování pro typy účtování transakcí

Použijte formulář Definice účtování transakce k přiřazení definic účtování k transakcím definic účtování, které jim odpovídají. Také vyberete kritéria, která původní transakce musí splňovat pro použití zvláštní definice účtování.

Vyberte následující typy účtování transakcí v modulu Nákup a poté postupujte podle kroků v Přiřazení definicí účtování pro typy účtování transakcí:

Roční uzávěrka nákupní objednávky – Vyberte definici účtování vytvořenou pro roční závěrku nákupní objednávky.
Nákupní objednávka– Vyberte definici účtování, která se používá pro břemena nákupní objednávky.

Možnosti zpracování roční závěrky

Vyberte jednu z následujících možností zpracování roční uzávěrky pro uzavření břemen nákupní objednávky končícího fiskálního roku a opětovnou tvorbu břemen v novém fiskálním roce.

Poznámka

Možnost zpracování závěrky roku, kterou vyberete, se používá pro břemena ve všech nákupních objednávkách, které jste vybrali. Pokud je zvolen klíč konfigurace Public Sector, můžete přepsat tento výběr a nahradit parametr různé možnosti roční závěrky pro zvláštní finanční prostředky, které vyberete ve formuláři Funds. Další informace naleznete v tématu Funds (form) (Public sector).

Parametr	Kroky uzavření a otevření, které se vyskytují u břemen nákupní objednávky
Zpracovat a nepřevádět rozpočet do dalšího období	Kroky uzávěrky: Zbývající břemena v hlavní knize a zbývající rezervace rozpočtu pro břemena se stornují. Položky roční uzávěrky jsou generovány v hlavní knize. Kroky pro otevření: Položky závěrky jsou stornovány. Závazky se znovu otevřou v hlavní knize. Rezervace rozpočtu pro závazky jsou vytvořeny pro nákupní objednávky, které jsou zpracovávány.
Zpracovat a převést rozpočet do dalšího období	> [!NOTE] > Tato možnost je dostupná pouze v případě, že byla povolena kontrola rozpočtu. Kroky uzávěrky: Zbývající břemena v hlavní knize a zbývající rezervace rozpočtu pro břemena se stornují. Položky roční uzávěrky jsou generovány v hlavní knize. Úpravy rozpočtu jsou vytvořeny pro snížení rozpočtu ve fiskálním roce, který se uzavírá. Kroky pro otevření: Položky závěrky jsou stornovány. Závazky se znovu otevřou v hlavní knize. Rezervace rozpočtu pro závazky jsou vytvořeny pro nákupní objednávky, které jsou zpracovávány. Úpravy rozpočtu jsou vytvořeny v novém fiskálním roce pro opětovné obnovení registrace položek rozpočtu, které byly předány z předchozího fiskálního roku.

Zpracovat a nepřevádět rozpočet do dalšího období

Kroky uzávěrky:

Zbývající břemena v hlavní knize a zbývající rezervace rozpočtu pro břemena se stornují.
Položky roční uzávěrky jsou generovány v hlavní knize.

Kroky pro otevření:

Položky závěrky jsou stornovány.
Závazky se znovu otevřou v hlavní knize.
Rezervace rozpočtu pro závazky jsou vytvořeny pro nákupní objednávky, které jsou zpracovávány.

Zpracovat a převést rozpočet do dalšího období

> [!NOTE] > Tato možnost je dostupná pouze v případě, že byla povolena kontrola rozpočtu.

Kroky uzávěrky:

Zbývající břemena v hlavní knize a zbývající rezervace rozpočtu pro břemena se stornují.
Položky roční uzávěrky jsou generovány v hlavní knize.
Úpravy rozpočtu jsou vytvořeny pro snížení rozpočtu ve fiskálním roce, který se uzavírá.

Kroky pro otevření:

Položky závěrky jsou stornovány.
Závazky se znovu otevřou v hlavní knize.
Rezervace rozpočtu pro závazky jsou vytvořeny pro nákupní objednávky, které jsou zpracovávány.
Úpravy rozpočtu jsou vytvořeny v novém fiskálním roce pro opětovné obnovení registrace položek rozpočtu, které byly předány z předchozího fiskálního roku.

Výběr nákupních objednávek a spuštění procesu ročních uzávěrek nákupní objednávky

Klepněte na tlačítko Hlavní kniha > Periodicky > Uzávěrka fiskálního roku > Proces konce roku nákupní objednávky.
Klepněte na možnost Načíst nákupní objednávky v dolním podokně pro výběr nákupních objednávek pro proces roční závěrky. Otevře se formulář dotazu, kde je možné vybrat nákupní objednávky podle kritérií, jako je například datum, rozsah dat, účet dodavatele, typ nákupní objednávky, zůstatek nákupní objednávky nebo finančních dimenze. Další informace naleznete v tématu Dotaz (formulář).
Ve formuláři Dotaz klikněte na tlačítko OK.
Výsledky dotazu se zobrazí v dolním podokně formuláře Proces konce roku nákupní objednávky. Zaškrtněte políčko Zahrnout pro každou nákupní objednávku, kterou chcete zahrnout do zpracování roční závěrky. Břemena pro tyto nákupní objednávky budou stornována v končícím fiskálním roce, a částky břemena budou zpřístupněny v novém fiskálním roce. Klepnutím na položku Zahrnout vše vyberete všechny nákupní objednávky v seznamu nebo klepnutím na Vyloučit všechny zrušte výběry.

Tip

Podrobnosti nákupní objednávky můžete zobrazit klepnutím na Zobrazit nákupní objednávku. Můžete také klepnutím na možnost Zobrazit dílčí hlavní knihu zobrazit roční uzávěrku a otevírací položky, které budou generovány pro jednotlivé nákupní objednávky.
V poli Možnosti konce roku vyberte způsob zpracování břemen nákupní objednávky.
Vyberte původní kód rozpočtu, pokud jste vybrali možnost roční uzávěrky Zpracovat a převést rozpočet do dalšího období. Tento kód se používá pro rozpočtové úpravy provedené v ukončení fiskálního roku. Kód, který vyberete, nesmí mít vybrán pracovní postup, protože zpracování roční uzávěrky by zastavilo schválení pracovního postupu. Další informace naleznete v tématu Kódy rozpočtu (formulář).
Vyberte kód přeneseného rozpočtu, pokud jste vybrali možnost roční závěrky Zpracovat a převést rozpočet do dalšího období. Tento kód se používá pro rozpočtové úpravy provedené v novém fiskálním roku. Kód, který vyberete, nesmí mít vybrán pracovní postup, protože zpracování roční uzávěrky by zastavilo schválení pracovního postupu. Další informace naleznete v tématu Kódy rozpočtu (formulář).
Zkontrolujte výchozí hodnoty v polích Kalendář a Fiskální rok a proveďte požadované změny. Můžete zde změnit hodnotu fiskálního roku, ale je nutné použít formulář Hlavní kniha ke změně vybraného fiskálního kalendáře.

Můžete klepnutím na název kalendáře otevřít formulář Fiskální kalendáře, kde můžete zobrazit popis fiskálního kalendáře a fiskálních let, které jsou obsaženy ve fiskálním kalendáři.
Zkontrolujte výchozí hodnoty pro pole Parametry uzávěrky a proveďte změny v polích, které lze změnit.
- Pole Datum účetnictví udává poslední den pro vybraný fiskální rok. Tento datum nelze měnit.
- Pole Typ je zpravidla nastaveno na Aktivní pro období, které lze použít k záznamu účetních transakcí. Můžete vybrat Uzávěrka, pokud používáte období uzávěrky pro oddělení uzávěrkových položek. Další informace o vytváření období uzávěrky naleznete v tématu Klíčové úlohy: Fiskální kalendáře, fiskálních roky a období.
- Pokud jste vybrali typ Uzávěrka, vyberte období uzávěrky pro použití.
Zkontrolujte hodnoty pro pole Počáteční parametry. Tato pole nelze změnit.
- Pole Datum účetnictví udávají první den pro otevření fiskálního roku.
- Pole Období označuje první období, které má typ Aktivní v zahájení fiskálního roku. Tento typ období se používá k zaznamenání účetních transakcí.
Klikněte na Zpracovat jakmile budete připraveni ke spuštění procesu roční závěrky nákupní objednávky.
Pokud se zobrazí zprávy, proveďte nezbytné opravy a potom spusťte proces znovu pro příslušné nákupní objednávky.

Důležité

Ověřte položky registru rozpočtu, které byly vytvořeny v aktuálních a předchozích fiskálních letech pro zajištění přesnosti roční závěrky procesu závěrky břemene. Můžete zobrazit položky registru rozpočtu ve formuláři Položky registru rozpočtu.