Začínáme s přijetím Microsoft Syntex

Microsoft Syntex je cloudová služba, která používá umělou inteligenci (AI) k automatizaci zpracování obsahu a extrakce znalostí. Pomůže vám transformovat obsah na strukturovaná data, která je možné snadno prohledávat, analyzovat a opakovaně používat.

Microsoft Syntex nabízí celou řadu případů použití pro vylepšení správy obsahu v rámci podniku. Tady je několik příkladů, jak ho můžete použít:

• Automaticky generovat rutinní dokumenty – Pomocí sestavení obsahu můžete vytvářet moderní šablony pro soubory, které je třeba pravidelně generovat, například sestavy rutinní údržby.

• Hromadné generování dokumentů – pomocí sestavení obsahu můžete generovat velké množství podobných dokumentů, například prodloužení platnosti smlouvy.

• Zpracování příchozích dokumentů – Microsoft Syntex slouží ke správě a zpracování příchozích obchodních dokumentů, jako jsou formuláře pojištění, obchodní ověření a smlouvy o pronájmu.

• Usnadnění hledání informací – pomocí Microsoft Syntex můžete zlepšit zjistitelnost a použitelnost obchodních dokumentů a informací o zaměstnancích v knihovnách dokumentů, jako jsou zásady a postupy.

• Vyhledání podrobností o obsahu – Centralizace, uspořádání a načítání obsahu pomocí Microsoft Syntex, aby se usnadnilo zjišťování konkrétních podrobností, jako jsou informace o patentech.

• Dodržování předpisů v dokumentech – využijte Microsoft Syntex, abyste vyhověli požadavkům na uchovávání a citlivost obchodních dokumentů, včetně souborů událostí nebo konferencí.

Identifikace obchodních scénářů

Abyste se mohli připravit na používání Microsoft Syntex ve vaší organizaci, musíte nejprve porozumět scénářům, ve kterých to bude užitečné. "Proč" pomáhá určit, které funkce budou nejprospěšnější a jestli se vyžaduje zpracování dokumentů, jaký typ modelu bude potřeba. Pro splnění obchodních výsledků může být užitečné zkombinovat více Microsoft Syntex funkcí. Ukázkové scénáře a případy použití vám pomůžou vyvolat nápady, jak ve vaší organizaci používat Microsoft Syntex.

Obsah je životem organizace. Mnoho obchodních jednotek ve vaší organizaci je zodpovědných za zpracování dat a může to dělat i dnes pomocí kombinace ručních nebo částečně automatizovaných procesů, které zahrnují více kroků. Používání Microsoft Syntex funkcí vám může pomoct vylepšit postupy správy obsahu vaší organizace, mezi které patří:

• Zajistěte rozšířené vyhledávání a filtrování, abyste zlepšili vyhledávání a načítání.

• Nastavte podmíněné formátování pro snadné zobrazení a filtrování dokumentů.

• Vygenerujte sestavu Power BI jedním kliknutím pomocí extrahovaných metadat.

• Vytvářejte pravidla v knihovně dokumentů nebo obchodních pracovních postupech prostřednictvím Power Automate.

• Zajistěte dodržování předpisů pomocí popisků uchovávání a citlivosti.

Zvažte svůj životní cyklus obsahu.

Když uvažujete o typickém životním cyklu obsahu, kdy se obsah vytváří a znovu vytváří, až po pochopení a zpracování obsahu a zjišťování a vyhledávání obsahu, existuje mnoho funkcí v rámci Microsoft Syntex, které mohou vaší firmě pomoct.

Vytváření a opakované použití obsahu

V rámci životního cyklu obsahu mohou existovat případy použití pro automatizaci vytváření obsahu, zejména obsah, který je transakční nebo standardizovaný a sestavení obsahu může být užitečné. Sestavení obsahu může automaticky generovat standardní opakující se obchodní dokumenty, jako jsou smlouvy, prohlášení o práci, servisní smlouvy, dopisy souhlasu, prodejní prezentace a korespondence.

Jakmile identifikujete opakující se typy dokumentů, budete chtít identifikovat zdroj dat, který se dá použít jako zdroj dokumentů. Když budete mít seznam nebo zdroj dat pro naplnění dokumentů, můžete to udělat rychleji, konzistentněji a s menším počtem chyb tím, že vytvoříte moderní šablony a použijete je k vygenerování dokumentů. Pokud chcete tuto funkci používat, je potřeba nakonfigurovat předplatné Azure v rámci nastavení Microsoft Syntex.

Spolupráce na obsahu

Funkce poznámek v Microsoft Syntex slouží k přidávání poznámek a komentářů k obsahu v knihovnách dokumentů – buď pro sebe, nebo pro spolupráci s ostatními. Funkci poznámek je možné použít bez úprav původních souborů, takže původní záznamy se zachovají.

Nástroje pro poznámky v současné době zahrnují pero a zvýrazňovač, kde lze vybrat barvy spolu s gumou pro odebrání tahů rukopisu a předchozích poznámek. Jakmile ve svém tenantovi nakonfigurujete předplatné Azure pro Microsoft Syntex, bude tato funkce pro vaše uživatele povolená. Můžete zvážit poskytnutí podrobností o této funkci koncovým uživatelům, zejména obchodním skupinám, které můžou výrazně připsat značky nebo anotovat dokumenty.

Pochopení a zpracování obsahu

Použití Microsoft Syntex k automatizaci klasifikace a extrakce dat z obsahu pomocí zpracování dokumentů a funkcí označování taxonomie nebo označování obrázků může ušetřit čas a peníze a současně minimalizovat riziko překlepů nebo chybějících informací.

Microsoft Syntex může provádět různé typy úloh v obsahu, včetně klasifikace, extrakce a klíčových slov. Následující tabulka uvádí tyto úlohy a související funkce.

Úloha	Popis	funkce Microsoft Syntex
Klasifikace	Určuje typ obsahu, který soubor představuje (například sestavu, fakturu nebo formulář).	Nestrukturované zpracování dokumentů
Extrakce	Identifikuje informace na základě entity z dokumentu.	Strukturované zpracování dokumentů Zpracování dokumentů ve volném formátu Zpracování předem připraveného dokumentu Optické rozpoznávání znaků
Označování klíčových slov	Navrhuje informace na základě vlastnosti dokumentu nebo rozhodnutí o dokumentu pomocí klíčových slov.	Označování taxonomie Označování obrázků

Dodržování předpisů pro obsah

Modely zpracování dokumentů je také možné použít k přidání dodržování předpisů tím, že na obsah přidaný do knihoven dokumentů s nakonfigurovanými modely použije popisky citlivosti a popisky uchovávání informací.

Jakmile jsou v knihovně dokumentů k dispozici typ obsahu a metadata, můžou podnikoví uživatelé s daty provádět řadu akcí, včetně vytváření nových zobrazení obsahu, vytváření sestav, přesouvání obsahu na základě určitých informací, které jsou přítomné pomocí pravidel, vytváření pracovních postupů pro schvalování, přidávání dat do jiných systémů, generování pracovních objednávek a mnoha dalších úloh, které by mohly být provedeny ručně.

Zjistitelnost obsahu

Použití funkcí zpracování dokumentů v Microsoft Syntex může zlepšit vyhledávání, protože každá část metadat extrahovaná z obsahu teď bude možné prohledávat. Funkce dotazu na obsah umožňuje provádět konkrétní dotazy založené na metadatech v knihovnách dokumentů SharePointu. Můžete provádět rychlejší a přesnější dotazy založené na konkrétních hodnotách sloupců metadat, a ne jen hledat klíčová slova.

Kromě klasifikace a extrahování dat z obsahu přidaného do sharepointové knihovny může mít vaše organizace obsah aktuálně uzamčený v obrázcích, které je obtížné najít. Služba optického rozpoznávání znaků (OCR) v Microsoft Syntex umožňuje extrahovat tištěný nebo ručně psaný text z obrázků a dokumentů. Mezi příklady obrázků patří plakáty, kresby a popisky produktů. Mezi příklady dokumentů patří články, sestavy, formuláře a faktury. Text se obvykle extrahuje jako slova, řádky textu a odstavce nebo bloky textu, což umožňuje přístup k digitální verzi naskenovaného textu. Extrahované informace se indexují při hledání a dají se zpřístupnit pro funkce dodržování předpisů, jako je ochrana před únikem informací (DLP).

Plánování začínáme

Když začínáte s Microsoft Syntex, budete chtít posoudit aktuální stav a potřeby organizace, pokud jde o správu, zpracování a analýzu obsahu. Může vám pomoct identifikovat konkrétní úložiště klíčového obsahu, která používají skupiny ve vaší organizaci, a prodiskutovat s těmito týmy jejich aktuální obchodní procesy a scénáře. Existují případy, kdy v současné době spravují obsah ručně, které je možné automatizovat? Může se jednat o případy, kdy zpracovává příjem standardních formulářů nebo dokumentů, jako jsou dokumenty personálního oddělení nebo nákupní objednávky ke zpracování, nebo pokud generují opakovaný obsah ve velkém měřítku, jako jsou dopisy s nabídkami nebo návrhy. Nebo oblasti, kde dělají poznámky pomocí pera a papíru nebo aplikace třetí strany, kde to teď můžete udělat ve svém stávajícím prostředí SharePointu.

Když přemýšlíte o tom, které obchodní scénáře byste měli zvážit, položte si následující otázky:

• Řeší skutečný problém?
• Bude se široce používat nebo bude mít široký dopad?
• Dá se získat?
• Můžete změřit úspěch?

Příkazy Microsoft Syntex v nástroji Microsoft 365 Assessment vám také můžou pomoct identifikovat potenciální oblasti prostředí SharePointu, které by mohly využívat Microsoft Syntex funkce.

Pokud nevíte, kde začít, zvažte po nastavení Microsoft Syntex a konfiguraci předplatného Azure možnost projděte si šablony webu Microsoft Syntex dostupné ve vašem tenantovi. Tyto šablony jsou dostupné na všech týmových webech a jsou předem připravené, připravené k nasazení a přizpůsobitelné. Pomocí těchto šablon můžete nastartovat profesionální web pro správu, zpracování a sledování stavu obchodních dokumentů ve vaší organizaci pomocí více Microsoft Syntex funkcí. Tyto weby vám můžou pomoct s ukázkovými funkcemi pro obchodní týmy a rychle začít s vývojem scénářů pro vaši organizaci tím, že ilustrují, jak tyto funkce můžou přidat hodnotu pro obchodní oblasti, jako je správa smluv a účetnictví.

Identifikace rolí a odpovědností

Když určíte, kdo ve vaší organizaci bude muset být zapojen do projektů Microsoft Syntex, pomůže vám to zmapovat požadované funkce. V závislosti na funkcích, které vyberete k použití, můžou být zahrnuté role v následující tabulce.

Pokud se například zaměřujete na zpracování dokumentů, bude role správce SharePointu klíčem k vytváření a správě center obsahu potřebných ke správě modelů ve velkém. Pokud se zaměřujete na funkce, jako je OCR a dodržování předpisů, bude potřeba správce dodržování předpisů Purview. Pokud se bude používat označování taxonomie, je důležité porozumět správě podnikového úložiště termínů nebo určit, jestli budete používat centrum obsahu.

Správce	Požadavek	Odpovědnosti
Správce předplatných Azure	Microsoft Entra role	Konfigurace nastavení předplatného Azure, kontrola služby Microsoft Cost Management v datech Azure
Purview – správce dodržování předpisů	Microsoft Entra role	Plánování nastavení dodržování předpisů, jako jsou popisky citlivosti, zásady uchovávání informací a nastavení OCR
Správce SharePointu	Microsoft Entra role	Shromážděte obchodní případy použití a určete, jestli budou funkce povolené na všech webech nebo pro vybrané weby. Správa center obsahu a oprávnění Vytvoření osvědčených postupů a kontrola analýzy modelu
Správce Power Platform	Microsoft Entra role	Konfigurace prostředí Dataverse (v případě potřeby) pro volné a strukturované modely
Správce úložiště termínů SharePointu	Nakonfigurováno správcem SharePointu v Centru pro správu SharePointu	Správa podnikových sad termínů, určení, jestli koncoví uživatelé můžou upravovat určité sady termínů
Microsoft Syntex podnikového uživatele (správa modelů, použití sestavení obsahu)	Oprávnění spravovaná na úrovni webu nebo v centrech obsahu Obsah – zadání oprávnění k úpravám Oprávnění ke správě seznamů SharePointu, kde chcete publikovat modely nebo používat funkce sestavení obsahu	Shromáždění obchodních případů použití Vytváření, trénování a použití modelů

Důležité informace o nastavení a konfiguraci

Plánování nasazení Microsoft Syntex zahrnuje určení funkcí, které povolíte, a plánování nákladů pomocí Microsoft Syntex kalkulačky nákladů, která vám pomůže s predikcí nákladů na Microsoft Syntex, zejména s nástupem služeb s průběžnými platbami. Tento nástroj vám umožní lépe porozumět vzorcům využití vaší organizace a odhadovaným nákladům, abyste se mohli informovaněji rozhodovat. Je také užitečné ve spojení s nástrojem Microsoft 365 Assessment, který analyzuje vaši informační architekturu a zvýrazňuje knihovny s typy obsahu zákazníka a rozšířenými sloupci, které můžou využívat automatizaci využívající Technologii Syntex.

Kontrolní seznam připravenosti

Abyste se mohli připravit na implementaci Microsoft Syntex, musíte:

1. Plánování koncového stavu

   • Naplánujte využití hodnoty Microsoft Syntex funkcí v oblastech, jako jsou:
     • Hledat
     • Filtrování a formátování zobrazení
     • Dodržování předpisů
     • Automatizace

2. Identifikovat

   • Seznamte se s existující architekturou informací a používáním funkcí správy obsahu.
   • Jsou některé existující typy obsahu vhodnými kandidáty pro modely?
   • Jaké existující procesy by metadata vylepšila?
   • Kolik obsahu budete zpracovávat?

3. Design

   • Navrhněte přístup k informační architektuře, spravovaným metadatům a typům obsahu.
   • Návrh procesu pro definici, vytvoření a správu