Administrere projektforsyninger

Du skal administrere projektforsyninger i form af varer, tjenester og udgifter som en integreret del af alle projekter. Du kan benytte lagerbeholdningsantal eller oprette projektspecifikke køb vha. købsordrer eller købsfakturaer. Et servicejob på en computer kræver f.eks. en ny disk. Du opretter en købsfaktura for at købe en ny disk og registrerer det projekt, der bruger den.

Hvis købsprocessen ikke kræver, at du registrerer den fysiske transaktion separat, kan du behandle købet på siden Projektfinanskladder. Du kan finde flere oplysninger i Sådan bogføres en projektrelateret udgift.

Manuel eller halvautomatisk genopfyldning

Hvis du allerede ved, hvilke forsyninger du skal genopfylde til et projekt, kan du oprette en købsordre. Du kan få mere at vide ved at gå til Manuel eller halvautomatisk genopfyldning.

Men hvis du ikke er sikker på, hvad du mangler, kan du bruge en halvautomatisk proces, hvor du opretter en indkøbsordre direkte fra et projekt. Business Central hjælper ved at vise alle elementer og viser, om de er tilgængelige eller ej. Du kan justere de antal, der skal genopfyldes på linjerne.

Den halvautomatiske proces opretter en indkøbsordre for hver vareleverandør, hvorfra du kan købe varer, herunder eventuelle ændringer af antal, du har foretaget på siden Opret købsordrer. Fortsæt med at behandle købsordrer eller ordrer, for eksempel ved at redigere eller tilføje købsordrelinjer.

Senere kan du gennemse de købslinjer, der er knyttet til projektet, enten fra siden Projektkort eller Projektplanlægningslinjer ved at vælge handlingen Købslinjer. Du kan få mere at vide ved at gå til Bruge en halvautomatisk genbestillingsproces til et projekt.

Bemærkning

Som i andre tilfælde, der involverer avancerede lagerprocesser, f.eks. reservation, lagersted og montage efter ordre, skal projektets status være Åben, og til/fra-knappen Anvend forbrugslink skal være slået til.

Bruge en halvautomatisk genbestillingsproces til et projekt

1. Vælg ikonet , åbn Projekter, og vælg derefter det relaterede link.

2. Åbn et projekt, som du vil købe varer til.

3. Vælg handlingen Opret købsordrer.

4. Siden Opret købsordrer viser en linje for hver vare i projektet. Linjer for både fuldt tilgængeligt antal og ikke-tilgængelige antal vises som standard. Du kan vælge handlingen Vis utilgængelige for kun at få vist antal, der er ikke tilgængelig.

5. Feltet Købsantal viser det antal, der ikke er tilgængeligt, som standard. Hvis du vil købe et andet antal, skal du redigere værdien i feltet.

   Bemærkning

   Du kan også ændre feltet Købsantal på ikke-tilgængelige linjer, selv om de repræsenterer fuldt tilgængelige salgsantal.

6. Du kan også slå Reservér til, hvis du vil reservere antallet på købslinjen i forhold til et behov i stedet for at udfylde Projektnummer og Projektopgavenr. på købslinjen. Til/fra-feltet Reservér vises ikke som standard på siden. Du kan tilpasse siden for at tilføje til/fra-feltet. Flere oplysninger i Tilpasse dit arbejdsområde.

7. Vælg OK.

Du kan gennemse de købslinjer, der er knyttet til projektet, enten fra siden Projektkort eller Projektplanlægningslinjer ved at vælge handlingen Købslinjer.

Genopfyldning af et projekt manuelt

Følgende procedure viser, hvordan du bruger en købsfaktura til at købe produkter for et projekt. Samme fremgangsmåde anvendes, når du anvender en købsordre.

1. Vælg ikonet , angiv Købsordre, og vælg derefter det relaterede link.

2. Vælg handlingen Ny, og udfyld felterne efter behov. Du kan finde flere oplysninger i Registrere køb.

3. I felterne Projektnr. og Projektopgavenr. skal du vælge oplysningerne, for det projekt, som du vil købe varer eller tjenester til. Brug tilpasningsværktøjerne, hvis et felt ikke er synligt. Flere oplysninger i Tilpasse dit arbejdsområde.

   Den værdi, du har valgt i feltet Projektlinjetype, angiver, om der oprettes en planlægningslinje, når du bogfører forbruget af varen. Hvis feltet indeholder Fakturerbar, oprettes der projektplanlægningslinjer, som er klar til blive faktureret til kunden. Flere oplysninger i Fakturere projekter.

Sådan påvirker bogføring af køb lageret og igangværende arbejde

Når du bogfører en modtagelse, modtages lageret og afskrives straks af en varepost af typen Nedregulering. For at undgå at påvirke beregningen af igangværende arbejde indeholder projektposterne ikke købsordrelinjer, der ikke er af typen Finanskonto.

Projektposterne oprettes på følgende måde:

• Fra en købsordre, når du vælger handlingen Bogfør og vælger Faktura.
• Fra en købsfaktura, når du vælger handlingen Hent købsleverancelinjer i oversigtspanelet Linjer og derefter handlingen Bogfør.

Sådan får du vist værdien for køb for et projekt

1. Vælg ikonet , åbn Projekter, og vælg derefter det relaterede link.

2. Åbn et relevant projektkort.

   På oversigtspanelet Opgaver viser feltet Udestående ordrer det samlede udestående beløb i lokal valuta for lagervarer og tjenester på købsdokumenter for projektopgavelinjen.

   Feltet Modtaget beløb ikke faktureret viser værdien af de varer, der er leveret på købsdokumenter, men ikke er faktureret.

3. Vælg et af felterne for at åbne siden Købslinjer, hvor kan du gennemse oplysninger om de relaterede købsdokumentlinjer, herunder hvilke varer eller tjenesteydelser der er modtaget.

Sådan bogføres en projektrelateret udgift

Hvis der påløber specielle udgifter eller engangsudgifter for projekter, kan du bruge siden Projektfinanskladde til at bogføre dem direkte på den relevante projektkonto.

1. Vælg ikonet , åbn Projektfinanskladder, og vælg derefter det relaterede link.
2. Opret en ny linje, og angiv oplysninger om udgiften, inklusive oplysninger i felterne Projektnr. og Projektopgavenr..
3. Når kladden er fuldført, skal du vælge handlingen Bogfør.

Modtage varer til projekter med lagermodtagelser eller læg-på-lager-aktiviteter

Business Central tilbyder avanceret lagerhåndtering af indkøbsordrer, der er knyttet til projekter. Spar tid ved at bruge lagermodtagelser eller læg-på-lager-aktiviteter til direkte modtagelse og registrering af forbrug af varer til projekter.

Brug følgende metoder til at modtage varer:

• Bogfør modtagelse og forbrug fra ordrelinjen.
• Bogfør lagermodtagelse og forbrug fra et læg-på-lager-dokument.
• Bogfør lagermodtagelse og forbrug fra et lagermodtagelsesdokument.

Bogfør lagermodtagelse og forbrug fra et læg-på-lager-dokument

Hvis lokationen er sat op til at kræve læg-på-lager, men ikke modtagelse, bruger du dokumentet Læg-på-lager (lager) til at registrere og bogføre læg-på-lager- og modtagelsesoplysninger for kildedokumenterne.

Du kan oprette et læg-på-lager på tre måder:

• Opret læg-på-lager-aktiviteten direkte fra købsordren ved at vælge handlingen Opret læg-på-lager/pluk (lager).
• Du kan oprette læg-på-lager-aktiviteter for mange kildedokumenter samtidig ved hjælp af Opret læg-på-lager/pluk (lager)-kørslen.
• Opret læg-på-lager-aktiviteten i to trin ved først at frigive købsordrer for at gøre varerne disponible til at blive lagt på lager. Læg-på-lager-aktiviteten kan derefter oprettes fra siden Læg-på-lager (lager) på baggrund af kildedokumentet.

Bemærkning

Hvis placeringer er obligatoriske for lokationen, skal du sørge for, at bin-koden er udfyldt på købsordrelinjerne.

Sådan registreres læg-på-lager-aktiviteten

1. Åbn et tidligere oprettet læg-på-lager-dokument ved at vælge et på siden Læg-på-lager akt. (lager).
2. Indtast det antal varer, der skal lægges på lager, i feltet Håndteringsantal.
3. Når du har lagt varerne på lager, skal du vælge handlingen Bogfør.

Resultatet af disse trin er, at du bogfører modtagelsen af de kildedokumentlinjer, der er lagt på lager. Der er to vareposter for hver linje. En post til modtagelse og en til straks at afskrive det modtagne antal for projektet. Der er ingen projektposter, før du bogfører fakturaen. Hvis lokationen anvender placeringer, oprettes der også lagerposter til bogføring af ændringer af placeringsantallet.

Bogfør lagermodtagelse og forbrug fra et lagermodtagelsesdokument

Du skal hente linjerne fra den frigivne købsordre, som modtagelsen er udstedt til. Du kan anvende svar på en af to måder:

• I en push-metode, når der arbejdes på ordre til ordre-grundlag. Vælg Opret lagerleveranceskvittering-handling for at oprette lagerstedskvittering på siden Købsordre.
• Når du bruger funktionen Frigiv på siden Købsordre til at frigive den til lageret. En lagerstedsmedarbejder opretter en Lagerstedsmodtagelse for en eller flere frigivne kildedokumenter.

Bemærkning

Hvis du bruger placeringer, foreslås standardplaceringen. Hvis du bruger placeringer, kan du enten acceptere standardplaceringen eller angive den placering, varerne skal anbringes i.

Bogfør lagermodtagelsen

1. Åbn lagermodtagelsen på siden Lagermodtagelser.
2. Feltet Modtag (antal) er på forhånd udfyldt med det udestående antal varer for hver linje, men du kan ændre antallet efter behov.
3. Når du har modtaget varerne, skal du vælge handlingen Bogfør.

Resultatet af disse trin er, at du bogfører modtagelsen af kildedokumentlinjerne. Der er to vareposter for hver modtagelseslinje. Én post til modtagelse og én til straks at afskrive det modtagne antal for projektet.

Der er ingen projektposter, før du bogfører fakturaen.

Hvis lokationen anvender placeringer, oprettes der også lagerposter til bogføring af ændringer af placeringsantallet.

Bemærkning

Læg-på-lager-dokumenter oprettes ikke, selvom lagerprocesserne kræver både modtagelse og læg-på-lager.

Godt at vide

• Returvareordrer understøttes ikke for lokationer med styret læg-på-lager og pluk. Du skal fortryde forbruget via en projektkladde og derefter oprette returordrer for varer på lageret.
• Hvis købsdokumenterne blev oprettet inden opdateringen, kan du bogføre dem direkte. Hvis du vil bruge lagerhåndtering, skal du åbne købsordrerne igen og frigive dem igen.
• Du kan ikke redigere Nummer, Variantkode, Projektnr. og Projektopgavenr. på købslinjer, hvis der findes lagermodtagelser eller læg-på-lager.

Relaterede oplysninger

Projektstyring
Finans
Køb
Salg
Arbejde med Business Central

Find gratis e-learning-moduler til Business Central her