Registrere køb med købsfakturaer og ordrer
Du kan oprette en købsfaktura eller købsordre for at registrere omkostningerne ved køb og spore gæld. Købsfakturaer og købsordrer anvendes også til at opdatere lagerniveauer dynamisk, så du kan minimere lageromkostningerne og yde bedre kundeservice. Købsomkostningerne, herunder serviceudgifter og lagerværdier, der stammer fra bogføring af købsfakturaer eller ordrer, bidrager til avancebeløb og andre finansielle nøgletal (KPI'er) i dit Rollecenter.
Registrere køb med købsfakturaer
Når du modtager lagervarerne, eller når den købte tjeneste er fuldført, skal du bogføre købsfakturaen for at opdatere lager- og finansposter og aktivere betaling til kreditor i henhold til betalingsbetingelserne. Foretage betaling
Forsigtigt
Bogfør ikke en købsfaktura for fysiske varer, før du har modtaget varerne og kender de endelige omkostninger for købet, herunder eventuelle ekstra gebyrer. Ellers kan din lagerværdi og avancetal blive skævt.
Oprette og bogføre en købsfaktura
Følgende afsnit handler om, hvordan du opretter en købsfaktura. Fremgangsmåden er den samme for en købsordre. Den væsentligste forskel er, at købsordrer har yderligere felter og handlinger til fysisk håndtering af varer.
Vælg
ikon, skriv Købsfakturaer, og vælg derefter det relaterede link.I feltet Kreditornavn skal du indtaste navnet på en eksisterende kreditor.
Andre felter på siden Købsfaktura er nu udfyldt med standardoplysningerne for den valgte kreditor. Hvis kreditoren ikke er registreret, skal du følge disse trin:
- I feltet Kreditornavn skal du indtaste navnet på den nye kreditor.
- I dialogboksen, hvor du registrerer den nye kreditor, skal du trykke på knappen Ja.
- Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du udfylder kreditorkortet, i Registrere nye kreditorer.
- Når du er færdig med kreditorkortet, skal du vælge OK for at vende tilbage til siden Købsfaktura.
Udfylde de resterende felter efter behov på siden Købsfaktura. Placer markøren over et felt for at se en kort beskrivelse.
Du er nu klar til at udfylde købsfakturalinjerne med varer eller ressourcer, som du har købt af kreditoren.
Bemærk
Hvis du har konfigureret de tilbagevendende købslinjer for kreditoren, f.eks en månedlig genbestillingsordre, kan du indsætte disse linjer i fakturaen ved at vælge handlingen Hent tilbagevendende købslinjer.
I oversigtspanelet Linjer skal du i feltet Varenr. indsætte nummeret på en vare eller en service.
Angiv antal varer, der skal købes, i feltet Antal.
Feltet Linjebeløb opdateres, så det viser værdien i feltet Købspris ganget med værdien i feltet Antal.
Prisen og linjebeløbet vises med eller uden moms, afhængigt af hvad du har valgt i feltet Priser inkl. moms på kreditorkortet.
Totalfelterne under linjerne opdateres automatisk, når du opretter eller redigerer linjer for at få vist de beløb, der skal bogføres i finansposterne.
I feltet Fakturarabatbeløb skal du indtaste et beløb, der trækkes fra den værdi, der vises i feltet I alt inkl. moms nederst i fakturaen.
Bemærk
Hvis du har konfigureret fakturarabatter til kreditoren, indsættes den angivne procentværdi automatisk i feltet Leverandørfakturarabat i %, hvis kriterierne opfyldes. Det relaterede beløb indsættes derefter i feltet Fakturarabatbeløb.
Når du modtager de købte varer eller servicer, skal du vælge Bogfør.
Købet afspejles nu i lagerposter, ressourceposter og finansposter, og kreditorbetalingen aktiveres. Købsfakturaen fjernes fra listen over købsfakturaer og erstattes med et nyt bilag i oversigten over bogførte købsfakturaer. Yderligere oplysninger om, hvad der sker, når du bogfører købsdokumenter, finder du under Bogføring af køb.
Bemærk
I sjældne tilfælde kan de bogførte beløb afvige fra det, der er vist i totalfelterne. Dette skyldes typisk afrundingsberegninger i relation til moms eller salgsskat.
Hvis du vil kontrollere de beløb, der faktisk bogføres, skal du gå til siden Statistik, som tager højde for afrundingsberegningerne. Hvis du vælger handlingen Frigiv, opdateres totalfelterne, så de omfatter afrundingsberegninger.
Bogførte fakturaer
Når fakturaen er bogført, kan du finde den på listen over bogførte fakturaer. På listen Bogførte salgsfakturaer og siden Bogførte købsfakturaer vises de bogførte fakturaer med de endelige fakturanumre. Fra listen kan du søge efter den enkelte bogførte faktura, og du kan rette eller annullere en bogført faktura.
For hver bogført faktura kan du søge efter statistik, dimensioner og finansposter, der er resultatet af den bogførte faktura. Du kan også udskrive eller sende den bogførte faktura.
Du kan nemt rette eller annullere en bogført købsfaktura, før du betaler kreditoren. Hvis du f.eks. skal rette en skrivefejl eller ændre købet tidligt i ordreprocessen. Flere oplysninger i Rette eller annullere ubetalte købsfakturaer. Hvis du allerede har betalt for varer eller tjenester på den bogførte købsfaktura, skal du oprette en købskreditnota for at tilbageføre købet. Flere oplysninger i Behandle købsreturvarer eller annulleringer.
Åbne listen Bogførte købsfakturaer i Business Central.
Køb af varer, der ikke er lagervarer
Linjerne på en købsfaktura kan være af ressource- eller vare-typen. Varekortet kan desuden være klassificeret som Lager, Service eller Ikke-lager for at angive, om varekortet repræsenterer en fysisk lagerenhed, en arbejdstidsenhed (også tilgængelig for ressourcer) eller en fysisk enhed, der ikke opbevares på lageret. Flere oplysninger i Registrere nye emner. Købsfakturaprocessen er den samme for alle nævnte typer.
Bemærk
Du kan også købe eksterne ressourcer med købslinjetypen Ressource, f.eks. for at fakturere en kreditor for udført arbejde. Flere oplysninger i Konfigurere ressourcer.
Hvis du vil bruge en købt ressource, skal du muligvis angive ressourcens kapacitet og knytte den til et projekt manuelt. Når en ressource købes, oprettes en ressourcepost, men ressourceposternes antal og værdi spores ikke, ligesom det f.eks. er tilfældet med varer. Hvis antal og værdi skal spores, skal du overveje at bruge andre typer linjeelementer.
Hvornår skal købsordrer bruges?
Brug købsordrer, hvis du har brug for at registrere delleverancer af et ordreantal. Det kan f.eks. være, at hele antallet ikke er tilgængeligt hos leverandøren. Hvis du leverer salgte varer direkte fra leverandøren til kunden som en direkte levering, skal du også bruge købsordrer. Flere oplysninger i Foretage direkte leveringer.
I alle andre henseender fungerer købsordrer på samme måde som købsfakturaer. Følgende procedure er baseret på en købsfaktura. Fremgangsmåden er den samme for en købsordre.
Modtage varer med en købsordre
Nedenfor kan du se, hvordan du modtager varer med en købsordre.
Vælg
ikon, skriv Købsordrer, og vælg derefter det relaterede link.Åbn en eksisterende købsordre eller opret en ny.
Angiv det modtagne antal i feltet Modtag (antal).
Bemærk
Hvis det modtagne antal er større end det, der er bestilt på købsordren ifølge feltet Antal, og kreditoren må tillade overmodtagelser, skal du bruge feltet Overmodtagelse til at håndtere mere end det maksimale antal. Flere oplysninger i afsnittet Sådan modtager du flere varer end det bestilte antal.
Vælg handlingen Bogfør.
Værdien i feltet Modtaget antal opdateres. Hvis det er en delvis modtagelse, er værdien lavere end værdien i feltet Antal.
Bemærk
Hvis du bruger et lagerdokument til at bogføre modtagelsen, kan du ikke bruge handlingen Bogfør i købsordren. I stedet har en lagermedarbejder allerede bogført antallet på købsordren som modtaget. Flere oplysninger i Designoplysninger - Indgående lagerstedsflow.
Sådan modtager du flere varer end det bestilte antal
Når du modtager flere varer, end du har bestilt, kan det være en god idé at modtage dem i stedet for at annullere modtagelsen. Det kan f.eks. være billigere at lade de overskydende varer indgå i lagerbeholdningen frem for at returnere dem, eller også kan leverandøren måske tilbyde en rabat mod, at du beholder dem.
Følgende video viser, hvordan du arbejder med overmodtagelser.
Konfigurere overmodtagelser
Oprette koder for over modtagelse for at definere en procent, hvor et modtaget antal kan overstige det bestilte antal. I feltet Tolerance-% for overmodtagelse specificeres i rabatprocenten. Derefter kan du tildele koden på varekortet eller siden med kreditorkort for varer og leverandører.
- Vælg ikon, skriv Overmodtagelseskoder, og vælg derefter det relaterede link.
- Udfyld felterne efter behov. Placer markøren over et felt for at se en kort beskrivelse.
Overmodtagelseskoden knyttes til varen
- Vælg ikon, angiv Varer, og vælg derefter det relaterede link.
- Åbn vinduet Varekort til den tilhørende vare.
- Du kan definere dette under en overmodtagelseskode, som indeholder procentdelen i feltet Overmodtagelseskode.
Overmodtagelseskoden knyttes til varen. Købsordrer eller lagerstedsmodtagelse for varen giver nu mulighed for at modtage mere end det bestilte antal i henhold til den angivne toleranceprocent for overlevering.
Bemærk
Du kan oprette en godkendelsesproces for at kræve, at overmodtagelser skal godkendes, før de kan behandles. Hvis det er tilfældet, skal du markere afkrydsningsfeltet Godkendelse kræves på siden Overmodtagelseskoder. Flere oplysninger i Oprette workflows.
Modtagelse af flere ordrer
På købslinjer og lagermodtagelseslinjer bruges feltet Overmodtagelsesantal til at registrere overmodtagne mængder, dvs. mængder, der overstiger værdien i feltet Antal, det bestilte antal.
Når du håndterer en overmodtagelse, kan du enten øge værdien i feltet Modtag (antal) til det faktisk modtagne antal. Feltet Overmodtagelsesantal opdateres derefter, så det overskydende antal vises. Du kan også angive det overskydende antal i feltet Overmodtagelsesantal. Feltet Modtag (antal) opdateres derefter, så det bestilte antal plus det overskydende antal vises. Følgende fremgangsmåde beskriver, hvordan du udfylder feltet Modtag (antal).
På en købsordre eller et lagermodtagelsesdokument, hvor det modtagne antal er højere end det bestilte, skal du angive det faktisk modtagne antal i feltet Modtag (antal).
Hvis stigningen ligger inden for den tolerance, der er angivet i overmodtagelseskoden, opdateres feltet Overmodtagelsesantal, så det viser det antal, der angiver, hvilken værdi i feltet Antal, der overskrides.
Hvis forøgelsen er større end den angivne tolerance, er overmodtagelse ikke tilladt. Undersøg, om en anden overlevering-kode tillader den. Ellers er det kun det bestilte antal, der kan modtages, og overskydende antal skal håndteres på en anden måde, f.eks. ved at returnere den til leverandøren.
Bogfør modtagelsen ligesom enhver anden modtagelse.
Bemærk
Business Central håndterer ikke automatisk finansielle aspekter af overleveringer. Du skal håndtere dette manuelt efter aftale med leverandøren, f.eks. ved at leverandøren videresender en ny eller opdateret faktura.
Eksterne bilagsnumre
På købsdokumenter og kladder kan du angive et bilagsnummer, der henviser til kreditorens nummereringssystem. Du kan bruge dette felt til at registrere det nummer, som kreditoren har tildelt ordren, fakturaen eller kreditnotaen. Du kan derefter bruge nummeret, hvis du har brug for at søge efter den bogførte kladdelinje ved hjælp af det eksterne bilagsnummer.
Feltet udv. doc. Obligatorisk på opsætningssiden Køb og kreditorstyring angiver, om der skal angives et eksternt bilagsnummer i følgende situationer:
I feltet Kreditors fakturanr., Kreditors ordrenr. I feltet eller Kreditors kr.notanr. Feltet på et købshoved.
I feltet Eksternt bilagsnr. på en finanskladdelinje, hvor oplysningerne i feltet Bilagstype er angivet til Faktura, Kreditnota eller Rentenota, og Kontotype er angivet til Kreditor.
Hvis du markerer afkrydsningsfeltet, vil det ikke være muligt at bogføre en faktura, en kreditnota eller den type finanskladdelinje, der er beskrevet ovenfor, uden et eksternt bilagsnummer.
Det eksterne bilagsnummer indgår i bogførte dokumenter, hvor du kan søge efter det relevante nummer. Du kan også bruge det eksterne bilagsnummer, når du navigerer på kreditorposter.
Du kan håndtere eksterne bilagsnumre på en anden måde ved at bruge feltet Reference. Hvis du bruger feltet Reference, medtages nummeret i bogførte bilag, og du kan søge på den samme måde som for værdier fra feltet Eksternt bilagsnr.. Men feltet er ikke tilgængeligt på kladdelinjer.
Bogføring af køb
På et købsdokument kan du vælge mellem følgende bogføringshandlinger:
- Bogfør
- Vis bogføring
- Bogfør og udskriv
- Massebogfør
Når et købsdokument bogføres, opdateres kreditorens konto, regnskabet og vareposterne, og ressourceposterne opdateres.
For hvert købsdokument oprettes der en købspost i tabellen Finanspost. Der oprettes også en post i kreditorkontoen i tabellen Kreditorpost, og der oprettes en finanspost i den relevante samlekonto. Desuden kan bogføring af købet medføre oprettelse af en moms- og en finanspost med rabat. Om der bogføres en post med rabat, afhænger af oplysningerne i feltet Bogføring med rabat i tabellen Købsopsætning.
For hver købslinje oprettes følgende poster i:
- Tabellen Varepost, hvis købslinjen er af typen Vare.
- En post i tabellen Finansport, hvis købslinjerne er af typen Finanskonto.
- En post i tabellen Ressourcepost, hvis købslinjen er af typen Ressource.
Købsdokumenter registreres desuden altid i tabellerne Købsleverancehoved og Købsfakturahoved.
Du kan altid gennemse forskellige poster, der oprettes som resultat af bogføring. Vælg Vis bogføring for at validere dokumentet og gennemse forventede poster.
Vigtigt
Når du bogfører en købsordre for varer, kan du både oprette en kvittering og en faktura. Det kan gøres samtidigt eller hver for sig. Du kan også oprette en delkvittering og en delfaktura ved at udfylde felterne Modtag (antal) og Fakturer (antal) på de enkelte købsordrelinjer, før du bogfører. Bemærk, at du ikke kan oprette en købsfaktura fra en købsordre for produkter eller servicer, der ikke er modtaget. For at kunne fakturere er det altså nødvendigt, at du på forhånd har registreret en modtagelse, eller at du nu vælger at modtage og fakturere samtidigt.
Du kan enten bogføre eller bogføre og udskrive. Hvis du vælger at bogføre og udskrive, udskrives der en rapport, når ordren bogføres. Du kan også vælge funktionen Massebogfør, der giver mulighed for at bogføre flere ordrer samtidig. Flere oplysninger i Bogføre flere dokumenter på én gang.
Visning af finansposter
Når bogføringen er gennemført, fjernes de bogførte købslinjer fra ordren. Der vises en meddelelse, når bogføringen er gennemført. Herefter kan du se de bogførte poster på forskellige sider, der indeholder bogførte poster, f.eks. Kreditorposter, Finansposter, Vareposter, Ressourceposter, Købsmodtagelser og sider til Bogførte købsfakturaer.
I de fleste tilfælde kan du åbne finansposter fra det berørte kort eller dokument. Du kan f.eks. på siden Kreditorkort vælge handlingen Poster.
Redigering af finansposter
Du kan redigere bestemte felter i bogførte købsdokumenter, f. eks feltet Betalingsreference. Flere oplysninger i Rediger bogførte dokumenter. Er det mere kritiske felter, der påvirker overvågningssporet, skal du tilbageføre eller annullere bogføring. Flere oplysninger i Tilbageføre kladdeposteringer og annullere modtagelser/leverancer.
Se også
Anmode om tilbud
Købe varer til et salg
Forberede direkte leveringer
Køb
Opsætning af indkøb
Konfigurere ressourcer
Registrere nye kreditorer
Redigere bogførte dokumenter
Bogføre flere dokumenter på én gang
Køb
Bogføring af dokumenter og kladder
Rette eller annullere ubetalte købsfakturaer
Søge efter sider og oplysninger med Fortæl mig
Arbejd med Business Central