Behandle købsreturvarer eller annulleringer

Hvis du skal returnere varer til din kreditor eller annullere services, du har købt, kan du oprette og bogføre en købskreditnota, der angiver den ønskede ændring for den oprindelige købsfaktura. Du kan oprette købskreditnotaen direkte fra den bogførte salgsfaktura for at medtage de korrekte købsfakturaoplysninger, eller du kan oprette en ny købskreditnota med kopierede fakturaoplysninger.

Hvis du ønsker større kontrol over købsreturvareprocessen, f.eks. med lagerdokumenter til håndtering af varer eller bedre overblik ved returnering af varer fra flere købsdokumenter i én købsreturnering, kan du oprette købsreturvareordrer. En købsreturvareordre udsteder automatisk den relaterede købskreditnota. Få mere at vide i Sådan oprettes en købsreturvareordre baseret på et eller flere bogførte købsdokumenter.

Bemærkning

Hvis en bogført købsfaktura ikke er betalt, kan du bruge handlingerne Ret eller Annuller på den bogførte købsfaktura, så du automatisk tilbagefører transaktionerne. Disse handlinger fungerer kun for ubetalte fakturaer, og de understøtter ikke delvise returneringer eller annulleringer. Du kan heller ikke rette eller annullere købsfakturaer, der er bogført med modtagelser fra mere end én købsordre. Flere oplysninger i Rette eller annullere ubetalte købsfakturaer.

Du opretter typisk en købskreditnota eller en købsreturvareordre som reaktion på en kreditnota, der er sendt til dig af en kreditor. Du kan bruge købskreditnotaer eller købsreturordrer til at dokumentere din kreditnotaproces. De er f.eks. nyttige til regnskabsmæssige formål eller til at styre afsendelsen af varerne.

Ændringen kan være relateret til alle eller kun nogen af produkterne på den oprindelige købsfaktura. Tilsvarende kan du delvist returnere modtagne varer eller bede om delvis refusion af modtagne serviceydelser. I dette tilfælde skal du redigere oplysningerne på købskreditnotaen eller købsreturvareordren.

Ud over den oprindeligt bogførte købsfaktura kan du udligne købskreditnotaen eller købsreturordren med andre købsdokumenter. Det kan f.eks. være en anden bogført købsfaktura, fordi du også returnerer varer, der er leveret sammen med den faktura.

Bogføringen af kreditnotaen gendanner også de varegebyrer, der er tildelt det bogførte dokument, så varens værdiposter er de samme, som før du tildelte varegebyret.

Lagerkostmetode

Hvis du vil bevare korrekt lagerværdi, skal du typisk plukke returvarer fra lagerbeholdningen med den kostpris, som de blev købt til, og ikke til deres aktuelle kostpris. Dette proces omtales som præcis kostprisudligning.

Der er to handlinger til at tildele præcis kostprisudligning automatisk.

Funktion	Beskrivelse
Handlingen Hent bogførte bilagslinjer, der skal tilbageføres på siden Købsreturvareordre	Kopierer linjer for et eller flere bogførte bilag, der skal tilbageføres, til købsreturvareordren. Få mere at vide i Sådan oprettes en købsreturvareordre baseret på et eller flere bogførte købsdokumenter.
Handlingen Kopiér fra dokument på siderne Købskreditnota og Købsreturvareordre	Kopierer sidehoved og linjerne i et og samme bogførte dokument, der skal tilbageføres. Kræver, at afkrydsningsfeltet Obl. beløbstilbageførsel er markeret på siden Købsopsætning.

Hvis du vil tildele præcis kostprisudligning manuelt, skal du vælge feltet Udlign-fra varepost på en vilkårlig type returdokumentlinje, og derefter vælge nummeret på den oprindelige købspost. Denne indstilling knytter købskreditnotaen eller købsreturordre til den oprindelige købsbogføringspost. Det sikrer også, at varen værdiansættes til den oprindelige kostpris.

Få mere at vide i Designoplysninger: Lagerberegning.

Sådan oprettes en købskreditnota fra en bogført købsfaktura

1. Vælg ikonet , angiv Bogførte købsfakturaer, og vælg derefter det relaterede link.

2. På siden Bogf. købsfakturaer skal du vælge den bogførte købsfaktura, der skal tilbageføres, og derefter vælge handlingen Opret rettelseskreditnota.

   De fleste felter i hovedet på købskreditnotaen er udfyldt med oplysninger fra den bogførte købsfaktura. Du kan redigere alle felterne f.eks med nye oplysninger, der afspejler returneringsaftalen.

3. Rediger oplysningerne på linjerne i overensstemmelse med aftalen, f.eks antallet varer, der er returneret, eller beløbet der skal refunderes.

4. Vælg handlingen Udlign.

5. På siden Udlign kred.poster skal du vælge linjen med det bogførte købsdokument, du vil udligne købskreditnotaen til, og vælg derefter handlingen Udlignings-id. Købskreditnotaens nummer indsættes i feltet Udlignings-id.

6. I feltet Beløb, der skal udlignes skal du indtaste det beløb, som du vil udligne, hvis det er mindre end det oprindelige beløb.

   Nederst på siden Udlign kan du se det samlede beløb, der skal udlignes for at tilbageføre alle involverede poster, dvs. når værdien i feltet Saldo er nul.

7. Vælg knappen OK. Når du bogfører købskreditnotaen, anvendes den på de angivne bogførte købsdokumenter.

8. Vælg handlingen Bogfør.

De bogførte købsfakturaer, som du udligner kreditnotaen med, tilbageføres nu. Hvis du allerede har betalt den oprindelige faktura, skal leverandøren nu refundere betalingen til dig. Hvis kreditnotaen kun er for en del af produktet på den oprindelige faktura, skal du måske kun betale det resterende beløb på den originale købsfaktura for at lukke den.

Købskreditnotaen fjernes og erstattes med et nyt bilag i oversigten over bogførte købskreditnotaer.

Sådan oprettes en købskreditnota ved at kopiere en bogført købsfaktura

1. Vælg ikonet , angiv Købskreditnotaer, og vælg derefter det relaterede link.
2. Vælg handlingen Ny for at åbne en ny tom købskreditnota.
3. I feltet Kreditor skal du indtaste navnet på en eksisterende kreditor.
4. Vælg handlingen Kopier fra dokument.
5. På siden Kopier købsdokument skal du vælge Bogført faktura i feltet Dokumenttype.
6. Vælg feltet Bilagsnr. for at åbne siden Bogf. købsfakturaer, og vælg derefter den bogførte købsfaktura, der indeholder linjer, som du vil tilbageføre.
7. Marker afkrydsningsfeltet Genberegn linjer, hvis du vil opdatere de kopierede bogførte købsfakturalinjer med eventuelle ændringer i varepris og kostpris, siden fakturaen blev bogført.
8. Vælg knappen OK. De kopierede fakturalinjer skal indsættes i købskreditnotaen.
9. Udfyld købskreditnotaen, som beskrevet i Sådan oprettes en købskreditnota fra en bogført købsfaktura.

Sådan oprettes en købsreturvareordre baseret på et eller flere bogførte købsdokumenter.

1. Vælg ikonet , angiv Købsreturvareordrer, og vælg derefter det relaterede link.

2. Vælg handlingen Ny.

3. Udfyld felterne efter behov i oversigtspanelet Generelt.

4. I oversigtspanelet Linjer skal du udfylde linjerne manuelt eller kopiere oplysninger fra andre dokumenter for at udfylde linjerne automatisk:

   • Brug handlingen Hent bogførte bilagslinjer, der skal tilbageføres, hvis du vil kopiere en eller flere bogførte bilagslinjer fra et eller flere bogførte dokumenter. Denne handling tilbagefører altid de eksakte beløb fra den bogførte bilagslinje.
   • Brug handlingen Kopiér fra dokument, så et eksisterende dokument kopieres til returvareordren. Det kan være et bogført eller ikke-bogført dokument. Handlingen muliggør kun præcis kostprisudligning, når afkrydsningsfeltet Obl. beløbstilbageførsel er markeret på siden Salgsopsætning.

5. Vælg handlingen Hent bogførte bilagslinjer, der skal tilbageføres.

6. Marker afkrydsningsfeltet Vis kun linjer, der kan tilbageføres øverst på siden Bogførte købsdokumentlinjer, hvis du kun vil have vist linjer med antal, der endnu ikke er returneret, eller hvis det er købslinjer. Hvis et antal i en bogført købsfaktura f.eks. allerede blev returneret, vil du måske ikke medtage det antal i et nyt købsreturvaredokument.

   Note

   Dette felt kan kun bruges til bogførte kvitteringer og bogførte fakturalinjer. Det fungerer ikke for bogførte returordelinjer eller bogførte kreditnotalinjer.

   I venstre side af siden vises de forskellige dokumenttyper. Tallet i parentesen viser, hvor mange dokumenter der findes af hver dokumenttype.

7. Vælg den type bogførte bilagslinjer, du vil bruge, i feltet Dokumenttypefilter.

8. Vælg de linjer, som du vil kopiere til det nye dokument.

   Bemærkning

   Hvis du markerer alle linjer med Ctrl+A, kopieres alle linjer, der opfylder de filtreringskriterier, du har angivet, men der ses bort fra filteret Vis kun linjer, der kan tilbageføres. Du kan f.eks. have filtreret linjerne til et bestemt dokumentnummer med to linjer, hvoraf den ene allerede er returneret. Selv om afkrydsningsfeltet Vis kun linjer, der kan tilbageføres er markeret, kopieres der to linjer, i stedet for kun den ene, som endnu ikke er tilbageført, når du trykker på Ctrl+A for at kopiere alle linjer.

9. Vælg knappen OK for at kopiere linjerne til det nye dokument.

   Der sker følgende:

   • Der oprettes en ny bilagslinje for bogførte bilagslinjer, der er af typen Vare. Den nye bilagslinje er en kopi af den bogførte bilagslinje med det antal, der endnu ikke er blevet tilbageført. Feltet Udlign-til varepost viser nummeret på vareposten for den bogførte bilagslinje.

   • Der oprettes en ny bilagslinje for bogførte bilagslinjer, der ikke er af typen Vare f.eks. varegebyrer. Den nye bilagslinje er en kopi af den oprindelige bogførte bilagslinje.

   • Værdien i feltet Kostpris (RV) på den nye linje beregnes på basis af beløbene i de tilsvarende vareposter.

   • Hvis det kopierede dokument omhandler en bogført leverance, bogført modtagelse, bogført returvaremodtagelse eller bogført returvareleverance, beregnes kostprisen automatisk på basis af varen.

   • Hvis det kopierede dokument er en bogført faktura eller kreditnota, kopieres enhedsprisen, fakturarabatter og linerabatter fra den bogførte bilagslinje.

   • Hvis den bogførte bilagslinje indeholder varesporingslinjer, udfyldes feltet Udlign til-varepost på varesporingslinjerne udfyldes med de relevante varepostnumre fra de bogførte varesporingslinjer.

   Når du kopierer fra en bogført faktura eller bogført kreditnota, kopierer du de fakturarabatter og linjerabatter, der var gyldige på det tidspunkt, hvor dokumentet blev bogført. Vær dog opmærksom på, at hvis til/fra-kontakten Beregn fakturarabat slås til på siden Købsopsætning, beregnes fakturarabatten igen, når du bogfører den nye dokumentlinje. Linjebeløbet for den nye linje kan derfor være forskelligt fra Linjebeløb for den oprindelige bilagslinje, alt efter den nye beregning af fakturarabatten.

   Bemærkning

   Hvis en del af antallet på den bogførte bilagslinje er tilbageført, solgt eller forbrugt, oprettes der kun en linje til det antal, der stadig er på lager, eller som endnu ikke er returneret. Hvis hele antallet på den bogførte bilagslinje allerede blev tilbageført, oprettes der ikke en ny bilagslinje.

   Hvis varebevægelserne i det bogførte dokument er de samme som i det nye dokument, oprettes der ganske enkelt en kopi af den oprindelige, bogførte bilagslinje i det nye dokument. Feltet Udlign fra-varepost udfyldes ikke, fordi præcis kostprisudligning ikke er muligt. Hvis du f.eks. bruger handlingen Hent bogførte bilagslinjer, der skal tilbageføres for at hente en bogført købskreditnotalinje til en ny købskreditnota, er det kun den oprindelige, bogførte kreditnotalinje, der kopieres til den nye kreditnota.

10. På siden Købsreturvareordre i feltet Returårsagskode skal du på hver linje vælge årsagen til returneringen.

11. Vælg handlingen Bogfør.

Sådan oprettes en erstatningskøbsodre fra en købsreturvareordre

Der kan være tilfælde, hvor du er blevet enig med en leverandør om, at denne skal kompensere for en købsvare ved at udskifte varen. Udskiftningsvaren kan være samme slags vare eller en anden vare. Sidstnævnte situation kan f.eks. være tilfældet, hvis du har fået leveret en forkert vare.

1. På siden Købsreturvareordre for en aktiv returproces skal du på en tom linje angive en negativ postering for erstatningsvaren ved at indsætte et negativt beløb i feltet Antal.
2. Vælg handlingen Flyt negative linjer.
3. På siden Flyt negative købslinjer skal du udfylde felterne efter behov.
4. Vælg knappen OK. Den negative linje slettes fra købsreturvareordren, og der oprettes en ny købsordre. Flere oplysninger i Registrere Køb.

Sådan oprettes et købsnedslag

Hvis du har modtaget varer, som f.eks. er lettere beskadigede, har den forkerte farve eller forkerte størrelse, tilbyder leverandøren muligvis en dekort eller et nedslag i prisen.

Du kan bogføre den nedsatte købspris som et varegebyr på en kreditnota eller en returvareordre og knytte den til den bogførte modtagelse. Følgende trin beskriver dette for en købsreturvareordre, men samme fremgangsmåde anvendes ved en købskreditnota.

1. Vælg ikonet , angiv Købskreditnotaer, og vælg derefter det relaterede link.

2. Vælg handlingen Ny for at åbne en ny tom købskreditnota.

3. Udfyld kreditnotahovedet med oplysningerne om den leverandør, som har ydet købsnedslaget.

4. Marker Gebyr (vare) i feltet Type på oversigtspanelet Linjer.

5. Marker det relevante varegebyrnummer i feltet Nr..

   Du vil måske oprette et særligt varegebyrnummer, som dækker købsdekorter.

6. Angiv 1 i feltet Antal.

7. Indtast beløbet på dekorten i feltet Købspris.

8. Tildel købsnedslaget som et varegebyr på varerne i den bogførte leverance. Du kan finde flere oplysninger i Bruge varegebyrer til at angive ekstra handelsomkostninger. Vend derefter tilbage til siden Købskreditnota, når du har tildelt nedslaget.

Når du bogfører købsreturvareordren, føjes købsnedslaget til den relevante købspost. Det gør det muligt at opretholde en præcis lagerværdi.

Sådan samles returvareleverancer

Hvis du ønsker at returnere varer, der er dækket af forskellige købsreturvareorder, for den samme kreditor, skal du bruge handlingen Saml returvareleverancer.

Når du returnerer varerne, bogfører du de relaterede returvareordrer som leveret, hvilket opretter bogførte købsreturvareleverancer.

Når du skal fakturere varerne, kan du i stedet for at fakturere hver købsreturvareordre særskilt oprette en købskreditnota og automatisk kopiere de bogførte returvareleverancelinjer til det. Derefter kan du bogføre købskreditnotaen og fakturere alle de åbne købsreturvareordrer samtidigt.

Når returleverancer er samlet på en faktura og bogført, oprettes der en bogført købskreditnota for de fakturerede linjer. Feltet Faktureret (antal) på den oprindelige købsreturvareordre opdateres på basis af det fakturerede antal. Den oprindelige købsreturordre slettes dog ikke, selvom den blev modtaget og faktureret i fuldt omfang. Du skal slette købsreturordren manuelt.

Bemærkning

I følgende procedure antages det, at der er flere købsreturvareordrer på leverandøren, og de er bogført som leveret.

1. Vælg ikonet , angiv Købskreditnotaer, og vælg derefter det relaterede link.

2. Vælg handlingen Ny.

3. Udfyld felterne efter behov i oversigtspanelet Generelt.

4. Vælg handlingen Hent returvarelev.linjer.

5. Vælg de returvareleverancelinjer, der skal indgå i fakturaen.

   Hvis du har valgt en forkert leverancelinje, eller hvis du vil begynde forfra, kan du bare slette linjerne på købskreditnotaen og så bruge handlingen Hent returvareleverancelinjer igen.

6. Vælg handlingen Bogfør.

Fjerne åbne købsreturvareordrer efter bogføring af kombineret returvareleverance

1. Vælg ikonet , angiv Slet fakturerede købsreturvareordrer, og vælg derefter det relaterede link.
2. Udfyld felterne efter behov, og vælg derefter knappen OK.
3. Du kan også slette de individuelle købsreturvareordrer manuelt.

Relaterede oplysninger

Køb
Registrere køb
Rette eller annullere ubetalte salgsfakturaer
Arbejde med Business Central
Behandle salgsreturvarer eller annulleringer

Find gratis e-learning-moduler til Business Central her