Konfigurere rollen Fraværsadministrator

Artikel
07/09/2024

Gælder for disse Dynamics 365-apps:
Human Resources

I nogle organisationer administrerer personalechefer muligvis ikke orlov for deres team. I stedet kan en fraværsadministrator håndtere denne proces for teammedlemmer på tværs af flere afdelinger og teams. Fraværsadministratorer har følgende muligheder for orlovsstyring:

Gennemse og godkend fridage baseret på et alternativt hierarki.
Få vist saldi for teammedlemmer.
Få vist fraværskalenderen.

Slå funktionen til

I arbejdsområdet Systemadministration skal du vælge Funktionsstyring.
Aktivér Fraværsadministrator for at administrere orlov under fanen Funktionsstyring.

Definere et brugerdefineret hierarki

Funktionen for fraværsadministrator bruger et brugerdefineret hierarki, der skal konfigureres.

Vælg Stillingshierarkityper i arbejdsområdet Organisationsadministration.
Opret en stillingshierarkitype med navnet Orlov.
Vælg Parametre for orlov og fravær under Links i arbejdsområdet Orlov og fravær.
Vælg den hierarkitype Orlov, som du oprettede tidligere, på rullelisten Fraværshierarki under fanen Generelt. Denne tilknytning af orlovshierarki skal fuldføres for hver juridisk enhed, hvor funktionen til fraværsstyring anvendes.

Når hierarkitypen er defineret, skal stillingshierarkirapporten tildeles stillingen.

Vælg Alle stillinger i arbejdsområdet Organisationsadministration.
Vælg den stilling, som orlovshierarkiet skal føjes til.
Vælg Tilføj på fanen Relationer.
I feltet Hierarkinavn skal du vælge Orlov.
Vælg en stilling i feltet Rapporter til stilling. Arbejderens navn udfyldes automatisk, når du har valgt en stilling.

Tildele rollen Fraværsadministrator til en bruger

Rollen Fraværsadministrator skal tildeles medarbejdere, for at de kan godkende eller afvise orlovsanmodninger.

Vælg Links i arbejdsområdet Systemadministration.
Vælg linket Brugere under Brugere.
Vælg den bruger på listen, der skal tildeles rollen Fraværsadministrator.
Vælg Tildel roller på fanen Brugers rolle.
Vælg rollen Fraværsadministrator på listen. Vælg derefter OK.

Vigtig

Kontrollér, at rollen Medarbejder også er tildelt til den bruger, du tildeler rollen Fraværsadministrator. Ellers kan arbejderen ikke bruge funktionen.
Når du har oprettet orlovshierarkiet, kan du få vist den ved at følge disse trin:
1. Vælg Stillingshierarki i arbejdsområdet Organisationsadministration.
2. I feltet Hierarkitype skal du vælge Orlov.

Arbejdsområde for fraværsadministrator

I arbejdsområdet Medarbejderselvbetjening viser fanen Orlovsstyring fraværsoplysninger om de medarbejdere, der er tildelt fraværsadministratoren i orlovshierarkiet. Der er nogle få indstillinger tilgængelige for fraværschefen:

Gennemgå anmodninger om fravær.
Send en anmodning om fravær på vegne af en medarbejder.
Se alle medarbejdere, der er knyttet til dem, som del af orlovshierarkiet.
Se fraværschefens kalender.

Der er to faner i arbejdsområdet Orlovsstyring:

Anmodninger om fravær: Under denne fane vises alle de anmodninger om fravær, som fraværschefen kan godkende. Fraværschefen kan vælge flere poster og handle på dem samtidig. Hvis orlovsvisningen på tværs af virksomheden er aktiveret, viser denne liste ventende anmodninger om fravær på tværs af alle de juridiske enheder, de har adgang til. Ellers vises de ventende anmodninger om fravær for den juridiske enhed, der aktuelt er valgt.
Alle medarbejdere: Under denne fane vises alle de medarbejdere, der er knyttet til fraværschefen i orlovshierarkiet. Der er et par tilgængelige valgmuligheder for hver medarbejder:
- Anmod om fravær – Send en ny fraværsanmodning for den valgte medarbejder.
- Fridage – Få vist saldi, godkendt fritid, fritidsanmodninger for den valgte medarbejder.

Godkende anmodninger om fridage

Fraværsadministratorer kan godkende eller afvise anmodninger om fridage for medarbejdere.

Vigtig

Før fraværsadministratorer kan godkende eller afvise anmodninger om fridage, skal arbejdsgangen for orlovsanmodninger være konfigureret til at tildele dem arbejdselementer for orlovsanmodninger med henblik på gennemsyn.

Vælg eller opret arbejdsgangen for orlovsanmodning på siden Arbejdsgange for Human Ressources.
Vælg indstillingen Tilknyt hierarki, og vælg derefter Orlov i feltet Hierarkinavn.
Opdater arbejdsgangen i arbejdsgangsdesigneren. Vælg indstillingen Hierarki under Tildelingstype, og vælg derefter Konfigurerbart hierarki under fanen Valg af hierarki.

Du kan finde flere oplysninger om oprettelse af arbejdsgangen for orlovsanmodninger i Oprette en arbejdsgang for orlovsanmodning.

Vælg fanen Orlovsstyring i arbejdsområdet Medarbejderselvbetjening.
Under fanen Anmodninger om fravær skal du vælge de anmodninger om fravær, som du vil gøre noget ved. Du kan vælge flere poster i denne listevisning.
Brug handlingsknapperne øverst i gitteret til at godkende, afvise eller uddelegere anmodningen om fravær.

Alternativt kan brugeren også bruge feltet Anmodninger om fravær til venstre til at navigere til listen over alle arbejdselementer for anmodninger om fravær.

Få vist fridage i kalenderen

Brugere i rollen Fraværsadministrator kan få vist anmodninger om fridage i kalenderen. Følg disse trin for at få adgang til orlovskalenderen.

Vigtig

En systemadministrator skal konfigurere visningsindstillingerne i kalenderen for fraværsadministratorer. På siden Parametre for orlov og fravær under fanen Kalender findes der indstillinger til at skjule eller vise fødselsdage, fravær uden detaljer, fraværsanmodninger og ventende orlovsanmodninger. Der er også en indstilling til filtrering af kalendervisningen efter arbejdertype.

I arbejdsområdet Medarbejderselvbetjening skal du vælge Orlovsstyring og derefter Kalender for fraværsadministratorer.
Angiv de ønskede datoer i feltet Dato.
Opdater visningsindstillingerne efter behov.

Kalenderen for fraværsadministratorer viser alle poster for de medarbejdere, der rapporterer til fraværsadministratoren i orlovshierarkiet.

Del via