Bedste fremgangsmåder for mailmarketing

At sende marketingmail er ikke det samme som at sende personlige mails, som de fleste mennesker kender dem. De kan måske forekomme identiske, men der er en vigtig forskel: Personlige mails leveres til kun en enkelt eller nogle få personer, mens marketingmails leveres til mange tusinde eller flere hver måned.

Som svar på forskellige former for mailmisbrug, f.eks. meget målrettet spam og bedrageri, anvender de fleste virksomheder og mailudbydere nu filtrerings- og blokeringsmekanismer til at forsvare deres båndbredde og holde brugernes indbakker rene. Så når nogen begynder at sende store mængder af mails, bemærker internettet det, og det kan evt. aktivere forsvarsmekanismer, som kan medføre, at dine mails ikke når dine kontaktpersoners indbakker. Individuelle mailklienter anvender også deres egne filtreringsalgoritmer, der bl.a. kan filtrere på grundlag af de enkelte brugeres personlige interaktionsoversigter, og det kan betyde, at en identisk meddelelse, der leveres til én modtager, kan blive blokeret af en anden modtagers mailklient.

Disse systemer er ikke beregnet til at stoppe alle former for legitime marketingmails, blot til at forhindre misbrug. Dynamics 365 Customer Insights - Journeys er udviklet til at understøtte tilvalgsmarketing til samarbejde, men du skal være opmærksom på, hvordan du arbejder i forhold til almindelige filtreringsstrategier, antispam-love og andre mekanismer til beskyttelse mod misbrug, for at sikre at dine marketingmeddelelser bliver leveret til dine kontaktpersoner i stedet for at sidde fast i deres spamfiltre.

Opbygge og beskytte dit omdømme som afsender

Når en meddelelse sendes ud over internettet, er den IP-adresse, den sendes fra, tilgængelig for hver server, der behandler meddelelsen. Tredjeparts watchdog-organisationer, f.eks. ReturnPath, overvåger aktivitet, meddelelsesindhold og klager, der er forbundet med afsenderadresser, og genererer en omdømmescore for hver afsendelses-IP-adresse og/eller hvert domænenavn. Jo lavere din omdømmescore er, jo mere sandsynligt er det, at dine meddelelser fjernes eller filtreres fra. Hvis din score bliver lav nok, ender du på en liste over blokerede, og ingen af dine meddelelser leveres.

Store mailudbydere (f.eks. Hotmail eller Gmail) og private mailsystemer i store organisationer bruger lignende teknikker til at oprette deres egne, interne, afsenderomdømmer og pointtal, der indfører et ekstra lag af filtrering.

Foruden afsenderomdømme har mange lande og regioner love, der regulerer kommercielle mails, og overtrædelse af denne lovgivning kan udsætte dig for dyre retssager. Eksempler på disse omfatter CAN-SPAM i USA og CASL i Canada. Andre love og regler om beskyttelse af personlige oplysninger fastsætter også strenge regler for, hvordan virksomheder må håndtere data og kommunikere digitalt med personer.

Så hvad kan du gøre for at maksimere din levering og holde dig inden for lovgivningen, og hvordan kan Customer Insights - Journeys hjælpe dig? Læs følgende underafsnit for at finde ud af det. Du kan finde flere oplysninger om leveringsevne og afsenderomdømme ved at søge med Bing efter mange flere gode artikler.

Oprette rent, samarbejdende og ansvarligt indhold

Både spamfiltre og systemer for afsenderomdømme analyserer indholdet af de meddelelser, du forsøger at sende. De ser efter tegn på, at du arbejder sammen med modtagerne og identificerer dig selv på en ærlig måde. Fælles krav her er tilstedeværelsen af links til opsigelse af abonnement og din virksomheds fysiske adresse i meddelelsesfeltet. Meddelelser i HTML-format bør også omfatte en version i almindelig tekst med de samme oplysninger. Customer Insights - Journeys indeholder funktioner, der gør det nemt at medtage disse væsentlige elementer i dine meddelelser og hjælper med til at forhindre dig i at udelade dem ved en fejltagelse.

Vær bevidst om størrelsen på dit HTML-indhold

Begræns HTML-indholdet i mails til en maksimal størrelse på 100 KB. Denne størrelsesgrænse omfatter al HTML-tekst, alle typografier, kommentarer og integreret grafik (men ikke forankret ekstern grafik). Hvis HTML-indholdet overstiger 128 KB, får du en størrelsesadvarsel, men du kan stadig udgive mailen og eventuelle kundekampagneforløb, der inkluderer mailen.

Grænsen for HTML-størrelsen er vigtig, da e-mail-udbydere (f.eks. Gmail) "klipper" e-mails, der er over en vis størrelse (102 KB for så vidt angår Gmail). I stedet for at inkludere hele meddelelsen i modtagerens indbakke afkorter e-mail-udbyderen meddelelsen, og indsætter et link til visning af hele meddelelsen. Derudover kan visse spamfiltre gå mere i dybden med kontrollen, når de ser finder store e-mails.

Når du udgiver en meddelelse, behandler Customer Insights - Journeys HTML-indholdet for at oprette indbygget typografi, komprimere plads og meget mere, så det kan være svært kende den nøjagtige endelige størrelse på meddelelsen. Hvis du har en meddelelse, som du mener overskrider grænsen for HTML-størrelsen, skal du gøre følgende:

1. Åbn en webbrowser, og angiv en URL-adresse med formen: https://<your_domain>/api/data/v9.0/msdyncrm_marketingemails(<email_id>)

Hvor:

• <your_domain> er roden til din Dynamics 365 Customer Insights - Journeys-forekomst (som f.eks. "contoso.crm.dynamics.com").
• <email_id> er id'et for den meddelelse, der skal kontrolleres. Du kan finde dette id ved at åbne meddelelsen i Dynamics 365 Customer Insights - Journeys og søge efter værdien af den id=-parameter, der vises i browserens adresselinje.

2. Søg efter værdien af feltet "msdyncrm_emailbody" i returnerede JSON.

3. Kopiér værdien af det pågældende felt til et tekstprogram, der kan give dig den nøjagtige størrelse af HTML-indholdet.

Godkend dine afsenderdomæner

Customer Insights - Journeys indeholder en funktion, som du kan bruge til at konfigurere DomainKeys Identified Mail (DKIM) til at knytte dit Customer Insights - Journeys-afsendelsesdomæne til dit eget maildomæne. Du kan finde udførlige oplysninger om, hvorfor dette er vigtigt, og hvordan du gør det, under Konfigurere DKIM for dit afsenderdomæne.

Undgå at sende til ugyldige og inaktive mailadresser

Hvis du sender en meddelelse til en ugyldig, inaktiv eller annulleret mailadresse, returneres meddelelsen som regel som en "afvisning". Der kan ske, men vagthunde, offentlige udbydere og private værtstjenester vil bemærke det, og jo flere afvisninger du har knyttet til din afsendelses-IP-adresse, jo dårligere bliver dit ry. Adresser, der er knyttet til en afvisning, bliver sandsynligvis aldrig online igen, så du vil ikke have dem i din database. Customer Insights - Journeys stopper automatisk med at sende til afviste adresser i seks måneder, før der gøres et nyt forsøg med dem.

Microsoft skal forsvarer det gode ry for vores afsendelses-IP-adresser, så organisationer, der konsekvent opretter et stort antal afvisninger og/eller spamklager kan blive kontaktet af Microsoft Support med råd om, hvordan de forbedrer deres afsendelseslister og/eller meddelelser. Organisationer, der bliver ved med at generere afvisninger og spamklager, kan risikere at få deres konti lukket.

Customer Insights - Journeys indeholder detaljerede analyser og nøgletal for, hvordan dine kontakter arbejder med dine marketingmails (og andre marketinginitiativer), herunder antallet af åbninger, klik, afvisninger og videresendelser. Du kan bruge disse oplysninger til at evaluere reaktionen fra kontakter og til at holde databasen renset for afviste adresser. Flere oplysninger: Analysér resultater for at få indsigt

Bemærk!

Customer Insights - Journeys vil ikke forsøge at sende til en kendt afvisningsadresse i karantæneperioden på seks måneder. Din mailindsigt vil dog stadig angive et afvisningsresultat for hver af disse leveringer, du har anmodet om. Disse "virtuelle" afvisninger påvirker ikke dine afsendelses-IP-adresses ry, men de tæller i din månedlige afsendelseskvote i Customer Insights - Journeys, og adresserne bliver forsøgt igen efter seks måneders karantæne. Det anbefales derfor, at du jævnligt kontrollerer resultaterne for afvisninger og fjerner de afviste adresser fra dine kontaktposter.

Brug ikke købte eller lejede adresselister

Customer Insights - Journeys er udviklet til at understøtte tilvalgsmarketing, hvor alle kontakter har valgt at modtage marketingmeddelelser fra din organisation og til enhver tid nemt kan vælge at holde op med det. Appen hjælper dig med at opbygge dine adresselister gradvist og i samarbejde med dine aktuelle og potentielle kunder ved at levere funktioner som f.eks. dobbelttilmelding, abonnementsstyring og samtykkeadministration for overholdelse af love og regler om beskyttelse af personlige oplysninger.

Vi fraråder dig at købe eller leje adresselister, da disse lister kan være en overtrædelse af datasamtykkelove og anden lokal lovgivning i andre lande/områder. Lejede og købte lister er også ineffektive, da de normalt indeholder mange udløbne adresser, der afvises, og de kan indeholde mange kontakter, der ikke er interesseret i dine produkter og måske vil klage over modtagelsen af uopfordret mail (muligvis til juridiske myndigheder). Såvel klager som afvisninger vil gå ud over dit afsenderomdømme og dermed din leveringsevne.

Sende ensartede mængder

Afsenderomdømmer med høj score er knyttet til IP-adresser, som sender en ensartet mængde mails. En pludselig stigning vil sænke scoren, og det samme vil uregelmæssige afsendelsesmængder. Microsoft vedligeholder flere IP-adresser, der er dedikeret til at sende meddelelser fra Customer Insights - Journeys i de enkelte områder, og afstemmer afsendelsesmængden blandt dem for at holde afsendelsesmængden ensartet i en periode for hver IP Hver gang vi tilføjer en ny afsendelses-IP-adresse i et område, "varmer vi den op" ved gradvist at øge den mængde, den sender, indtil den til sidst når samme niveau som de andre IP-adresser i dette område. For de fleste Customer Insights - Journeys-abonnenter foregår dette automatisk og usynligt, men nye abonnenter, der planlægger at sende marketingmails til et stort antal modtagere (f.eks. flere millioner), kan være nødt til at starte fra bunden og arbejde sig op over tid, før den fulde mængde nås. Hvis det er tilfældet, vil Microsoft-support give dig besked og hjælpe dig under denne proces.

Konfigurere DKIM for dit afsenderdomæne

En af de mest almindelige former for onlinesvindel, også kendt som phishing, opstår, når en falsk meddelelse giver sig for at komme fra en velkendt onlineservice eller finansiel institution. Formålet er at narre modtagerne til at besvare meddelelsen ved at levere private oplysninger som f.eks. adgangskoder eller kreditkortnumre. Det er f.eks. muligt at forhindre phishing, hvis mailmodtagerne godkender afsenderadressen for hver meddelelse for at bekræfte, at den faktisk blev sendt fra et domæne, som tilhører den virksomhed eller organisation, som den hævder at tilhøre. En teknologi kaldet DKIM (DomainKeys Identified Mail) kan gøre dette ved at indarbejde følgende elementer:

• En signatur for offentlig/privat nøgle, der beviser, at meddelelsen blev sendt fra en server, der ejes af en kendt organisation.
• Et centralt register over godkendte signaturer, der gør det muligt for DNS (Domain Name System) at bekræfte, at hver signatur er gyldig, og afsenderdomænet og afsenderadressen tilhører den samme organisation.

Når du sender mail fra Customer Insights - Journeys, kommer dine meddelelser fra et domæne, der ejes af (f.eks. contosomarketing.onmicrosoft.com), men afsenderadressen vil sikkert tilhøre en af dine egne marketings-, salgs- eller kundechefer, der bruger et mere velkendt domæne, som tilhører din organisation (f.eks. you@contoso.com). Denne uoverensstemmelse kan være et faresignal, når en indgående mailserver udfører en DKIM-kontrol af indgående meddelelser, så derfor er en komplet implementering af DKIM meget vigtig for at sikre høj leveringsevne, især når du bruger en tredjeparts afsenderservice, f.eks. Customer Insights - Journeys.

Customer Insights - Journeys hjælper dig med at oprette, registrere, og bekræfte DKIM-nøgler for hvert af dine afsendelsesdomæner. Se Godkende dine domæner for at få instruktioner.

Vigtigt

Hvis din organisation bruger domænebaseret meddelelsesgodkendelse, -rapportering og -overensstemmelse (DMARC) til at beskytte mod phishing-angreb, der vedrører dit domæne, er det også vigtigt, at du konfigurerer DKIM til at sende domæner som er beskrevet i Godkende dine domæner. Det vil gøre det nemmere at undgå falske positiver under DMARC-kontrol, som foretages af modtagende systemer.

Test din leveringsevne

Når du har alle relevante mailgodkendelsessystemer på plads, anbefales det kraftigt, at du tester din leveringsevne til alle de større mailværter (f.eks. Gmail, Outlook.com, Yahoo-mail osv.) og så mange private domæner, som du kan (herunder dit eget). Dette gør du på denne måde:

1. Konfigurer en mailkonto, som du kan læse på alle eller så mange tjenester og domæner som muligt.
2. Konfigurer en kontaktpersonpost for hver af disse adresser i Customer Insights - Journeys.
3. Kør en enkel mailkampagne, der er målrettet mod alle dine testkontakter.
4. Undersøg indbakken for hver konto for at bekræfte, at dine meddelelser modtages i indbakken og ikke bliver mærket som uønsket post.

Microsofts spampolitik for mailmarketing

I denne artikel har vi fremhævet vigtigheden af at opretholde rene, tilmeldte afsendelseslister kombineret med værdsat indhold og afsendelsesformer via samarbejde. Disse er alle vigtige aspekter ved opbygning af et stærkt afsenderomdømme, og når du vil opnå høj leveringsevne og placering i indbakker. Da mail sendt af Customer Insights - Journeys leveres fra delte afsendelsesdomæner, overvåger Microsoft konstant alle leveringsresultater, klager over spam og lister over blokerede for at sikre, at vores afsendelsesdomæner opretholder deres gode ry til gavn for alle vores kunder.

Som hjælp til at beskytte dig, i egenskab af ansvarlig marketingmedarbejder, mod adfærden hos farlige aktører uden for din kontrol, har Customer Insights - Journeys fået implementeret en anti-spam politik, der beskytter dit ry som afsender. Det fungerer således:

Fase 1: Informer og advar

Når vi bemærker, at et Customer Insights - Journeys-miljø genererer en høj afvisningsprocent eller mange klager over spam, sender vi en mail til administratoren om problemet og tilbyder assistance med afhjælpning af problemet. Hvis der er behov for yderligere hjælp, vil kommunikationen opfordre administratoren til at kontakte Microsoft Support.

Fase 2: Flyt til en afsendelsespulje med høj risiko

Hvis problemet med høj afvisningsprocent eller mange klager over spam vedvarer i mere end et par dage, og hvis administratoren stadig ikke har kontaktet Microsoft Support, flytter vi Customer Insights - Journeys-miljøet til en højrisikoafsendelsespulje. Den højrisikobaserede afsendelsesgruppe har et dårligere omdømme end standardafsendelsesgruppen med høj leveringsevne.

Når et Customer Insights - Journeys-miljø flyttes til en højrisikoafsendelsespulje, sender vi en mail til administratoren om den ændrede afsendelsespulje og beder denne om at kontakte Microsoft Support for at få assistance. Det kan stadig være muligt for Customer Insights - Journeys-miljøet at vende tilbage til afsendelsesgruppen med lav risiko, men først, når administratoren har kontaktet Microsoft Support for at håndtere problemet.

Brug en dedikeret afsender-IP-adresse

I en standard Customer Insights - Journeys-konfiguration administreres alle afsender-IP-adresser af Microsoft og deles mellem kunder, som har lignende omdømmescorer På denne måde kan vi styre omdømme, afbalancere belastningen fra afsendelse og varme nye IP-adresser op efter behov. Men nogle organisationer foretrækker at bruge én eller flere af deres egne, dedikerede afsender-IP-adresser, især hvis de skal sende store mængder.

Bemærk!

Dedikerede afsender-IP-adresser er ikke en del af standard Customer Insights - Journeys-abonnementsaftalen, og Microsoft anbefaler dem ikke generelt, da de introducerer ekstra kompleksitet og omkostninger – og kan medføre nedsat leveringsevne sammenlignet med vores standardpuljer af afsender-IP-adresser. Microsoft vurderer ansøgninger om dedikerede afsender-IP-adresser fra sag til sag, og vi kan understøtte flere dedikeret afsender-IP-adresser, hvis det er nødvendigt. Hvis du mener, at din organisation kunne drage fordel af en dedikeret afsender-IP-adresse, skal du kontakte Microsoft Support for at finde ud af, om du er kvalificeret. Hovedmålet for denne proces er at hjælpe dig med at opnå så høj en leveringsrate som muligt. Nogle af de vigtigste faktorer, der skal overvejes, når du træffer denne beslutning, omfatter:

• Hvor mange meddelelser sender din organisation hver måned?
• Er indholdet af høj kvalitet og i overensstemmelse med alle relevante regler?
• Har der indtil nu været mange klager over uønsket mail i forbindelse med dine meddelelser?
• Sender din organisation en ensartet mængde meddelelser i løbet af måneden?

Selvom der kan være nogle fordele ved at arrangere en dedikeret afsender-IP-adresse, er der også ulemper, og det er ikke en løsning for alle. Overvej følgende:

• En ny afsender-IP-adresse kræver tid til at varme op
  Når den nye afsender-IP-adresse er online, skal du starte med at sende et par meddelelser ad gangen og derefter langsomt arbejde dig op over flere uger, indtil du når den planlagte afsendelsesmængde, som du derefter skal fortsætte med at vedligeholde. En pludselig stigning i antallet af mails, der kommer fra en ny IP-adresse, vil skade dit afsenderomdømme alvorligt, og du kan risikere at havne på en liste over blokerede. I opvarmningsperioden er det også vigtigt, at du kun sender til gyldige og engagerede modtagere. Når du senere har etableret et omdømme, kan du begynde at tilføje mindre engagerede modtagere.
• Vedligehold en regelmæssig og ensartet afsendelsesmængde
  Du skal sprede dine mailafsendelser for at sikre, at du sender stort set den samme mængde hver uge. Forsøg f.eks. ikke at sende alle dine meddelelser på én gang i starten af hver måned.
• Du bør stadig konfigurere DKIM
  Standardgodkendelsen for DKIM-afsenderen er vigtig for optimeringen af leveringen af marketingmail. Det er også vigtigt, at du bruger en særlig IP-adresse, som når du bruger en delt IP-adresse, og at du konfigurerer den på præcis samme måde. Du kan finde udførlige oplysninger om, hvorfor dette er vigtigt, og hvordan du gør det, under Konfigurere DKIM for dit afsenderdomæne.
• Du koncentrerer risikoen hos dig selv og kan komme til at betale en høj pris for eventuelle fejl
  Når du er den eneste, der bruger din afsendelses-IP-adresse, vil eventuelle fejl, du laver, påvirke dit afsenderomdømme direkte, uden at det kan skjules i de store mængder mails, der overholder standarderne, fra store grupper af andre brugere.