Konfigurere og bruge Microsoft Dynamics AX-dokumentstyring med Microsoft SharePoint-dokumentbiblioteker

Anvendes på: Microsoft Dynamics AX 2012 R3

Dette emne indeholder oplysninger om, hvordan du kan konfigurere dokumentstyring, så det kan integreres med Windows SharePoint-dokumentbiblioteker i Microsoft Dynamics AX 2012 R2 eller nyere versioner af Microsoft Dynamics AX. Når du konfigurerer dokumentstyring og opretter dokumentbiblioteker i SharePoint, kan du gemme vedhæftede dokumenter til SharePoint, og du kan gemme dokumentskabeloner i et SharePoint-dokumentbibliotek.

Forudsætninger

Følgende tabel viser de forudsætninger, der skal være på plads, før du starter.

Kategori	Forudsætning
Version	Microsoft Dynamics AX 2012 R2 eller senere
Relaterede konfigurationsopgaver	Aktivér dokumentstyring. Yderligere oplysninger finder du i Konfigurere dokumentstyring. Konfigurere integration med Microsoft Office-tilføjelsesprogrammer
Andre produkter	Windows SharePoint Du skal oprette eller få adgang til et eller flere dokumentbiblioteker, inden du gennemfører procedurerne i dette emne. Du kan finde flere oplysninger i Planlægge dokumentbiblioteker i SharePoint.

1 Angiver godkendelsestyperne for SharePoint-websteder

For at interagere med dokumenter i SharePoint fra Microsoft Dynamics AX, skal du angive godkendelsestypen for hvert SharePoint-websted, du vil have Microsoft Dynamics AX til at integrere med. I dette tilfælde henviser godkendelse til processen, som Microsoft Dynamics AX bruger til at bestemme, om brugeren har tilladelse til at få adgang til SharePoint-webstedet.

For at angive godkendelse til et SharePoint-websted, skal du følge disse trin:

1. Klik på Virksomhedsadministration > Opsætning > Dokumentstyring > Dokumentstyringsparametre.

2. Klik på Tilføj.

3. Angiv URL-adressen til SharePoint-webstedet.

4. Vælg godkendelsestypen for SharePoint-webstedet. Du kan bruge oplysningerne i følgende tabel til at afgøre, hvilken godkendelsestype der passer dig bedst.

   Type	Formål
   Windows	Vælg denne indstilling, hvis SharePoint-serveren er på det lokale netværk.
   SharePoint Online	Vælg denne indstilling, hvis SharePoint-serveren er i skyen.

2 Oprette dokumenttyper for SharePoint-dokumentbiblioteker

Før du kan gemme en vedhæftet fil eller en skabelon til SharePoint, skal du oprette en dokumenttype til følgende typer dokumenter:

• Vedhæftede filer i dokumenter – disse er dokumenter, der er gemt på din computer, og som du vil knytte til en Microsoft Dynamics AX post og gemme til et SharePoint-dokumentbibliotek.

• Dokumentskabeloner – disse er skabeloner, du har oprettet, og som du vil genbruge ofte, når du udfører forskellige forretningsprocesser, såsom behandling af salgsordrer.

Følg disse trin for at oprette dokumenttyper til SharePoint:

1. Klik på Virksomhedsadministration > Opsætning > Dokumentstyring > Dokumenttyper.

2. Klik på Ny, og angiv derefter følgende oplysninger.

   For vedhæftede dokumenter

   Felt	Værdi
   Klasse	Vedlæg fil
   Gruppe	Fil
   Lokalitet	SharePoint
   Arkivbibliotek	Angiv URL-adressen til SharePoint-dokumentbiblioteket i feltet. Husk at medtage kun de dele af URL-adressen, der er nødvendige. For eksempel skriv ikke "Allitems.aspx" i slutningen af URL-adressen.

   For dokumentskabeloner

   Felt	Værdi
   Klasse	Skabelonbibliotek
   Gruppe	Dokument
   Lokalitet	Arkivbibliotek
   Arkivbibliotek
   SharePoint-webstedet	Angiv URL-adressen for det SharePoint-websted, hvor dokumentskabelonerne er gemt. Husk at medtage kun de dele af URL-adressen, der er nødvendige. For eksempel skriv ikke "Allitems.aspx" i slutningen af URL-adressen.
   Dokumentbibliotek	Vælg det dokumentbibliotek, hvor skabelonerne gemmes.

   Du kan finde flere oplysninger i "Oprette en dokumenttype" i Konfigurere dokumentstyring.

3 Vedhæfte et dokument til en post og gemme dokumentet i et SharePoint-dokumentbibliotek

Med henblik på registrering kan du eventuelt vælge, at alle dokumenter, du knytter til Microsoft Dynamics AX poster, skal gemmes også i SharePoint-dokumentbiblioteker. I stedet for at sende dokumentet til SharePoint først og derefter vedhæfte det til en post kan du gemme vedhæftede filer i poster til et SharePoint-dokumentbibliotek og knytte dem til én post ad gangen.

Når du vil knytte et dokument til en post og gemme filen til SharePoint på samme tid, skal du følge disse trin:

1. Åbn posten, som dokumentet skal knyttes til.

2. Klik på Vedhæftede filer i handlingsruden. Alternativt kan du klikke på Filer > Kommando > Dokumentoversigt.

3. Klik på Ny, og vælg derefter navnet på dokumenttypen for den vedhæftede dokumentfil, du oprettede i trin 2 i proceduren Oprette dokumenttyper for SharePoint-dokumentbiblioteker tidligere i dette emne.

4. Gå til placeringen af den fil, du vedhæfter, og klik derefter på Åbn.

4 Gemme en dokumentskabelon til et SharePoint bibliotek og aktivere skabelonen

Før du kan bruge en skabelon, skal du gemme skabelonen til et SharePoint-bibliotek og derefter aktivere skabelonen i formularen Dokumenttyper.

Hvis du vil gemme en dokumentskabelon i et SharePoint-bibliotek, skal du følge disse trin:

1. Åbn en dokumentskabelon, som du allerede har oprettet. Hvis du endnu ikke har oprettet dokumentskabeloner, kan du se under Hovedopgaver: Oprette og bruge en Word-skabelon ved hjælp af Office-tilføjelsesprogrammer eller Hovedopgaver: Oprette og dele en Excel-skabelon ved hjælp af Office-tilføjelsesprogrammer.

2. Gem skabelonen til et SharePoint dokumentbibliotek.

Følg disse trin for at aktivere en dokumentskabelon:

1. Klik på Virksomhedsadministration > Opsætning > Dokumentstyring > Dokumenttyper.

2. Vælg dokumentskabelonen for den dokumenttype, du oprettede i proceduren "Oprette dokumenttyper for SharePoint-dokumentbiblioteker" tidligere i dette emne.

3. Klik på Synkroniser i oversigtspanelet Dokumentskabeloner.

4. Markér den skabelon, du vil aktivere, og klik derefter på Aktivér.

Relaterede opgaver

Konfigurere dokumentstyring

Se også

Dokumentstyring