Dokumentstyring
Anvendes på: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Dette emne indeholder svar på almindelige spørgsmål til administration af dokumenter. Du kan bruge dokumentstyringen i Microsoft Dynamics AX til at vedhæfte filer til poster. Du kan f.eks. vedhæfte PDF-, Microsoft Word- eller Microsoft Excel-filer til en indkøbsordre eller en salgsordre. Du kan også oprette Word- og Excel-skabeloner fra Microsoft Dynamics AX-data.
Hvad er forskellen mellem dokumenthåndtering og dokumentstyring?
Der er ingen forskel. Begge udtryk refererer til den samme funktion. I tidligere versioner af Microsoft Dynamics AX blev funktionen kaldt dokumenthåndtering. I nyere versioner kaldes den dokumentstyring.
Hvad er forskellen mellem dokumenthåndtering og udskriftsstyring?
Dokumentstyring gør det muligt at føje noter, dokumenter og andre filer til poster i Microsoft Dynamics AX .
Udskriftsstyring gør det muligt at kontrollere udskriftsindstillingerne for udvalgte rapporter. Udskriftsindstillingerne omfatter antal kopier, printerdestination og den flersprogede tekst, der kan medtages i rapporten. Yderligere oplysninger finder du i Udskriftsstyring.
Hvad er forskellen mellem dokumenttyper og filtyper?
Dokumenttyper bruges til at kategorisere de dokumenter, du vedhæfter til de poster eller skabeloner, du opretter. Dokumentstyriingssystemet kan håndtere flere typer dokumenter. Dette inkluderer breve, regneark og noter. Før du kan oprette skabeloner eller vedhæfte dokumenter til poster, skal du konfigurere dokumenttyper i formularen Dokumenttyper. Yderligere oplysninger finder du i Konfigurere dokumentstyring.
En filtype er dokumentets filtypenavn. Som eksempler kan nævnes .doc, .xlsx og .pdf, der alle er filtyper.
Kan jeg eksportere eller importere dokumenttyper?
Ja. Yderligere oplysninger finder du i Eksportere og importere en dokumenttype.
Kan dokumentstyring integreres med Office 365?
Ja. Vedhæftede dokumenter kan placeres hvor som helst på internettet eller på et intranet og kan vedhæftes ved hjælp af DocuType-URL-adressen. Hvis du f.eks. vedhæfter et Word-dokument, der er placeret på SharePoint Online, til en post, åbnes den vedhæftede fil i webversionen afWord
Kan jeg gemme vedhæftede Microsoft Dynamics AX-filer i SharePoint?
Ja, men kun, hvis du bruger Microsoft Dynamics AX 2012 R2 eller nyere. Yderligere oplysninger finder du i Konfigurere og bruge Microsoft Dynamics AX-dokumentstyring med Microsoft SharePoint-dokumentbiblioteker.
Kan jeg bruge skabeloner, der gemmes i SharePoint, som Microsoft Dynamics AX-dokumentskabeloner?
Ja, men kun, hvis du bruger AX 2012 R2 eller nyere. Yderligere oplysninger finder du i Konfigurere og bruge Microsoft Dynamics AX-dokumentstyring med Microsoft SharePoint-dokumentbiblioteker.
Kan jeg flytte et dokumentarkiv?
Ja. Du skal imidlertid kopiere dokumenterne fra det gamle arkiv til det nye, før du angiver den nye placering i arkivbibliotekstfeltet. Det er nødvendigt med denne foranstaltning, så du ikke bryder eksisterende dokumentreferencer til eksisterende dokumenter.
Hvis du vil flytte et dokumentarkiv, skal du gøre følgende:
Kopiér alle dokumenter fra det gamle arkiv til det nye arkiv.
Klik på Virksomhedsadministration > Opsætning > Dokumentstyring > Dokumentstyringsparametre.
Angiv stien til det nye dokumentarkiv i feltet Arkivbibliotek i Generelt-området af formen.
Hvorfor kan jeg ikke klikke på ikonet for vedhæftede filer i formularen til dokumenthåndtering?
Ikonet for vedhæftede filer er kun tilgængeligt, hvis alle af følgende scenarier er sande:
Du har valgt en post.
Du har aktiveret dokumentstyring. Yderligere oplysninger finder du i Konfigurere dokumentstyring.
Du har tilladelse til at få vist vedhæftede filer for posten.
Hvordan låser jeg dokumenthåndteringsformularen?
Formularen Dokumenthåndtering viser altid de dokumenter, der er vedhæftet den valgte post. Hvis du lader formularen Dokumenthåndtering være åben, og du vælger en anden post, opdateres formularen for at vise de dokumenter, der er vedhæftet den til post, der netop er åbnet.
Hvis du vil undgå at opdatere formularen Dokumenthåndtering, når du vælger en anden post, kan du låse visningen, så oplysningerne i formularen ikke ændres.
Hvis du vil låse formularvisningen Dokumenthåndtering, skal du gøre følgende:
Vælg en post.
Klik på Filer > Kommando > Dokumenthåndtering for at åbne formularen Dokumenthåndtering.
Klik på Funktioner > Lås.
Vælg en anden post. Dokumenterne for den låste post vises stadig i formen Dokumentoversigt.
Kan du ikke se dit spørgsmål her?
Vi arbejder på at medtage så mange spørgsmål, som vi kan, så Microsoft Dynamics AX Hjælp bliver mere nyttig for folk som dig.
Fortæl os, hvilke spørgsmål du ønsker at føje til dette emne. Send en mail til adocs@microsoft.com.
Se også
Hovedopgaver: Oprette og bruge en Word-skabelon ved hjælp af Office-tilføjelsesprogrammer
Hovedopgaver: Oprette og dele en Excel-skabelon ved hjælp af Office-tilføjelsesprogrammer