Konfigurere dokumentstyring

Anvendes på: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

Dette emne forklarer, hvordan du konfigurerer dokumentstyring for første gang. Du kan bruge dokumentstyring, også kendt som dokumenthåndtering, til at føje notater, dokumenter eller dokumentreferencer til poster. Du kan også bruge Tilføjelsesprogrammer til Office til Microsoft Dynamics AX til at integrere med dokumentstyring og oprette Microsoft Word- og Microsoft Excel-dokumenter eller dokumentskabeloner, der bruger Microsoft Dynamics AX-data.

I følgende illustration vises, hvordan du konfigurerer dokumentstyring. Tallene svarer til procedurerne senere i dette emne.

1 Aktivere dokumentstyring

Før du kan knytte dokumenter til poster eller oprette dokumenter fra en post, skal du aktivere funktionen til dokumentstyring, og derefter skal du aktivere dokumentstyring for bestemte tabeller.

Følg disse trin for at aktivere dokumentstyring:

1. Klik på Filer > Funktioner > Indstillinger.

2. I området Generelt skal du udvide oversigtspanelet Diverse.

3. I feltgruppen Dokumentoversigt skal du markere afkrydsningsfeltet Dokumentoversigten er aktiv.

Følg disse trin for at aktivere dokumentstyring for bestemte tabeller:

1. Klik på Virksomhedsadministration > Opsætning > Dokumentstyring > Aktive dokumenttabeller.

2. Klik på Ny.

3. Vælg navnet på tabellen, som du vil aktivere dokumentstyring for.

   Eksempel

   Hvis du vil aktivere dokumentstyring for salgsordrer, skal du vælge tabelnavnet SalesTable.

4. Gentag trin 2 og 3 for hver tabel, som du vil aktivere dokumentstyring for.

2 Angiv et arkivbibliotek for dokumenter

Når du vedhæfter et dokument til en post i Microsoft Dynamics AX, gemmes det på en placering, du angiver. Denne placering kaldes et arkivbibliotek. Du kan angive ét arkivbibliotek for alle de dokumenttyper, du opretter, eller du kan angive et separat arkivbibliotek for hver dokumenttype. Hvis du ikke angiver et arkivbibliotek for en dokumenttype, bruger dokumenttypen det arkivbibliotek, du angiver i denne procedure. Under "Oprette eller importere dokumenttyper" senere i dette emne kan du få flere oplysninger om, hvordan du angiver et arkivbibliotek for en dokumenttype.

Bemærk

Hvis du bruger Enterprise Portal til Microsoft Dynamics AX, er der yderligere krav og begrænsninger vedrørende dokumentarkiver. Yderligere oplysninger finder du i Set up documents for viewing in Enterprise Portal.

Hvis du vil angive en placering for Microsoft Dynamics AX-dokumentarkivbiblioteket, skal du følge disse trin:

1. Klik på Virksomhedsadministration > Opsætning > Dokumentstyring > Dokumentstyringsparametre.

2. I området Generelt skal du gå til placeringen af arkivbiblioteket.

   Forsigtigt

   Hvis du allerede har angivet en arkivbibliotek, og du vil ændre det, skal du først flytte indholdet af det eksisterende arkivbiblioteket til det nye arkivbibliotek. Yderligere oplysninger finder du i Dokumentstyring.

3. Valgfrit: Angiv den maksimale filstørrelse, der er tilladt for dokumenter.

   Felt	Beskrivelse
   Maks. filstørrelse i database	Angiv den maksimale filstørrelse i megabyte for en fil, der gemmes i Microsoft Dynamics AX-databasen.
   Maks. filstørrelse i filsystem	Angiv den maksimale filstørrelse i megabyte for en fil, der gemmes på placeringen for arkivbiblioteket.

3 Angiv nummerserier for dokumenter

Før du kan bruge dokumentstyring, skal du angive nummerserier for dokumenter. De filer, som du kan vedhæfte poster, omdøbes, når de er gemt i arkivbiblioteket. Filnavnet på de vedhæftede filer bestemmes af de nummerserier, du har angivet for dokumenter.

Følg disse trin, hvis du vil angive nummerserier for dokumenter:

1. Klik på Virksomhedsadministration > Opsætning > Dokumentstyring > Dokumentstyringsparametre.

2. Vælg en nummerseriekode for hver reference i området Nummerserier.

   Hvis den nummerseriekode, du søger efter, ikke vises, skal du oprette en ny nummerseriekode på listesiden Nummerserier. Du kan finde flere oplysninger i Oprette nummerserier.

4 Angive filtyper

Du kan styre, hvilke typer filer eller dokumenter der har bestemte filtypenavne, som brugerne kan vedhæfte Microsoft Dynamics AX-poster.

Følg disse trin for at angive filtyper:

1. Klik på Virksomhedsadministration > Opsætning > Dokumentstyring > Dokumentstyringsparametre.

2. Gennemse standardfiltyperne i området Filtyper. Fjern de filtyper, som brugerne ikke må vedhæfte poster, og tilføj eventuelle yderligere filtyper, som brugerne skal kunne vedhæfte poster.

5 Valgfrit: Konfigurer integration med Tilføjelsesprogrammer til Office

Når du bruger dokumentstyring, kan du integrere med Tilføjelsesprogrammer til Office for at oprette Word-dokumenter og Excel-projektmapper, der er dynamisk sammenkædet med tabeller i Microsoft Dynamics AX. Du kan finde specifikke oplysninger om, hvordan du gør dette, i Install Office Add-ins og Konfigurere integration med Microsoft Office-tilføjelsesprogrammer.

6 Oprette eller importere dokumenttyper

Dokumenttyper, der er nødvendige til dokumentstyring, og som bruges til at kategorisere de dokumenter, som du kan vedhæfte poster. Når du opretter et ikke-tilknyttet dokument, tildeles en af disse indholdstyper til dokumentet. Hvis du har konfigureret arbejdsgange, anvender arbejdsgangen dokumenttypen til at sende dokumentet til den relevante bruger eller arbejdsopgavekøen.

Dokumenttyperne Notat og Fil er tilgængelige som standard.

Oprette dokumenttyper

Følg disse trin for at oprette en dokumenttype:

1. Klik på Virksomhedsadministration > Opsætning > Dokumentstyring > Dokumenttyper.

2. Klik på Ny, og angiv derefter følgende oplysninger om dokumenttypen.

   Felt	Beskrivelse
   Klasse	Vælg den handling, der skal ske, når en bruger opretter en vedhæftning af den valgte dokumenttype: Vedhæft URL-adresse – knyt en reference til et dokument ved hjælp af en URL-adresse. Opret et Microsoft Excel-regneark via COM – opret et Excel-regneark, kopiér data fra den valgte postering. Opret et Microsoft Word-dokument vha. COM – opret et Word-doukment, og kopiér data fra den valgte postering. Oprettelse af ansøgningsdokument – opret et Word-dokument uden at åbne Word. Simpelt notat – Opret et simpelt notat for den postering, der bliver refereret til. Skabelonbibliotek– Opret en skabelonfil ved hjælp af Word eller Excel, og gem derefter filen i et skabelonbibliotek. Du kan f.eks. oprette en budgetskabelon ved hjælp af Excel. Hver afdeling i virksomheden indtaster derefter budgetoplysninger i en kopi af skabelonen. Bemærk Din systemadministrator skal oprette stedet eller SharePoint-dokumentbiblioteket til skabelonbiblioteket.
   Gruppe	Vælg gruppen til dokumenttypen.
   Auto-gem	Markér dette afkrydsningsfelt for automatisk at gemme filer i databasen efter brug. Midlertidige filer gemmes typisk i mappen til midlertidige filer i Microsoft Windows. Hvis du vil gemme midlertidige filer, der er angivet på listen Filplacering, skal du vælge Auto-gem.
   Automatisk sletning	Markér dette afkrydsningsfelt for automatisk at slette midlertidige filer efter brug. Midlertidige filer gemmes typisk i mappen til midlertidige filer i Windows.
   Fjern	Markér Kun dokument for kun at fjerne referencen til dokumentfilen, eller markér Dokument og fysisk fil for at fjerne både referencen og den fysiske fil.
   Bed om en bekræftelse	Markér dette afkrydsningsfelt for at kræve en bekræftelse, før den fysiske fil slettes.
   Kategori	Vælg en Enterprise Portal-dokumentkategori, der skal knyttes til dokumenttypen. Detaljerne for dokumentkategorierne defineres i formen Enterprise Portal-parametre. Du kan finde flere oplysninger i Føje dokumenter, noter eller URL-adresser til poster.
   Arkivbibliotek	Den mappe, hvor der er gemt dokumentfiler for den valgte dokumenttype. Hvis dette felt er tomt, angives den standardarkivmappe, der er angivet i formularen Dokumentstyringsparametre som det nye arkivbiblioteket. Bemærk Hvis du bruger Enterprise Portal, er der yderligere krav og begrænsninger vedrørende dokumentarkiver. Yderligere oplysninger finder du i Set up documents for viewing in Enterprise Portal.
   Placering	Vælg den placering, hvor dokumentfilerne til denne indholdstype gemmes. Følgende valgmuligheder er tilgængelige: Arkivbibliotek – dokumenter af denne type gemmes i det bibliotek, der er angivet i feltet Arkivbibliotek. Database – dokumenter af denne type gemmes i databasen Microsoft Dynamics AX. Oprindelig placering – dokumenter af denne type gemmes på den placering, der blev brugt, da filen oprindeligt blev knyttet til posten. SharePoint – dokumenter af denne type gemmes i et SharePoint-dokumentbibliotek. Bemærk Hvis dokumenter gemmes på en delt placering i stedet for i databasen, skal du kontrollere, at det rigtige adgangsniveau er indstillet for den delte placering.
   Kontroller tabel	Hvis dette afkrydsningsfelt er markeret, vil den valgte dokumenttype kun være tilgængelig fra de tabeller, der er angivet i formularen Indstilling. Afkrydsningsfeltet er som standard ikke markeret ud for standarddokumenttyperne Notat og Fil. Yderligere oplysninger finder du i Begrænse en dokumenttype til en bestemt tabel.

Import af dokumenttyper

Følg disse trin for at importere dokumenttyper:

1. Klik på Virksomhedsadministration > Opsætning > Dokumentstyring > Dokumenttyper.

2. Klik på Import.

3. Gå til placeringen af den fil, der indeholder de eksporterede dokumenttyper.

4. Når du bliver spurgt, om du vil slette tabeller, før du importerer, skal du klikke på Ja til alle og derefter klikke på OK.

5. Klik på Ja for at bekræfte.

6a. Valgfrit: Konfigurer dokumentstyring for SharePoint

Du kan bruge SharePoint-dokumentbiblioteker til lagring af dokumenters vedhæftede filer eller dokumentskabeloner. Yderligere oplysninger finder du i Konfigurere og bruge Microsoft Dynamics AX-dokumentstyring med Microsoft SharePoint-dokumentbiblioteker.

6b. Hvis du bruger Enterprise Portal: Konfigurer dokumentkategorier

I Enterprise Portal kan du vælge de moduler eller produktområder, der viser specifikke dokumentkategorier og de typer eksterne brugere, der kan åbne dokumenterne.

Hvis du vil konfigurere dokumentkategorier i Enterprise Portal, kan du se i Set up documents for viewing in Enterprise Portal.

7 Angive indholdstyper

Indholdstyper bruges til at kategorisere dokumenter, der ikke er knyttet til poster. Eksempler på ikke-vedhæftede dokumenter kan være fakturaer, udgiftsrapporter eller indkøbsordrer. Arbejdsgangen bruger dokumentindholdstyper til at sende dokumenter til den rigtige bruger eller arbejdsemnekø i forbindelse med behandling. Du kan finde flere oplysninger i Konfigurere arbejdsgangssystemet.

Følg disse trin for at oprette indholdstyper:

1. Klik på Virksomhedsadministration > Opsætning > Dokumentstyring > Dokumentindholdstyper.

2. Klik på Ny, og angiv derefter et navn og en beskrivelse for indholdstypen.

Yderligere oplysninger finder du i Dokumentindholdstyper (form).

8 Valgfrit: Angiv indstillinger for dokumentstyring for AIF

Før du kan bruge AIF-dokumenttjenesterne (Application Integration Framework), skal du angive indstillinger for dokumentstyring for AIF. AIF-dokumenttjenesterne er forespørgselsbaserede tjenester, som du kan bruge til at udveksle data med eksterne systemer ved at sende og modtage XML-dokumenter. Disse dokumenter repræsenterer forretningsenheder, f.eks. debitorer, kreditorer eller salgsordrer.

Følg disse trin, hvis du vil angive indstillinger for dokumentstyring i AIF:

1. Klik på Virksomhedsadministration > Opsætning > Dokumentstyring > Dokumentstyringsparametre.

2. Klik på AIF (Application Integration Framework).

3. Udfyld følgende felter:

Felt	Beskrivelse
Dokumenttype:	Vælg dokumenttype for notater i indgående elektroniske dokumenter. Når det gælder salgsordrer, skal denne type skal være Notat.
Dokumentfiltjeneste	Markér dette afkrydsningsfelt, hvis webtjenestedokumentfiler skal sendes til arbejdsgangen med henblik på routing til relevante parter.

Yderligere oplysninger finder du i AIF Document Services.

Næste trin

Når du har konfigureret dokumentstyring, kan du vedhæfte dokumenter til poster, eller du kan oprette dokumentskabeloner for bestemte dokumenttyper. Yderligere oplysninger finder du i Oprette et notat, Oprette en dokumentskabelon og knytte den til en dokumenttype eller Oprette en reference til et eksisterende dokument.

Du kan også vælge at konfigurere integrationen med Tilføjelsesprogrammer til Office, du kan oprette Word-dokumenter og Excel-projektmapper, der er kædet dynamisk sammen med tabellerne i Microsoft Dynamics AX. Yderligere oplysninger finder du i Hovedopgaver: Oprette og bruge en Word-skabelon ved hjælp af Office-tilføjelsesprogrammer eller Hovedopgaver: Oprette og dele en Excel-skabelon ved hjælp af Office-tilføjelsesprogrammer.

Relaterede opgaver

Kopiere en notat- eller dokumentreference

Se også

Dokumentstyring i salg og marketing