Verwaltung des Lebenszyklus von SharePoint-Websites

Richtlinien für die Verwaltung des Lebenszyklus von Websites in Microsoft Erweiterte SharePoint-Verwaltung helfen Ihnen, die Websitegovernance in großem Umfang aufrechtzuerhalten. Diese Richtlinien automatisieren gängige Governanceaufgaben, sodass Websites während ihres gesamten Lebenszyklus aktiv, in ordnungsgemäßem Besitz und regelmäßig überprüft bleiben.

Video: Übersicht über die erweiterte SharePoint-Verwaltung

Das folgende Video bietet eine Übersicht über die Verwaltung des Lebenszyklus von SharePoint-Websites:

Richtlinien zur Verwaltung des Lebenszyklus von Websites löschen SharePoint-Websites nicht direkt. Stattdessen benachrichtigen die Richtlinien Websitebesitzer und Administratoren und führen Aktionen basierend darauf aus, wie Sie die Richtlinien konfigurieren.

Wenn Ihre organization mehr SharePoint-Websites, mit Microsoft Teams verbundene Websites und mit Microsoft 365-Gruppen verbundene Websites erstellt, wird es für Ihre Administratoren immer schwieriger, inaktive Websites, Websites ohne Besitzer oder Websites, die nicht mehr den Geschäftsanforderungen entsprechen, manuell zu identifizieren. Richtlinien für die Verwaltung des Lebenszyklus von Websites helfen Ihnen bei der Automatisierung dieser Governanceprozesse, indem sie Websites überwachen, verantwortliche Benutzer benachrichtigen, Antworten sammeln und bei Bedarf Durchsetzungsmaßnahmen ergreifen.

Vorteile der Lebenszyklusverwaltung für Standorte

Richtlinien für die Verwaltung des Lebenszyklus von Websites helfen Ihnen bei Folgendem:

  • Verringern Sie die Anzahl inaktiver oder abgebrochener Websites.
  • Identifizieren und beheben Sie Websites mit unzureichendem Besitz.
  • Stellen Sie sicher, dass Websites weiterhin einem gültigen Geschäftszweck dienen.
  • Verbessern Sie die Einhaltung der organisatorischen Governanceanforderungen.
  • Automatisieren Sie Benachrichtigungs-, Berichterstellungs- und Wartungsworkflows.
  • Sorgen Sie für eine gesündere und besser zu verwaltende SharePoint-Umgebung.

Arten von Richtlinien für die Lebenszyklusverwaltung von Websites

Die Verwaltung des Lebenszyklus von Websites umfasst drei Richtlinientypen, die unterschiedliche Governanceszenarien abdecken.

Screenshot von Richtlinien für die Websitelebenszyklusverwaltung im SharePoint Admin Center.

Richtlinientyp Zweck
Richtlinie zum Websitebesitz Trägt dazu bei, dass Websites über die erforderliche Anzahl von Besitzern oder Websiteadministratoren verfügen.
Richtlinie für inaktive Websites Identifiziert Websites, die über einen bestimmten Zeitraum nicht aktiv sind.
Richtlinie für Website-Nachweise Fordert regelmäßige Bestätigung an, dass eine Website noch benötigt wird und die organisatorischen Anforderungen erfüllt.

Verwenden Sie diese Richtlinien unabhängig voneinander oder gemeinsam, um eine umfassende Websitegovernancestrategie zu erstellen.

Richtlinien zum Websitebesitz

Durch Site-Besitzrichtlinien wird sichergestellt, dass jede Site über verantwortliche Personen verfügt, die für die Verwaltung verantwortlich sind. Sie können Besitzanforderungen definieren, z. B.:

  • Gibt an, ob der Besitz auf Websitebesitzern, Websiteadministratoren oder beiden basiert.
  • Die Mindestanzahl an Besitzern oder Administratoren, die für eine Website erforderlich sind.
  • Welche Benutzer Benachrichtigungen erhalten, wenn die Besitzanforderungen nicht erfüllt sind.

Sie können beispielsweise festlegen, dass alle Websites mindestens zwei Websitebesitzer haben müssen. Wenn eine Website diesen Schwellenwert unterschreitet, kann die Richtlinie die angegebenen Empfänger benachrichtigen und zu Korrekturmaßnahmen auffordern.

Websitebesitzrichtlinien tragen dazu bei, das Risiko von Websites ohne Besitzer zu verringern und die administrative Kontinuität zu verbessern, wenn Benutzer die Rolle wechseln oder die organization verlassen.

Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer SharePoint-Websitebesitzrichtlinie.

Richtlinien für inaktive Websites

Richtlinien für inaktive Websites helfen dabei, Websites zu identifizieren, die keine sinnvolle Geschäftsaktivität mehr aufweisen. Die Richtlinie bewertet die Aktivität in SharePoint und verbundenen Workloads wie Microsoft Teams, Exchange und Viva Engage, um festzustellen, ob eine Website aktiv bleibt.

Wenn eine Website den konfigurierten Inaktivitätsschwellenwert überschreitet, kann die Richtlinie Websitebesitzer oder Websiteadministratoren benachrichtigen und eine Bestätigung anfordern, dass die Website noch verwendet wird. Verwenden Sie Richtlinien für inaktive Websites, um:

  • Reduzieren Sie die Ausbreitung von Inhalten.
  • Identifizieren Sie verlassene Räume für die Zusammenarbeit.
  • Verbessern Sie die Speicherverwaltung.
  • Unterstützung langfristiger Governanceziele.

Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten inaktiver Websites mithilfe von Richtlinien für inaktive Websites.

Richtlinien für Website-Nachweise

Mithilfe von Richtlinien für Website-Nachweise können Organisationen regelmäßig überprüfen, ob Websites notwendig, geschäftsrelevant und mit internen Governanceanforderungen konform bleiben. Im Gegensatz zu Richtlinien für inaktive Websites, die sich auf erkannte Aktivitäten konzentrieren, erfordern Richtlinien zum Nachweis von Websites eine explizite Überprüfung durch bestimmte Websitebesitzer oder Websiteadministratoren.

Verwenden Sie Nachweisrichtlinien für Folgendes:

  • Vergewissern Sie sich, dass eine Website noch benötigt wird.
  • Überprüfen Sie die Eigenverantwortung und Verantwortlichkeit.
  • Überprüfen Sie den Zweck der Website und die geschäftliche Rechtfertigung.
  • Unterstützung von Governance- und Complianceprogrammen.

Weitere Informationen finden Sie unter Anfordern wiederkehrender Websitenachweise für SharePoint-Websites.

Überlappende Richtlinien desselben Richtlinientyps

Wenn mehrere Richtlinien desselben Richtlinientyps dieselbe Website enthalten, hilft SharePoint, doppelte Benachrichtigungen zu reduzieren, indem der gespeicherte Richtlinienverlauf auf Websiteebene verwendet wird.

Wenn innerhalb der letzten 30 Tage eine Benachrichtigung von einer Richtlinie dieses Typs gesendet wurde und die Website weiterhin nicht zertifiziert ist, werden keine weiteren Benachrichtigungen gesendet, und der Richtlinienausführungsbericht zeigt den Status der Website als "Benachrichtigt durch eine andere Richtlinie" an.

Wenn eine Website beispielsweise durch zwei verschiedene Richtlinien für inaktive Websites abgedeckt ist und eine Benachrichtigungs-E-Mail von der ersten Richtlinie empfängt, sendet die zweite Richtlinie innerhalb der nächsten 30 Tage keine zusätzlichen Benachrichtigungen, wenn die Website weiterhin nicht zertifiziert ist.

Es wird empfohlen, dass Richtlinien desselben Typs keine überlappenden Bereiche aufweisen. Wenn Websites unter mehrere Richtlinien desselben Typs fallen, können Benachrichtigungszeitpläne und Erzwingungsaktionen schwer vorherzusagen sein.

Überlappende Richtlinien unterschiedlicher Typen

Richtlinien unterschiedlichen Typs funktionieren zu Benachrichtigungszwecken unabhängig voneinander. Der Benachrichtigungsverlauf wird für jeden Richtlinientyp separat nachverfolgt.

Wenn eine Website beispielsweise in den Geltungsbereich einer Websitebesitzrichtlinie und einer Richtlinie für inaktive Websites fällt, erhalten Websitebesitzer möglicherweise Benachrichtigungen von beiden Richtlinien, wenn die jeweiligen Richtlinienbedingungen erfüllt sind.

Erzwingungsaktionen werden von jeder Richtlinie unabhängig ausgewertet. Wenn eine Richtlinie eine Erzwingungsaktion anwendet, die den Zustand der Website ändert, ist die Website möglicherweise nicht mehr für die Verarbeitung durch andere Richtlinien qualifiziert:

Wenn eine Richtlinie die Website in einen schreibgeschützten (gesperrten) Zustand versetzt, wird die Website nicht mehr in den Geltungsbereich anderer Richtlinien einbezogen.

Wenn eine Richtlinie die Website archiviert, erreicht die Website einen Endzustand und wird nicht mehr für die Erzwingung durch andere Richtlinien berücksichtigt.

Wenn mehrere Richtlinientypen auf dieselbe Website abzielen, wird die Erzwingungsaktion der Richtlinie, deren Bedingungen zuerst erfüllt werden, zuerst angewendet.

Deaktivieren oder Löschen einer Richtlinie

Durch das Deaktivieren oder Löschen einer Richtlinie werden zukünftige Aktivitäten dieser Richtlinie beendet, einschließlich Benachrichtigungen und Erzwingungsaktionen. Zuvor angewendete Aktionen werden nicht automatisch rückgängig gemacht.

Der Benachrichtigungsverlauf wird für jeden Richtlinientyp separat auf Standortebene geführt. Daher wirkt sich das Deaktivieren oder Löschen einer Richtlinie nicht auf den Benachrichtigungsverlauf aus, der anderen Richtlinientypen zugeordnet ist, die weiterhin auf die Website abzielen.

Für Richtlinien desselben Typs bleibt der gespeicherte Benachrichtigungsverlauf (einschließlich der Anzahl der Benachrichtigungen und des Datums der letzten Benachrichtigung) auch nach dem Deaktivieren oder Löschen einer Richtlinie erhalten. Dieser Verlauf wird natürlich zurückgesetzt, nachdem die Website 90 Tage lang nicht im Geltungsbereich dieses Richtlinientyps enthalten war.

Wenn der Benachrichtigungsverlauf früher zurückgesetzt werden muss, wenden Sie sich an den Microsoft-Support, um festzustellen, ob der gespeicherte Benachrichtigungsstatus gelöscht werden kann.

Wichtig

Vermeiden Sie zum Sicherstellen eines vorhersehbaren Verhaltens die Erstellung überlappender Richtlinien desselben Typs, die auf dieselben Websites ausgerichtet sind. Während SharePoint doppelte Benachrichtigungen nach Möglichkeit unterdrückt, können überlappende Richtlinien die Interpretation des Zeitplans für Benachrichtigungen und der Erzwingungsergebnisse erschweren.

Richtlinienausführung und Benachrichtigungen

Alle Richtlinien zur Verwaltung des Lebenszyklus von Websites unterstützen zwei Betriebsmodi:

  • Simulationsmodus – Führt die Richtlinie einmal aus und generiert einen Bericht ohne fortlaufende Erzwingung.
  • Aktiver Modus – Führt die Richtlinie nach einem wiederkehrenden Zeitplan aus, erstellt Berichte und sendet Benachrichtigungen an bestimmte Empfänger.

Richtlinienbenachrichtigungen verwenden Aktionen erfordernde Nachrichten in Outlook, damit Empfänger Governanceaktionen direkt aus einer E-Mail heraus durchführen können. Sie können auch Messaging-, Anleitungs- und Supportressourcen konfigurieren.

Erzwingungsaktionen

Nach mehreren Benachrichtigungsversuchen können Richtlinien zur Verwaltung des Lebenszyklus von Websites Durchsetzungsmaßnahmen ergreifen, wenn keine Antwort eingeht. Je nach Richtlinientyp sind folgende Aktionen verfügbar:

  • Führen Sie keine Maßnahmen aus, und fahren Sie mit der Berichterstellung fort.
  • Versetzen Sie Websites in den schreibgeschützten Modus.
  • Archiv von Websites nach einem konfigurierbaren schreibgeschützten Zeitraum mithilfe des Microsoft 365-Archivs.

Diese Erzwingungsoptionen helfen Organisationen, den Self-Service für Benutzer mit den Governanceanforderungen in Einklang zu bringen.

Berichterstellung und Überwachung

Bei jeder Richtlinienausführung werden Berichte generiert, die Administratoren helfen, die Ergebnisse der Richtlinie zu verstehen und Websites zu identifizieren, die Aufmerksamkeit erfordern. Berichte können Informationen enthalten wie:

  • Status des Websitebesitzes.
  • Status der Websiteaktivität.
  • Benachrichtigungsverlauf.
  • Erzwingungsaktionen.
  • Websitemetadaten und Konfigurationsdetails.

Verwenden Sie diese Berichte, um Governancetrends zu überwachen und Korrekturmaßnahmen zu priorisieren.

Viele Organisationen erzielen die besten Ergebnisse, wenn sie alle drei Richtlinientypen kombinieren:

Zusammen tragen diese Richtlinien dazu bei, eine sichere, gut verwaltete und nachhaltige SharePoint-Umgebung aufrechtzuerhalten.

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