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So verwenden Sie Genehmigungsworkflows

Wenn eine Person einen Datensatz genehmigen muss, z. B. einen neuen Einkaufsbeleg oder Debitor, können Sie eine Genehmigungsanforderung als Teil eines Workflows senden. Je nachdem, wie Sie den Workflow einrichten, wird der entsprechende Genehmiger benachrichtigt, dass der Datensatz genehmigt werden muss.

Sie richten Genehmigungsworkflows auf der Seite Workflow ein. Außerdem müssen Sie auf der Seite Genehmigungsbenutzereinrichtung die Genehmigungsbenutzer festlegen, einschließlich aller relevanten Betragsgrenzen. Erfahren Sie mehr unter Genehmigungsworkflows einrichten.

Neben den Genehmigungsworkflow, wie in diesem Artikel beschrieben, können Sie auch verschiedene andere Aufgaben für Workflows ausführen. Erfahren Sie mehr unter Genehmigungsworkflows verwenden.

Wesentliche Genehmigungsworkflows für Einkaufsbelege, Verkaufsbelege, Zahlungsausgangs Buch.-Blätter, Debitorenkarten und Artikelkarten können als Leitfaden gestartet werden. Weitere Informationen unter Bereitschaft für die Geschäftsabwicklung.

Genehmigung eines Datensatzes anfordern

Ein genehmigender Benutzer führt die folgende Aufgabe durch.

  1. Wählen Sie auf der Seite, auf der der Datensatz angezeigt wird, die Aktion Genehmigungsantrag senden.
  2. Um sich alle Ihre Genehmigungsanforderungen anzeigen zu lassen, wählen Sie das Symbol Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet. aus, geben Sie Genehmigungsanforderungsposten ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.

Der Status des Genehmigungspostens wird von Erstellt in Offen aktualisiert. Der Status des Datensatzes, z. B. einer Einkaufsrechnung, wird von Offen zu Ausstehende Genehmigung aktualisiert und ist für eine Bearbeitung gesperrt, bis alle Genehmiger den Datensatz genehmigen.

Nachdem alle erforderlichen Genehmiger den Datensatz genehmigt haben, ändert sich der Status in Freigegeben. Sie können dann Ihre Aufgaben für diesen Datensatz fortsetzen.

Genehmigungsanforderungen stornieren

Ein Genehmigungsbenutzer mit Genehmigerrechten kann Genehmigungsanforderungen stornieren.

Ein Debitor möchte möglicherweise Änderungen an einem Auftrag vornehmen, nachdem dieser zur Genehmigung übermittelt wurde. In diesem Fall können Sie den Genehmigungsvorgang abbrechen, die notwendigen Änderungen an dem Auftrag durchführen und eine erneute Genehmigung anfordern.

  • Wählen Sie auf der Seite, auf der der Datensatz angezeigt wird, die Aktion Genehmigungsanfrage stornieren.

Wenn eine Genehmigungsanforderung storniert wurde, wird der Status des entsprechenden Genehmigungspostens in Storniert geändert. Der Status des Datensatzes wird von Ausstehende Genehmigung in Offen aktualisiert. Nun kann der Genehmigungsvorgang von vorne beginnen.

Genehmigungsanforderungen genehmigen oder ablehnen

Ein Genehmigungsbenutzer mit Genehmigerrechten kann Genehmigungsanforderungen genehmigen oder ablehnen.

Sie können Genehmigungsanforderungen auf der Seite Zu genehmigende Anforderungen verarbeiten, einschließlich Genehmigung mehrerer Anforderungen gleichzeitig. Alternativ können Sie einzelne Datensätze genehmigen, indem Sie den Link in der Benachrichtigung auswählen, die Sie erhalten.

  1. Wählen Sie das Symbol Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet. aus, geben Sie Zu genehmigende Anforderungen ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
  2. Wählen Sie mindestens eine Zeile der Datensätze zur Genehmigung oder Ablehnung aus.
  3. Wählen Sie die Aktion Genehmigen, Ablehnen, oder Delegieren aus.

Wenn ein Datensatz genehmigt oder abgelehnt wird, ändert sich der Genehmigungsstatus im Feld Status entsprechend zu Genehmigt oder Abgelehnt.

Wenn eine Genehmigerhierarchie eingerichtet wird, ist der Datensatzstatus Ausstehende Genehmigung, bis alle angeforderten Genehmiger den Datensatz genehmigen. Dann ändert sich der Datensatzstatus zu Freigegeben.

Gleichzeitig ändert sich der Genehmigungsstatus von Erstellt zu Offen, sobald eine Genehmigungsanforderung für den Datensatz erstellt wird. Wenn die Anforderung abgelehnt wurde, ändert sich der Genehmigungsstatus zu Abgelehnt. Der Status bleibt Offen oder Abgelehnt, bis alle Genehmiger die Anforderung genehmigen.

Genehmigungsanforderungen delegieren

Ein Genehmigungsbenutzer mit Genehmigerrechten kann Genehmigungsanforderungen delegieren.

Damit verhindert wird, dass sich Datensätze ansammeln oder anderweitig den Workflow blockieren, können der Genehmiger und der Genehmigungsadministrator eine Genehmigungsanforderung an einen stellvertretenden Genehmiger delegieren. Der Ersatz kann entweder ein festgelegter Ersatz, der direkte Genehmiger oder der Genehmigungsadministrator sein (in dieser Prioritätenreihenfolge). In der Regel nutzen Sie diese Funktion dann, wenn ein Genehmiger nicht verfügbar oder Anforderungen nicht vor dem Fälligkeitsdatum genehmigen kann.

  1. Wählen Sie das Symbol Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet. aus, geben Sie Zu genehmigende Anforderungen ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
  2. Wählen Sie mindestens eine Zeile für die Genehmigungsanforderungen aus, die Sie an einen Ersatzgenehmiger delegieren möchten, und wählen Sie dann die Aktion Delegieren.

Eine Benachrichtigung zur Genehmigung der Anforderung wird an den stellvertretenden Genehmiger gesendet.

Überfällige Genehmigungsanforderungen verwalten

Ein Genehmigungsbenutzer mit Genehmigerrechten kann Benutzer des Genehmigungsworkflows an überfällige Genehmigungsanforderungen erinnern. Dazu verwenden Sie die Aktion Überfällige Genehmigungsbenachrichtigungen senden.

Die Aktion Überfällige Genehmigungsbenachrichtigungen senden ermittelt alle offenen Genehmigungsanforderungen, die zurzeit fällig sind. Jeder Genehmiger mit mindestens einem überfälligen Genehmigungsposten erhält eine Benachrichtigung mit der Liste aller fälligen Genehmigungsanforderungen. Die Benachrichtigung wird auch an den Genehmiger und an alle Anforderer der fälligen Genehmigungen gesendet. Dieser letzte Schritt ist hilfreich, wenn der fällige Genehmigungsposten an einen Stellvertreter delegiert werden muss.

  1. Wählen Sie das Symbol Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet. aus, geben Sie Überfällige Genehmigungsanfragen ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
  2. Wählen Sie auf der Seite Überfällige Genehmigungsanfragen die Aktion Überfällige Genehmigungsbenachrichtigungen senden aus.

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