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E-Belege einrichten

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Wichtig

Das E-Beleg-Kernmodul ist ein Framework. Standardmäßig gibt es kein Feld Serviceintegration . Wenn die Optionen Dokumentformat standardmäßig angezeigt werden, beachten Sie, dass sie als Beispiel angeboten werden und dass bei der Lokalisierung ein detailliertes Format bereitgestellt werden muss. Diese Details gehören zu Lokalisierungs-Apps, da sie für lokale Anforderungen spezifisch sind.

Notiz

Ab Version 23.2 wird im Feld Dokumentformat ein standardmäßiges PEPPOL-Dokumentformat als globales Format hinzugefügt. Bedenken Sie, dass Sie dieses Format wahrscheinlich nicht so verwenden können, wie es ist. Es handelt sich um ein W1-Format, das bereitgestellt wird, um die Verwendung dieses Features zu veranschaulichen. Wir empfehlen Ihnen, das vorhandene PEPPOL-Format zu testen, bevor Sie mit der Verwendung dieses Formats beginnen.

Der erste Schritt bei der Konfiguration elektronischer Belege (E-Beleg) besteht in der Einrichtung des E-Beleg-Dienstes, in dem Sie das gesamte Verhalten Ihres Systems in Bezug auf die E-Beleg-Kommunikation konfigurieren.

Den E-Belegdienst einrichten

Gehen Sie wie folgt vor, um den E-Beleg-Dienst einzurichten.

  1. Auswählen das Symbol Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet., geben Sie E-Document Services ein und Auswählen dann das zugehörige verknüpfen.

  2. Auswählen Neu, und konfigurieren Sie dann auf der Seite E-Dokument-Dienste auf der Inforegisterkarte Allgemein die Felder wie in der folgenden Tabelle beschrieben.

    Feld Beschreibung
    Code Wählen Sie den Einrichtungscode für den elektronischen Beleg aus.
    Beschreibung Geben Sie eine kurze Beschreibung für die Einrichtung des elektronischen Exports an.
    Belegformat

    Das Exportformat für die Einrichtung des elektronischen Exports.

    Standardmäßig gibt es in diesem Feld zwei Optionen. Sie können Auswählen PEPPOL BIS 3 als generisches codebasiertes Format oder Datenaustausch verwenden, wenn Sie Vordokumente bestimmter Formate auf der FastTab Datenaustauschdefinition einrichten müssen.
    Dienstintegration Wählen Sie den Integrationscode für die Einrichtung des elektronischen Exports aus. In Zyklus 1 ist die einzige Option Keine Integration.
    Stapelverarbeitung verwenden Geben Sie an, ob der Dienst für den Export die Stapelverarbeitung verwendet.

  3. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte Importierte Parameter die Felder wie in der folgenden Tabelle beschrieben.

    Feld Beschreibung
    Empfangendes Unternehmen überprüfen Geben Sie an, ob eingehende Unternehmensinformationen während des Imports überprüft werden müssen.
    Einheit auflösen Geben Sie an, ob die Einheit während des Imports aufgelöst werden soll.
    Artikelreferenz nachschlagen Geben Sie an, ob ein Artikel während des Imports anhand der Artikelreferenz gesucht werden soll.
    Artikel-GTIN suchen Geben Sie an, ob ein Artikel während des Imports anhand der Global Trade Item Number (GTIN) gesucht werden soll.
    Kontozuordnung nachschlagen Geben Sie an, ob beim Importieren im Konto Zuordnung nach dem eingehenden Text nach einem Konto gesucht werden soll.
    Zeilenrabatt überprüfen Geben Sie an, ob während des Imports ein Zeilenrabatt überprüft werden soll.
    Rechnungsrabatt anwenden Geben Sie an, ob während des Imports ein Rechnungsrabatt angewendet werden soll.
    Summen überprüfen Geben Sie an, ob während des Imports eine Rechnungssumme überprüft werden soll.
    Auftrag aktualisieren Geben Sie an, ob die entsprechende Bestellung aktualisiert werden muss.
    Buch.-Blattzeilen erstellen Geben Sie an, ob anstelle eines Einkaufsbelegs eine Buchungsblattzeile erstellt werden muss. Wählen Sie diese Option, wenn Sie Buchungsblätter als Ziel für Ihre Rechnungen verwenden möchten.
    Fibu Buch.-Blattvorlagenname Geben Sie den Namen der Fibu Buch.-Blattvorlage an, der für die Erstellung der Buchungsblattzeile verwendet wird. Dieses Feld gilt, wenn Sie Buchungsblätter als Ziel für Ihre Rechnungen verwenden möchten.
    Fibu Buch.-Blattname Geben Sie den Namen des Fibu Buch.-Blatts an, der für die Erstellung der Buchungsblattzeile verwendet wird. Dieses Feld gilt, wenn Sie Buchungsblätter als Ziel für Ihre Rechnungen verwenden möchten.
    Automatischer Import Geben Sie an, ob Belege automatisch aus dem Dienst importiert werden sollen.
    Stapel-Startzeit Geben Sie die Startzeit für Importaufträge an.
    Minuten zwischen Ausführungen Geben Sie die Anzahl der Minuten zwischen den Ausführungen von Importaufträgen an.

  4. Wenn Sie im Feld Dokumentformat auf dem Inforegister Allgemein die Option Datenaustausch ausgewählt haben, verwenden Sie das Inforegister Datenaustauschdefinition , um die folgenden Felder festzulegen.

    Feld Beschreibung
    Belegtyp Geben Sie den Belegtyp an, der den Datenaustausch zum Importieren und Exportieren der Daten verwendet. Beispiele hierfür sind Verkaufsrechnung, Verkaufsgutschrift und Einkaufsrechnung.
    Datenaustausch-Definitionscode importieren Geben Sie den Datenaustauschcode an, der zum Importieren der Daten verwendet wird. Nutzen Sie dieses Feld nur, um im Kaufprozess einen Beleg zu erhalten.
    Datenaustausch-Definitionscode exportieren Geben Sie den Datenaustauschcode an, der zum Exportieren der Daten verwendet wird. Verwenden Sie dieses Feld nur, um Belege im Verkaufsprozess zu liefern.

Notiz

Es gibt vorbereitete Datenaustauschdefinitionen für das PEPPOL-Format, die sich auf den Standardverkaufs- und Einkaufsbeleg beziehen. Allerdings können Sie diese Definitionen wahrscheinlich nicht so verwenden, wie sie sind. Es handelt sich dabei ausschließlich um W1-Formate, die bereitgestellt werden, um die Verwendung dieses Features zu veranschaulichen. Wir empfehlen Ihnen, das vorhandene PEPPOL-Format zu testen, bevor Sie mit ihrer Verwendung beginnen.

Wenn Sie das Format Datenaustauschdefinition in Ihrer Lokalisierung konfiguriert haben, können Sie für jeden benötigten Dokumenttyp eine Zeile hinzufügen. Fügen Sie Zeilen hinzu, die dem Standarddatenaustauschbeispiel für das W1-PEPPOL-Format entsprechen. Markieren Sie jedoch zuerst Auswählen die Option Dokumenttyp für jede Zeile, die Sie benötigen. Auswählen für jeden Datentyp den Import Data Exchange Def. Code oder Export Data Exchange Def. Code Wert, den Sie verwenden möchten.

Wenn Sie das Format Data Exchange Definition nicht verwenden, können Sie Formate mithilfe der Schnittstelle erstellen und konfigurieren. Anpassen die Informationen in den Export Zuordnung and Import Zuordnung Zeilen, wo Sie die Tabellen und Felder zum Konfigurieren von Transformationsregeln finden. In diesem Fall müssen Sie im Feld Dokumentformat eine neue Option hinzufügen, die sich auf Ihr Format bezieht.

Unterstützte Belegtypen

Unterstützte Dokumenttypen basieren auf dem gewählten Dokumentformat. Um zu prüfen, welche Dokumenttypen unterstützt werden, wählen Sie auf der Seite E-Document Services die Aktion Unterstützte Dokumenttypen . Die Spalte Vom E-Document-Service unterstützte Quelldokumenttypen wird geöffnet. In der Spalte Quelldokumenttyp können Sie verschiedene Dokumenttypen auswählen, um sie für das von Ihnen geplante Format zu unterstützen. Stellen Sie sicher, dass Sie den Belegtyp nicht verwenden, wenn dieser Beleg auf dieser Seite nicht ausgewählt ist.

Ein Belegsendeprofil einrichten

Sie können für jeden Debitor eine bevorzugte Methode zum Senden von Verkaufsbelegen einrichten. Auf diese Weise müssen Sie nicht jedes Mal eine Sendeoption auswählen, wenn Sie die Aktion Posten und Senden auswählen. Auf der Seite Dokumentensendeprofile können Sie unterschiedliche Sendeprofile einrichten und diese dann im Feld Dokumentensendeprofil auf einem Kunden-Karte Auswählen. Sie können das Kontrollkästchen Standard Auswählen, um festzulegen, dass ein Dokumentsendeprofil das Standardprofil für alle Kunden ist, mit Ausnahme von Kunden, bei denen das Feld Dokumentensendeprofil auf ein anderes Sendeprofil eingestellt ist.

Diese Funktionalität wird zum Einrichten der Automatisierung der elektronischen Fakturierung verwendet. Wenn Sie für einen Verkaufsbeleg die Option Buchen und Senden auswählen, wird im Dialogfeld Buchungs- und Sendebestätigung das verwendete Sendeprofil angezeigt: entweder das für den Kunden eingerichtete Profil oder das Standardprofil für alle Kunden.

Gehen Sie wie folgt vor, um ein Belegsendeprofil einzurichten.

  1. Auswählen das Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet.-Symbol, geben Sie Dokumentensendeprofil ein und Auswählen dann das zugehörige verknüpfen.

  2. Klicken Sie auf der Seite Dokumentensendeprofile auf Auswählen Neu.

  3. Geben Sie auf der Registerkarte Allgemeines alle erforderlichen Feldinformationen ein.

  4. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte Sendeoptionen die Felder wie in der folgenden Tabelle beschrieben.

    Feld Beschreibung
    Elektronischer Beleg Geben Sie an, ob das Dokument als E-Dokument gesendet wird, das der Kunde in sein System importieren kann, wenn Sie Auswählen Posten und Senden. Um diese Option zu verwenden, müssen Sie auch das Feld Format oder Electronic Document Service Flow Code festlegen. Alternativ kann die Datei auf einem Datenträger gespeichert werden.
    Format Geben Sie das Format an, das zum Senden eines E-Belegs verwendet werden soll. Dieses Feld ist erforderlich, wenn Sie Auswählen Durch Dokumentenaustausch im Feld Elektronisches Dokument verwenden.
    Serviceflowcode für elektronischen Beleg Geben Sie den elektronischen Serviceflow an, der zum Senden von Belegen verwendet wird. Dieses Feld ist erforderlich, wenn Sie Auswählen Erweiterter E-Document-Service-Flow im Feld Elektronisches Dokument verwenden.

    Notiz

    Wenn Sie im Feld Elektronisches Dokument Auswählen Erweiterter E-Dokument-Service-Flow verwenden, muss der Workflow für Ihre E-Dokumente bereits konfiguriert sein.

Den Workflow einrichten

Gehen Sie wie folgt vor, um den Workflow einzurichten, der in der E-Beleg-Funktionalität verwendet wird.

  1. Auswählen das Symbol Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet., geben Sie Workflow-Vorlagen ein und Auswählen dann das zugehörige verknüpfen.
  2. Wenn Sie auf der Seite Workflow-Vorlagen keine E-Dokument-Workflow-Vorlagen finden können, Auswählen Microsoft-Vorlagen zurücksetzen. Anschließend sollten E-Dokument-Workflow-Vorlagen angezeigt werden. Schließen Sie die Seite.
  3. Auswählen das Symbol Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet., geben Sie Workflows ein und Auswählen dann das zugehörige verknüpfen.
  4. Wählen Sie die Aktion Neuer Workflow aus Vorlage aus, um eine Vorlage für den E-Dokumentenprozess zu Auswählen. Die verfügbaren Vorlagen sind An einen Dienst senden und An mehrere Dienste senden.
  5. Auswählen OK um die Einrichtung des Workflows abzuschließen.
  6. Im Dann Antwort field, Auswählen E-Dokument mithilfe des Setups senden , um die Workflow-Antworten zu konfigurieren.
  7. Auswählen den von Ihnen erstellten E-Document-Service als Option, wählen Sie OK und aktivieren Sie dann den Workflow.

Notiz

Sie können Ihren eigenen Workflow für E-Belege erstellen, ohne vordefinierte Workflow-Vorlagen zu verwenden. Wenn Sie mehr Dienste haben, können Sie unterschiedliche Workflows nutzen.

Um weitere Workflows zu nutzen, konfigurieren Sie diese über die Belegsendeprofile für verschiedene Debitoren. Geben Sie beim Einrichten des Workflows das Dokumentsendeprofil in der Spalte Unter Bedingung auf der Inforegisterkarte Workflow-Schritte an, da Sie in Workflows nicht zwei Dienste haben können, die dasselbe Dokumentsendeprofil verwenden.

Wenn Sie Ihren Workflow auf der Seite Workflows konfigurieren, fügen Sie zeigen in das Feld Unter Bedingung auf der Registerkarte Workflow-Schritte ein. Geben Sie auf der Seite Ereignisbedingungen im Feld Filter Auswählen das Dokumentsendeprofil ein, das Sie verwenden möchten.

Richten Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie für E-Belege ein

E-Belege können im Hinblick darauf, wie lange die E-Belege aufbewahrt werden müssen, verschiedenen lokalen Gesetzen unterliegen. Aus diesem Grund haben wir eine Aufbewahrungsrichtlinie für alle wichtigen Informationen im Zusammenhang mit E-Belegen hinzugefügt. Administrierende können Aufbewahrungsrichtlinien festlegen, die bestimmen, wie häufig Dynamics 365 Business Central veraltete Datensätze im Zusammenhang mit E-Belegen gelöscht werden. Weitere Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien finden Sie unter Aufbewahrungsrichtlinien definieren.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Aufbewahrungsrichtlinien für E-Belege einzurichten.

  1. Wählen Sie auf der Seite E-Document Services die Aktion Aufbewahrungsrichtlinie aus.

  2. Wenn die Aktion abgeschlossen ist, wählen Sie eine der folgenden Aufbewahrungsrichtlinien zum Einrichten aus:

    • E-Beleg-Protokoll
    • Integrationsprotokoll für E-Belege
    • E-Beleg-Zuordnungsprotokoll
    • E-Beleg-Datenspeicherung

E-Belegdemodaten

Notiz

Ab Business Central Version 24.0 ist es möglich, Demodaten für E-Belege einzurichten.

Um das Testen und Vorführen der Funktionen von E-Dokumenten zu vereinfachen, hat Microsoft ein neues Demomodul für elektronische Dokumente erstellt. Um dieses Modul zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Auswählen das Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet.-Symbol, geben Sie Contoso Demo Tool ein und Auswählen dann das zugehörige verknüpfen.
  2. Bevor Sie das E-Document Contoso Module aktivieren, müssen Sie aufgrund von Abhängigkeiten die folgenden Module aktiviert haben: Common Module und Warehouse Module.
  3. Nachdem Sie diese Module aktiviert haben, Auswählen das E-Documents Contoso Module und wählen Sie dann die Aktion Generieren aus.
  4. Gehen Sie wie folgt vor.
  5. Schließen Sie die Seite.

Sobald Sie ein aktiviertes Modul haben, haben Sie neue Demoelemente erstellt, sechs elektronische Dokumente (basierend auf Peppol BIS 3) importiert und E-Document Services bereits mit erstellten Workflows konfiguriert.

Siehe auch

So nutzen Sie E-Dokumente im Vertrieb
So nutzen Sie E-Dokumente im Einkauf
So erweitern Sie E-Dokumente in Business Central
Finanzmanagement
Rechnungsverkauf
Erfassung von Einkäufen mit Einkaufsrechnungen und Bestellungen
Arbeiten mit Business Central

Hier finden Sie kostenlose E-Learning-Module für Business Central