Einkäufe mit Einkaufsrechnungen und Aufträgen erfassen

Sie erstellen eine Einkaufsrechnung oder Einkaufsbestellung, um die Kosten der Einkäufe zu erfassen und Kreditoren zu verfolgen. Einkaufsrechnungen und Retouren werden auch verwendet, um Lagerbestände dynamisch zu aktualisieren, sodass Sie Ihre Lagerbestandskosten minimieren und besseren Debitorenservice bereitstellen können. Die Einkaufskosten, einschließlich Servicekosten, und Bestandswerte, die sich aus der Buchung von Einkaufsrechnungen oder Aufträgen ergeben, tragen zu Gewinn- und Finanzkennzahlen (FINANCIAL Key Performance Indicators, KPIs) bei.

Einkäufe mit Einkaufsrechnungen erfassen

Wenn Sie die Bestandsartikel erhalten oder wenn die gekaufte Dienstleistung abgeschlossen ist, buchen Sie die Rechnung, um die Bestands- und Finanzdaten zu aktualisieren und die Zahlung an den Lieferanten gemäß den Zahlungsbedingungen zu aktivieren. Zahlungen vornehmen.

Vorsicht

Posten Sie keine Einkaufsrechnung für physische Artikel, bis Sie die Artikel erhalten und die Endkosten des Kaufs kennen, einschließlich zusätzlicher Gebühren. Andernfalls könnten Ihre Bestandswerte und Gewinnzahlen verzerrt sein.

Eine Verkaufsrechnung erstellen und buchen

Im folgenden Schritt wird beschrieben, wie Sie eine Einkaufsrechnung erstellen. Die Schritte für die Erstellung einer Bestellung sind ähnlich. Der Hauptunterschied besteht darin, dass Bestellungen einige zusätzliche Felder und Aktionen für die physische Handhabung von Artikeln haben.

1. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke "Suchen " (AltQ) aus, geben Sie " Rechnungen kaufen" ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

2. Geben Sie in das Feld Kreditorenname den Namen eines vorhandenen Kreditors ein.

   Andere Felder auf der Seite Einkaufsrechnung werden nun mit den Standardinformationen für den ausgewählten Kreditor ausgefüllt. Wenn der Kreditor noch nicht erfasst wurde, dann führen Sie die folgenden Schritte durch:

   1. Geben Sie im Feld Kreditorenname den Namen eines neuen Kreditors ein.
   2. Klicken Sie im Dialogfeld auf Ja, um den neuen Kreditor zu bestätigen.
   3. Weitere Informationen zum Ausfüllen der Kreditorenkarte finden Sie unter Neue Kreditoren registrieren.
   4. Wenn Sie die Kreditorenkarte abgeschlossen haben, wählen Sie OK, um zur Seite Einkaufsrechnung zurückzugehen.

3. Füllen Sie auf der Seite Einkaufsrechnung die Felder wie benötigt aus. Fahren Sie über ein Feld, um eine Kurzbeschreibung zu lesen.

   Sie sind nun bereit, die Einkaufsrechnungszeilen mit vom Kreditor gekauften Artikeln oder Ressourcen auszufüllen.

   Hinweis

   Wenn Sie wiederkehrende Einkaufspositionen für den Lieferanten einrichten, z. B. einen monatlichen Auffüllauftrag, können Sie diese Zeilen auf der Rechnung hinzufügen, indem Sie die Aktion " Wiederkehrende Einkaufspositionen abrufen " auswählen.

4. Geben Sie auf der Seite Zeilen Inforegister in das Feld Positionsnummer die Nummer eines Bestandsartikels oder einer Dienstleistung ein.

5. Geben Sie im Feld "Menge " die Anzahl der zu kaufenden Artikel ein.

   Das Feld Zeilenbetrag wird aktualisiert und zeigt den Wert im Feld Direkte Kosten pro Einheit multipliziert mit dem Wert im Feld Menge.

   Der Preis und der Zeilenbetrag auf den Verkaufsrechnungszeilen werden mit oder ohne MwSt. angezeigt, je nachdem, was Sie im Feld Preis inklusive Mehrwertsteuer auf der Kreditorenkarte ausgewählt haben.

   Die Summenfelder unter den Positionen werden automatisch aktualisiert, wenn Sie Positionen erstellen oder ändern, um die Beträge anzuzeigen, die auf die Sachkonten gebucht werden.

6. Geben Sie im Feld Rabattbetrag in Rechnung stellen einen Betrag ein, der vom Wert abgezogen werden soll, der im Feld Total inklusive Mehrwertsteuer im unteren Bereich der Rechnung angezeigt wird.

   Hinweis

   Wenn Sie Rechnungsrabatte für den Lieferanten einrichten, wird der Prozentwert automatisch in das Feld "Kreditorenrechnungsrabatt" % eingefügt, wenn die Kriterien erfüllt sind. Der zugeordnete Betrag wird dann im Feld Rechnungsrabattbetrag eingefügt.

7. Wenn Sie die gekauften Artikel oder Dienstleistungen erhalten, wählen Sie Buchen.

Der Kauf wird nun im Bestand, in den Ressourcen-Sachkonten und in den Finanzdokument widergespiegelt, und die Kreditorenzahlung wird aktiviert. Die Einkaufsrechnung wird in der Liste der gebuchten Einkaufsrechnungen entfernt und durch einen neuen Beleg in der Liste der gebuchten Einkaufsrechnungen ersetzt. Weitere Informationen dazu, was passiert, wenn Sie Einkaufbelege buchen, finden Sie unter Einkäufe buchen.

Hinweis

In seltenen Fällen unterscheiden sich die gebuchten Beträge möglicherweise von dem, was in den Summenfeldern angezeigt wird. In der Regel ist die Differenz auf Rundungsberechnungen für Mehrwertsteuer (MwSt) oder Umsatzsteuer zurückzuführen.

Um die Beträge vor dem Beitrag zu überprüfen, wechseln Sie zur Seite "Statistik ", auf der die Rundungsberechnungen berücksichtigt werden. Wenn Sie auch die Freigabeaktion auswählen, werden die Summenfelder aktualisiert, um Rundungsberechnungen einzuschließen.

Mit gebuchten Rechnungen

Sobald die Rechnung gebucht wurde, finden Sie sie in der Liste der gebuchten Rechnungen. Die Liste Gebuchte Verkaufsrechnungen und die Liste Gebuchte Einkaufsrechnungen zeigt die gebuchten Rechnungen mit den endgültigen Rechnungsnummern. In der Liste können Sie jede gebuchte Rechnung nachschlagen und eine gebuchte Rechnung korrigieren oder stornieren.

Für jede gebuchte Rechnung können Sie Statistiken, Dimensionen und die Sachposten nachschlagen, die das Ergebnis der gebuchten Rechnung sind. Sie können die gebuchte Rechnung auch ausdrucken oder senden.

Sie können eine gebuchte Einkaufsrechnung einfach korrigieren oder stornieren, bevor Sie den Kreditor bezahlen. Zum Beispiel, wenn Sie einen Tippfehler korrigieren möchten oder den Kauf früh im Bestellvorgang ändern möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Ändern oder Löschen einer unbezahlten Bestellungsrechnung. Um den Kauf eines Artikels oder Services auf einer gebuchten Einkaufsrechnung, für welche die Zahlung verarbeitet wird, rückgängig zu machen, erstellen Sie eine Einkaufsgutschrift. Weitere Informationen finden Sie unter Verarbeiten einer Bestellungsrücklieferung oder von Stornierungen.

Öffnen Sie die Liste Gebuchte Einkaufsrechnungen in Business Central.

Nicht-Bestandsartikel kaufen

Die Zeilen auf einer Einkaufsrechnung können vom Typ Ressource oder Artikel sein. Artikelkarten können als Bestand, Service oder Nicht-Bestand klassifiziert werden, wenn die Einheit eine physische Einheit ist, eine Arbeitszeiteinheit (auch anwendbar auf Ressourcen) oder eine physische Einheit, die nicht auf Lager ist. Erfahren Sie mehr unter Registrieren Sie neue Artikel. Der Einkaufsrechnungsprozess ist derselbe für alle erwähnten Artikeltypen.

Hinweis

Mit dem Zeilentyp Ressource Bestellzeile können Sie auch externe Ressourcen einkaufen, z.B. um einem Kreditor die gelieferte Arbeit in Rechnung zu stellen. Erfahren Sie mehr unter Ressourcen einrichten.

Um eine erworbene Ressource zu verwenden, müssen Sie möglicherweise die Kapazität der Ressource festlegen und sie einem Projekt manuell zuweisen. Durch den Kauf einer Ressource wird ein Ressourcenbucheintrag erstellt; Ressourcenbucheinträge werden jedoch nicht wie Artikel hinsichtlich Menge und Wert nachverfolgt. Wenn eine Mengen- und Wertverfolgung erforderlich ist, sollten Sie die Verwendung anderer Positionsarten in Betracht ziehen.

Verwendung von Bestellungen

Verwenden Sie Bestellungen, wenn Sie Teillieferungen einer Bestellmenge erfassen müssen. Zum Beispiel, weil der Kreditor nicht die vollständige Menge vorrätig hat. Wenn Sie verkaufte Artikel liefern, indem Sie direkt von Ihrem Kreditor an Ihren Debitor versenden, müssen Sie ebenfalls Retouren verwenden. Erfahren Sie mehr unter Direktlieferungen machen.

In allen anderen Aspekten ist das Vorgehen bei Retouren genau wie bei Einkaufsrechnungen. Das folgende Verfahren basiert auf einer Einkaufsrechnung. Bei einer Bestellung sind die Schritte ähnlich.

Empfangen Sie Artikel mit einer Einkaufsbestellung

Der folgende Schritt beschreibt, wie Artikel mit einer Bestellung empfangen werden.

1. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke die Option Suchen (AltQ) aus, geben Sie "Bestellungen" ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

2. Öffnen Sie eine bestehende Bestellung, oder erstellen Sie eine neue.

3. Geben Sie in dem Feld Menge akt. Lieferung die empfangene Menge an.

   Hinweis

   Wenn die empfangene Menge mehr als die Menge in der Bestellung ist und der Lieferant so eingerichtet ist, dass Überbestätigungen zulässig sind, verwenden Sie das Feld "Over-Receive ", um die übermäßige Menge zu verarbeiten. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Um mehr Artikel als bestellt zu erhalten.

4. Wählen Sie die Aktion Buchen aus.

Der Wert im Feld Bereits gelief. Menge wird aktualisiert. Wenn es sich dabei um eine Teillieferung handelt, ist der Wert niedriger als der Wert im Feld Menge.

Hinweis

Wenn Sie eine Lagerdurchlaufzeit verwenden, können Sie nicht die Aktion Buchen auf die Bestellung anwenden, um den Beleg zu erfassen. Ein Lagermitarbeiter hat die Bestellmenge bereits nach Erhalt verbucht. Weitere Informationen finden Sie unter Designdetails - Eingehender Lagerfluss.

Mehr Artikel als bestellt erhalten

Wenn mehr Waren ankommen, als bestellt waren, möchten Sie diese möglicherweise erhalten, anstatt den Beleg zu stornieren. Beispielsweise kann es billiger sein, die überschüssigen Artikel Ihres Inventars zu behalten, als sie zurückzugeben, oder Ihr Kreditor bietet Ihnen möglicherweise einen Skonto an, wenn Sie sie behalten.

Im nachfolgenden Video wird der Umgang mit Übereingängen veranschaulicht.

Richten Sie Übereingänge ein

Erstellen Sie Eingangsüberschusscodes, um einen Prozentsatz zu definieren, um den eine erhaltene Menge die bestellte Menge überschreiten darf. Geben Sie den Prozentsatz im Feld Übereingangtoleranz % an. Sie weisen dann den Code auf den Seiten Artikelkarte oder Kreditorenkarte für Artikel und Kreditoren zu.

1. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke die Option Suchen (AltQ) aus, geben Sie Over-Receipt Codes ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
2. Füllen Sie die Felder je nach Bedarf aus. Fahren Sie über ein Feld, um eine Kurzbeschreibung zu lesen.

Hinweis

Sie können einen Genehmigungs-Workflow einrichten, um zu verlangen, dass jemand überzählige Belege genehmigt, bevor sie bearbeitet werden können. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Genehmigung erforderlich auf der Seite Eingangsüberschuss-Code. Erfahren Sie mehr unter Workflows erstellen.

Den Eingangsüberschusscode einem Artikel zuweisen

1. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke "Suchen " (AltQ) aus, geben Sie "Elemente" ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
2. Öffnen Sie die Seite Artikelkarte des zugehörigen Artikels.
3. Wählen Sie im Feld Eingangsüberschusscode den Code aus, der den Prozentsatz enthält, den Sie für Übereingänge zulassen möchten.

Der Übereingangscode wird dem Artikel zugewiesen. Retouren oder Wareneingänge für den Artikel erlauben Ihnen nun den Empfang von mehr als der bestellten Menge innerhalb des Prozentsatzes der Überzugstoleranz.

Hinweis

Sie können Artikel für Bestellungen, die aus Pauschalbestellungen erstellt wurden, nicht überempfangen. Mehr erfahren unter Arbeiten mit Rahmenbestellungen.

Übereingang eines Auftrags

In Einkaufs- und Lagerzugangszeilen wird das Feld Über-Empfangsmenge dazu verwendet, überzählige Mengen zu erfassen, d.h. Mengen, die den Wert im Feld Menge, die bestellte Menge, überschreiten.

Wenn Sie einen Übereingang bearbeiten, können Sie entweder den Wert im Feld Zu erhaltende Menge auf die erhaltene Menge erhöhen. Das Feld Übereingangsmenge wird aktualisiert, um die Überschussmenge anzuzeigen. Alternativ können Sie die überschüssige Menge in das Feld Übereingangsmenge eingeben. Das Feld Zu erhaltende Menge wird aktualisiert, um die bestellte Menge plus die überschüssige Menge anzuzeigen. Das folgende Verfahren beschreibt, wie das Feld Zu empfangende Menge auszufüllen ist.

1. Geben Sie bei einer Bestellung oder einem Lagerzugangsbeleg, bei dem die eingegangene Menge höher als die bestellte Menge ist, die eingegangene Menge in das Feld Zu erhaltende Menge ein.

   Wenn die Erhöhung innerhalb der durch einen zugeordneten Eingangsüberschusscode festgelegten Toleranz liegt, wird das Feld Eingangsüberschussmenge aktualisiert, um die Menge anzuzeigen, um die der Wert im Feld Menge überschritten wird.

   Wenn die Erhöhung über der Toleranz liegt, ist der Eingangsüberschuss nicht zulässig. Untersuchen Sie, ob ein anderer Eingangsüberschusscode dies zulässt. Andernfalls kann nur die bestellte Menge empfangen werden, und die überschüssige Menge muss anderweitig behandelt werden, z.B. durch Rücksendung an den Lieferanten.

2. Buchen Sie den Eingang wie jeden anderen Eingang.

Hinweis

Business Central regelt nicht automatisch die finanziellen Aspekte von Überlieferungen. Sie müssen Überempfänge manuell im Einvernehmen mit dem Lieferanten bearbeiten, beispielsweise indem der Lieferant eine neue oder aktualisierte Rechnung weiterleitet.

Externe Belegnummer

Auf Einkaufsbelegen und Buch.-Blättern können Sie eine Belegnummer angeben, die auf das Nummerierungssystem des Kreditors verweist. Verwenden Sie dieses Feld, um die Nummer zu erfassen, die der Kreditor der Bestellung, Rechnung oder Gutschrift zugewiesen hat. Sie können die Nummer dann später verwenden, wenn Sie aus irgendeinem Grund den gebuchten Posten anhand dieser Nummer suchen müssen.

Das Feld Ext. Belegnr. erforderlich auf der Seite Einrichtung Einkauf & Verbindlichkeiten gibt an, ob in folgenden Situationen die Eingabe einer externen Belegnummer obligatorisch ist:

• Im Feld Kred.-Rechnungsnr., im Feld Kred.-Bestellnr. oder im Feld Kred.-Gutschriftsnr. in einem Einkaufskopf.

• Im Feld Externe Belegnummer in der Buch.-Blattzeile, wenn das Feld Belegart auf Rechnung, Gutschrift oder Zinsrechnung und das Feld Kontoart auf Kreditor festgelegt ist.

Wenn Sie dieses Feld aktivieren, ist es nicht möglich, eine Rechnung, Gutschrift oder Buch.-Blattzeile ohne die Angabe einer externen Belegnummer zu buchen.

Die externe Belegnummer ist in gebuchten Belegen enthalten, in denen Sie nach der entsprechenden Nummer suchen können. Sie können bei der Navigation zu Kreditorenposten auch über die externe Belegnummer suchen.

Eine andere Möglichkeit, externe Belegnummern zu handhaben, ist die Verwendung des Feldes Ihre Referenz. Wenn Sie das Feld Ihre Referenz verwenden, wird die Nummer in gebuchte Belege aufgenommen und Sie können danach wie nach Werten aus den Feldern Externe Belegnr. suchen. Das Feld ist jedoch in Buchungsblattzeilen nicht verfügbar.

Einkäufe buchen

Bei einem Kaufbeleg können Sie zwischen den folgenden Buchungsaktionen wählen:

• Buchen
• Buchungsvorschau
• Buchen und Drucken

• Stapelbuchung

Wenn ein Einkaufsbeleg gebucht wird, werden das Kreditorenkonto, das Hauptbuch, die Einträge im Artikel-Sachkonto und die Einträge im Ressourcen-Sachkonto aktualisiert.

Für jeden Einkaufsbeleg wird ein Einkaufseintrag in der Tabelle Sachposten angelegt. Darüber hinaus wird ein Posten in der Tabelle Kreditorenposten erzeugt und ein Sachposten im entsprechenden Einkaufskonto. Darüber hinaus kann die Buchung des Einkaufs zu einer Mehrwertsteuerbuchung (MwSt.) und einem Sachposten für den Rabattbetrag führen. Ob ein Posten für Rabatt gebucht wird, hängt von den Einstellungen im Feld Rabattbuchung auf der Seite Kreditoren & Einkauf Einrichtung ab.

Für jede Einkaufszeile werden, falls anwendbar. die folgenden Einträge erstellt:

• Artikelposten-Tabelle, wenn die Einkaufszeile vom Typ Artikel ist.
• Sachposten-Tabelle, wenn die Einkaufszeilen vom Typ Sachkonto sind
• Ressourcen-Posten, wenn die Einkaufszeile vom Typ Ressource ist.

Darüber hinaus werden Einkaufsbelege immer im Feld Einkaufslieferkopf und Einkaufsrechnungskopf Tabellen erfasst.

Sie können jederzeit verschiedene Hauptbucheinträge überprüfen, die als Ergebnis von Buchungen erstellt werden. Wählen Sie Buchungsvorschau, um den Beleg zu validieren und die erwarteten Hauptbucheinträge zu prüfen.

Wichtig

Wenn Sie eine Bestellung für Artikel posten, können Sie sowohl einen Beleg als auch eine Rechnung gleichzeitig oder unabhängig erstellen. Sie können auch eine Teillieferung und eine Teilrechnung erzeugen, indem Sie die Felder Menge zu liefern und/oder Zu fakturieren in den jeweiligen Zeilen des Verkaufsauftrags ausfüllen, bevor Sie buchen. Sie können keine Einkaufsrechnung aus einer Bestellung für Produkte oder Dienstleistungen erstellen, die nicht empfangen werden. Das heißt, bevor Sie rechnungen können, müssen Sie einen Beleg aufzeichnen, oder Sie müssen sich dafür entscheiden, gleichzeitig zu empfangen und zu bezahlen.

Sie können entweder buchen oder buchen und drucken. Wenn Sie sich entscheiden, zu buchen und zu drucken, wird ein Bericht gedruckt, wenn der Auftrag gebucht wird. Sie können auch Stapelbuchen wählen, mit der Sie mehrere Aufträge gleichzeitig buchen können. Erfahren Sie mehr unter Mehrere Dokumente gleichzeitig buchen.

Anzeigen von Posten

Wenn die Buchung vollständig ist, werden die gebuchten Einkaufszeilen aus der Bestellung entfernt. Eine Meldung erscheint, die Ihnen mitteilt, dass die Buchung vollständig ist. Danach stehen die gebuchten Posten auf den verschiedenen Seiten zur Verfügung, darunter auf den Seiten Kreditorenbuch-Einträge, Buch.-Blatt-Einträge, Buch.-Blatt-Buch-Einträge, Ressourcen-Buch.-Blatt-Einträge, Einkaufsbelege und Gebuchte Einkaufsrechnungen.

In den meisten Fällen können Sie Posten von der betroffenen Karte oder dem betroffenen Beleg aus öffnen. Auf der Seite Kreditorenkarte wählen Sie beispielsweise die Aktion Einträge aus.

Bearbeiten von Posten

Sie können bestimmte Felder in gebuchten Einkaufsbelegen bearbeiten, z. B. das Feld Zahlungsreferenz. Erfahren Sie mehr unter Gebuchte Belege bearbeiten. Bei kritischeren Feldern, die sich auf den Überwachungspfad auswirken, müssen Sie die Buchung stornieren oder rückgängig machen. Erfahren Sie mehr unter Buch.-Blatt-Buchungen stornieren und Rückgängigmachung von Eingängen/Versendungen.

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