Informationen zum Berechnen, Genehmigen und Übertragen von Erfassungen

Artikel
08/03/2018

Gilt für: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Sie können Zeit- und Anwesenheitserfassungen erstellen und verwalten. Von Arbeitskräften vorgenommene Erfassungen müssen täglich berechnet, genehmigt und übertragen werden. Hierbei können Erfassungsfehler behoben, fehlende Erfassungen hinzugefügt und falsche Erfassungen gelöscht werden.

Tipp

Mithilfe von Zeit- und Anwesenheitsfunktionen können in der Fertigungssteuerung Zeit und Anwesenheit in einer Produktionsumgebung erfasst werden.

Berechnen von Erfassungen

Erfassungen werden anhand des Arbeitszeitprofils einer Arbeitskraft berechnet. Die berechneten Erfassungen schließen Arbeitszeit, entlohnte Zeit, entlohnte Überstundenzeit und Abwesenheitszeit ein. Die Berechnung wird normalerweise von einem Teamleiter oder Supervisor vorgenommen. Sie können Berechnungsgruppen für Gruppen von Arbeitskräften einrichten. Damit können Sie sicherstellen, dass die Person, die die Erfassungen berechnet, nur Informationen über Arbeitskräfte in ihrem jeweiligen Team anzeigen kann.

Vor dem Berechnen von Erfassungen kann das Arbeitszeitprofil einer bestimmten Arbeitskraft außer Kraft gesetzt werden.

Wenn die erfasste Zeit nicht dem Arbeitszeitprofil einer Arbeitskraft entspricht, treten bei der Berechnung Fehler auf (z. B. eine fehlende Abwesenheitszeiterfassung). Diese Fehler können behoben und die Erfassungen erneut berechnet werden.

Genehmigen von Erfassungen

Wenn alle Erfassungen fehlerfrei berechnet wurden, können sie genehmigt werden. Die Genehmigung wird normalerweise von einer anderen Arbeitskraft als derjenigen durchgeführt, die Erfassungen berechnet, z. B. von einem Gehaltssachbearbeiter. Sie können für die jeweiligen Gruppen von Arbeitskräften Genehmigungsgruppen einrichten.

Vor dem Genehmigen der Erfassungen können die Lohnvereinbarungen für einzelne Arbeitskräfte außer Kraft gesetzt und manuelle Zulagen hinzugefügt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Erfassungen vor oder nach der Genehmigung ändern.

Wenn für bestimmte Arbeitskräfte Überstunden berechnet wurden, können diese Überstunden bestimmten Einzelvorgängen im Verlauf eines Tages zugeordnet werden. Dies ist relevant, wenn Einzelvorgangskosten auf Basis des Lohns von Arbeitskräften berechnet werden.

Im Verlauf der Genehmigung einer Erfassung müssen Sie ggf. weitere Informationen zu Abwesenheitszeiten eingeben. Wenn hierzu weitere Informationen benötigt werden, wird dies im Verlauf des Verfahrens angegeben.

Genehmigen von Erfassungen mithilfe des Workflows

Sie können einen Workflowgenehmigungsprozess einrichten, mit dem Erfassungen, die den im Workflow festgelegten Regeln entsprechen, automatisch genehmigt werden. Bei Verwendung der Workflowgenehmigung sendet der Benutzer, von dem die Erfassung berechnet werden (z. B. ein Teamleiter oder Supervisor) die berechneten Erfassungen zur Genehmigung. Im Workflowprozess werden die entsprechenden Genehmigungen und Aufgaben erstellt und gemäß den Einstellungen des Workflows den jeweiligen Benutzern und Rollen zugewiesen.

Der Genehmigungsworkflow automatisiert den Genehmigungsprozesses und ermöglicht es Benutzern mit Genehmigungsrechten, viele Arbeitskrafterfassungen in einem Schritt zu genehmigen. Nur Abweichungen, die im Genehmigungsworkflow nicht akzeptiert wurden, müssen manuell genehmigt werden.

Zwei Arten von Workflowgenehmigungen können in Zeit und Anwesenheit erstellt werden:

Workflow für Zeit und Anwesenheit - Tage gesamt – Im Workflow werden Erfassungen z. B. mit der erwarteten Anzahl von Arbeitsstunden für den Tag abgeglichen.
Workflow für Zeit und Anwesenheit-Journalerfassung – Im Workflow wird jeder Erfassungstyp mit dem Datum der Erfassung abgeglichen. Die folgenden Journalerfassungstypen stehen zur Verfügung. Die Erfassungstypen werden abhängig von der Erfassung der Arbeitskraft automatisch in Zeit und Anwesenheit ausgewählt:
- Bei der Erfassung in Zeit und Anwesenheit sowie der Fertigungssteuerung:
  - Einstempeln
  - Ausstempeln
  - Abwesenheit
  - Pause
  - Wechselcode
  - Projekt
  - Projektaktivität
  - Indirekte Aktivität
- Bei der Erfassung für Produktionseinzelvorgänge in der Fertigungssteuerung:
  - Warten davor
  - Einstellungen
  - Bearbeiten
  - Überlappen
  - Transport
  - Warten danach
  - Assistenten starten
  - Assistenten stoppen

Übertragen von Erfassungen

Nachdem Erfassungen genehmigt wurden, können sie an einen periodischen Lohneinzelvorgang übertragen werden.

Eine übertragene Erfassung wird für die Aktivität oder den Einzelvorgang gebucht, auf die sie sich bezieht, z. B. einen Produktionsauftrag oder ein Projekt. Zudem werden anhand der Erfassungen Lohnabrechnungsbuchungen für jede Arbeitskraft generiert.

Stornieren von Erfassungen

Übertragene Erfassungen können storniert (rückgängig gemacht) werden. Das Stornieren von Erfassungen kann erfolgen, bis der Zahlungstransfer für die Lohnperiode ausgeführt wurde. Das bedeutet, dass die Lohndaten in eine externe Datei übertragen wurden. Die externe Datei kann in ein Lohnbuchhaltungssystem importiert werden.

Bei einem Storno werden alle Erfassungen widerrufen, und alle Buchungen, die für Produktionsaufträge oder Projekte erfolgt sind, werden ausgeglichen und damit neutralisiert.