Einrichten von Kreditorenworkflows

Gilt für: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

In einigen Organisationen müssen Erfassungen von einem Benutzer genehmigt werden, bei dem es sich nicht um die Person handelt, von der die Erfassungsdaten eingegeben wurden. Zum Einrichten eines Genehmigungsprozesses können Sie einen Workflow erstellen. Sie können auch andere Prozesse einrichten, beispielsweise zum Prüfen von Kreditorenrechnungen.

Ein Workflow stellt einen Geschäftsprozess dar. Ein Workflow definiert, wie ein Dokument das System durchläuft und zeigt an, wer eine Aufgabe abschließen oder ein Dokument genehmigen muss. Die Verwendung des Workflowsystems in der Organisation verspricht mehrere Vorteile:

• Konsistente Prozesse – Sie können den Genehmigungsprozess für bestimmte Dokumente definieren, z. B. Bestellanforderungen und Spesenabrechnungen. Das Workflowsystem trägt dazu bei, dass Dokumente konsistent und effizient verarbeitet und genehmigt werden.

• Prozesssichtbarkeit – Sie können den Status, die Historie und die Leistungskennzahlen einer bestimmten Workflowinstanz nachverfolgen. So können Sie besser feststellen, ob zur Effizienzsteigerung Änderungen am Workflow vorgenommen werden sollten.

• Zentralisierte Arbeitsliste – Benutzer können eine zentralisierte Arbeitsliste öffnen, um die ihnen zugeordneten Workflowaufgaben und -genehmigungen anzuzeigen. Diese Arbeitsliste steht auf den Rollencenterseiten im Microsoft Dynamics AX-Client und in Enterprise Portal zur Verfügung.

Erfassungsworkflows

Basierend auf den Journalen können Sie festlegen, ob eine manuelle Genehmigung, eine Genehmigung per Workflow oder keine Genehmigung erforderlich sein soll. Verwenden Sie diese Informationen, um eine oder mehrere Workflowkonfigurationen für jeden Erfassungstyp einzurichten. Wählen Sie dann eine Konfiguration für jedes Journal aus, und aktivieren Sie den Workflow für diese Erfassung. Ist für eine Erfassung die Genehmigung per Workflow eingerichtet, werden am oberen Rand des Formulars Journal zusätzliche Steuerelemente angezeigt. Zu diesen gehören unter anderem auch eine gelbe Informationsleiste und die Schaltfläche Absenden oder das Menü Aktionen. Weitere Informationen finden Sie unter Übermitteln eines Dokuments sowie unter Workflowaktivitäten.

Einige Schaltflächen in den Formularen Journal und Alle Journale sind nicht verfügbar, wenn eine Erfassung zur Erfassungsgenehmigung per Workflow übermittelt wurde. Wurde die Erfassung genehmigt, sind die Optionen im Menü Buchen verfügbar, während die anderen Steuerelemente und Felder des Formulars nicht verfügbar sind. Bei der Bearbeitung einer genehmigten Erfassung durch einen Benutzer wird der Workflowstatus zurückgesetzt, und die Optionen im Menü Buchen sind nicht verfügbar, während die anderen Steuerelemente und Felder wieder verfügbar sind. Nach Vornehmen der Änderungen muss die Erfassung erneut zur Genehmigung übermittelt werden.

Für Zahlungserfassungen mit dem Workflowstatus Genehmigt stehen die folgenden Optionen zur Verfügung:

• Bearbeiten der Erfassung. Nach Abschluss der Änderungen muss die Erfassung erneut zur Genehmigung übermittelt werden.

• Anzeigen der Erfassung.

• Abwickeln der Zahlungen. Es stehen lediglich die Zahlungsabwicklungsoptionen zur Verfügung.

Workflowgenehmigungen können für die folgenden Erfassungen und Erfassungstypen des Moduls "Kreditoren" verwendet werden:

Menüelement der Erfassung	Erfassungstyp
Rechnungsbuch	Rechnungsbuch
Rechnungsgenehmigungserfassung	Genehmigung
Rechnungserfassung	Buchung der Kreditorenrechnung
Zahlungserfassung	Kreditorenzahlung
Erfassung zum Ziehen von Solawechseln	Kreditor zieht Solawechsel
Erfassung zum erneuten Ziehen von Solawechseln	Kreditor zieht erneut Solawechsel
Rimesseerfassung	Kreditoren-Bankrimesse
Erfassung zum Ausgleich von Solawechseln	Kreditor gleicht Solawechsel aus

Eine Übersicht über das Workflowmodul in Microsoft Dynamics AX finden Sie unter Überblick über das Workflowsystem und Workflowkonzepte. Informationen zum Einrichten von Erfassungsgenehmigungen finden Sie unter Einrichten von Genehmigungen für Finanzerfassungen.

Erstellbare Workflowtypen

In der folgenden Tabelle werden die Workflowtypen aufgeführt, die im Kreditorenmodul erstellt werden können.

Geben Sie Folgendes ein:	Zweck
Workflow für Kreditoren-Rechnungsbucherfassung	Erstellung von Genehmigungsworkflows für Rechnungsbucherfassungen
Workflow für Kreditoren-Rechnungsgenehmigungserfassung	Erstellung von Genehmigungsworkflows für Rechnungsgenehmigungserfassungen
Purchase agreement approval	Erstellung von Genehmigungsworkflows für Rahmenbestellungen Hinweis Dieses Steuerelement ist nur verfügbar, wenn der Konfigurationsschlüssel Public Sector ausgewählt wurde.
Kreditorenrechnung	Erstellung von Workflows für Kreditorenrechnungsköpfe. Die Rechnungen können im Formular Kreditorenrechnung angezeigt werden. Um Workflow zusammen mit Kreditorenrechnungsrichtlinien zu verwenden, überprüfen Sie, ob das Feld Rechnung mit Abweichungen buchen auf Mit Warnung zulassen im Formular Kreditorenkontenparameter festgelegt ist.
Kreditorenrechnungsposition	Erstellung von Workflows für Kreditorenrechnungspositionen. Die Rechnungen können im Formular Kreditorenrechnung angezeigt werden. Um Workflow zusammen mit Kreditorenrechnungsrichtlinien zu verwenden, überprüfen Sie, ob das Feld Rechnung mit Abweichungen buchen auf Mit Warnung zulassen im Formular Kreditorenkontenparameter festgelegt ist.
Workflow für Kreditorenrechnungserfassung	Erstellung von Genehmigungsworkflows für Rechnungsbuchungserfassungen
Workflow für Kreditorenzahlungserfassung	Erstellung von Genehmigungsworkflows für Kreditorenzahlungserfassungen
Workflow für Erfassung von 'Kreditor zieht Solawechsel'	Erstellung von Genehmigungsworkflows für Erfassungen vom Typ "Kreditor zieht Solawechsel"
Workflow für Erfassung von 'Kreditor zieht erneut Solawechsel'	Erstellung von Genehmigungsworkflows für Erfassungen vom Typ "Kreditor zieht erneut Solawechsel"
Workflow für Kreditoren-Bankrimessenerfassungen	Erstellung von Genehmigungsworkflows für Erfassungen vom Typ "Kreditoren-Bankrimesse"
Workflow für Erfassung von 'Kreditor gleicht Solawechsel aus'	Erstellung von Genehmigungsworkflows für Erfassungen in Zusammenhang mit "Kreditor gleicht Solawechsel aus"

Automatisierte Aufgaben und manuelle Aufgaben für Kreditorenrechnungen

Sie können die folgenden Workflowaufgaben verwenden, um eine Aktivität für eine Kreditorenrechnung auszuführen.

Aufgabe	Geben Sie Folgendes ein:	Beschreibung
Kreditorenrechnungen buchen	Automatisiert	Kreditorenrechnungen automatisch buchen. Diese Aufgabe kann zusammen mit anderen Aufgaben verwendet werden. Diese Aufgabe sollte das letzte Aufgabenelement in der Workflowkonfiguration sein. Wenn ein Prüf- oder ein Genehmigungsprozess verwendet wird, sollte dieser Prozess vor dieser automatisierten Aufgabe auftreten. Ein Beispiel dafür, wie die automatische Aufgabe Kreditorenrechnungen buchen verwendet wird, finden Sie unter Workflow mit einer bedingten Entscheidung. Diese automatisierte Aufgabe funktioniert nicht bei Kreditorenrechnungen, die in einer Genehmigungserfassung sind. Genehmigungserfassungen manuell buchen.
Richtlinienregeln für Rechnungen auswerten	Automatisiert	Überprüfen von Richtlinienverletzungen auf Kreditorenrechnungen. Informationen darüber, wie Workflows und Richtlinien zusammen verwendet werden, finden Sie unter Wichtigste Aufgaben: Kreditorenrechnungsrichtlinien. Wenn eine Kreditorenrechnung gegen eine oder mehrere Richtlinienregeln auf Kopfebene verstößt, meldet diese Aufgabe die Verstöße im Formular Richtlinienverletzungen für diese Rechnung. Ein Beispiel dafür, wie die automatische Aufgabe Richtlinienregeln für Rechnungen auswerten verwendet wird, finden Sie unter Workflow mit einer bedingten Entscheidung.
Kreditorenrechnung prüfen	Manuell	Weisen Sie diese Aufgabe einem Benutzer zu, der eine Überprüfung von Kreditorenrechnungspositionen ausführen kann, die in der Kreditorenrechnung sind. Sie definieren die Schritte für die Prüfung im Beschreibungsabschnitt, wenn Sie den Workflow erstellen. Der Unterschied zwischen einer manuellen Prüfungsaufgabe und einem Genehmigungsworkflowelement ist, dass, wenn die manuelle Prüfungsaufgabe mehreren Benutzern zugewiesen ist, der Workflow fortgesetzt werden kann, nachdem einer dieser Benutzer die Aufgabe abgeschlossen hat. Wenn Sie ein Genehmigungsworkflowelement mehreren Benutzern zuweisen, müssen alle diese Benutzer das Dokument genehmigen, bevor der Workflow fortgesetzt werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Workflow mit mehreren Benutzern in einer Aufgabe.
Kreditorenrechnungsabgleich prüfen	Manuell	Weisen Sie diese Aufgabe einem Benutzer zu, wenn der Benutzer die Kreditorenrechnung prüfen muss, um festzustellen, ob sie Abweichungen beim Rechnungsabgleich hat. Der Unterschied zwischen einer manuellen Prüfungsaufgabe und einem Genehmigungsworkflowelement ist, dass, wenn die manuelle Prüfungsaufgabe mehreren Benutzern zugewiesen ist, der Workflow fortgesetzt werden kann, nachdem einer dieser Benutzer die Aufgabe abgeschlossen hat. Wenn Sie ein Genehmigungsworkflowelement mehreren Benutzern zuweisen, müssen alle diese Benutzer das Dokument genehmigen, bevor der Workflow fortgesetzt werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Workflow mit mehreren Benutzern in einer Aufgabe.

Automatisierte Aufgaben und manuelle Aufgaben für Kreditorenrechnungspositionen

Sie können die folgenden Workflowaufgaben verwenden, um eine Aktivität für eine Kreditorenrechnungsposition auszuführen.

Aufgabe	Geben Sie Folgendes ein:	Beschreibung
Richtlinienregeln für Rechnungspositionen auswerten	Automatisiert	Überprüfen von Richtlinienverletzungen auf Kreditorenrechnunspositionen. Diese automatisierte Aufgabe unterscheidet sich von der Aufgabe Richtlinienregeln für Rechnungen auswerten, da sie ausschließlich Richtlinien bewertet wird, die einen Regeltyp verwenden, der auf dem Abfragenamen Kreditorenrechnungspositionen basiert. Informationen darüber, wie Workflows und Richtlinien zusammen verwendet werden, finden Sie unter Wichtigste Aufgaben: Kreditorenrechnungsrichtlinien. Wenn eine Kreditorenrechnung gegen eine oder mehrere Richtlinienregeln auf Positionsebene verstößt, meldet diese Aufgabe die Verstöße im Formular Richtlinienverletzungen für diese Rechnung. Ein Beispiel dafür, wie die automatische Aufgabe Richtlinienregeln für Rechnungspositionen auswerten verwendet wird, finden Sie unter Workflow mit einer bedingten Entscheidung.
Kreditorenrechnungsposition prüfen	Manuell	Weisen Sie diese Aufgabe einem Benutzer zu, der eine Überprüfung von Kreditorenrechnungspositionen ausführen kann, die in der Kreditorenrechnung sind. Sie definieren die Schritte für die Prüfung im Beschreibungsabschnitt, wenn Sie den Workflow erstellen. Der Unterschied zwischen einer manuellen Prüfungsaufgabe und einem Genehmigungsworkflowelement ist, dass, wenn die manuelle Prüfungsaufgabe mehreren Benutzern zugewiesen ist, der Workflow fortgesetzt werden kann, nachdem einer dieser Benutzer die Aufgabe abgeschlossen hat. Wenn Sie ein Genehmigungsworkflowelement mehreren Benutzern zuweisen, müssen alle diese Benutzer das Dokument genehmigen, bevor der Workflow fortgesetzt werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Workflow mit mehreren Benutzern in einer Aufgabe.

Erstellen eines Workflows

Führen Sie folgende Schritte aus, um einen Workflow zu erstellen.

1. Klicken Sie auf Kreditorenkonten > Einstellungen > Kreditorenworkflows.

2. Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Neu.

3. Wählen Sie den zu erstellenden Workflowtyp aus, und klicken Sie dann auf Workflow erstellen. Der Workflow-Editor wird angezeigt. Ziehen Sie Workflowelemente auf die Canvas, um den Workflow zu entwerfen.

4. Konfigurieren Sie jedes Element des Workflows. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Workflowelementen.

5. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 4, um zusätzliche Workflows für das Kreditorenmodul zu erstellen.

6. Verwenden Sie beim Einrichten von Erfassungsworkflows das Formular Journale, um für bestimmte Erfassungen Genehmigungen einzurichten. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von Genehmigungen für Finanzerfassungen.

Berechnete Felder und Ausdrücke

Die folgenden berechneten Felder und Ausdrücke werden zusammen mit den per Workflow vorgenommenen Erfassungsgenehmigungen des Kreditorenmoduls verwendet. Für jeden Workflow können Bedingungen eingerichtet werden, in denen diese berechneten Felder und Ausdrücke enthalten sind.

Berechnetes Feld	Beschreibung
Rechnungsbetrag	Der Gesamtrechnungsbetrag der Kreditorenrechnung. Das Feld ist für die Workflows Kreditorenrechnung und Kreditorenrechnungsposition verfügbar.
Summe Haben der Erfassung	Der gesamte Habenbetrag für die gesamte Erfassung. Das Feld ist für Erfassungsworkflows verfügbar.
Summe Soll der Erfassung	Der gesamte Sollbetrag für die gesamte Erfassung. Das Feld ist für Erfassungsworkflows verfügbar.
Maximaler Habenbetrag	Der höchste Habenbetrag in der Erfassung. Das Feld ist für Erfassungsworkflows verfügbar.
Maximaler Sollbetrag	Der höchste Sollbetrag in der Erfassung. Das Feld ist für Erfassungsworkflows verfügbar.
Minimaler Habenbetrag	Der niedrigste Habenbetrag in der Erfassung. Das Feld ist für Erfassungsworkflows verfügbar.
Minimaler Sollbetrag	Der niedrigste Sollbetrag in der Erfassung. Das Feld ist für Erfassungsworkflows verfügbar.

Typen von Teilnehmern

Sie können folgenden Teilnehmergruppen ein Workflowelement zuweisen.

Benutzergruppe	Beschreibung
Sicherheitsrollenteilnehmer	Weisen Sie das Workflowelement einer Microsoft Dynamics AX-Sicherheitsrolle zu.
Benutzergruppenteilnehmer	Weisen Sie das Workflowelement einer Microsoft Dynamics AX-Benutzergruppe zu.
Aufwendungsteilnehmer für Kreditorenrechnungen	Verwenden Sie diese Gruppe, um das Workflowelement Aufwendungsbeteiligten zuzuweisen. Diese Option ist für die Elemente verfügbar, die den Workflows Kreditorenrechnung und Kreditorenrechnungsposition zugeordnet sind.

Siehe auch

Formular "Journale"

Wichtigste Aufgaben: Kreditorenrechnungsrichtlinien