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Synchronisierungsprotokoll für Termine, Kontakte und Aufgaben

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Termine, Kontakte und Aufgaben zwischen Dynamics 365 und Exchange synchronisiert werden. E-Mail wird separat synchronisiert.

Standardmäßig werden Termine, Kontakte und Aufgaben auf beide Arten zwischen Dynamics 365 und Exchange synchronisiert. Serverseitige Synchronisierung ist die bevorzugte Exchange-Synchronisierungsmethode. Die Synchronisierung erfolgt je nach synchronisierten Elementen und der Synchronisierungsrichtung unterschiedlich.

Synchronisierungskonfigurationsanforderungen

Bevor Sie Termine, Kontakte und Aufgaben synchronisieren können, muss der entsprechende Postfachdatensatz in Dynamics 365 die folgenden Anforderungen erfüllen. Beachten Sie, dass Warteschlangenpostfächer keine Termin-, Kontakt- oder Aufgabensynchronisierung unterstützen.

  • Die E-Mail-Adresse des Benutzers ist genehmigt.
  • Das Postfach ist getestet und aktiviert.
  • Serverseitige Synchronisierung von Terminen, Kontakten und Aufgaben einrichten.

Weitere Informationen finden Sie unter Connect to Exchange Online and Server-side synchronization.

Synchronisieren von Dynamics 365 mit Exchange

Nachdem ein Element mit Exchange synchronisiert wurde, wird eine Verknüpfung hergestellt. Die Synchronisierung ist immer bidirektional. Jede Änderung auf einer Seite wird auf der anderen Seite widergespiegelt.

Grundlegendes zu Synchronisierungsfiltern

Synchronisierungsfilter bestimmen die Datensätze, die mithilfe der serverseitigen Synchronisierung von Dynamics 365 mit Exchange synchronisiert werden. Synchronisierungsfilter sind abhängig von den Benutzerberechtigungen für jeden Datensatztyp.

Wenn ein Dynamics 365 Datensatz die Synchronisierungsfilterkriterien eines Benutzers zum ersten Mal erfüllt, wird der Datensatz als Createaktion für das Exchange-Postfach des Zielbenutzers synchronisiert. Nachfolgende Aktualisierungen des Datensatzes in Dynamics 365 werden als UpdateAktion mit dem entsprechenden Exchange-Element synchronisiert. Wenn ein zuvor mit Exchange synchronisierter Dynamics 365 Datensatz die Synchronisierungsfilterkriterien des Benutzers nicht mehr erfüllt, wird der Dynamics 365 Datensatz als Delete-Aktion mit Exchange synchronisiert. Dies kann für Dynamics 365 Datensätze auftreten, die physisch gelöscht und logisch gelöscht werden. Ein logisch gelöschter Datensatz ist ein Datensatz, der noch in Dynamics 365 vorhanden ist, aber nicht mehr vom Synchronisierungsfilter des Benutzers zurückgegeben wird. Erfahren Sie mehr über physische und logische Löschungen in " Logisch gelöschte Elemente ignorieren" während der Synchronisierung , um weitere Informationen zu physischen und logischen Löschungen zu erhalten.

Berücksichtigen Sie das folgende Szenario, um diese verschiedenen Synchronisierungsaktionen zu veranschaulichen:

Paul Cannon und Laura Norman sind so konfiguriert, dass der sofort einsatzbereite Synchronisierungsfilter "Meine aktive Kontakte " verwendet wird, der standardmäßig Kontakte synchronisiert, die dem Benutzer gehören. Ein Kontakt Linda Mitchell gehört zunächst Paul und wird bei der ersten Synchronisierungszyklus von Paul als Erstellen mit seinem Postfach in Exchange synchronisiert. Später weist Paul die Kontaktzeile in Dynamics 365 Laura erneut zu. Während des nächsten Synchronisierungszyklus von Paul wird der Kontakt als "Löschen " mit dem Postfach von Paul synchronisiert, da die Kontaktzeile nicht mehr den Synchronisierungsfilterkriterien von Paul entspricht. Ebenso wird der Kontakt während des nächsten Synchronisierungszyklus in Lauras Postfach als Create synchronisiert, da der Datensatz nun den Filterkriterien von Lauras Synchronisierung entspricht. Aktualisierungen des Kontakts in Dynamics 365 werden weiterhin als Update mit Lauras Exchange-Postfach synchronisiert, solange der Dynamics 365-Datensatz den Synchronisierungsfilterkriterien von Laura entspricht.

Weitere Informationen finden Sie unter Wählen Sie die Datensätze aus, die zwischen Kundenbindungs-Apps und Exchange synchronisiert werden sollen.

Notiz

Create, Update und Delete Aktionen in Dynamics 365 und der zugehörigen Synchronisierungsverhalten für Exchange variieren je nach Datensatztyp. Lesen Sie die folgenden Abschnitte für jeden Datensatztyp, um zu verstehen, wie sich diese Aktionen auf die Synchronisierung zwischen Dynamics und Exchange auswirken.

Synchronisieren von Exchange zu Dynamics 365

Termine, Kontakte und Aufgaben werden nur dann von Exchange mit Dynamics 365 synchronisiert, wenn die folgenden Anforderungen erfüllt sind:

  • Das Element wurde im Dynamics 365 für Outlook App erstellt.
  • Das Element wird in Dynamics 365 for Outlook nachverfolgt.
  • Die Kategorie Tracked to Dynamics 365 wird in Outlook oder einem anderen E-Mail-Client angewendet, nicht in Dynamics 365 für Outlook.

Notiz

Die serverseitige Synchronisierung synchronisiert Termine mit der Zur Dynamics 365 nachverfolgt Kategorie, wenn sich der Termin im Hauptkalenderordner oder seinen Unterordnern befindet. Elemente in anderen Kalenderordnern werden nicht synchronisiert.

Screenshot eines Postfachs in Outlook mit Terminen, die aus dem Hauptordner

Wenn diese Anforderungen erfüllt sind, erstellt die serverseitige Synchronisierung das Element in Dynamics 365 und richtet einen Link ein. Die Synchronisierung ist immer bidirektional. Jede Änderung auf der einen Seite wird auf der anderen widergespiegelt.

Weitere Informationen finden Sie unter

Termine synchronisieren

Wie Termine zwischen Dynamics 365 und Exchange synchronisiert werden, hängt von der Synchronisierungsrichtung und den Eigenschaften des Termins ab.

Termin-Planer

Der Terminplaner ist ein Schlüsselfeld für die Terminsynchronisation. Es steuert verschiedene Synchronisationsverhalten. Beispielsweise kann nur der Dynamics 365 Terminorganisator Termine von Dynamics 365 an Exchange-Teilnehmer synchronisieren und verteilen. Wenn Sie Termine mithilfe von Anpassungen wie Power Automate oder benutzerdefiniertem Code erstellen, stellen Sie sicher, dass der Organisator richtig angegeben ist. Standardmäßig ist das Feld Planung nicht im Terminformular enthalten. Sie können ihn nach Bedarf zu Formularen, Ansichten oder erweiterten Suchabfragen hinzufügen, um zu bestätigen, dass der Wert vorhanden und korrekt ist.

Wenn ein Terminorganisator in Dynamics 365 geändert wird, nachdem er mit Exchange synchronisiert wurde, kann dies dazu führen, dass der ursprüngliche Organisator eine Stornierung ausgibt. Dies kann passieren, da der Termin nicht mehr die Bedingungen der Synchronisierungsfilter des Benutzers erfüllt. Darüber hinaus kann der neue Organisator den Termin als neue Besprechung in Exchange synchronisieren. Das Verhalten beim Senden einer Stornierung vom vorherigen Organisator kann mithilfe der OrgDBOrgSetting mit dem Namen DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync geändert werden.

Notiz

Ein in Dynamics 365 erstellter Termin erscheint als erstellt von SYSTEM, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  • Der Benutzer, der den Termin nachverfolgt hat, ist nicht der Organisator
  • Die OrgDBOrgSetting mit dem Namen DisableImplicitSharingOfCommunicationActivities ist auf den Standardwert „False“ festgelegt.

Wenn der Organisator des Outlook-Meetings ein Dynamics-365-Benutzer ist, dann ist der Organisator zugleich der Besitzer. Wenn der Organisator kein Dynamics 365-Benutzer ist, ist der Besitzer der Benutzer, der ihn getrackt hat.

Synchronisieren von Terminen von Dynamics 365 zu Exchange

  • Mapping: Termine in Dynamics 365 werden mit Exchange als Besprechungen synchronisiert.

  • Appointment status: Wenn der Terminstatus in Dynamics 365 Completed ist, Canceled oder Free (Öffnen) synchronisiert der Terminstatus mit Exchange als Free. Wenn der Terminstatus in Dynamics 365 Busy (Geplant) ist, wird der Termin als Busy mit Exchange synchronisiert.

  • Erinnerung: Es wird keine Erinnerung gesetzt, wenn der Termin mehr als sieben Tage zurückliegt oder der Terminstatus frei lautet (offen).

  • Einladungen: Keine Einladung wird versendet, wenn:

    • Der Termin liegt in der Vergangenheit.
    • Es werden keine Teilnehmer eingeladen.
    • Der Benutzer, der den Termin synchronisiert, ist nicht der Organisator.
    • Keine der folgenden Eigenschaften hat sich geändert: Subject, Body, Location, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, Organizer, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.

Notiz

Das System sucht nicht nach Terminkonflikten in Exchange, bevor Termine aus Dynamics 365 synchronisiert werden. Sie können Planungstools in Dynamics 365 verwenden, um Terminbuchungen zentral zu verwalten, um Konflikte zu vermeiden.

Synchronisieren von abgebrochenen und gelöschten Terminen aus Dynamics 365 mit Exchange

Exchange sendet eine Terminabsage an die Teilnehmer, wenn der Termin im Postfach des Organisators gelöscht wird.

Wenn der Termin in Dynamics 365 gelöscht wird, wird keine Stornierung gesendet, wenn:

  • Der Termin liegt in der Vergangenheit.
  • Der Benutzer, der den Termin synchronisiert, ist nicht der Organisator.
  • Der Termin hat keine Teilnehmer.

Standardmäßig werden Termine, die in Dynamics 365 abgebrochen werden, nicht als Canceled mit Exchange synchronisiert. Um dieses Verhalten zu ändern, schalten Sie SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange in OrgDbOrgSettings ein. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, bricht das Abbrechen eines Termins in Dynamics 365 die Besprechung in Exchange ab, die die Absage an die Teilnehmer sendet.

Wenn ein Termin in Dynamics 365 gelöscht und mit Exchange synchronisiert wird, wird der Termin nur dann in Exchange gelöscht, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  • Der Termin ist verknüpft.
  • Der synchronisierte Benutzer ist der Terminplaner.
  • Der Termin liegt in der Zukunft.
  • Der Termin wurde nicht logisch gelöscht.

Wenn all diese Bedingungen nicht erfüllt sind, ist der Termin immer noch in Exchange vorhanden, aber die Verknüpfung ist aufgehoben.

Beim Nachverfolgen einer Besprechungsserie sendet Dynamics 365 keine neuen Einladungen an Teilnehmer, wenn:

  • Alle Vorkommen der Datenreihe sind weiterhin in Outlook und Exchange vorhanden.
  • Es wurden keine Teilnehmer hinzugefügt oder gelöscht.

Wenn der Organisator frühere Instanzen der Datenreihe gelöscht hat, sieht Dynamics 365 diese in Exchange nicht vorhanden. Es erstellt sie neu und sendet den Teilnehmern eine neue Einladung.

Synchronisieren von Terminen aus Exchange mit Dynamics 365

  • Mapping: Besprechungen in Exchange werden mit Dynamics 365 als Termine synchronisiert. Besprechungsserien werden mit Dynamics 365 als primäre Terminserie und deren Instanzen synchronisiert. Wenn einzelne Instanzen einer Besprechungsserie in Exchange geändert werden, werden sie als Ausnahmetermindatensätze mit Dynamics 365 synchronisiert.

  • Appointment-Status und Frei/Gebucht-Status: Wenn der Terminstatus in Exchange Free ist, wird der Terminstatus mit Dynamics 365 als Free synchronisiert. Wenn der Status Completed oder Canceled in Dynamics 365 ist, wird der Terminstatus in Dynamics 365 auf Completed festgelegt. Wenn der Status in Open in Dynamics 365 ist, wird der Terminstatus auf Free festgelegt. Wenn der Status des Exchange-Termins Free/Busy auf Working an anderer Stelle festgelegt ist, der Dynamics 365 Termin wird auf den Status Open festgelegt, und der Status ist Free. Wenn der Exchange-Terminstatus Busy ist, wird der Dynamics 365 Termin auf Busy (geplant) festgelegt.

  • Termine mit dem Status Abgeschlossen oder Abgesagt in Dynamics 365: Wenn der Terminstatus in Dynamics 365 Abgeschlossen oder Abgesagt ist, werden Änderungen am Meeting in Exchange nicht mit Dynamics 365 synchronisiert.

  • Appointment-Anmeldung und Konfliktmanagement: Wenn ein Termin zu Dynamics 365 nachverfolgt wird, verwendet die Server-seitige Synchronisation die Buchungs-API, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer zur angegebenen Zeit verfügbar sind. Wenn beispielsweise der Kalender des Organisators in Dynamics 365 gleichzeitig einen anderen Termin hat, schlägt die Buchung fehl, und der Termin wird nicht synchronisiert. Der Benutzer kann Terminkonflikt adressieren ignorieren und den Termin trotzdem synchronisieren. Die Buchung von Dynamics 365 in Outlook unterdrückt automatisch den Terminplanungskonflikt. Weitere Informationen finden Sie unter Es wurde ein Terminierungskonflikt festgestellt, als der Termin [Thema des Termins] von Exchange zu Microsoft Dynamics 365 gespeichert wurde.

Synchronisieren von abgebrochenen und gelöschten Terminen aus Exchange mit Dynamics 365

Wenn ein nachverfolgter Termin oder ein Ausnahmetermin in Exchange gelöscht wird, wird der Termin während der Synchronisierung nicht in Dynamics 365 gelöscht, wenn:

  • Der Status Abgeschlossen oder Abgesagt lautet.
  • Der Termin liegt in der Vergangenheit.
  • Der Benutzer, der den Termin synchronisiert, ist nicht der Organisator.

(Ein Ausnahmetermin ist eine bestimmte Instanz eines wiederkehrenden Termins, der individuell geändert wurde.)

Servicetermin synchronisieren

  • Mapping: Service-Termine in Dynamics 365 werden als Besprechungen in Exchange synchronisiert.

  • Einladungen und Absagen: Für Servicetermine werden niemals Einladungen und Stornierungen versendet.

  • Kopien: Während der Synchronisierung erhalten Benutzer ihre eigene Kopie des Servicetermins in ihren Postfächern. Es gibt keinen zentralen Organisator für Servicetermine.

Kontakte synchronisieren

  • Mapping: Kontakte in Dynamics 365 werden mit Exchange als Kontakte synchronisiert.

  • Adresssynchronisation: Siehe Adressensynchronisierung für Kontakte.

  • Gelöschte Kontakte:

    • In exchange gelöschte Kontakte werden in Dynamics 365 nur gelöscht, wenn der Synchronisierungsbenutzer nicht der Besitzer des Kontakts ist.
    • In Exchange gelöschte Kontakte werden in Dynamics 365 nur gelöscht, wenn der Synchronisierungsbenutzer der Besitzer des Kontakts ist.

Aufgaben synchronisieren

Wie Aufgaben zwischen Dynamics 365 und Exchange synchronisiert werden, hängt von der Synchronisierungsrichtung und den Eigenschaften der Aufgabe ab.

Synchronisieren von Aufgaben von Dynamics 365 zu Exchange

  • Mapping: Faxe, Briefe, Telefonanrufe und Aufgaben in Dynamics 365 werden als Aufgaben mit Exchange synchronisiert.

  • Reminder: Wenn das Fälligkeitsdatum des Vorgangs vor mehr als einem Tag liegt und der Vorgangsstatus in Dynamics 365 Open oder Scheduled ist, wird eine Erinnerung während der Synchronisierung festgelegt.

  • Fälligkeitsdatum: Das geplante Enddatum der Aufgabe in Dynamics 365 wird mit Exchange synchronisiert und als Fälligkeitsdatum der Aufgabe übernommen.

  • Aufgabenstatus: Wenn der Abschlussprozentsatz nicht angegeben ist:

    • Eine Offene Aufgabe wird mit Exchange als Nicht angefangen synchronisiert.
    • Eine Abgeschlossene oder Abgesagte Aufgabe wird mit Exchange als Abgeschlossen synchronisiert.

  • Vollständiges Datum: Das tatsächliche Enddatum der Aufgabe wird als Fertigstellungsdatum der Aufgabe mit Exchange synchronisiert.

  • Gelöschte Aufgaben: Aufgaben, die in Dynamics 365 gelöscht werden, werden nur dann in Exchange gelöscht, wenn ihr Status in Exchange nicht auf Abgeschlossen steht.

  • Automatische Aufgabenfertigstellung: Aufgaben, die als Abgeschlossen in Dynamics 365 markiert sind, haben einen Wert im Feld Enddatum. Wenn ein Feld einer Aufgabe actualEnd ausgefüllt ist und das Datum in der Vergangenheit liegt, wird die Aufgabe mit Exchange als Abgeschlossen automatisch synchronisiert. Wenn Sie Anpassungen verwenden, um eine Aufgabe zu reaktivieren, löschen Sie unbedingt das Datum actualEnd, um zu vermeiden, dass die serverseitige Synchronisierung es automatisch vervollständigt.

Synchronisieren von Aufgaben aus Exchange mit Dynamics 365

  • Mapping: Aufgaben in Exchange werden in Dynamics 365 als Aufgaben synchronisiert.

  • Task-Status: Aufgaben, die in Exchange noch nicht gestartet wurden, werden mit dem Status Nicht gestartet in Dynamics 365 synchronisiert.

  • Tatsächlicher Beginn der Aufgabe: Wenn eine Aufgabe, die in Exchange erstellt wurde, mit Dynamics 365 synchronisiert wird, wird das Feld actualStart auf den aktuellen Zeitstempel gesetzt.

  • Deleted tasks: Standardmäßig werden Faxe, Briefe, Telefonanrufe und Aufgaben, die in Exchange gelöscht werden, auch in Dynamics 365 gelöscht. Dieses Verhalten kann durch Umschalten der OrgDbOrgSetting SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange geändert werden.

  • Prozent abgeschlossen: Aufgaben, die als 100% abgeschlossen markiert sind, werden in Dynamics 365 als Abgeschlossen synchronisiert.

Erweiterte Synchronisierungseinstellungen

Ignorieren Sie logisch gelöschte Elemente während der Synchronisierung

Wenn ein Artikel nicht mit dem Synchronisierungsfilter übereinstimmt, gibt es dazu normalerweise einen von zwei Gründen:

  • Der Datensatz ist in Dynamics 365 nicht mehr vorhanden, da er physisch gelöscht wurde.
  • Der Datensatz ist weiterhin in Dynamics 365 vorhanden, kann jedoch nicht mehr aufgerufen werden. Entweder hat der Benutzer, der dem Postfach zugeordnet ist, den Zugriff auf das Element verloren, oder die Eigenschaften des Elements haben sich geändert und es entspricht nicht mehr den Synchronisierungsfiltern. Dieser Zustand wird als logisches Löschen bezeichnet.

Standardmäßig sendet die serverseitige Synchronisierung in beiden Fällen einen Löschvorgang an Exchange. Um dieses Verhalten zu ändern und die logische Löschungen zu ignorieren aktivieren Sie DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync in OrgDbOrgSettings.

Weitere Informationen über Synchronisierungsfilter finden Sie unter:

Kopierte Elemente zulassen

Wenn ein verknüpftes Element in Exchange kopiert wird, ignoriert die serverseitige Synchronisierung standardmäßig die Kopieraktion. Dieses Verhalten vermeidet das Erstellen doppelter Informationen in Dynamics 365. Um dieses Verhalten zu ändern und doppelte Elemente aus Exchange einzufügen, deaktivieren Sie IgnoreCopiedItemsInSSSForMailbox in OrgDbOrgSettings Einstellung.

Synchronisieren von Terminanlagen, Kontaktadressen und Aufgaben in Outlook

Die folgenden Abschnitte gelten für die Synchronisierung, die über Dynamics 365 für Outlook oder serverseitige Synchronisierung erfolgt. Weitere Informationen finden Sie unter Integrieren Sie Ihr E-Mail-System.

Screenshot der Registerkarte

Terminanhänge synchronisieren

Benutzer können Dokumente, Bilder, Aufzeichnungen und andere Dateien an Termine anfügen, die sie in Dynamics 365 oder in der Dynamics 365 für Outlook App erstellen. Standardmäßig werden Anhänge nicht eingeschlossen, wenn Termine synchronisiert werden. Um Sie einzubeziehen:

  1. Wechseln Sie in Dynamics 365 für Outlook zu Settings>Administration>System Settings.
  2. Wählen Sie auf der Registerkarte SynchronizationSynchronisieren von Terminanlagen mit Outlook oder Exchange aus.
Überlegungen zum Synchronisieren von Anhängen
  • Wenn Sie die Anlagensynchronisierung deaktivieren, werden Anlagen nicht in Terminen in Dynamics 365 angezeigt. Sie werden weiterhin in Terminen in Dynamics 365 für Outlook angezeigt.
  • Anlagen in Serienterminen oder Serviceterminen können nicht synchronisiert werden.
  • Anhänge können die Synchronisierungszeiten verlängern. Sie sollten Anhänge sparsam verwenden, wenn Sie ein Netzwerk mit geringer Bandbreite verwenden.

Kontaktadressen synchronisieren

Wählen Sie auf der Registerkarte Synchronization in Dynamics 365 für Outlook eine der folgenden Optionen aus, um auszuwählen, wie Kontaktadressen synchronisiert werden:

  • Synchronisieren Sie die Postanschrift nur in Outlook contact: Eine Postanschrift wird zwischen Dynamics 365 und Outlook synchronisiert. Dies ist für die meisten Organisationen ausreichend und Standard.

  • Synchronisieren Sie alle drei Adressen (Business, Home, Other) in Outlook contact: Alle drei Outlook Adressen (Business, Home und Other) werden zwischen Dynamics 365 und Outlook synchronisiert.

Warnung

Wenn Sie über vorhandene Daten verfügen, kann das Ändern der Einstellung zum Synchronisieren aller drei Adressen zu Datenverlust führen. Attribute von vorhandenen nachverfolgten Kontakten werden neu zugeordnet, wenn diese Einstellung aktiviert ist. Wir empfehlen, diese Option vor der Bereitstellung zu testen, um nachvollziehen zu können, wie die Neuzuordnung sich auf Ihre Umgebung und die Daten auswirkt. In den meisten Fällen sollten Sie die vollständigen Daten auf einer Seite (normalerweise Dynamics 365) haben und mit der anderen Seite synchronisieren (normalerweise Outlook oder Exchange).

Weitere Informationen finden Sie unter Welche Felder können zwischen Dynamics 365-Apps und Outlook synchronisiert werden?

Synchronisieren von Aufgaben, die in Outlook zugewiesen sind

Standardmäßig werden Aufgaben, die in Dynamics 365 für Outlook erstellt werden, nicht mit Dynamics 365 synchronisiert. Um sie zu synchronisieren, wählen Sie auf der Registerkarte Synchronization in Dynamics 365 für Outlook Synchronisieren von Aufgaben aus, die in Outlook zugewiesen sind.

Überlegungen zum Synchronisieren von Aufgaben
  • Wiederkehrende Aufgaben können nicht synchronisiert werden.
  • Die Person, die die Aufgabe zuweist und die Person, der die Aufgabe zugewiesen wird, müssen in derselben Organisation sein.
  • Aufgaben können nicht für mehrere E-Mail-Adressen synchronisiert werden.

Siehe auch

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