Σχεδιασμός υλοποίησης Power BI: Τακτικός σχεδιασμός BI

Σημείωμα

Αυτό το άρθρο αποτελεί μέρος της σειράς άρθρων σχεδιασμού υλοποίησης Power BI. Αυτή η σειρά εστιάζει κυρίως στον φόρτο εργασίας Power BI στο Microsoft Fabric. Για μια εισαγωγή στη σειρά, ανατρέξτε στο θέμα Σχεδιασμός υλοποίησης Power BI.

Αυτό το άρθρο σάς βοηθά να αναγνωρίσετε τα βασικά αποτελέσματα της επιχειρηματικής ευφυΐας σας (BI) και να διαμορφώσετε προγράμματα με δυνατότητα ενεργειών, με δυνατότητα ενεργειών, για να επιτύχετε επαυξητική πρόοδο προς τους στρατηγικούς στόχους BI σας. Απευθύνεται κυρίως στα εξής:

• Διευθυντές ή διευθυντές επιχειρηματικής ανάλυσης και ανάλυσης: Υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων που είναι υπεύθυνοι για την εποπτεία του προγράμματος BI και του στρατηγικού σχεδιασμού του BI.
• Κέντρο αριστείας (COE), ομάδες IT και BI: Οι ομάδες που είναι υπεύθυνες για τον τακτικό σχεδιασμό και για τη μέτρηση και παρακολούθηση της προόδου προς την επίτευξη βασικών αποτελεσμάτων BI.
• Ειδικοί επί του θέματος (ΜΜΕ) και κάτοχοι και δημιουργοί περιεχομένου: Οι ομάδες και τα άτομα που προασπίζονται την ανάλυση σε ένα τμήμα και διεξάγουν σχεδιασμό λύσεων BI.

Μια στρατηγική BI είναι ένα σχέδιο για την υλοποίηση, χρήση και διαχείριση δεδομένων και αναλύσεων. Καθορίζετε τη στρατηγική BI σας ξεκινώντας με τον στρατηγικό σχεδιασμό. Στον στρατηγικό σχεδιασμό, συγκροτείτε μια ομάδα εργασίας για να προσδιορίσετε τις περιοχές και τους στόχους εστίασης του BI. Για να σημειώσει πρόοδο προς αυτούς τους στόχους, η ομάδα εργασίας διεξάγει στη συνέχεια τακτικό σχεδιασμό. Ο τακτικός σχεδιασμός περιλαμβάνει τον καθορισμό βασικών αποτελεσμάτων. Τα βασικά αποτελέσματα περιγράφουν πώς θα κάνετε πρόοδο προς έναν από τους στόχους σας. Τα βασικά αποτελέσματα είναι συγκεκριμένα, αξιοποιήσιμα και επιτυγχάνονται εντός μιας καθορισμένης χρονικής περιόδου.

Εν ολίγοις, ο στρατηγικός σχεδιασμός ορίζει τον τρόπο με τον οποίο οραματίζεστε τη μακροπρόθεσμη, επιθυμητή μελλοντική σας κατάσταση, ενώ ο τακτικός σχεδιασμός καθορίζει ποιες συγκεκριμένες, μετρήσιμες, βραχυπρόθεσμες ενέργειες θα προβείτε για να φτάσετε στα επιθυμητά αποτελέσματα BI.

Σημείωμα

Στο πλαίσιο στόχων και βασικών αποτελεσμάτων (OKR), οι στόχοι είναι σαφείς, υψηλού επιπέδου περιγραφές του τι θέλετε να επιτύχετε. Αντίθετα, τα βασικά αποτελέσματα είναι συγκεκριμένα, εφικτή αποτελέσματα για τη μέτρηση της προόδου προς έναν από τους στόχους σας.

Επιπλέον, πρωτοβουλίες ή λύσεις είναι διαδικασίες ή εργαλεία που έχουν δημιουργηθεί για να σας βοηθήσουν να επιτύχετε ένα ή περισσότερα βασικά αποτελέσματα. Οι λύσεις αντιμετωπίζουν συγκεκριμένες ανάγκες δεδομένων για τους χρήστες. Μια λύση μπορεί να λάβει πολλές μορφές, όπως μια διοχέτευση δεδομένων, μια λίμνη δεδομένων ή ένα σημασιολογικό μοντέλο ή αναφορά Power BI.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα OKR, ανατρέξτε στο θέμα Απόκτηση OKR (Στόχοι Microsoft Viva).

Το παρακάτω διάγραμμα υψηλού επιπέδου απεικονίζει τον τρόπο διεξαγωγής τακτικού σχεδιασμού του BI.

Ακολουθείτε τα παρακάτω βήματα για τη διεξαγωγή τακτικού σχεδιασμού της BI.

Βήμα	Περιγραφή
1	Προσδιορίστε και περιγράψτε συγκεκριμένες προτεραιότητες με δυνατότητα ενεργειών που σχετίζονται με τις περιοχές και τους στόχους εστίασης του BI.
2	Καθορίστε την εμφάνιση της επιτυχίας και ποια είναι τα βασικά αποτελέσματά σας για την περίοδο προγραμματισμού. Αυτά τα βασικά αποτελέσματα είναι μετρήσιμοι στόχοι που σας βοηθούν να μετρήσετε την πρόοδο προς έναν από τους στόχους σας.
3	Προετοιμαστείτε να επαναξιολογήσετε και να αξιολογήσετε τον σχεδιασμό περιοδικά σε επόμενες περιόδους.

Φιλοδώρημα

Ανατρέξτε τακτικά στις αξιολογήσεις σας από στρατηγικό σχεδιασμό όταν διεξάγετε τακτικό σχεδιασμό. Εστιάστε στις βασικές αδυναμίες για βελτίωση και στις ευκαιρίες αξιοποίησης.

Βήμα 1: Ορισμός οργανωτικής ετοιμότητας και προτεραιοτήτων

Το πρώτο βήμα του τακτικού σχεδιασμού είναι να ορίσετε την οργανωτική σας ετοιμότητα και να προσδιορίσετε τις δραστηριότητες που θα πρέπει να ιεραρχήσετε στην τρέχουσα περίοδο σχεδιασμού.

Για να εξασφαλίσετε ότι ορίζετε εφικτέα και ρεαλιστικά βασικά αποτελέσματα, συνιστούμε να αξιολογήσετε πρώτα την οργανωτική ετοιμότητά σας.

Αξιολόγηση της ετοιμότητας οργανισμού

Τα βασικά αποτελέσματα που ορίζετε κατά τη διάρκεια του τακτικού σχεδιασμού θα πρέπει να παράγουν εφικτέα αποτελέσματα κατά τη διάρκεια της περιόδου σχεδιασμού (οι επόμενοι 1-3 μήνες). Θα πρέπει να αξιολογήσετε την ετοιμότητα του οργανισμού σας για να κατανοήσετε τι σημαίνει το εφικτό για το περιβάλλον του οργανισμού σας. Επιπλέον, θα πρέπει επίσης να καθορίζετε με σαφήνεια πιθανούς κινδύνους ή απειλές που θα μπορούσαν να σας εμποδίσουν να πετύχετε πρόοδο με τους στρατηγικούς στόχους σας.

Αξιολογήστε την ετοιμότητα του οργανισμού λαμβάνοντας υπόψη τους παράγοντες που περιγράφονται στις παρακάτω ενότητες.

Αναγνώριση εμποδίων

Θα πρέπει να αναγνωρίσετε τυχόν εμπόδια ή εξαρτήσεις που θα μπορούσαν να εμποδίσουν την επιτυχία ή να εμποδίσουν την πρόοδο στην επίτευξη των στόχων που ορίσατε στον στρατηγικό σχεδιασμό. Όταν εντοπίζετε εμπόδια, περιγράψτε πώς μπορεί να επηρεάσουν τις δραστηριότητές σας την επόμενη περίοδο. Καθορίστε τυχόν σχετικά χρονοδιαγράμματα, ποιες ενέργειες θα μπορούσαν να άρουν αυτά τα εμπόδια και ποιος θα πρέπει να εκτελέσει αυτές τις ενέργειες. Θα πρέπει επίσης να αξιολογήσετε τον κίνδυνο πιθανών μελλοντικών εμποδίων που θα μπορούσαν να σας εμποδίσουν να πετύχετε τα βασικά αποτελέσματά σας.

Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα εμποδίων.

• Μετεγκαταστάσεις συστήματος και άλλες τρέχουσες τεχνικές πρωτοβουλίες
• Επιχειρηματικές διαδικασίες και σχεδιασμός, όπως προϋπολογισμοί οικονομικού έτους
• Συγχωνεύσεις επιχειρήσεων και αναδιάρθρωση
• Διαθεσιμότητα ενδιαφερομένων
• Διαθεσιμότητα πόρων, συμπεριλαμβανομένου του διαθέσιμου χρόνου μελών ομάδας ή ΜΜΕ
• Επικοινωνία και αλλαγή δραστηριοτήτων διαχείρισης για επαρκή ενημέρωση και προετοιμασία των χρηστών της επιχείρησης σχετικά με τη στρατηγική BI
• Δεξιότητες μελών κεντρικής ομάδας και χρηστών επιχειρήσεων

Αξιολογήστε τις απαραίτητες δεξιότητες και γνώσεις

Οι ομάδες και τα άτομα στον οργανισμό θα πρέπει να έχουν τις απαραίτητες δεξιότητες και γνώσεις για να επιτύχουν τα βασικά αποτελέσματά σας. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τις κεντρικές ομάδες, όπως το COE ή τις ομάδες υποστήριξης που θα πρέπει να ηγηθούν βάσει παραδείγματος. Συζητήστε με αυτές τις ομάδες σχετικά με τους στόχους σας και συζητήστε ανοιχτά τι είδους δραστηριότητες και βασικά αποτελέσματα θα μπορούσατε να έχετε κατά νου. Προσδιορίστε νωρίς εάν χρειάζονται εκπαίδευση ή εάν υπάρχουν κενά στη γνώση ή τα προφίλ της ομάδας.

Για να εκτιμίσετε τις δεξιότητες και τις γνώσεις των ομάδων για την οργανωτική ετοιμότητα, υποβάλετε στον εαυτό σας τις ακόλουθες ερωτήσεις.

• Κατανοούν οι κεντρικές ομάδες (όπως το COE) τις περιοχές εστίασης και τους στόχους που ορίζονται στον στρατηγικό σχεδιασμό;
• Απαιτούνται ειδικά προγράμματα εκπαίδευσης για θέματα όπως η ασφάλεια, η συμμόρφωση και η προστασία προσωπικών δεδομένων;
• Ποια νέα εργαλεία ή διαδικασίες ενδέχεται να απαιτούν εκπαίδευση των χρηστών; Ποιος θα μπορούσε να οργανώσει αυτήν την εκπαίδευση;

Σημαντικό

Η βελτίωση των δεξιοτήτων και των ικανοτήτων των εσωτερικών ομάδων είναι ιδιαίτερα σημαντική όταν πραγματοποιείτε μετεγκατάσταση στο Fabric ή το Power BI από άλλες τεχνολογίες. Μην βασίζεστε αποκλειστικά σε εξωτερικούς συμβούλους για αυτές τις μετεγκαταστάσεις. Βεβαιωθείτε ότι τα μέλη της εσωτερικής ομάδας έχουν επαρκή χρόνο και πόρους για την αναβάθμιση των δεξιοτήτων τους, ώστε να εργάζονται αποτελεσματικά με τα νέα εργαλεία και τις διαδικασίες.

Πρόβλεψη προσπαθειών διαχείρισης αλλαγών

Η διαχείριση αλλαγών αποτελεί κρίσιμο μέρος της επιτυχημένης υιοθέτησης και υλοποίησης. Είναι σημαντικό να προετοιμάσετε και να υποστηρίξετε άτομα σε όλα τα επίπεδα του οργανισμού για την επιτυχή υιοθέτηση νέων συμπεριφορών, εργαλείων και διαδικασιών για την εργασία με δεδομένα. Εξετάστε ποιοι θα είναι υπεύθυνοι για τις δραστηριότητες διαχείρισης αλλαγών και τους πόρους που είναι διαθέσιμοι για τον σχεδιασμό και την ολοκλήρωση αυτών των δραστηριοτήτων.

Σημαντικό

Μην υποτιμάτε τη σημασία της διαχείρισης αλλαγών στην επίτευξη συνεπούς προόδου προς τους στρατηγικούς στόχους σας. Η διαχείριση αλλαγών θα πρέπει να αποτελεί προτεραιότητα για να εξασφαλίσετε την επιτυχή εξέλιξη προς την επιθυμητή μελλοντική σας κατάσταση.

Προσδιορισμός προτεραιοτήτων

Αφού αξιολογήσετε την ετοιμότητα του οργανισμού σας, θα πρέπει να συνεχίσετε προσδιορίζοντας τις δραστηριότητες για ιεράρχηση για την τρέχουσα περίοδο προγραμματισμού. Συνιστούμε να ιεραρχήσετε τις χρονικά ευαίσθητες δραστηριότητες, τις δραστηριότητες γρήγορης νίκης και υψηλού αντίκτυπου.

Χρονικά ευαίσθητες δραστηριότητες

Ορισμένες δραστηριότητες έχουν ένα καθορισμένο παράθυρο ενέργειας, το οποίο σημαίνει ότι πρέπει να εξεταστούν πριν από την λήξη της προθεσμίας ή του συγκεκριμένου συμβάντος. Συνήθως, αυτές οι δραστηριότητες αντιμετωπίζουν προβλήματα που δεν επηρεάζουν αυτήν τη στιγμή την επιχείρηση, αλλά θα επηρεάσουν την επιχείρηση κάποια στιγμή στο μέλλον (εάν δεν αντιμετωπιστούν). Εναλλακτικά, αυτές οι δραστηριότητες μπορούν να συνδεθούν με τεχνολογία ή επιχειρηματικές προθεσμίες. Θα πρέπει να προσδιορίσετε και να αντιμετωπίσετε αυτές τις δραστηριότητες πριν λήξει το χρονικό διάστημα της ενέργειας.

Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα χρονικά ευαίσθητων περιοχών που μπορεί να ορίσετε ως προτεραιότητα όταν ορίζετε τα βασικά αποτελέσματά σας.

• Εργαλεία, συστήματα ή δυνατότητες που έχουν γνωστή ημερομηνία διακοπής χρήσης.
• Επιχειρηματικές διαδικασίες ή πρωτοβουλίες που έχουν προθεσμία.
• Γνωστά ελαττώματα ή κίνδυνοι που είναι εγγενή σε υπάρχουσες λύσεις ή διεργασίες.
• Επεξεργάζεται με υψηλό βαθμό μη αυτόματου χειρισμού δεδομένων και περιορισμούς εκχωρημένων πόρων.
• Η ολοκλήρωση μιας δημοσιονομικής περιόδου ή μιας περιόδου προϋπολογισμού.

Σημαντικό

Ενώ είναι σημαντικό να εντοπίζετε και να ενεργείτε σε χρονικά ευαίσθητες δραστηριότητες, θα πρέπει επίσης να είστε προσεκτικοί για να αποφύγετε ένα σενάριο όπου η συνεπής επείγουσα ανάγκη σάς εμποδίζει να πετύχετε πρόοδο προς τους στόχους υψηλού επιπέδου.

Γρήγορες νίκες και δραστηριότητες υψηλού αντίκτυπου

Κατά την αξιολόγηση λωρίδας χρόνου και προτεραιοτήτων, θα πρέπει να αναγνωρίσετε γρήγορες νίκες. Οι γρήγορες νίκες είναι βραχυπρόθεσμες δραστηριότητες που προσφέρουν σημαντικό μακροπρόθεσμο όφελος. Για παράδειγμα, μια γρήγορη νίκη μπορεί να έχει λίγες εξαρτήσεις ή να μην περιλαμβάνει σημαντικές νέες σχεδιάσεις ή διαδικασίες. Το βασικό πλεονέκτημα μιας γρήγορης νίκης είναι ότι μπορεί να επιδείξει γρήγορα απόδοση της στρατηγικής πρωτοβουλίας επιχειρηματικής ευφυΐας για την επιχείρηση. Αυτή η επιστροφή δημιουργεί ορμή που μπορεί να οδηγήσει στην υποστήριξη μεγαλύτερων πρωτοβουλιών.

Οι γρήγορες νίκες μπορεί επίσης να είναι δραστηριότητες υψηλού αντίκτυπου. Στην περίπτωση αυτή, έχουν τη δυνατότητα να σημειώσουν σημαντικές προόδους σε πολλούς τομείς της επιχείρησης.

Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα περιοχών γρήγορης νίκης ή υψηλού αντίκτυπου που μπορεί να ορίσετε με προτεραιότητα όταν ορίζετε τα βασικά αποτελέσματά σας.

• Μικρές αλλαγές που βελτιώνουν υπάρχουσες λύσεις για έναν μεγάλο αριθμό τελικών χρηστών.
• Έλεγχοι και βελτιστοποιήσεις λύσεων που βελτιώνουν τις επιδόσεις και μειώνουν τη χρήση εκχωρημένων πόρων και το κόστος.
• Πρωτοβουλίες εκπαίδευσης για βασικούς χρήστες.
• Ρύθμιση μιας κεντρικής πύλης για την ενοποίηση μιας κοινότητας πρακτικών χρηστών.
• Αρχίζοντας να συνδέετε πρωταθλητές Power BI ή Fabric για να ξεκινήσετε ένα δίκτυο πρωταθλητών για αυτά τα άτομα για να μοιραστούν γνώσεις και πρακτικές.
• Δημιουργία κοινόχρηστων, κεντρικών θεμάτων, προτύπων και οδηγιών σχεδίασης για αναφορές.

Λίστα ελέγχου - Όταν ορίζετε την οργανωτική ετοιμότητα και προτεραιότητες, βασικές αποφάσεις και ενέργειες περιλαμβάνουν:

• Εξετάστε τους τομείς και τους στόχους εστίασης του BI: Βεβαιωθείτε ότι οι στρατηγικοί στόχοι σας είναι τρέχοντες και ότι γίνονται κατανοητοί από όλους όσους συμμετέχουν στον τακτικό σχεδιασμό.
• Εξετάστε τις τρέχουσες αξιολογήσεις κατάστασης: Οι αδυναμίες και οι ευκαιρίες που εντόπισε η ομάδα εργασίας στις τρέχουσες αξιολογήσεις κατάστασης ενημερώνουν απευθείας τα βασικά αποτελέσματα που θα ορίσετε.
• Προσδιορισμός χρονικά ευαίσθητων δραστηριοτήτων: Αναγνωρίστε τυχόν πιθανές δραστηριότητες ή περιοχές που έχουν καθορισμένη χρονική περίοδο ή επείγουσα ανάγκη. Αποσαφηνίστε την προθεσμία και τη σημασία της για την επιχείρηση.
• Αναγνώριση γρήγορων νικών: Αναγνωρίστε δραστηριότητες που απαιτούν χαμηλή προσπάθεια ή χρόνο επένδυσης για την επίτευξη υψηλού αντίκτυπου. Δικαιολογήστε γιατί αυτές οι δραστηριότητες είναι γρήγορες νίκες.
• Προσδιορισμός δραστηριοτήτων υψηλής επίδρασης: Αναγνωρίστε περιοχές που έχουν σημαντικό αντίκτυπο στη στρατηγική BI σας. Καθορίστε γιατί αυτές οι περιοχές έχουν υψηλό αντίκτυπο.
• Αξιολόγηση ετοιμότητας οργανισμού: Έρευνα για πιθανούς κινδύνους ή απειλές που θα πρέπει να αντιμετωπίσετε για την επιτυχή επίτευξη των στρατηγικών στόχων σας.

Βήμα 2: Ορισμός βασικών αποτελεσμάτων

Όταν κατανοήσετε την ετοιμότητα του οργανισμού σας και τυχόν δραστηριότητες που θα πρέπει να ιεραρχήσετε, είστε έτοιμοι για το επόμενο βήμα. Στο βήμα 2 του τακτικού σχεδιασμού, ορίζετε βασικά αποτελέσματα για να σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε την πρόοδο προς τους στρατηγικούς στόχους σας.

Όπως αναφέρθηκε στην προηγούμενη ενότητα, τα βασικά αποτελέσματα είναι ένα από τα κύρια αποτελέσματα του τακτικού σχεδιασμού. Ο ορισμός καλών βασικών αποτελεσμάτων είναι απαραίτητος για να διευκολύνετε την εστίαση στα αποτελέσματα αντί της εξόδου και να παρακινείτε την πρόοδο προς την επίτευξη των στόχων σας.

Βεβαιωθείτε ότι τα βασικά αποτελέσματά σας:

• Αντιμετωπίστε έναν (ή περισσότερους) από τους στόχους της στρατηγικής BI σας.
• Αποτέλεσμα σε μετρήσιμα και εφικτή αποτελέσματα εντός της περιόδου τακτικού σχεδιασμού.
• Συνδεθείτε τόσο με την επιχειρηματική στρατηγική όσο και με τη στρατηγική BI.
• Ακολουθήστε συνεπή κριτήρια, όπως το σύστημα SMART και ότι είναι:
  • Συγκεκριμένα: Στοχεύστε μια ρητή περιοχή βελτίωσης.
  • Μετρήσιμα: Είναι ποσοτικοποιήσιμα ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδο.
  • Με δυνατότητα ανάθεσης: Καθορίστε ποιος είναι υπεύθυνος για το αποτέλεσμα κλειδιού.
  • Ρεαλιστικό: Δηλώστε εάν θα επιτύχετε το βασικό αποτέλεσμα, δεδομένου του τρέχοντος επιπέδου οργανωτικής ετοιμότητας και διαθέσιμων πόρων. Ορίστε δύσκολους αλλά εφικτέους στόχους.
  • Σχετικός χρόνος: Καθορίστε πότε θα επιτύχετε τα αποτελέσματα.

Μια θεμελιώδης πτυχή των βασικών αποτελεσμάτων σας είναι ότι σας βοηθούν να ορίσετε και μετρήσετε την επιτυχία για τη στρατηγική BI σας.

Ορισμός και μέτρηση επιτυχίας

Είναι σημαντικό να ορίσετε την εμφάνιση της επιτυχίας για τους στρατηγικούς στόχους σας. Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους πρέπει να ορίσετε και να μετρήσετε την επιτυχία.

• Επίδειξη προόδου: Ένα βασικό στοιχείο με σαφή κριτήρια επιτυχίας είναι η δυνατότητα αναγνώρισης της προόδου και των επιτευγμάτων. Ορθή μέτρα επιτυχίας καταδεικνύουν σαφή απόδοση των επενδύσεων (ROI) σε πρωτοβουλίες BI. Παρόλο που η ROI μπορεί να είναι δύσκολη στη μέτρηση, αυτή η ενέργεια προωθεί τα κίνητρα και επιτρέπει στην ηγεσία να αναγνωρίσει την ολοκληρωμένη επιχειρηματική αξία της στρατηγικής BI.
• Συνεχής βελτίωση: Σαφή κριτήρια επιτυχίας σάς βοηθούν να αξιολογήσετε εκ νέου τη στρατηγική σας. Αυτή η αξιολόγηση θα πρέπει να παρακινήσει τον επαναλαμβανόμενο τακτικό σχεδιασμό σας, μαζί με τα σχόλια των χρηστών και τις αλλαγές στην επιχείρηση ή την τεχνολογία.
• Διορθωτική ενέργεια: Ένας καλός ορισμός επιτυχίας υποστηρίζεται από μετρήσιμα αποτελέσματα. Η παρακολούθηση αυτών των μετρήσιμων αποτελεσμάτων κατά τη διάρκεια των επιχειρήσεων μπορεί να ενημερώσει συγκεκριμένες αποφάσεις και ενέργειες για να προσαρμόσει τον τακτικό σχεδιασμό ή να παρέμβει εάν είστε εκτός τροχιάς.

Υπάρχουν δύο τρόποι για να παρακολουθείτε μετρήσιμα επιτεύγματα. Σε αυτό το άρθρο, εξετάζουμε βασικά αποτελέσματα, τα οποία αποτελούν μέρος του πλαισίου OKR (στόχοι και βασικά αποτελέσματα), αλλά οι οργανισμοί χρησιμοποιούν επίσης KPI (βασικοί δείκτες απόδοσης) ή συνδυασμό OKR μαζί με KPI. Αμφότερες οι προσεγγίσεις είναι εξίσου έγκυρες. Το πιο σημαντικό είναι να βρείτε μια προσέγγιση για τη μέτρηση της προόδου προς τους στρατηγικούς στόχους σας που σας εξυπηρετεί.

• Βασικά αποτελέσματα: Αξιολογήστε μετρήσιμα κριτήρια επιτυχίας που παρακολουθούν την πρόοδο προς τους στρατηγικούς στόχους.
• KPI: Αξιολογήστε την επιτυχία μιας συγκεκριμένης δραστηριότητας σε σχέση με έναν στόχο. Ενώ οι δείκτες KPI συνήθως μετρούν την απόδοση σε σχέση με στόχους, τα βασικά αποτελέσματα μετρούν τα αποτελέσματα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε KPI μαζί με τα OKR.

Σημείωμα

Οι μετρήσεις επιτυχίας θα πρέπει να ευθυγραμμίζονται στενά με τους επιχειρηματικούς στόχους. Βεβαιωθείτε ότι τα κριτήρια επιτυχίας δεν αφορούν συγκεκριμένα τεχνικές εργασίες.

Προσοχή

Μετρήστε έναν περιορισμένο αριθμό KPI ή βασικών αποτελεσμάτων. Αυτά τα μετρικά είναι χρήσιμα μόνο όταν γνωρίζετε τι μετρούν και πώς θα πρέπει να ενεργείτε σε αυτά. Είναι προτιμότερο να έχετε μερικούς στρατηγικούς, πολύτιμους δείκτες από πολλούς τους οποίους δεν μπορείτε να παρακολουθείτε ή να παρακολουθείτε τακτικά.

Αποτελεσματική χρήση δεικτών

Όταν χρησιμοποιείτε την πρόοδο των μετρήσεων προς τους στρατηγικούς σας στόχους, θα πρέπει να τους παρακολουθείτε τακτικά για να παρακολουθείτε την πρόοδο και να πραγματοποιείτε ενέργειες όπου είναι απαραίτητο.

Ακολουθούν ορισμένα γενικά ζητήματα που θα σας βοηθήσουν να μετρήσετε και να παρακολουθήσετε με επιτυχία βασικά αποτελέσματα και KPI.

• Αναφέρετε τους δείκτες σας: Δημιουργήστε λύσεις αναφοράς για τους δείκτες σας που σας επιτρέπουν να τις παρακολουθείτε αποτελεσματικά. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε okr για το Microsoft Viva Goals ή πίνακες βαθμολογίας και μετρικά στο Power BI για να μετρήσετε και να παρακολουθήσετε την πρόοδο.
• Αυτοματοποίηση συλλογής δεδομένων: Εάν είναι δυνατό, βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα για δείκτες δεν συλλέγονται με μη αυτόματο τρόπο. Βρείτε αποτελεσματικούς τρόπους για να βελτιστοποιήσετε και αυτοματοποιήσετε τη συλλογή δεδομένων, ώστε να είναι τρέχουσα, ακριβής και αξιόπιστη.
• Παρακολούθηση αλλαγής: Απεικονίστε την τρέχουσα τιμή δείκτη, αλλά και την τάση με την πάροδο του χρόνου. Η πρόοδος αποδεικνύεται καλύτερα ως σταδιακή βελτίωση. Εάν ο δείκτης παρουσιάζει υψηλή μεταβλητότητα ή διακύμανση, εξετάστε το ενδεχόμενο χρήσης ενός κινούμενου μέσου όρου για την καλύτερη απεικόνιση της τάσης.
• Εκχώρηση κατόχου: Βεβαιωθείτε ότι μια ομάδα ή ένα άτομο είναι υπεύθυνο για τη μέτρηση του δείκτη και τη διατήρηση των δεδομένων του ενημερωμένα.
• Καθορισμός ενός αποδεκτού εύρους: Καθορισμός στόχων ή ενός αποδεκτού εύρους τιμών για την αντιστοίχιση κατάστασης (όπως σε καλό δρόμο ή εκτός τροχιάς) στον δείκτη. Όταν οι τιμές βρίσκονται εκτός της περιοχής προορισμού, θα πρέπει να ζητά από κάποιον να διερευνήσει ή να λάβει διορθωτικά μέτρα.
• Ρύθμιση ειδοποιήσεων βάσει δεδομένων: Ρυθμίστε αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις που ειδοποιούν βασικές ομάδες ή μεμονωμένα άτομα, για παράδειγμα, χρησιμοποιώντας το Power Automate. Με αυτόν τον τρόπο, μπορούν να ληφθούν έγκαιρα μέτρα όταν ο δείκτης είναι εκτός τροχιάς.
• Καθορισμός δράσεων και παρεμβάσεων: Περιγράψτε με σαφήνεια πώς θα χρησιμοποιήσετε αυτές τις πληροφορίες για να αναλάβετε δράση, είτε για να αντιμετωπίσετε ζητήματα είτε για να δικαιολογήσετε τη μετάβαση στο επόμενο βήμα της στρατηγικής BI σας.

Σημαντικό

Βεβαιωθείτε ότι οι δείκτες που επιλέξατε αντικατοπτρίζουν πραγματικά τα επιθυμητά αποτελέσματα. Αξιολογήστε τακτικά αυτούς τους δείκτες προς έρευνα για να αποφύγετε την παροχή κίνητρα για αντιπαραγωγικές συμπεριφορές. Εξετάστε το Νόμο του Γκούντχαρτ, ο οποίος αναφέρει: Όταν ένα μέτρο γίνεται στόχος, παύει να είναι ένα καλό μέτρο.

Αναγνώριση βασικών αποτελεσμάτων

Θα πρέπει να προσδιορίσετε και να περιγράψετε βασικά αποτελέσματα για την υιοθέτηση, διαχείριση και υλοποίηση. Προσδιορίστε τα βασικά αποτελέσματα που μπορείτε να επιτύχετε κατά την επόμενη περίοδο και τα οποία αντιμετωπίζουν άμεσα τις αδυναμίες και τις ευκαιρίες που εντοπίσατε στην κουλτούρα των δεδομένων και τις τεχνικές αξιολογήσεις σας. Λάβετε υπόψη τυχόν δραστηριότητες ή περιοχές που πρέπει να ορίσετε ως προτεραιότητα, οι οποίες αναφέρθηκαν στο βήμα 1.

Φιλοδώρημα

Ανατρέξτε στις σχετικές ενότητες του χάρτη υιοθέτησης Fabric και στον σχεδιασμό υλοποίησης power BI για να σας βοηθήσουν να καθορίσετε και να περιγράψετε τα βασικά αποτελέσματά σας.

Σημαντικό

Όταν ορίζετε τα βασικά αποτελέσματά σας, να θυμάστε ότι η επιτυχημένη υλοποίηση της στρατηγικής BI είναι πιο πιθανή όταν στοχεύετε για μια εξέλιξη αντί για επανάσταση από την τρέχουσα κατάστασή σας. Η εξέλιξη σημαίνει ότι προσπαθείτε για σταδιακή αλλαγή με την πάροδο του χρόνου. Μικρή αλλά συνεπής, διαρκής πρόοδος είναι καλύτερη από μια πληθώρα αλλαγών που κινδυνεύουν να διαταράξετε τις τρέχουσες δραστηριότητες.

Υιοθεσία

Πρώτα, προσδιορίστε τα βασικά αποτελέσματα της υιοθέτησης. Αυτές οι δραστηριότητες μπορούν να αντιμετωπίσουν πολλούς τομείς, αλλά συνήθως περιγράφουν τις ενέργειες που θα κάνετε για να βελτιώσετε τη συνολική εταιρική υιοθέτηση και κουλτούρα δεδομένων.

Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα βασικών αποτελεσμάτων υιοθέτησης που μπορείτε να ορίσετε για μια περίοδο.

• Αυξήστε τη χρήση μιας εγκεκριμένης κεντρικής αναφοράς ή μοντέλου σημασιολογίας κατά ένα συγκεκριμένο ποσοστό ή από έναν συγκεκριμένο αριθμό χρηστών.
• Αναγνωρίστε έναν ή περισσότερους πρωταθλητές Power BI από κάθε τμήμα ή από κάθε ομάδα εντός ενός τμήματος.
• Αυξήστε το ποσοστό θετικής απόκρισης των χρηστών επιχειρήσεων στα εργαλεία και τις πρωτοβουλίες ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΉς ευφυΐας ερωτήσεων που με βοηθούν να επιτύχω τους επιχειρηματικούς μου στόχους κατά ένα συγκεκριμένο ποσοστό.
• Καθοδηγήστε ένα συγκεκριμένο ποσοστό των ομάδων πωλήσεων μέσω ενός εισαγωγικού προγράμματος εκπαίδευσης για την παιδεία δεδομένων.
• Βελτίωση της συμμετοχής στις συνεδρίες Ε&Α ωρών γραφείου κατά μέσο όρο ενός συγκεκριμένου αριθμού ατόμων ανά συνεδρία.
• Διοργανώστε έναν συγκεκριμένο αριθμό περιόδων παροχής καθοδήγησης με πρωταθλητές στο Power BI.
• Φιλοξενήστε έναν συγκεκριμένο αριθμό περιόδων λειτουργίας, παρουσιάζοντας τους πρωταθλητές Power BI στις δυνατότητες και τις δυνατότητες χρήσης του Microsoft Fabric.
• Αφιερώστε έναν ορισμένο αριθμό ωρών την εβδομάδα (κατά μέσο όρο) του COE σε δραστηριότητες καθοδήγησης και ενεργοποίησης χρηστών.

Διαχείριση

Στη συνέχεια, προσδιορίστε τα βασικά αποτελέσματα της διαχείρισής σας. Αυτά τα βασικά αποτελέσματα θα πρέπει να περιγράφουν τον τρόπο με τον οποίο θα επιτρέπετε στους χρήστες να απαντούν επιχειρηματικά προβλήματα με τα δεδομένα, ενώ παράλληλα θα μετριάζετε τους κινδύνους για την ασφάλεια ή τη συμμόρφωση των δεδομένων. Αυτά τα βασικά αποτελέσματα διαχείρισης θα πρέπει να υποκινούνται από βασικά αποτελέσματα της υιοθέτησης και να συνδέονται στενά με αυτά.

Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα βασικών αποτελεσμάτων διαχείρισης που μπορείτε να ορίσετε για μια περίοδο.

• Μειώστε τον αριθμό χώρων εργασίας ή αναφορών κατά ένα συγκεκριμένο ποσοστό.
• Μειώστε την εξαγωγή στο Excel κατά ένα συγκεκριμένο ποσοστό.
• Αυξήστε τον αριθμό των χώρων εργασίας που παρέχουν περιεχόμενο από εφαρμογές κατά ένα συγκεκριμένο ποσοστό.
• Μειώστε τον αριθμό των αναφορών που κοινοποιούνται στην εκτελεστική ηγεσία σε έναν συγκεκριμένο αριθμό ή κατά ένα συγκεκριμένο ποσοστό.
• Μειώστε τον αριθμό δελτίων υποστήριξης που ζητούν πρόσβαση σε προελεύσεις δεδομένων ή εργαλεία κατά ένα συγκεκριμένο ποσοστό.

Σημαντικό

Εάν δεν έχετε μια αποτελεσματική διαδικασία για την παρακολούθηση των δραστηριοτήτων χρήστη και του περιεχομένου, θα πρέπει να το καταστήσετε άμεση προτεραιότητα. Η κατανόηση αυτών των δραστηριοτήτων και στοιχείων ενημερώνει για καλύτερες αποφάσεις και ενέργειες διαχείρισης.

Υλοποίηση

Τέλος, προσδιορίστε τα βασικά αποτελέσματα υλοποίησης. Αυτά τα βασικά αποτελέσματα θα πρέπει να περιγράφουν πώς θα βελτιώσετε υπάρχουσες ή μελλοντικές λύσεις, πρακτικές και διαδικασίες BI. Αυτά τα βασικά αποτελέσματα υλοποίησης θα πρέπει να υποστηρίζουν και να ευθυγραμμίζονται με τα βασικά αποτελέσματα υιοθέτησης και διαχείρισής σας.

Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα βασικών αποτελεσμάτων υλοποίησης που μπορείτε να ορίσετε για μια περίοδο.

• Μειώστε τον αριθμό των αποτυχιών ανανέωσης κατά ένα συγκεκριμένο ποσοστό.
• Μειώστε τον χρόνο διερεύνησης και επίλυσης προβλημάτων κατά ένα συγκεκριμένο ποσοστό.
• Μειώστε τον χρόνο ανάκτησης συγκεκριμένων δεδομένων ή παραγωγής ορισμένων αναφορών κατά έναν συγκεκριμένο αριθμό ωρών ή ημερών.
• Μειώστε τον αριθμό των περιστατικών υποστήριξης που σχετίζονται με ανακριβή δεδομένα κατά ένα συγκεκριμένο ποσοστό.
• Μειώστε τον αριθμό των διακοπών επιχειρηματικής δραστηριότητας κατά ένα συγκεκριμένο ποσοστό.

Λίστα ελέγχου - Όταν εντοπίζετε τα βασικά αποτελέσματα του BI, βασικές αποφάσεις και ενέργειες περιλαμβάνουν:

• Καθορίστε τον τρόπο με τον οποίο θα μετρήσετε την επιτυχία: Αποφασίστε αν θα χρησιμοποιήσετε βασικά αποτελέσματα, KPI ή συνδυασμό και των δύο.
• Προσδιορισμός βασικών αποτελεσμάτων υιοθέτησης: Αναγνωρίστε βασικά αποτελέσματα που θα σας βοηθήσουν να υλοποιήσετε το όραμα της κουλτούρας των δεδομένων σας και να επιτύχετε τους στόχους BI για εταιρική υιοθέτηση.
• Προσδιορισμός βασικών αποτελεσμάτων διαχείρισης: Αναγνωρίστε βασικά αποτελέσματα που θα σας βοηθήσουν να εξισορροπήσετε την ενεργοποίηση χρήστη και τον μετριασμό των κινδύνων.
• Προσδιορισμός βασικών αποτελεσμάτων υλοποίησης: Αναγνωρίστε βασικά αποτελέσματα είτε για την υποστήριξη καθορισμένων αποτελεσμάτων υιοθέτησης και διαχείρισης είτε για συγκεκριμένες ανάγκες επιχειρηματικών δεδομένων. Ταξινομήστε τα βασικά αποτελέσματα υλοποίησης είτε ως πρωτοβουλίες είτε ως λύσεις.

Βήμα 3: Καθορισμός λύσεων και πρωτοβουλιών

Αφού έχετε ορίσει τα βασικά αποτελέσματά σας και είστε βέβαιοι ότι μπορείτε να τα επιτύχετε, είστε έτοιμοι να κάνετε το επόμενο βήμα. Στο βήμα 3 του τακτικού σχεδιασμού, ορίζετε λύσεις και πρωτοβουλίες που θα υλοποιήσετε για να σας βοηθήσουν να επιτύχετε ένα ή περισσότερα βασικά αποτελέσματα.

Οι λύσεις και πρωτοβουλίες που θα υλοποιήσετε έχουν δύο σκοπούς. Τα εξής:

• Υποστήριξη βασικών αποτελεσμάτων υιοθέτησης και διακυβέρνησης: Περιγράψτε τις λύσεις που δημιουργείτε και τις πρωτοβουλίες που δημιουργείτε για να επιτύχετε τα βασικά αποτελέσματα της υιοθέτησης και της διαχείρισής σας. Αυτές οι λύσεις σάς βοηθούν να εργαστείτε για τη βελτίωση της υιοθέτησης και υιοθέτησης από τον οργανισμό.
• Υποστήριξη αναγκών σε εταιρικά δεδομένα: Περιγράψτε συγκεκριμένες λύσεις που θα δημιουργήσετε για την αντιμετώπιση των αναγκών και προτεραιοτήτων εταιρικών δεδομένων (όπως εκείνες που είναι ευαίσθητες στον χρόνο, γρήγορες νίκες ή υψηλός αντίκτυπος). Με αυτές τις λύσεις, θα πρέπει να στοχεύετε για να επιτύχετε ή να βελτιώσετε την υιοθέτηση λύσης.

Μπορείτε να υλοποιήσετε λύσεις ή πρωτοβουλίες.

• Λύσεις: Συστήματα ή εργαλεία που έχουν δημιουργηθεί για την άμεση αντιμετώπιση συγκεκριμένων επιχειρηματικών προβλημάτων ή αναγκών δεδομένων για τους χρήστες. Ορισμένα παραδείγματα λύσεων είναι τα εξής:
  • Μια λύση παρακολούθησης με δυνατότητα ενεργειών που επιτρέπει στις ομάδες διαχείρισης να παρακολουθούν τα βασικά αποτελέσματα διαχείρισης και υιοθέτησης.
  • Μια ενοποιημένη λίμνη δεδομένων που παρέχει δεδομένα έτοιμα για επιχείρηση για κατανάλωση από δημιουργούς περιεχομένου που σχεδιάζουν άλλες κατάντη αναλυτικές λύσεις.
  • Μια εφαρμογή Power BI που αντιμετωπίζει συγκεκριμένες ανάγκες εταιρικών δεδομένων για καταναλωτές περιεχομένου.
• Πρωτοβουλίες: Διαδικασίες, πόροι εκπαίδευσης και πολιτικές που υποστηρίζουν τα βασικά αποτελέσματά σας. Οι πρωτοβουλίες είναι συνήθως μη τεχνικά μέσα που υποστηρίζουν χρήστες ή διαδικασίες. Ορισμένα παραδείγματα πρωτοβουλιών είναι τα εξής:
  • Διεργασίες για δημιουργούς περιεχομένου με λειτουργία από τον χρήστη, ώστε να μπορούν να ζητήσουν πρόσβαση σε εργαλεία, δεδομένα ή εκπαίδευση.
  • Πολιτικές δεδομένων διαχείρισης που περιγράφουν τον τρόπο πρόσβασης και χρήσης ορισμένων δεδομένων.
  • Μια επεξεργασμένη, μετριοπαθής κεντρική πύλη για την κοινότητα πρακτικών χρηστών.

Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα στόχων επιχειρηματικής σχέσης, μαζί με σχετικά βασικά αποτελέσματα και λύσεις ή πρωτοβουλίες για την επίτευξή τους για μια συγκεκριμένη περίοδο σχεδιασμού.

Παράδειγμα στόχου	Παράδειγμα βασικών αποτελεσμάτων	Παραδείγματα πρωτοβουλιών ή λύσεων
Βελτιώστε την εκτελεστική υιοθέτηση και υποστήριξη της BI για να προωθήσετε μια πιο υγιή κουλτούρα δεδομένων.	• Αναγνωρίστε και προσελκύστε έναν ή περισσότερους υποψηφίους για έναν εκτελεστικό χορηγό. • Διεξαγωγή τριών συναντήσεων δημαρχείου με εκτελεστική ηγεσία ή Q&A σχετικά με επιτεύγματα BI και προγραμματισμένες δραστηριότητες. • Να πραγματοποιήσουν τρεις στοχευμένες συνεδρίες παροχής καθοδήγησης με τον εκτελεστικό χορηγό, για να βελτιώσουν τις γνώσεις και την κατανόησή τους σχετικά με τα σχετικά θέματα BI και να τους επιτρέψουν να ηγηθούν παραδείγματος.	• Δημιουργία σχεδίου επικοινωνίας: Δημιουργία σχεδίου επικοινωνίας με το Κέντρο αριστείας (COE), το οποίο θα περιλαμβάνει τη διανομή τακτικού ενημερωτικού δελτίου από τον εκτελεστικό χορηγό για την κοινοποίηση ενημερώσεων, ανακοινώσεων και επισημάνσεων από λύσεις και πρωτοβουλίες BI. • Διεξαγωγή μιας έρευνας σχολίων για στελέχη: Μετρήστε την εκτελεστική έγκριση και το συναίσθημα με μια σύντομη έρευνα των στελεχών, συμπεριλαμβανομένου (ενδεικτικά) του εκτελεστικού χορηγού. Η έρευνα ζητά ποσοτικά σχόλια σχετικά με την αποτελεσματικότητα, τη χρηστικότητα και τη συνάφεια των λύσεων BI.
Επίτευξη καλύτερης ισορροπίας ενεργοποίησης χρήστη και μετριασμού κινδύνου στη διαχείριση BI.	• Μειώστε την αναλογία των σημασιολογικών μοντέλων Power BI προς τις αναφορές κατά ένα συγκεκριμένο ποσοστό. Αυτό το βασικό αποτέλεσμα μετρά εάν τα σημασιολογικά μοντέλα επαναχρησιμοποιούνται για ad hoc ανάλυση και αναφορά ή εάν τα δεδομένα αντιγράφονται σε μοντέλα, μια αναλογία κοντά σε ένα υποδεικνύει ότι οι χρήστες μπορεί να δημιουργούν ένα νέο μοντέλο σημασιολογίας για κάθε αναφορά, το οποίο αποτελεί κίνδυνο διαχείρισης. • Μειώστε την αναλογία των εξαγωγών προς προβολές κατά ένα συγκεκριμένο ποσοστό. Αυτό το βασικό αποτέλεσμα μετρά πόσο συχνά οι χρήστες εξάγουν δεδομένα σε αρχεία αντί να χρησιμοποιούν υπάρχουσες αναφορές για την ανάλυσή τους. Μια αναλογία κοντά σε ένα υποδεικνύει ότι οι χρήστες εξάγουν τακτικά δεδομένα, το οποίο αποτελεί κίνδυνο διαχείρισης.	• Εκτέλεση ελέγχου σε όλο τον μισθωτή: Ένας αρχικός έλεγχος σε όλο τον μισθωτή για την ορατότητα των γενικών τάσεων χρήσης και ανωμαλιών. • Δημιουργήστε μια λύση παρακολούθησης σε όλο τον μισθωτή: Παρακολουθήστε κρίσιμες λύσεις και συμπεριφορές δημιουργίας κινδύνου. • Διεξαγωγή στοχευμένης εκπαίδευσης των κορυφαίων εξαγωγέων: Αναγνωρίστε και αλληλεπιδράστε με τα άτομα της κοινότητας χρηστών που εξάγουν δεδομένα πιο συχνά και προσφέρετε τους αρκετές ώρες εκπαίδευσης ή καθοδήγησης σχετικά με τον τρόπο χρήσης των αναφορών Power BI ή της ανάλυσης σε συγκεντρωτικούς πίνακες του Excel.
Βελτιώστε τη λήψη αποφάσεων βάσει δεδομένων στις ομάδες πωλήσεων, έτσι ώστε οι χρήστες να είναι πιο αποτελεσματικοί στη χρήση του Power BI για τη λήψη αποφάσεων πωλήσεων και την ανάληψη ενεργειών.	• Ζητήστε από έναν συγκεκριμένο αριθμό χρηστών να ολοκληρώσει μια εκπαίδευση λεκτικής σταθεράς με μια βαθμολογία διαβίβασης. • Αφιερώστε κατά μέσο όρο τέσσερις ώρες του COE την εβδομάδα σε δραστηριότητες παροχής καθοδήγησης της κοινότητας χρηστών με ανοικτές ώρες γραφείου.	• Εκτελέστε ένα πρόγραμμα εκπαίδευσης για την παιδεία δεδομένων: Βελτιώστε τις ικανότητες δεδομένων της κοινότητας πωλήσεων. • Διατήρηση εβδομαδιαίων ωρών γραφείου: Να επιτρέπεται στους χρήστες να υποβάλλουν ερωτήσεις σχετικά με κεντρικές αναφορές ή να ζητούν οδηγίες για τις αποκεντρωμένες λύσεις επιχειρηματικής ευφυΐας με λειτουργία από τον χρήστη. • Δημιουργία πιστοποιημένου, κεντρικού μοντέλου σημασιολογίας: Παροχή καθημερινών δεδομένων πωλήσεων, στα οποία μπορούν να συνδεθούν οι ομάδες πωλήσεων, προκειμένου να απαντήσουν στις ερωτήσεις τους και να εκτελέσουν προσωπικό ή ομαδικό BI.

Δημιουργία εκκρεμοτήτων για πρωτοβουλίες και λύσεις

Η ομάδα εργασίας θα πρέπει να κάνει μια λίστα με λύσεις και πρωτοβουλίες που θα εφαρμοστούν αυτή την περίοδο. Για κάθε βασικό αποτέλεσμα, εξετάστε ποιες πρωτοβουλίες ή λύσεις θα εφαρμοστούν για την επίτευξή τους. Στη συνέχεια, ταξινομήστε αυτήν τη λίστα κατά προτεραιότητα, ταξινομώντας κάθε υλοποίηση από τη μεγαλύτερη προς τη χαμηλότερη, ώστε να είναι σαφές τι πρέπει να γίνει πρώτα.

Μετά τον τακτικό σχεδιασμό, οι δημιουργοί περιεχομένου και οι κάτοχοι εργάζονται μέσω αυτής της λίστας με προτεραιότητα (ή τη λίστα εκκρεμοτήτων) για να σχεδιάσουν επαναληπτικά και να παραδώσουν λύσεις BI, που είναι το επίκεντρο του άρθρου σχεδιασμού λύσεων BI.

Κατά την επιμέλεια αυτής της συσσώρευσης εκκρεμοτήτων υλοποίησης, εξετάστε τα ακόλουθα σημεία.

• Δικαιολογήστε την ιεράρχηση της πρωτοβουλίας ή της λύσης.
• Προσεγγ δημιουργήστε μια προσέγγιση της προσπάθειας, εάν είναι δυνατό.
• Περιγράφει το αναμενόμενο πεδίο εφαρμογής της πρωτοβουλίας ή της λύσης.
• Περιγράψτε τις σχετικές λωρίδες χρόνου και τα ενδιαφερόμενα μέρη.
• Ανατρέξτε σε οποιαδήποτε υπάρχουσα τεκμηρίωση, έρευνα ή σχετικές λύσεις.
• Συμφωνήστε με το ποιος θα σχεδιάσει και υλοποιήσει τη λύση.

Σημαντικό

Παρόλο που οι λύσεις που σχεδιάζετε στοχεύουν στην ικανοποίηση των αναγκών εταιρικών δεδομένων, είναι πιθανό να είναι σε θέση να αντιμετωπίσετε αμέσως όλες αυτές τις ανάγκες. Βεβαιωθείτε ότι σκοπεύετε να μετριάσετε τις πιθανές επιπτώσεις των ανικανοποίητα επιχειρηματικών δεδομένων που δεν θα αντιμετωπίσετε τώρα. Προσπαθήστε να αξιολογήσετε την επίδραση αυτών των αναγκών δεδομένων και σχεδιάστε είτε να τις αντιμετωπίσετε μερικώς με γρήγορες νίκες είτε ακόμη και να διακόψετε τη δημιουργία λύσεων για να ανακουφίσετε προσωρινά τουλάχιστον τον επιχειρηματικό αντίκτυπο.

Επικύρωση τακτικού σχεδιασμού

Μόλις έχετε καθορίσει βασικά αποτελέσματα, λύσεις και πρωτοβουλίες, θα πρέπει να λάβετε έγκριση από στελέχη και τα βασικά ενδιαφερόμενα μέρη πριν θέσετε σε εφαρμογή τον τακτικό σχεδιασμό σας. Παρουσιάζουν τα αποτελέσματα του τακτικού σχεδιασμού σε στελέχη και βασικούς ενδιαφερόμενους. Επισημάνετε τα αναμενόμενα οφέλη και τα σχετικά αποτελέσματα για την επιχείρηση εάν ο τακτικός σχεδιασμός είναι επιτυχής. Επίσης, εξηγήστε τον τρόπο με τον οποίο τα βασικά αποτελέσματα επιχειρηματικής ευφυΐας που περιγράφονται υποστηρίζουν τους επιχειρηματικούς στόχους και τις ανάγκες δεδομένων που προσδιορίζονται στον στρατηγικό σχεδιασμό της BI. Χρησιμοποιήστε οποιαδήποτε ανάδραση για να προσαρμόσετε τον τακτικό σχεδιασμό, όπου είναι απαραίτητο.

Λίστα ελέγχου - Όταν εξετάζετε την επιθυμητή μελλοντική σας κατάσταση, βασικές αποφάσεις και ενέργειες περιλαμβάνουν:

• Δημιουργία λίστας πρωτοβουλιών και λύσεων για την υλοποίηση: Αυτές οι πρωτοβουλίες και λύσεις θα πρέπει να υποστηρίζουν ένα ή περισσότερα από τα βασικά αποτελέσματά σας.
• Ιεράρχηση της λίστας εκκρεμοτήτων λύσης: Ταξινομήστε τη λίστα πρωτοβουλιών και λύσεων από την υψηλότερη προς τη χαμηλότερη προτεραιότητα, ώστε να γνωρίζετε τι πρέπει να κάνετε πρώτα.
• Καθορίστε τον αρχικό σχεδιασμό για κάθε υλοποίηση: Καθορίστε την αρχική εκτιμώμενη εμβέλεια, χρονοδιαγράμματα και υπεύθυνες ομάδες ή μεμονωμένα άτομα για την υλοποίηση αυτών των συμβουλών ή λύσεων.
• Επικύρωση τακτικού σχεδιασμού: Μοιραστείτε τα αποτελέσματα του τακτικού σχεδιασμού με στελέχη και βασικούς ενδιαφερόμενους. Χρησιμοποιήστε σχόλια για να αναθεωρήσετε τον τακτικό σχεδιασμό, όπου είναι απαραίτητο.

Βήμα 4: Περιοδική αναθεώρηση του σχεδίου

Το επιχειρηματικό και τεχνολογικό περιβάλλον του οργανισμού σας αλλάζει τακτικά. Ως εκ τούτου, θα πρέπει να επαναξιολογείτε περιοδικά και να επανεξεταζετε τη στρατηγική BI και τον τακτικό σχεδιασμό σας. Ο στόχος είναι να τις διατηρήσετε σχετικές και χρήσιμες για τον οργανισμό σας. Στο βήμα 4 του τακτικού σχεδιασμού, κάνετε πρακτικά βήματα για να επαναξιολογήσετε επαναληπτικά και να επανεκτιμήσετε τον σχεδιασμό.

Προετοιμασία επαναληπτικού σχεδιασμού και πρόβλεψη αλλαγών

Για να εξασφαλίσετε την ευθυγράμμιση επιχειρηματικής στρατηγικής και επιχειρηματικής στρατηγικής, θα πρέπει να δημιουργήσετε κύκλους συνεχούς βελτίωσης. Αυτοί οι κύκλοι θα πρέπει να επηρεάζονται από τα κριτήρια επιτυχίας (τα KPI ή τα OKR σας) και τα σχόλια που συλλέγετε τακτικά για να αξιολογήσετε την πρόοδο.

Σας συνιστούμε να διεξάγετε τακτικό σχεδιασμό σε τακτά διαστήματα με αξιολόγηση και αξιολόγηση, όπως απεικονίζεται στο παρακάτω διάγραμμα.

Το διάγραμμα απεικονίζει τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να αναθεωρήσετε επαναληπτικά τη στρατηγική BI για να επιτύχετε επαυξητική πρόοδο.

Στοιχείο	Περιγραφή
	Στρατηγικός σχεδιασμός BI: Καθορίστε και επανεξετείστε τις περιοχές εστίασης και τους στόχους BI κάθε 12-18 μήνες. Μεταξύ των συνεδριών στρατηγικού σχεδιασμού, προσπαθήστε για επαυξητική πρόοδο προς τους στρατηγικούς στόχους σας, επιτυγχάνοντας τα βασικά αποτελέσματα που ορίζονται στον τακτικό σχεδιασμό. Επιπλέον, μεταξύ του στρατηγικού σχεδιασμού, θα πρέπει να συλλέξετε σχόλια για να ενημερώσετε τη μελλοντική λήψη στρατηγικών αποφάσεων.
	Τακτικός σχεδιασμός BI: Αναγνωρίστε και επαναξιολογήστε τα βασικά σας αποτελέσματα ανά τρίμηνο ή κάθε 1-3 μήνες. Στο μεταξύ, υλοποιείτε αυτά τα τακτικά σχέδια δημιουργώντας λύσεις BI και ξεκινώντας πρωτοβουλίες BI. Επιπλέον, μεταξύ τακτικού σχεδιασμού, θα πρέπει να συλλέγετε σχόλια και να παρακολουθείτε τα KPI ή τα OKR σας για να ενημερώσετε τις μελλοντικές τακτικές αποφάσεις.

Τα μελλοντικά βασικά αποτελέσματα και οι τομείς εστίασης που ορίζονται στον στρατηγικό και τακτικό σχεδιασμό σας ενημερώνονται χρησιμοποιώντας τακτικούς μηχανισμούς ανάδρασης και αξιολόγησης, όπως αυτούς που περιγράφονται στις παρακάτω ενότητες.

Συλλογή σχολίων σχετικά με την επιχειρηματική στρατηγική

Τα αποτελέσματα επιχειρηματικών κλειδιών αλλάζουν τακτικά, με αποτέλεσμα νέες ανάγκες εταιρικών δεδομένων και μεταβαλλόμενες απαιτήσεις. Για το λόγο αυτό, ο τακτικός σχεδιασμός σας πρέπει να είναι ευέλικτος και να παραμένει καλά ευθυγραμμισμένος με την επιχειρηματική στρατηγική. Για να ενεργοποιήσετε αυτήν τη στοίχιση, μπορείτε να κάνετε τα εξής:

• Προγραμματισμός συνεδριάσεων ευθυγράμμισης επιχειρήσεων: Όταν διεξάγετε τακτικό σχεδιασμό, προγραμματίστε στρατηγικές συναντήσεις με βασικούς υπεύθυνους λήψης αποφάσεων για τις επιχειρήσεις και τα δεδομένα για να αξιολογήσετε τι έγινε την προηγούμενη περίοδο. Θα πρέπει να προγραμματίσετε αυτές τις συναντήσεις ώστε να ευθυγραμμίζονται με άλλες βασικές στρατηγικές επιχειρηματικές συναντήσεις. Οι συζητήσεις κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων αυτών παρέχουν την ευκαιρία αναθεώρησης του στρατηγικού και τακτικού σχεδιασμού, καθώς και να επιδείξουν και να προβληματιστούν για την πρόοδο.
• Εξετάστε τα σχόλια και τις αιτήσεις: Τα σχόλια και οι αιτήσεις από την κοινότητα χρηστών είναι πολύτιμα δεδομένα εισόδου για την επαναξιολογήστε τη στρατηγική BI σας. Εξετάστε το ενδεχόμενο να ρυθμίσετε ένα κέντρο επικοινωνίας, πιθανώς με κανάλια όπως ώρες γραφείου, ή φόρμες σχολίων για τη συλλογή σχολίων.
• Ζευγάρι τακτικό σχεδιασμό με σχεδιασμό έργων: Τακτικός σχεδιασμός μπορεί να ενσωματωθεί με τις διαδικασίες σχεδιασμού του έργου σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να ενσωματώσετε τακτικό σχεδιασμό με τις ευέλικτες διαδικασίες σχεδιασμού σας. Ο ευέλικτος σχεδιασμός είναι μια προσέγγιση διαχείρισης έργων που εστιάζει στην παροχή αξίας μέσω επαναληπτικών κύκλων εργασίας. Η σύζευξη τακτικού και ευέλικτου σχεδιασμού βοηθά στη δημιουργία μιας συνεπούς, επαναληπτικής δομής γύρω από τη λειτουργική λειτουργία της στρατηγικής BI σας.

Φιλοδώρημα

Η δημιουργία δομημένων διαδικασιών για τον χειρισμό μεταβαλλόμενων επιχειρηματικών βασικών αποτελεσμάτων μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή αντιδραστικού ή αυθόρμητου σχεδιασμού, ειδικά για την ικανοποίηση νέων, επειγόντων επιχειρηματικών αιτήσεων.

Πρόβλεψη αλλαγών στην τεχνολογία

Ο τακτικός σχεδιασμός πρέπει να αντιμετωπίζει τις σχετικές τεχνολογικές αλλαγές. Οι τεχνολογικές αλλαγές μπορούν να επηρεάσουν σημαντικά τον σχεδιασμό και τις επιχειρηματικές διαδικασίες σας. Πολλές αλλαγές είναι επίσης ευκαιρίες για τη βελτίωση υπαρχουσών ή προγραμματισμένων υλοποιήσεων. Είναι σημαντικό να εξασφαλίσετε ότι ο σχεδιασμός σας είναι πάντα ενημερωμένος για να εξασφαλίσετε ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε καλύτερα τις ευκαιρίες που προσφέρει η νέα τεχνολογία. Όχι μόνο βοηθά τους ανθρώπους να παραμείνουν αποτελεσματικοί, αλλά βοηθά τον οργανισμό σας να παραμείνει ανταγωνιστικός στην αγορά του.

Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα τεχνολογικών αλλαγών που μπορούν να επηρεάσουν τον τακτικό σχεδιασμό σας.

• Νέα προϊόντα, δυνατότητες ή ρυθμίσεις (συμπεριλαμβανομένων εκείνων στην έκδοση προεπισκόπησης)
• Εργαλεία, συστήματα ή δυνατότητες που έχουν καταργηθεί
• Αλλαγές στον τρόπο με τον οποίο η κοινότητα χρηστών χρησιμοποιεί εργαλεία ή αναλύει δεδομένα (όπως η δημιουργία AI)

Για να μετριάσετε τις επιπτώσεις και να αξιοποιήσετε τις ευκαιρίες αλλαγής, θα πρέπει να εξετάζετε τακτικά το τεχνολογικό περιβάλλον της επιχείρησής σας. Εξετάστε τα παρακάτω σημεία σχετικά με την ανταπόκριση στις τεχνολογικές αλλαγές.

• Παρακολούθηση ενημερώσεων: Διατηρήστε ενημερωμένες τις νέες εξελίξεις και δυνατότητες στο Microsoft Fabric. Διαβάστε τις μηνιαίες καταχωρήσεις ιστολογίου της κοινότητας και συμβαδίζουν με τις ανακοινώσεις σε εκδηλώσεις συνεδρίων.
• Βασικές αλλαγές εγγράφων: Εξασφαλίστε ότι οποιεσδήποτε σημαντικές αλλαγές περιλαμβάνονται στον τακτικό σχεδιασμό σας και περιλαμβάνουν σχετικές αναφορές. Επιστήστε την προσοχή σε τυχόν αλλαγές που έχουν άμεσο ή επείγον αντίκτυπο στις ανάγκες των επιχειρηματικών δεδομένων ή στα βασικά αποτελέσματα της επιχειρηματικής ευφυΐας.
• Αποφασίστε πώς θα χειρίζεστε τις δυνατότητες στην προεπισκόπηση: Διευκρινίστε τον τρόπο με τον οποίο θα χρησιμοποιήσετε τις νέες δυνατότητες προεπισκόπησης που δεν είναι ακόμα διαθέσιμες στο ευρύ κοινό. Προσδιορίστε τυχόν δυνατότητες ή εργαλεία προεπισκόπησης που έχουν στρατηγικό αντίκτυπο στον οργανισμό σας ή βοηθήστε να επιτύχετε στρατηγικά βασικά αποτελέσματα. Εξετάστε πώς θα επωφεληθείτε από αυτές τις δυνατότητες προεπισκόπησης, εντοπίζοντας και μετριάζοντας τυχόν πιθανούς κινδύνους ή περιορισμούς.
• Αποφασίστε πώς θα χειρίζεστε νέα εργαλεία τρίτων και της κοινότητας: Διευκρινίστε την πολιτική σας σχετικά με τα εργαλεία τρίτων και της κοινότητας. Εάν επιτρέπονται αυτά τα εργαλεία, περιγράψτε μια διαδικασία για τον προσδιορισμό νέων εργαλείων που έχουν στρατηγικό αντίκτυπο στον οργανισμό σας ή για να σας βοηθήσει να επιτύχετε στρατηγικά βασικά αποτελέσματα. Εξετάστε πώς θα επωφεληθείτε από αυτά τα εργαλεία, εντοπίζοντας και μετριάζοντας τυχόν πιθανούς κινδύνους ή περιορισμούς.

Συνεχίστε με τον σχεδιασμό λύσεων

Ένα βασικό αποτέλεσμα του τακτικού σχεδιασμού είναι μια λίστα προτεραιοτήτων βασικών λύσεων και πρωτοβουλιών που θα εφαρμόσετε για να σας βοηθήσουν να επιτύχετε ένα ή περισσότερα βασικά αποτελέσματα. Το επόμενο βήμα είναι να σχεδιάσετε και να υλοποιήσετε αυτές τις πρωτοβουλίες ή λύσεις.

Λίστα ελέγχου - Όταν σχεδιάζετε να αναθεωρήσετε τον στρατηγικό και τακτικό σχεδιασμό σας, βασικές αποφάσεις και ενέργειες περιλαμβάνουν:

• Προγραμματισμός εργαστηρίων περιοδικού προγραμματισμού: Στο τέλος κάθε περιόδου προγραμματισμού, προγραμματίστε εργαστήρια για να αξιολογήσετε την πρόοδο και να εξετάσετε τα ορόσημα που έχουν επιτευχθεί.
• Προγραμματισμός τακτικών εργαστηρίων για εκ νέου ευθυγράμμιση με την επιχειρηματική στρατηγική: Χρησιμοποιήστε εργαστήρια για να ευθυγραμμίσετε τη στρατηγική BI με την επιχειρηματική στρατηγική, συζητώντας εκ νέου μεταξύ της ομάδας εργασίας και των βασικών ενδιαφερομένων.
• Δημιουργία μηχανισμών αξιολόγησης και σχολίων: Βεβαιωθείτε ότι τεκμηριώνονται τα σχόλια που σχετίζονται με τη στρατηγική BI. Δημιουργήστε φόρμες ή ενθαρρύνετε βασικούς ενδιαφερόμενους να χρησιμοποιήσουν τον κόμβο επικοινωνίας για να παρέχουν σχόλια και να υποβάλουν νέες αιτήσεις.
• Αναθέστε σε μια ομάδα τα σχόλιά της: Βεβαιωθείτε ότι υπάρχει μια ομάδα που διαθέτει σαφή κυριότητα των σχολίων και των αιτημάτων των χρηστών. Αυτή η ομάδα θα πρέπει να απαντήσει στους χρήστες για να αναγνωρίσει τις αιτήσεις τους ή να ζητήσει περισσότερες λεπτομέρειες.
• Δημιουργήστε ένα χρονοδιάγραμμα για την εξέταση αιτήσεων: Ελέγχετε τακτικά τα σχόλια, όπως κάθε εβδομάδα. Προσδιορίστε αιτήσεις προτεραιότητας πριν γίνουν επείγουσες και διακόψτε τον υπάρχοντα σχεδιασμό. Κοινοποιεί με σαφήνεια και διαφάνεια τυχόν αιτήματα που απορρίφθηκαν στους χρήστες. Προτείνετε εναλλακτικές λύσεις και λύσεις ώστε οι χρήστες να μπορούν να συνεχίσουν την εργασία τους χωρίς διακοπή.

Σχετικό περιεχόμενο

Στο επόμενο άρθρο αυτής της σειράς, μάθετε πώς μπορείτε να διεξάγετε σχεδιασμό λύσεων BI.