Οδικός χάρτης υιοθέτησης του Microsoft Fabric: Διαχείριση αλλαγών

Σημείωμα

Αυτό το άρθρο αποτελεί μέρος της σειράς άρθρων του χάρτη υιοθέτησης του Microsoft Fabric. Για μια επισκόπηση της σειράς, ανατρέξτε στο θέμα Οδικός χάρτης υιοθέτησης του Microsoft Fabric.

Όταν εργάζεστε για τη βελτίωση της υιοθέτησης δεδομένων και επιχειρηματικής ευφυΐας (BI), θα πρέπει να προγραμματίσετε αποτελεσματική διαχείριση αλλαγών. Στο πλαίσιο των δεδομένων και του BI, η διαχείριση αλλαγών περιλαμβάνει διαδικασίες που αντιμετωπίζουν τις επιπτώσεις της αλλαγής για τα άτομα σε έναν οργανισμό. Αυτές οι διαδικασίες διασφαλίζουν την προστασία από διακοπές και απώλεια παραγωγικότητας λόγω αλλαγών στις λύσεις ή τις διαδικασίες.

Σημείωμα

Η αποτελεσματική διαχείριση αλλαγών είναι ιδιαίτερα σημαντική όταν πραγματοποιείτε μετεγκατάσταση στο Power BI.

Η αποτελεσματική διαχείριση αλλαγών βελτιώνει την υιοθέτηση και παραγωγικότητα καθώς:

• Βοηθά τους δημιουργούς και τους καταναλωτές περιεχομένου να χρησιμοποιούν τις αναλύσεις πιο αποτελεσματικά και πιο γρήγορα.
• Περιορίζει την εφεδρεία σε δεδομένα, εργαλεία ανάλυσης και λύσεις.
• Μειώνει την πιθανότητα για συμπεριφορές δημιουργίας κινδύνου που επηρεάζουν τους κοινόχρηστους πόρους (όπως τους εκχωρημένους πόρους Fabric) ή τη συμμόρφωση του οργανισμού (όπως την ασφάλεια δεδομένων και την προστασία προσωπικών δεδομένων).
• Μετριάζει την αντίσταση σε αλλαγές που παρεμποδίζουν τον σχεδιασμό και παρεμποδίζει την υιοθέτηση από τον χρήστη.
• Μετριάζει τις επιπτώσεις της αλλαγής και της βελτίωσης της ευημερίας των χρηστών, μειώνοντας την πιθανότητα διακοπής, άγχους και σύγκρουσης.

Η αποτελεσματική διαχείριση αλλαγών είναι κρίσιμη για την επιτυχή υιοθέτηση σε όλα τα επίπεδα. Για να διαχειριστείτε με επιτυχία τις αλλαγές, εξετάστε τις βασικές ενέργειες και δραστηριότητες που περιγράφονται στις παρακάτω ενότητες.

Σημαντικό

Η διαχείριση των αλλαγών αποτελεί βασικό εμπόδιο για την επιτυχία σε πολλούς οργανισμούς. Η αποτελεσματική διαχείριση αλλαγών απαιτεί να κατανοήσετε ότι πρόκειται για άτομα, όχι για εργαλεία ή διαδικασίες.

Η επιτυχής διαχείριση αλλαγών περιλαμβάνει την ενσυναίσθηση και την επικοινωνία. Βεβαιωθείτε ότι η αλλαγή δεν είναι αναγκαστική ή ότι η αντίσταση στις αλλαγές παραβλέπεται, επειδή μπορεί να διευρύνει τις οργανωτικές διαιρέσεις και να αναστέλλει περαιτέρω την αποτελεσματικότητα.

Φιλοδώρημα

Όποτε είναι εφικτό, συνιστούμε να περιγράψετε και προωθήσετε την αλλαγή ως βελτίωση, είναι πολύ λιγότερο απειλητική. Για πολλά άτομα, η αλλαγή συνεπάγεται κόστος όσον αφορά την προσπάθεια, την εστίαση και τον χρόνο. Εναλλακτικά, βελτίωση σημαίνει όφελος επειδή έχει να κάνει με τη δημιουργία κάτι καλύτερου.

Τύποι αλλαγών για διαχείριση

Κατά την υλοποίηση δεδομένων και λύσεων BI, θα πρέπει να διαχειρίζεστε διαφορετικούς τύπους αλλαγών. Επίσης, ανάλογα με την κλίμακα και το πεδίο εφαρμογής της υλοποίησής σας, θα πρέπει να αντιμετωπίζετε διάφορες πτυχές των αλλαγών.

Εξετάστε τους ακόλουθους τύπους αλλαγών για να διαχειριστείτε όταν σχεδιάζετε υιοθέτηση του Fabric.

Αλλαγές σε επίπεδο διαδικασίας

Οι αλλαγές σε επίπεδο διαδικασίας είναι αλλαγές που επηρεάζουν μια ευρύτερη κοινότητα χρηστών ή ολόκληρο τον οργανισμό. Αυτές οι αλλαγές συνήθως έχουν μεγαλύτερο αντίκτυπο και επομένως απαιτούν περισσότερη προσπάθεια για τη διαχείρισή τους. Συγκεκριμένα, αυτή η προσπάθεια διαχείρισης αλλαγών περιλαμβάνει συγκεκριμένα προγράμματα και δραστηριότητες.

Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα αλλαγών σε επίπεδο διαδικασίας.

• Αλλαγή από κεντρικές σε αποκεντρωμένες προσεγγίσεις στην κυριότητα (αλλαγή κυριότητας και διαχείρισης περιεχομένου).
• Αλλάξτε από επιχείρηση σε τμήμα ή από ομάδα σε παράδοση προσωπικού περιεχομένου (αλλαγή στην εμβέλεια παράδοσης περιεχομένου).
• Αλλαγή της δομής κεντρικής ομάδας (για παράδειγμα, που αποτελεί το Κέντρο αριστείας).
• Αλλαγές στις πολιτικές διαχείρισης .
• Η μετεγκατάσταση από άλλα προϊόντα ανάλυσης στο Fabric και οι αλλαγές που περιλαμβάνει αυτή η μετεγκατάσταση, όπως:
  • Ο διαχωρισμός σημασιολογικών μοντέλων και αναφορών και μια προσέγγιση που βασίζεται σε μοντέλα για την ανάλυση.
  • Μετάβαση από εξαγωγές ή στατικές αναφορές σε αλληλεπιδραστικές αναφορές ανάλυσης, οι οποίες μπορεί να περιλαμβάνουν φιλτράρισμα και διασταυρούμενο φιλτράρισμα.
  • Μετακίνηση από τη διανομή αναφορών ως αρχείων PowerPoint ή επίπεδων αρχείων στην πρόσβαση σε αναφορές απευθείας από την πύλη Fabric.
  • Μετάβαση από τις πληροφορίες σε πίνακες, σελιδοποιημένες αναφορές και υπολογιστικά φύλλα σε αλληλεπιδραστικές απεικονίσεις και γραφήματα.
  • Αλλαγή από μια εσωτερική εγκατάσταση ή πλατφόρμα ως πλατφόρμα υπηρεσίας (PaaS) σε ένα εργαλείο λογισμικού ως υπηρεσίας (SaaS).

Σημείωμα

Συνήθως, η εγκατάλειψη διαδικασιών που βασίζονται σε εξαγωγές ή αναφορών του Excel είναι μια σημαντική πρόκληση. Αυτό συμβαίνει γιατί οι μέθοδοι αυτές είναι συνήθως βαθιά εδραιωμένες στον οργανισμό και συνδέονται με την αυτονομία και τις δεξιότητες δεδομένων των χρηστών σας.

Αλλαγές σε επίπεδο λύσης

Οι αλλαγές σε επίπεδο λύσης είναι αλλαγές που επηρεάζουν μια μοναδική λύση ή σύνολο λύσεων. Αυτές οι αλλαγές περιορίζουν τις επιπτώσεις στην κοινότητα χρηστών αυτών των λύσεων και των εξαρτώμενων διαδικασιών τους. Παρόλο που οι αλλαγές σε επίπεδο λύσης συνήθως έχουν χαμηλότερο αντίκτυπο, τείνουν επίσης να πραγματοποιούνται πιο συχνά.

Σημείωμα

Στο πλαίσιο αυτού του άρθρου, μια λύση δημιουργείται για την αντιμετώπιση συγκεκριμένων επιχειρηματικών αναγκών για τους χρήστες. Μια λύση μπορεί να λάβει πολλές μορφές, όπως μια διοχέτευση δεδομένων, μια λίμνη, ένα σημασιολογικό μοντέλο ή μια αναφορά. Τα ζητήματα για τη διαχείριση αλλαγών που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο είναι σχετικά για όλους τους τύπους λύσεων και όχι μόνο για την αναφορά έργων.

Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα αλλαγών σε επίπεδο λύσης.

• Αλλαγές στη λογική υπολογισμού για KPI ή μετρήσεις.
• Αλλαγές στον τρόπο αντιστοίχισης, ομαδοποίησης ή περιγραφής των κύριων δεδομένων ή ιεραρχιών για επιχειρηματικά χαρακτηριστικά.
• Αλλαγές στην ενημέρωση, τις λεπτομέρειες, τη μορφοποίηση ή την πολυπλοκότητα των δεδομένων.
• Εισαγωγή εννοιών σύνθετης ανάλυσης, όπως προγνωστικές αναλύσεις ή κανονιστικές αναλύσεις ή γενικά στατιστικά στοιχεία (εάν η κοινότητα χρηστών δεν είναι ήδη εξοικειωμένη με αυτές τις έννοιες).
• Αλλαγές στην παρουσίαση των δεδομένων, όπως:
  • Στυλ, χρώματα και άλλες επιλογές μορφοποίησης για απεικονίσεις.
  • Ο τύπος απεικόνισης.
  • Πώς ομαδοποιούνται ή συνοψίζονται τα δεδομένα (όπως η αλλαγή από διαφορετικές μετρήσεις κεντρικής τάσης, όπως μέσος όρος, διάμεσος ή γεωμετρικός μέσος).
• Αλλαγές στον τρόπο με τον οποίο οι καταναλωτές περιεχομένου αλληλεπιδρούν με δεδομένα (όπως η σύνδεση σε ένα κοινόχρηστο μοντέλο σημασιολογίας αντί για την εξαγωγή πληροφοριών για σενάρια προσωπικής χρήσης).

Ο τρόπος προετοιμασίας των σχεδίων διαχείρισης αλλαγών και δραστηριοτήτων εξαρτάται από τους τύπους των αλλαγών. Για την επιτυχή και βιώσιμη διαχείριση των αλλαγών, συνιστούμε να εφαρμόσετε επαυξητικές αλλαγές.

Αντιμετώπιση αλλαγών επαυξητικής

Η διαχείριση αλλαγών μπορεί να είναι μια σημαντική επιχείρηση. Η χρήση μιας επαυξητικής προσέγγισης μπορεί να σας βοηθήσει να διευκολύνετε τις αλλαγές με τρόπο βιώσιμο. Για να υιοθετήσετε μια επαυξητική προσέγγιση, προσδιορίζετε τις αλλαγές υψηλής προτεραιότητας και τις διασπάτε σε διαχειρίσιμα μέρη, υλοποιώντας κάθε τμήμα με επαναληπτικές φάσεις και σχέδια ενεργειών.

Τα παρακάτω βήματα περιγράφουν τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να αντιμετωπίσετε επαυξητικά τις αλλαγές.

1. Καθορίστε τι αλλάζει: Περιγράψτε την αλλαγή περιγράφοντας τις καταστάσεις πριν και μετά. Διευκρινίστε τα συγκεκριμένα τμήματα της διαδικασίας ή της κατάστασης που θα αλλάξετε, καταργήσετε ή εισαγάγετε. Αιτιολογήστε γιατί αυτή η αλλαγή είναι απαραίτητη και πότε πρέπει να συμβεί.
2. Περιγράψτε την επίδραση της αλλαγής: Για κάθε μία από αυτές τις αλλαγές, εκτιμήστε τον επιχειρηματικό αντίκτυπο. Προσδιορίστε ποιες διαδικασίες, ομάδες ή άτομα επηρεάζει η αλλαγή και πόσο διασπαστική θα είναι για αυτά. Εξετάστε επίσης τυχόν επιπτώσεις κατάντη που έχει η αλλαγή σε άλλες εξαρτώμενες λύσεις ή διεργασίες. Τα αποτελέσματα κατάντη μπορεί να οδηγήσουν σε άλλες αλλαγές. Επιπλέον, εξετάστε πόσο καιρό η κατάσταση παρέμεινε η ίδια πριν αλλάξει. Οι αλλαγές σε διαδικασίες μεγαλύτερης διάρκειας τείνουν να έχουν μεγαλύτερο αντίκτυπο, καθώς οι προτιμήσεις και οι εξαρτήσεις προκύπτουν με την πάροδο του χρόνου.
3. Προσδιορισμός προτεραιοτήτων: Εστιάστε στις αλλαγές με τον υψηλότερο πιθανό αντίκτυπο. Για κάθε αλλαγή, περιγράψτε μια πιο λεπτομερή περιγραφή των αλλαγών και τον τρόπο με τον οποίο θα επηρεάσουν τους χρήστες.
4. Σχεδιάστε τον τρόπο επαυξητικής εφαρμογής της αλλαγής: Προσδιορίστε εάν τυχόν αλλαγές υψηλού αντίκτυπου μπορούν να διασπαστούν σε στάδια ή μέρη. Για κάθε τμήμα, περιγράψτε πώς μπορεί να υλοποιηθεί σταδιακά σε φάσεις για τον περιορισμό των επιπτών του. Προσδιορίστε εάν υπάρχουν περιορισμοί ή εξαρτήσεις (όπως πότε μπορούν να γίνουν αλλαγές ή από ποιον).
5. Δημιουργία σχεδίου ενεργειών για κάθε φάση: Σχεδιάστε τις ενέργειες που θα κάνετε για να υλοποιήσετε και να υποστηρίξετε κάθε φάση της αλλαγής. Επίσης, σχεδιάστε τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να μετριάσετε τις διακοπές σε φάσεις υψηλής επίδρασης. Φροντίστε να συμπεριλάβετε ένα σχέδιο επαναφοράς στο σχέδιο ενεργειών σας, όποτε αυτό είναι εφικτό.

Φιλοδώρημα

Σχεδιάστε επαναληπτικά πώς θα εφαρμόσετε κάθε φάση αυτών των επαυξητικών αλλαγών ως μέρος του τριμηνιαίου τακτικού σχεδιασμού σας.

Όταν σκοπεύετε να μετριάσετε τις επιπτώσεις των αλλαγών στην υιοθέτηση του Power BI, εξετάστε τις δραστηριότητες που περιγράφονται στις παρακάτω ενότητες.

Αποτελεσματική επικοινωνία αλλαγών

Βεβαιωθείτε ότι περιγράψατε ξεκάθαρα και συνοπτικά προγραμματισμένες αλλαγές για την κοινότητα χρηστών. Η σημαντική επικοινωνία θα πρέπει να προέρχεται από τον εκτελεστικό χορηγό ή άλλον ηγέτη από την αρμόδια αρχή. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ανακοινώσει τις ακόλουθες λεπτομέρειες.

• Τι αλλάζει: Ποια είναι η κατάσταση τώρα και τι θα είναι μετά την αλλαγή.
• Γιατί αλλάζει: Το όφελος και η αξία της αλλαγής για το κοινό.
• Όταν αλλάζει: Μια εκτίμηση του πότε θα εφαρμοστεί η αλλαγή.
• Περαιτέρω περιβάλλον: Πού μπορούν να μεταβούν οι χρήστες για περισσότερες πληροφορίες.
• Στοιχεία επικοινωνίας: Τα άτομα με τα οποία πρέπει να επικοινωνήσουν παρέχουν σχόλια, να υποβάλουν ερωτήσεις ή να εγείρει προβλήματα.

Εξετάστε το ενδεχόμενο να διατηρήσετε ένα ιστορικό επικοινωνιών στην κεντρική πύλη σας. Με αυτόν τον τρόπο, είναι εύκολο να βρείτε επικοινωνίες, χρόνους και λεπτομέρειες για τις αλλαγές μετά την εμφάνιση τους.

Σημαντικό

Θα πρέπει να κοινοποιείτε τις αλλαγές με επαρκή προηγμένη ειδοποίηση, ώστε οι χρήστες να είναι προετοιμασμένοι. Όσο υψηλότερη είναι η πιθανή επίπτωση της αλλαγής, τόσο νωρίτερα θα πρέπει να την κοινοποιήσετε. Εάν μη αναμενόμενες περιστάσεις αποτρέπουν την προειδοποίηση, φροντίστε να εξηγήσετε το λόγο στην επικοινωνία σας.

Σχεδιασμός εκπαίδευσης και υποστήριξης

Οι αλλαγές στα εργαλεία, τις διαδικασίες και τις λύσεις συνήθως απαιτούν εκπαίδευση για να τις χρησιμοποιούν αποτελεσματικά. Επιπλέον, μπορεί να απαιτείται επιπλέον υποστήριξη για την αντιμετώπιση ερωτήσεων ή την απάντηση σε αιτήματα υποστήριξης.

Ακολουθούν ορισμένες ενέργειες που μπορείτε να κάνετε για να προγραμματίσετε την εκπαίδευση και την υποστήριξη.

• Συγκέντρωση εκπαίδευσης και υποστήριξης με χρήση μιας κεντρικής πύλης. Η πύλη μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε συζητήσεις, να συλλέξετε σχόλια και να διανείμετε εκπαιδευτικό υλικό ή τεκμηρίωση ανά θέμα.
• Εξετάστε το ενδεχόμενο κινήτρων για την ενθάρρυνση της αυτο συντηρούμενης υποστήριξης εντός μιας κοινότητας.
• Προγραμματίστε επαναλαμβανόμενες ώρες γραφείου για να απαντήσετε σε ερωτήσεις και να παρέχετε καθοδήγηση.
• Δημιουργήστε και επιδείξτε σενάρια από άκρο σε άκρο για να εξασκήσουν οι χρήστες μια νέα διαδικασία.
• Για αλλαγές υψηλού αντίκτυπου, προετοιμάστε σχέδια εκπαίδευσης και υποστήριξης που αξιολογούν ρεαλιστικά τις προσπάθειες και τις ενέργειες που απαιτούνται για την αποτροπή πρόκλησης διαταραχής στην αλλαγή.

Σημείωμα

Αυτές οι ενέργειες εκπαίδευσης και υποστήριξης θα διαφέρουν ανάλογα με την κλίμακα και την εμβέλεια της αλλαγής. Για αλλαγές μεγάλης κλίμακας μεγάλης κλίμακας (όπως μετάβαση από εταιρικές σε διαχειριζόμενες προσεγγίσεις αυτοεξυπηρέτησης στα δεδομένα και το BI), πιθανότατα θα χρειαστεί να σχεδιάσετε επαναληπτικά, πολυφασικά προγράμματα που εκτείνονται σε πολλές περιόδους προγραμματισμού. Σε αυτή την περίπτωση, εξετάστε προσεκτικά την προσπάθεια και τους πόρους που απαιτούνται για την επίτευξη επιτυχίας.

Συμμετοχή εκτελεστικής ηγεσίας

Η εκτελεστική υποστήριξη είναι ζωτικής σημασίας για την αποτελεσματική διαχείριση αλλαγών. Όταν ένα στέλεχος υποστηρίζει μια αλλαγή, επιδεικνύει τη στρατηγική του σημασία ή όφελος για τον υπόλοιπο οργανισμό. Αυτή η έγκριση και ενίσχυση από επάνω προς τα κάτω είναι ιδιαίτερα σημαντική για αλλαγές υψηλής επίδρασης, μεγάλης κλίμακας, οι οποίες έχουν υψηλότερες δυνατότητες διαταραχής. Για αυτά τα σενάρια, βεβαιωθείτε ότι εμπλέκεστε ενεργά και συμπεριλαμβάνετε τον εκτελεστικό χορηγό σας για να εγκρίνετε και να ενισχύσετε την αλλαγή.

Προσοχή

Η αντίσταση στην αλλαγή από την εκτελεστική ηγεσία είναι συχνά ένα προειδοποιητικό σημάδι ότι απαιτείται ισχυρότερη ευθυγράμμιση των επιχειρήσεων μεταξύ των επιχειρηματικών στρατηγικών και των στρατηγικών BI. Σε αυτό το σενάριο, εξετάστε συγκεκριμένες συνεδρίες ευθυγράμμισης και αλλάξτε τις ενέργειες διαχείρισης με την εκτελεστική ηγεσία.

Συμμετοχή ενδιαφερομένων

Για να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τις αλλαγές, μπορείτε επίσης να λάβετε μια προσέγγιση από τη βάση προς τα επάνω, με τη συμμετοχή των ενδιαφερομένων, τα οποία είναι τα άτομα που επηρεάζει η αλλαγή. Όταν δημιουργείτε ένα σχέδιο ενεργειών για την αντιμετώπιση των αλλαγών, εντοπίστε και προσελκύστε βασικούς ενδιαφερόμενους σε εστιασμένες, περιορισμένες συνεδρίες. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να κατανοήσετε τον αντίκτυπο της αλλαγής στα άτομα των οποίων η εργασία θα επηρεαστεί από την αλλαγή. Λάβετε υπόψη τις ανησυχίες τους και τις ιδέες τους για το πώς θα μπορούσατε να μικρότεροτε τον αντίκτυπο αυτής της αλλαγής. Βεβαιωθείτε ότι εντοπίζετε τυχόν μη αναμενόμενες επιπτώσεις της αλλαγής σε άλλα άτομα και διαδικασίες.

Χειρισμός αντίστασης σε αλλαγή

Είναι σημαντικό να αντιμετωπίσετε την αντίσταση στις αλλαγές, καθώς μπορεί να έχει σημαντικές αρνητικές επιπτώσεις στην υιοθέτηση και την παραγωγικότητα. Όταν αντιμετωπίζετε την αντίσταση σε αλλαγές, λάβετε υπόψη τις ακόλουθες ενέργειες και δραστηριότητες.

• Συμπεριλάβετε τον εκτελεστικό χορηγό σας: Η αρχή, η αξιοπιστία και η επιρροή του εκτελεστικού χορηγού είναι απαραίτητες για την υποστήριξη της διαχείρισης αλλαγών και την επίλυση διαφορών.
• Εντοπισμός ζητημάτων αποκλεισμού: Όταν η αλλαγή επηρεάζει τον τρόπο εργασίας των ατόμων, αυτή η αλλαγή μπορεί να εμποδίσει άτομα να ολοκληρώσουν αποτελεσματικά εργασίες στις τακτικές τους δραστηριότητες. Για τέτοια ζητήματα αποκλεισμού, εντοπίστε πιθανές λύσεις όταν λάβετε υπόψη τις αλλαγές.
• Εστίαση σε δεδομένα και γεγονότα αντί για απόψεις: Η αντίσταση στην αλλαγή οφείλεται μερικές φορές σε απόψεις και προτιμήσεις, επειδή οι άνθρωποι είναι εξοικειωμένοι με την κατάσταση πριν από την αλλαγή. Κατανοήστε γιατί οι χρήστες έχουν αυτές τις απόψεις και προτιμήσεις. Ίσως αυτό οφείλεται στην ευκολία, καθώς οι χρήστες δεν θέλουν να αφιερώσουν χρόνο και προσπάθεια στην εκμάθηση νέων εργαλείων ή διαδικασιών.
• Εστιάστε σε επιχειρηματικά ερωτήματα και διαδικασίες αντί για απαιτήσεις: Οι αλλαγές συχνά εισάγουν νέες διαδικασίες για την αντιμετώπιση προβλημάτων και την ολοκλήρωση εργασιών. Οι νέες διαδικασίες μπορούν να οδηγήσουν σε αντίσταση στις αλλαγές, επειδή οι χρήστες εστιάζουν σε αυτό που χάνουν αντί να κατανοούν πλήρως τι νέο υπάρχει και γιατί.

Επιπλέον, μπορείτε να έχετε σημαντικό αντίκτυπο στην αντίσταση στις αλλαγές με τη συμμετοχή υποστηρικτών και δημιουργών.

Αναγνώριση και εμπλοκή υποστηρικτών

Οι υποστηρικτές είναι φωνητικά, αξιόπιστα άτομα σε μια κοινότητα χρηστών που υποστηρίζουν ένα εργαλείο, μια λύση ή μια πρωτοβουλία. Οι υπεύθυνους προώθησης μπορούν να έχουν θετικό αντίκτυπο στην υιοθέτηση, καθώς μπορούν να επηρεάσουν τους ομοτίμους για να κατανοήσουν και να αποδεχτούν την αλλαγή.

Για να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τις αλλαγές, θα πρέπει να εντοπίσετε και να εμπλέξετε τους υπεύθυνους προώθησης νωρίς στη διαδικασία. Θα πρέπει να τους συμπεριλάβετε και να τους ενημερώσετε σχετικά με την αλλαγή για καλύτερη αξιοποίηση και ενίσχυση της υποστήριξής τους.

Φιλοδώρημα

Οι υποστηρικτές που αναγνωρίζετε μπορεί επίσης να είναι σπουδαίοι υποψήφιοι για το δίκτυο πρωταθλητών σας.

Προσδιορισμός και εμπλοκή επικριτών

Οι δημιουργοί είναι το αντίθετο των υποστηρικτών. Είναι φωνητικά, αξιόπιστα άτομα σε μια κοινότητα χρηστών που υποστηρίζουν ενάντια σε ένα εργαλείο, μια λύση ή μια πρωτοβουλία. Οι επικριτές μπορούν να έχουν σημαντική αρνητική επιρροή στην υιοθέτηση, επειδή μπορούν να πείσουν τους συναδέλφους ότι η αλλαγή δεν είναι ευεργετική. Επιπλέον, οι επικριτές μπορούν να υποστηρίξουν εναλλακτικές ή λύσεις που επισημαίνονται για συνταξιοδότηση, καθιστώντας δυσκολότερη την παροπλισμό παλαιών εργαλείων, λύσεων ή διαδικασιών.

Για να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τις αλλαγές, θα πρέπει να εντοπίσετε και να προσελκύσετε τους επικριτές στην αρχή της διαδικασίας. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να μετριάσετε τις πιθανές αρνητικές επιπτώσεις που έχουν. Επιπλέον, εάν αντιμετωπίζετε τις ανησυχίες τους, μπορείτε να μετατρέψετε αυτούς τους επικριτές σε υποστηρικτές, βοηθώντας τις προσπάθειές σας για υιοθέτηση.

Φιλοδώρημα

Μια κοινή πηγή αποσιωπητικών είναι οι κάτοχοι περιεχομένου για λύσεις που πρόκειται να τροποποιηθούν ή αντικατασταθούν. Η αλλαγή μπορεί μερικές φορές να απειλήσει αυτούς τους κατόχους περιεχομένου, οι οποίοι έχουν κίνητρα να αντισταθούν στην αλλαγή με την ελπίδα ότι η λύση τους θα παραμείνει σε χρήση. Σε αυτή την περίπτωση, αναγνωρίστε αυτούς τους κατόχους περιεχομένου νωρίς και συμπεριλάβετε αυτούς στην αλλαγή. Δίνοντας σε αυτά τα άτομα μια αίσθηση κυριότητας της υλοποίησης θα τους βοηθήσει να αγκαλιάσουν, και ακόμη και να υποστηρίξουν, την αλλαγή.

Ερωτήσεις προς υποβολή

Χρησιμοποιήστε ερωτήσεις όπως αυτές που βρίσκονται παρακάτω για να αξιολογήσετε τη διαχείριση αλλαγών.

• Υπάρχει ένας ρόλος ή μια ομάδα υπεύθυνη για τη διαχείριση αλλαγών στον οργανισμό; Σε αυτή την περίπτωση, πώς εμπλέκονται σε δεδομένα και πρωτοβουλίες BI;
• Η αλλαγή θεωρείται εμπόδιο στην επίτευξη στρατηγικής επιτυχίας μεταξύ των ανθρώπων στον οργανισμό; Αναγνωρίζεται η σημασία της διαχείρισης αλλαγών στον οργανισμό;
• Υπάρχουν σημαντικοί υποστηρικτές για δεδομένα και λύσεις και διαδικασίες BI στην κοινότητα χρηστών; Αντιστρόφως, υπάρχουν σημαντικοί επικριτές;
• Ποιες προσπάθειες επικοινωνίας και εκπαίδευσης πραγματοποιούνται για την εκκίνηση νέων εργαλείων δεδομένων και λύσεων; Πόσο διαρκούν;
• Πώς αντιμετωπίζεται η αλλαγή στην κοινότητα χρηστών (για παράδειγμα, με νέες προσλήψεις ή προβιβασμένα άτομα); Ποιες δραστηριότητες προσθήκης λογαριασμών παρουσιάζουν αυτά τα νέα άτομα στις υπάρχουσες λύσεις, διαδικασίες και πολιτικές;
• Αισθάνονται τα άτομα που δημιουργούν αναφορές του Excel ότι απειλούνται ή είναι απογοητευμένοι από πρωτοβουλίες για την αυτοματοποίηση της αναφοράς με εργαλεία BI;
• Σε ποιο βαθμό οι χρήστες συσχετίζουν τις ταυτότητές τους με τα εργαλεία που χρησιμοποιούν και τις λύσεις που έχουν δημιουργήσει και κατέχουν;
• Πώς σχεδιάζονται και ελέγχονται οι αλλαγές στις υπάρχουσες λύσεις; Έχουν προγραμματιστεί αλλαγές με ορατό οδικό χάρτη ή είναι αντιδραστικές; Λαμβάνουν επαρκείς ειδοποιήσεις οι χρήστες σχετικά με μελλοντικές αλλαγές;
• Πόσο συχνά οι αλλαγές διαταράσσουν τις υπάρχουσες διαδικασίες και εργαλεία;
• Πόσος χρόνος απαιτείται για την διακοπή χρήσης συστημάτων παλαιού τύπου ή λύσεων όταν γίνονται διαθέσιμα νέα; Πόσος χρόνος απαιτείται για την υλοποίηση αλλαγών στις υπάρχουσες λύσεις;
• Σε ποιο βαθμό συμφωνούν οι άνθρωποι με τη δήλωση ότι είμαι συγκλονισμένος με το πλήθος των πληροφοριών που απαιτείται να επεξεργαστώ; Σε ποιο βαθμό συμφωνούν οι άνθρωποι με το συναίσθημα ότι τα πράγματα αλλάζουν πάρα πολύ, πολύ γρήγορα;

Επίπεδα ωρίμανσης

Μια αξιολόγηση της διαχείρισης αλλαγών αξιολογεί πόσο αποτελεσματικά ο οργανισμός μπορεί να θεσπίσει και να ανταποκριθεί σε αλλαγές.

Τα ακόλουθα επίπεδα ωριμότητας θα σας βοηθήσουν να αξιολογήσετε την τρέχουσα κατάσταση διαχείρισης αλλαγών που έχετε, σε σχέση με δεδομένα και πρωτοβουλίες BI.

Επίπεδο	Κατάσταση διαχείρισης αλλαγών
100: Αρχικό	• Η αλλαγή είναι συνήθως αντιδραστική, ενώ επίσης δεν είναι σε κακή επικοινωνία. • Ο σκοπός ή τα οφέλη της αλλαγής δεν είναι καλά κατανοητά και η αντίσταση στις αλλαγές προκαλεί διένεξη και διατάραξη. • Καμία σαφής ομάδα ή ρόλοι δεν είναι υπεύθυνα για τη διαχείριση αλλαγών για πρωτοβουλίες δεδομένων.
200: Με δυνατότητα επανάληψης	• Η εκτελεστική διοίκηση και οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων αναγνωρίζουν την ανάγκη για διαχείριση αλλαγών στα δεδομένα και τα έργα και πρωτοβουλίες BI. • Απαιτούνται ορισμένες προσπάθειες για τον σχεδιασμό ή την επικοινωνία των αλλαγών, αλλά είναι ασυνεπείς και συχνά αντιδραστικές. Η αντίσταση στις αλλαγές εξακολουθεί να είναι κοινή. Η αλλαγή συχνά επηρεάζει τις υπάρχουσες διαδικασίες και εργαλεία.
300: Ορίστηκε	• Υπάρχουν επίσημα σχέδια διαχείρισης αλλαγών ή ρόλοι. Αυτά τα σχέδια περιλαμβάνουν τακτικές επικοινωνίας και εκπαίδευση, αλλά δεν ακολουθούνται με συνέπεια και αξιοπιστία. Η αλλαγή επηρεάζει περιστασιακά τις υπάρχουσες διαδικασίες και εργαλεία. • Η επιτυχής διαχείριση αλλαγών υποστηρίζεται από τα βασικά άτομα που γεφυρώσουν τα όρια του οργανισμού.
400: Ικανός	• Η ενσυναίσθηση και η αποτελεσματική επικοινωνία αποτελούν αναπόσπαστο μέρος των στρατηγικών διαχείρισης αλλαγών. • Οι προσπάθειες διαχείρισης αλλαγών ανήκουν σε συγκεκριμένους ρόλους ή ομάδες και η αποτελεσματική επικοινωνία έχει ως αποτέλεσμα τη σαφή κατανόηση του σκοπού και των πλεονεκτημάτων της αλλαγής. Η αλλαγή διακόπτει σπάνια τις υπάρχουσες διαδικασίες και εργαλεία.
500: Αποδοτικό	• Η αλλαγή αποτελεί αναπόσπαστο μέρος του οργανισμού. Άτομα στον οργανισμό κατανοούν το αναπόφευκτο της αλλαγής και το βλέπουν ως πηγή ορμής αντί διακοπής. Η αλλαγή σχεδόν ποτέ δεν διακόπτει άσκοπα υπάρχουσες διαδικασίες ή εργαλεία. • Οι συστηματικές διαδικασίες αντιμετωπίζονται ως πρόκληση των ανθρώπων και όχι των διαδικασιών.

Σχετικό περιεχόμενο

Στο επόμενο άρθρο του χάρτη υιοθέτησης του Microsoft Fabric, εν κατακλείδι, μάθετε σχετικά με τους πόρους που σχετίζονται με την υιοθέτηση, τους οποίους μπορεί να θεωρήσετε πολύτιμους.