Establecer límites de trabajo en curso

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Un procedimiento esencial de Kanban (límites de trabajo en curso, también denominados "límites WIP"), restringe la cantidad de trabajo que realiza su equipo en cada fase de trabajo. Está diseñado para hacer que su equipo se centre en completar los elementos antes de iniciar un nuevo trabajo. Aunque al principio es poco intuitivo, muchos equipos han observado que los límites WIP les ayudan a aumentar su productividad y a mejorar la calidad del software.

Se definen límites WIP para cada fase de trabajo, correspondientes a cada columna intermedia. El límite establece una restricción temporal en el número de elementos permitidos dentro de la columna. Nada impide mover más elementos a la columna y superar el límite. El panel Kanban muestra el recuento de elementos en cada fase junto a cada límite.

Establecer límites de WIP es sencillo, pero cumplir los límites toma un compromiso de equipo. La adopción correcta de límites WIP implica un cambio cultural. Hace pasar a los equipos de un modelo de productividad individual a uno de equipo.

Para obtener más información, consulte Introducción a Kanban.

Requisitos previos

• Para configurar las opciones de equipo, se le debe agregar al rol Administrador de equipo o ser miembro del grupo de seguridad Administradores de proyectos. Para conseguir que lo agreguen, consulte Agregar un administrador del equipo o Cambio de permisos de nivel de proyecto.
• Debe tener asignado acceso Básico o superior para ejercer todas las características de trabajo pendiente y de panel. Los usuarios con acceso de parte interesada solo pueden editar elementos de trabajo en el panel y agregar etiquetas existentes a un elemento de trabajo. Las partes interesadas no pueden agregar elementos de trabajo ni actualizar los campos mostrados en las tarjetas. Para obtener más información, vea Acerca de los niveles de acceso.

Determinación de los límites WIP iniciales

Haga que el equipo determine los límites iniciales de WIP para establecer y cómo usarlos y supervisarlos. Hay pocas reglas sobre qué números establecer, ya que pueden variar en función de varios factores. Realice las siguientes acciones para ayudarle a determinar qué límites se van a establecer:

• Establecer límites basados en los trabajos actuales en curso. Cuente los elementos presentes en las columnas existentes del panel Kanban.
• Establezca límites que no superen en dos o tres elementos por cada miembro del equipo que trabaja en una fase. Por ejemplo, si tiene tres miembros en el equipo y cada uno puede trabajar en más de dos tareas a la vez, el límite WIP resultante es 6 (= 3 desarrolladores x 2 tareas por cada desarrollador).
• Comience con límites bajos para ayudar a su equipo a detectar cuellos de botella más rápidamente e identificar los problemas de proceso para solucionar.

Mantenerse dentro de los límites WIP

Una vez establecidos los límites de trabajo en curso, conviene controlar el grado de cumplimiento de los mismos por parte del equipo.

Respetar los límites WIP significa que los equipos no extraen elementos en una columna si al hacerlo provocan que el número de elementos de la columna supere el límite de la misma. Si lo hacen, el panel Kanban proporciona comentarios inmediatos. Estos comentarios deben actuar como una señal para que el equipo se centre inmediatamente en las actividades para reducir el número de elementos de la columna.

Aunque es sencillo en teoría, mantenerse dentro de los límites WIP puede forzar a personas, equipos y organizaciones a salir fuera de su zona de confort. Los miembros del equipo a los que les gusta hacer varias tareas a la vez pueden sentirse limitados. Otros pueden encontrarse sin trabajo, ya que esperan a que el trabajo se complete en una fase ascendente.

Para obtener las ventajas de limitar el trabajo en curso, haga que su equipo se reúna con frecuencia para debatir los cambios que se están produciendo en el proceso.

Identificación de cuellos de botella

Para optimizar el flujo de valor, naturalmente quiere identificar y eliminar los cuellos de botella. Los cuellos de botella indican que existen residuos en el proceso general del flujo de trabajo.

Mediante la supervisión del panel Kanban a lo largo del tiempo, puede aprender dónde se producen los cuellos de botella. Cuando varios elementos se encuentran en una columna en la que no se ha trabajado durante varios días, se ha producido un cuello de botella. Los cuellos de botella suelen producirse cuando los límites WIP son demasiado altos. Sin embargo, ningún cuello de botella podría indicar que los límites WIP son demasiado bajos.

Tomar instantáneas periódicas del panel Kanban puede catalogar visualmente dónde el trabajo fluye sin problemas y dónde aparecen cuellos de botella.

Estas instantáneas pueden mostrar a su equipo la siguiente información:

• Número promedio de elementos que existen en una fase o columna de flujo de trabajo
• Número elementos en los que se está trabajando en comparación con los miembros del equipo que trabajan dentro de una fase o columna del flujo de trabajo
• Número de elementos y cuáles de ellos permanecen en una fase o columna de flujo de trabajo durante largos períodos de tiempo
• Número de elementos que completó el equipo al final de un período de una, dos o tres semanas

Eliminación de elementos residuales

Dado que los cuellos de botella son señal de la existencia de elementos residuales en el proceso de flujo de trabajo, debe identificar el origen de la misma. Kanban define como elementos residuales como cualquier cosa no estrictamente necesaria para generar los resultados deseados.

Los elementos residuales comunes en el desarrollo de software incluyen:

• Código o características sin usar
• Defectos que conducen a un nuevo trabajo
• Retrasos o tiempo dedicado a esperar algo
• Entregas de una persona, equipo o proceso empresarial a otro
• Requisitos insuficientes
• Comunicación lenta o deficiente

La eliminación de los elementos residuales exige debates en equipo para determinar las causas y las soluciones aceptables para el equipo.

Establecimiento de límites WIP

Con conocimientos sobre cómo desea usar los límites de WIP, siga estos pasos para establecerlos. Si no ha asignado el flujo de trabajo del equipo a las columnas kanban, hálo primero.

1. Abra el panel Kanban.

2. Seleccione el icono de engranaje para configurar la placa y establecer la configuración general del equipo.

   

3. Elija Columnas y, a continuación, una pestaña de columna para establecer el límite WIP de esa columna.

   

   Nota:

   Hay diferentes títulos y opciones de columna disponibles en función del proceso que se usó para crear el proyecto y si el equipo ha elegido tratar errores como requisitos o tareas similares.

4. Cuando finalice, seleccione Guardar.

Límites, desafíos y soluciones del trabajo en curso

En ocasiones, los equipos superan los límites del trabajo en curso en uno o dos elementos. Sin embargo, si el equipo supera con frecuencia los límites en tres o más elementos, deben revisar los procesos o ajustar los límites.

Cuando un equipo lleve trabajando con límites del trabajo en curso varias semanas, analice los desafíos de los miembros del equipo. A continuación, decida qué soluciones les gustaría usar y ajuste los límites según proceda. La siguiente lista, aunque no es completa, indica algunos de los desafíos comunes que se encuentran los equipos y las soluciones probadas para superarlos.

Desafíos del trabajo en curso

• Dinámica social. Cuando se trata de seguir las reglas, los miembros del equipo pueden sentirse desafiados. Por naturaleza, algunos quieren rebelarse. Otros no creen que la regla se aplique a ellos o no entienden que los que hacen infringe las reglas. Algunos miembros del equipo pueden asumir trabajo adicional fuera del ámbito de lo acordado. Y, aun así, otros no quieren renunciar a la multitarea, ya que creen que es la clave para su productividad y logro individual.

• Variabilidad del trabajo en curso. Una amplia variabilidad en el tamaño de los elementos de trabajo (casos de usuario y errores) puede afectar negativamente al flujo de trabajo general. Por ejemplo, los elementos con estimaciones cuyo tamaño varía de 4 horas a 14 días, o de 2 a 55 grados de dificultad del caso, no se pueden considerar iguales al limitar el trabajo en curso.

• Ignorar los problemas sistémicos. En lugar de abordar problemas de flujo de trabajo cuando se producen cuellos de botella, los equipos preparan sus armas y dedican más tiempo a superarlos.

• Cambio cultural. La adopción de límites del trabajo en curso introduce cambios en el sistema, la cultura y el equipo.

Soluciones para administrar el trabajo en curso

• Cree una cultura de productividad del equipo. Aborde la tensión natural que existe entre la productividad individual frente a la productividad del equipo. Identifique las formas en que los miembros del equipo pueden mejorar la productividad general del equipo y el proceso del flujo de trabajo.

• Reajuste el tamaño del trabajo para minimizar la variabilidad. Antes de que se inicie el trabajo en cualquier elemento, el equipo debe analizar el tamaño general del trabajo necesario y determinar si se puede dividir en tareas más pequeñas.

• Céntrese en el flujo de elementos de prioridad alta. Cuando están inactivo, los miembros del equipo preguntan cómo pueden ayudar a que avance un elemento ascendente. Cuando se bloquean o se les desafía a entregar un elemento a tiempo, los miembros del equipo solicitan ayuda para completarlo.

• Proporcione recursos al equipo para cada fase de trabajo. Los cuellos de botella se producen cuando no hay suficientes especialistas que trabajan en una fase determinada. Determine formas de aumentar las aptitudes del equipo en cada fase de trabajo o agregue los recursos necesarios para las etapas donde no haya los suficientes recursos humanos.

• Cree una visión global compartida. Esfuércese continuamente por aumentar la comprensión del equipo sobre cómo trabajar con las prácticas Kanban. Tome medidas que permitan a los miembros del equipo contribuir a procesar los cambios. Considere la posibilidad de programar retrospectivas periódicas o reuniones de equipo para analizar qué funciona bien y qué necesita cambiar. Documente las directivas de equipo para limitar la ambigüedad.

• Use métricas para ajustar los procesos. Compruebe periódicamente las métricas de Kanban del trabajo en curso y el plazo para determinar cuándo se deben realizar cambios.

• Administre los cambios culturales con atención. Las personas quieren dar lo mejor de sí: un principio básico de Kanban y sus disciplinas asociadas. Aplique los principios de administración de cambios a medida que adopte nuevas prácticas. Genere un mayor control en el equipo para el éxito de la implementación de límites del trabajo en equipo.

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• Dividir columnas
• Acelerar el trabajo
• Agregar la definición de Hecho a una columna
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• Mostrar errores en los trabajos pendientes y los paneles