Arquitectura de orden de trabajo

El proceso más importante de Field Service es el proceso de orden de trabajo. Las órdenes de trabajo son:

1. Fecha de creación
2. Programado a recursos
3. Efectuado por técnicos de campo
4. Completado y revisado

El siguiente diagrama ilustra las entidades, atributos, y relaciones que conforman el proceso de orden de trabajo.

Se crea una orden de trabajo

La entidad Orden de trabajo contiene los detalles del trabajo que debe completarse, como el tipo de orden de trabajo, el estado, la duración y la prioridad.

Las órdenes de trabajo están relacionadas con una entidad Cuenta. Al especificar una Cuenta de servicio en la orden de trabajo, se agrega información relacionada con la cuenta, como el territorio, la dirección y los valores predeterminados de servicio y facturación.

Acuerdos de servicio generando automáticamente órdenes de trabajo periódicas. Un acuerdo de servicio se puede asociar con una cuenta de servicio. Eso significa que todas las órdenes de trabajo que se generan como parte de un acuerdo de servicio están asociadas con esa ubicación de cuenta de servicio. El tipo de trabajo ha realizarse y activos relacionados pueden variar.

Los activos del cliente son piezas de equipo en la ubicación de la cuenta de servicio. Las órdenes de trabajo relacionadas con el mantenimiento, inspección y reparación de un activo de cliente deben correlacionarse con la cuenta de servicio del activo.

Además de añadir detalles básicos y una cuenta a una orden de trabajo, puede añadir elementos Ingresos y coste para definir mejor el trabajo específico que se realizará. Incidentes de orden de trabajo son un paquete definido de tareas de servicios, productos, servicios, y características (conocimientos) recomendados. En lugar de agregarlos manualmente a una orden de trabajo, puede agregar un incidente que sirva efectivamente como plantilla para completar tareas de servicio, productos, servicios y habilidades.

Por último puede definir Preferencias de tiempo y recursos que especifican cuando se debería completar una orden de trabajo para cumplir un acuerdo de servicio.

La orden de trabajo se programa a recursos

Todos los detalles importantes de la orden de trabajo relacionadas con la programación se pasan a una entidad relacionada generada automáticamente llamada Requisitos de recursos. Se usan los requisitos de recursos para asignar la orden de trabajo al recurso más adecuado o técnico de campo. El marco de trabajo de requisito de recurso es en parte lo que permite a cualquier entidad ser programada, como los casos, oportunidades, o entidades personalizadas.

Field Service mantiene la Orden de trabajo y el requisito de recursos principal en sincronía. Todos los campos que afectan la programación se sincronizan automáticamente. Si un cliente crea manualmente varios requisitos en una orden de trabajo, no se sincronizan automáticamente.

Antes de que se pueda programar una orden de trabajo, debe existir un recurso reservable en el sistema. Un recurso que se puede reservar representa un empleado, contratista, equipo, instalación o cualquier otra cosa que deba programarse.

Cuando es el momento de programar una orden de trabajo, asigne un requisito para un recurso. Esta asignación crea una Reserva que es un intervalo de tiempo programado para un recurso específico. Para programar un requisito, utilice una de las siguientes formas:

• Tablero de programación (manualmente)
• Ayudante de programación
• Resource Scheduling Optimization

Un requisito se puede reservar varias veces, creando varios registros de reserva, de modo que pueda programar el mismo requisito para varios recursos o para el mismo recurso en momentos diferentes.

Un técnico de campo realiza la orden de trabajo

Los técnicos de campo verán sus reservas diarias, semanales y mensuales en sus agendas en la aplicación aplicación móvil de Field Service. Pueden editar el estado de sus reservas para mostrar cuándo están viajando, el trabajo está en progreso, están de descanso y el trabajo está completo. Pueden utilizar estados personalizados. Cada cambio de estado se registra en el sistema como Marca de tiempo de la reserva y eventualmente Diarios de reserva, que se usan para calcular el tiempo y el coste laborables de una reserva.

Los técnicos de campo pueden usar los productos y servicios para la orden de trabajo, indicando que una pieza o un trabajo es necesario. Aunque estos productos y servicios se añadieron anteriormente a la orden de trabajo, inicialmente se mostraban en el Catálogo de productos. Los productos que representan piezas y no el trabajo físico se registran en el Inventario y se rellenan con el proceso Compra que depende de enviar y recibir pedidos de compra.

La orden de trabajo se revisa y completa

Por último, cuando la orden de trabajo es revisada y cerrada por un administrador de servicio, el Consumo de inventario y la Información financiera se actualizan. El consumo de inventario significa la cantidad de un producto que se reduce de un almacén basándose en la actividad de la orden de trabajo. En los casos en los que deban facturarse productos y servicios usados, cerrar una orden de trabajo activa la creación de una factura para pagos y datos reales, que son un registro de transacciones.