Implementar e instalar Dynamics 365 App for Outlook

Este tema cubre cómo configurar e implementar Dynamics 365 App for Outlook.

Dynamics 365 App for Outlook funciona con aplicaciones de interacción con el cliente (como Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Marketing, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Project Service Automation y Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), versión 9) y Power Apps basado en modelos que se ejecutan en Microsoft Dataverse.

Hinweis

La configuración de multiplexación no reduce la cantidad de licencias necesarias para acceder a las aplicaciones de Dynamics 365. Para obtener más información, vea Resumen de licencias para multiplexación.

Requisitos previos

Antes de iniciar la configuración, deben cumplirse los requisitos previos siguientes.

Paso 1: Configurar método de sincronización predeterminado

Para utilizar Dynamics 365 App for Outlook, debe configurar la sincronización del lado del servidor para el procesamiento del correo electrónico. Para obtener más información sobre la sincronización del correo electrónico, consulte Configurar la sincronización del correo electrónico de entrada y salida

  1. Desde la aplicación, vaya a Configuración > Configuración avanzada.

    Personalizaciones de configuración.

  2. Vaya a Configuración > Administración y, a continuación, seleccione Configuración del sistema.

    Ir a la configuración del sistema.

  3. Seleccione la pestaña Correo electrónico y establezca Procesar correo electrónico usando en Sincronización del lado del servidor.

    Seleccionar la sincronización del lado del servidor.

Paso 2: Probar la configuración de correo electrónico y habilitar buzones

Habilite y pruebe los buzones de usuario para que los usuarios puedan utilizar Dynamics 365 App for Outlook.

  1. Desde la aplicación, vaya a Configuración > Configuración avanzada.

    Personalizaciones de configuración.

  2. Vaya a Configuración > Configuración de correo electrónico y seleccione Buzones.

    Ir a la configuración de los buzones.

  3. Seleccione la vista Buzones activos y, a continuación, seleccione los buzones que desea probar y habilitar.

    Seleccionar los buzones que se desea habilitar.

  4. En la barra de comandos, seleccione APROBAR CORREO ELECTRÓNICO y, a continuación, seleccione Aceptar.

    Seleccionar Aprobar correo electrónico.

  5. Una vez aprobado, seleccione PROBAR Y HABILITAR BUZÓN.

    Seleccionar Probar y habilitar buzón.

  6. En el cuadro de diálogo de confirmación, seleccione Aceptar.

    Seleccionar Aceptar para confirmar.

Es posible que tenga que esperar a que el sistema procese las actualizaciones. Cuantos más buzones habilite, más tardará.

Paso 2.1: Comprobar la configuración

Para comprobar que el buzón que probó en el paso anterior está configurado correctamente, ábralo.

Si la configuración se ha realizado correctamente, la sección Resultados de la prueba de configuración cambiará de Sin ejecutar a Correcto.

Abrir un buzón para comprobar que está correctamente configurado.

Paso 3: Proporcionar acceso al rol de seguridad

El rol de seguridad Usuario de Dynamics 365 App for Outlook está disponible a partir de la compilación 9.1.0.4206. Si un usuario no tiene este rol de seguridad o sus privilegios subyacentes, recibirá el siguiente error siguiente: No está autorizado a utilizar esta aplicación. Consulte con el administrador del sistema para actualizar su configuración. Para que los usuarios puedan usar Dynamics 365 App for Outlook, debe agregarlos a este rol. Esto se asegurará que los usuarios tengan los privilegios básicos necesarios para tener acceso a la aplicación para Outlook.

Otros privilegios de seguridad además de los privilegios básicos, relacionados al rol de usuario, activarán más características. Por ejemplo, si un usuario tiene el privilegio de crear en la tabla Clientes potenciales, además del rol de seguridad Usuario de Dynamics 365 App for Outlook, verá una resolución de correo electrónico a una tabla Clientes potenciales si corresponde.

App for Outlook también requiere que la sincronización del lado del servidor esté correctamente configurada con los roles de seguridad mínimos requeridos por el servicio. Estos roles se describen en la tabla siguiente.

Nombre de privilegio Tabla Ubicación (pestaña) dentro de rol de seguridad
prvReadEmailServerProfile EmailServerProfile Administración de empresas
prvWriteMailbox Buzón Administración de empresas
prvReadMailbox Buzón Administración de empresas
prvReadOrganization Organización Administración de empresas
prvSyncToOutlook (exchangesyncidmapping Outlook Administración de Empresas > Privilegios relacionados con la privacidad
prvReadActionCard ActionCard Registros principales
prvDeleteActivity Actividad Registros principales
prvAppendActivity Actividad Registros principales
prvWriteActivity Actividad Registros principales
prvCreateActivity Actividad Registros principales
prvReadActivity Actividad Registros principales
prvAppendToActivity Actividad Registros principales
prvReadConnection Conexión Registros principales
prvAssignContact CONTACTO Registros principales
prvReadContact CONTACTO Registros principales
prvWriteContact CONTACTO Registros principales
prvCreateContact CONTACTO Registros principales
prvDeleteContact CONTACTO Registros principales
prvReadUserQuery Vista guardada Registros principales
prvReadQueue Cola Registros principales
prvReadQuery Vista Personalización
prvReadIncident Case Servicio
prvSearchAvailability Administración de servicios > Privilegios varios
prvOverrideCreatedOnCreatedBy Administración de Empresas > Privilegios varios

Hinweis

Si crea un equipo y lo agrega al rol de seguridad Usuario de Dynamics 365 App for Outlook, no se propagan automáticamente los privilegios a los usuarios de ese equipo.

  1. Para agregar usuarios al rol de seguridad App for Outlook, desde la aplicación, vaya a Configuración > Configuración avanzada.

    Personalizaciones de configuración.

  2. Vaya a Configuración > Seguridad y seleccione Usuarios.

    Seleccionar la configuración de un usuario.

  3. Seleccione los usuarios de la lista y, a continuación, seleccione Administrar roles.

    Seleccionar Administrar roles.

  4. En el cuadro de diálogo Administrar roles de usuario, seleccione el rol de seguridad Usuario de Dynamics 365 App for Outlook para los usuarios y después seleccione Aceptar.

    Seleccionar rol de usuario.

Paso 4: Instalar App for Outlook

Siga estos pasos para insertar Dynamics 365 App for Outlook en usuarios seleccionados, en todos los usuarios o para hacer que sean los usuarios quienes se lo instalen cuando sea necesario.

Wichtig

Para entornos de Microsoft Dataverse, un administrador puede obtener la solución App for Outlook en Microsoft AppSource. Después de iniciar sesión en AppSource, elija el entorno en el que desea instalar App for Outlook. Para obtener más información, consulte Microsoft Dynamics 365 App for Outlook.

  1. Para insertar la aplicación en los usuarios, desde la aplicación vaya a Configuración > Configuración avanzada.

    Personalizaciones de configuración.

  2. Vaya a Configuración > Dynamics 365 App for Outlook.

    Ir a Dynamics 365 App for Outlook.

  3. La página Introducción a Microsoft Dynamics 365 App for Outlook muestra todos los usuarios aptos para usar App for Outlook. Tiene varias opciones diferentes sobre cómo implementar la aplicación para los usuarios:

    • Opción 1: activar la casilla para agregar automáticamente App for Outlook a todos los usuarios aptos. Si el correo electrónico de un usuario se sincroniza mediante la sincronización del lado del servidor, solo tendrá que insertar la aplicación.

      Implementar automáticamente la aplicación.

    • Opción 2: seleccione AGREGAR APLICACIÓN PARA USUARIOS APTOS para implementar la aplicación en todos los usuarios que estén configurados correctamente. El Estado cambiará a Pendiente.

      Implemente automáticamente la aplicación para los usuarios elegibles.

    • Opción 3: insertar la aplicación en determinados usuarios, seleccionar los usuarios de la lista y, a continuación, seleccionar Agregar aplicación a Outlook.

      Implementar automáticamente la aplicación para determinados usuarios.

  4. El estado cambiará a Agregado a Outlook y la aplicación estará disponible para los usuarios.

    El estado cambia a Agregado a Outlook.

Los usuarios agregados verán la aplicación en la cinta de Outlook.

Panel Abrir aplicación para Outlook.

Hacer que los usuarios se instalen App for Outlook

  1. Desde la aplicación, vaya a Configuración > Configuración avanzada.

    Personalizaciones de configuración.

  2. Seleccione el botón Configuración botón Configuración. de nuevo y, a continuación, seleccione Aplicaciones de Aplicaciones para Dynamics 365.

    Seleccionar Aplicaciones de Aplicaciones para Dynamics 365.

  3. En la pantalla Aplicaciones de Aplicaciones para Dynamics 365, en Dynamics 365 App for Outlook, los usuarios seleccionan Agregar aplicación a Outlook.

Para implementar en usuarios de las aplicaciones de Dynamics 365 (on-premises)

Siga estos pasos si usa las aplicaciones de Dynamics 365 (on-premises).

Solución de problemas de instalación

  1. Si no ve Dynamics 365 App for Outlook al hacer clic en el botón Configuración botón botón Configuración., compruebe que ha habilitado la característica.

  2. Si usted o sus usuarios tiene problemas para instalar Dynamics 365 App for Outlook, puede ser debido a que el buzón de Exchange está vinculado actualmente a otro entorno de Microsoft Dataverse u organización de Customer Engagement (on-premises). Un buzón de Exchange (dirección de correo electrónico) puede sincronizar solo citas, contactos y tareas con una organización, y un usuario perteneciente a esa organización puede sincronizar solo citas, contactos, y tareas con un buzón de Exchange. Puede sobrescribir la opción almacenada en Exchange si desea cambiar la organización de sincronización principal. Para obtener más información, consulte este artículo KB.

Hinweis

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