Configurar flujos de trabajo de factura de proveedor
Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3
En este tema se explica cómo configurar una o más configuraciones de flujo de trabajo para facturas de proveedor y líneas de facturas de proveedor. Por ejemplo, puede configurar el flujo de trabajo para las facturas de proveedor que no sean para un pedido de compra o ejecutar automáticamente la conciliación de facturas para las facturas que sean para un pedido de compra. Si se configura la aprobación de flujo de trabajo para las facturas de proveedor, se muestran controles adicionales en la parte superior del formulario Factura de proveedor. Entre ellos se incluyen una barra de información amarilla y un botón Enviar o un menú Acciones. Para obtener más información, consulte Envío de un documento y Acciones de flujo de trabajo.
Algunos botones del formulario Factura de proveedor no se encuentran disponibles cuando se ha enviado una factura para la aprobación del diario de flujo de trabajo. Cuando se apruebe la factura, las opciones del grupo Registrar del Panel de acciones estarán disponibles y el resto de controles y campos del formulario no lo estarán. Si un usuario cambia una factura aprobada, el estado del flujo de trabajo se reinicializa, las opciones del grupo Registrar no están disponibles y el resto de campos y controles están disponibles. El usuario debe volver a enviar la factura modificada para su aprobación.
En el ejemplo siguiente se muestra cómo configurar flujos de trabajo de facturas de proveedor. Los números se corresponden con los procedimientos descritos más adelante en este tema.
.gif "Diagrama de flujo para configurar flujos de trabajo de facturas de proveedor")
Ejemplo
En la ilustración siguiente se muestra un ejemplo de flujo de trabajo de factura de proveedor que incluye los elementos de flujo de trabajo siguientes:
Una tarea automatizada, Evaluar reglas de directivas para facturas
Una tarea manual, Revisar conciliación de factura de proveedor
Una decisión condicional, ¿Está el importe total por debajo de 10.000?
Una tarea de aprobación, Aprobar factura de proveedor
Una tarea automatizada, Registrar facturas de proveedor
.gif "Flujo de trabajo con una decisión condicional")
Requisitos previos
La tabla siguiente muestra los requisitos previos que deben cumplirse antes de comenzar.
Categoría |
Requisito previo |
|---|---|
Tareas de configuración relacionadas |
|
Parámetros de proveedores |
Para usar flujos de trabajo junto con directivas de facturas de proveedor, asegúrese de que el campo Registrar factura con discrepancias se estableció en Permitir con aviso en el formulario Parámetros de proveedores. |
1. Opcional: configurar revisores de gastos para las facturas de proveedor
Puede especificar las configuraciones del revisor de gastos para dirigir los gastos de revisión según el usuario asignado a un rol del proyecto o a la dimensión financiera donde se cobran los gastos. El proceso del flujo de trabajo usa el rol de proyecto especificado o el propietario de la dimensión financiera para determinar a quién dirigir el gasto.
No tiene que especificar la configuración del revisor de gastos. Puede asignar un usuario o grupo de usuarios específico como revisor al definir el flujo de trabajo. Sin embargo, si tiene una organización compleja, puede especificar revisores de gastos para aumentar la eficacia del proceso de aprobación. Además, no tendrá que cambiar las asignaciones del revisor de flujo de trabajo cada vez que un revisor cambie los roles de trabajo.
Para configurar revisores de gastos para facturas de proveedor, siga estos pasos:
Haga clic en Proveedores > Configurar > Directivas > Revisores de gastos de factura de proveedor.
En el Panel de acciones, haga clic en Nuevo.
Escriba un nombre para la definición del revisor de gasto.
En la ficha desplegable Distribuciones del proyecto, active la casilla del rol de proyecto responsable de revisar las facturas de proveedor asignadas a un proyecto. Puede seleccionar Director del proyecto, Controlador de proyectos o Director de ventas del proyecto. Los gastos se dirigirán al usuario asignado a dicho rol. También puede dirigir los gastos al propietario de la dimensión financiera seleccionando la casilla de dimensión financiera correspondiente.
En la ficha desplegable Distribuciones de la organización, active la casilla de las dimensiones financieras que desee usar para dirigir las facturas de proveedor que no estén asignadas a un proyecto. Las facturas de proveedor se dirigirán al usuario propietario de la dimensión financiera.
2. Si es necesario: Configurar los roles para las distribuciones de proyectos
Realice este procedimiento si ha configurado un revisor de gastos y ha seleccionado cualquiera de las opciones del grupo de campos Autoridad del proyecto del formulario Revisores de gastos de factura de proveedor.
Puede asignar personas a los roles para las distribuciones de proyectos.
Para configurar los roles para las distribuciones de proyectos, siga estos pasos:
Haga clic en Gestión de proyectos y contabilidad > Común > Proyectos > Todos los proyectos.
Seleccione un proyecto y, a continuación, haga clic en Editar en el Panel de acciones.
En el formulario Proyectos, use los campos del grupo de campos Responsable para asignar trabajadores a los roles necesarios para sus prácticas de negocio. Use la información de la tabla siguiente para decidir a qué roles asignará a los trabajadores.
Campo
Descripción
Director de ventas
Este rol corresponde al rol Director de ventas del proyecto que se especifica para el participante de revisión de gastos.
Director del proyecto
Este rol corresponde al rol Director del proyecto que se especifica para el participante de revisión de gastos.
Controlador de proyectos
Este rol corresponde al rol Controlador de proyectos que se especifica para el participante de revisión de gastos.
3. Si es necesario: Configurar propietarios de dimensiones financieras
Realice este procedimiento si ha configurado un revisor de gastos y ha seleccionado cualquiera de las opciones de cualquier grupo de campos de Dimensiones financieras del formulario Revisores de gastos de factura de proveedor.
Puede asignar personas propietarias de una dimensión financiera. Esto le permite configurar aprobaciones de flujo de trabajo por dimensiones financieras, por ejemplo, por departamento o centro de coste. También puede requerir que las aprobaciones de una factura de proveedor se envíen a los propietarios de todas las distribuciones para un artículo de línea. Por ejemplo, si especifica una factura de proveedor para el gasto de alquiler y distribuye el artículo de línea a tres departamentos distintos, el paso de aprobación de flujo de trabajo irá los propietarios de los tres departamentos.
Para configurar los propietarios de dimensiones financieras, siga estos pasos:
Haga clic en Contabilidad general > Configurar > Dimensiones financieras > Dimensiones financieras.
Seleccione una dimensión financiera y, a continuación, haga clic en Valores de dimensión financiera.
Permite seleccionar una dimensión.
En la ficha desplegable General, en el campo Propietario, seleccione el identificador de usuario de la persona propietaria de esta dimensión.
Repita los pasos 2 y 3 para las dimensiones financieras restantes.
4. Crear un flujo de trabajo para facturas de proveedor
Puede crear varios flujos de trabajo para facturas de proveedor.
Para crear un flujo de trabajo para facturas de proveedor, siga estos pasos:
Haga clic en Proveedores > Configurar > Flujos de trabajo de proveedores.
En el panel de acciones, haga clic en Nuevo.
Seleccione el tipo de flujo de trabajo que desee crear y, a continuación, haga clic en Crear flujo de trabajo.
Elija entre las siguientes opciones:
Tipo
Propósito
Factura de proveedor
Crear flujos de trabajo para encabezados de facturas de proveedores. Puede ver las facturas en el formulario Factura de proveedor.
Para usar flujos de trabajo junto con directivas de facturas de proveedor, asegúrese de que el campo Registrar factura con discrepancias se estableció en Permitir con aviso en el formulario Parámetros de proveedores.
Línea de factura de proveedor
Crear flujos de trabajo para líneas de facturas de proveedores. No puede ejecutar un flujo de trabajo de línea de factura de proveedor por sí mismo. Debe agregarlo a un flujo de trabajo de factura de proveedor. Puede ver las facturas en el formulario Factura de proveedor.
Para usar flujos de trabajo junto con directivas de facturas de proveedor, asegúrese de que el campo Registrar factura con discrepancias se estableció en Permitir con aviso en el formulario Parámetros de proveedores.
Configure los elementos del flujo de trabajo. Para obtener más información, consulte Configuración de elementos de flujo de trabajo.
Repita los pasos del 2 al 4 para crear flujos de trabajo adicionales para facturas de proveedor.
5. Opcional: Configurar tareas automatizadas y manuales para flujos de trabajo de facturas de proveedor
Realice este procedimiento si sus prácticas de negocio requieren cualquiera de las siguientes opciones:
Una persona para revisar una factura de proveedor
Una persona para revisar los resultados de la conciliación de facturas
Un proceso automatizado para evaluar reglas de directivas para facturas
Un proceso automatizado para registrar las facturas
Puede usar una combinación de tareas automatizadas y manuales en el mismo flujo de trabajo.
Cada una de las siguientes tareas de flujo de trabajo puede realizar una acción en una factura de proveedor. Use la información de la tabla siguiente para decidir qué tareas de flujo de trabajo usará.
Tarea |
Tipo |
Descripción |
|---|---|---|
Registrar facturas de proveedor |
Automatizada |
Permite registrar facturas de proveedor de manera automática. Esta tarea se puede usar con otras tareas, pero debe ser el último elemento de tarea de la configuración de flujo de trabajo. Si se usa un proceso de revisión o aprobación, dicho proceso debe producirse antes de esta tarea automatizada. Para ver un ejemplo de cómo se usa la tarea automática Registrar facturas de proveedor, consulte Flujo de trabajo con una decisión condicional. Esta tarea automatizada no funciona con las facturas de proveedor de un diario de aprobación. Permite registrar los diarios de aprobación manualmente. |
Evaluar reglas de directivas para facturas |
Automatizada |
Permite evaluar las infracciones de directivas de las facturas de proveedor. Para obtener información sobre cómo usar el flujo de trabajo y la directivas de forma conjunta, consulte Tareas clave: directivas de facturas de proveedor. Si se infringe una o varias reglas de directivas para una factura en el nivel de cabecera, estas infracciones se muestran en el formulario Infracciones de directiva para dicha factura. Para ver un ejemplo de cómo se usa la tarea automática Evaluar reglas de directivas para facturas, consulte Flujo de trabajo con una decisión condicional. |
Revisar factura de proveedor |
Manual |
Asigne esta tarea a un usuario con autorización para revisar las líneas de factura de proveedor que se encuentran en la factura de proveedor. Los pasos de revisión se definen en la sección de descripción al crear el flujo de trabajo. Diferencia entre una tarea manual de revisión y un elemento de flujo de trabajo de aprobación:
Para obtener más información, vea Flujo de trabajo con varios usuarios en una tarea. |
Revisar conciliación de factura de proveedor |
Manual |
Concilie las recepciones de producto automáticamente con las facturas de proveedor creando una tarea por lotes para ejecutar en un trabajo por lotes.
Este proceso por lotes cotejará recepciones de producto con sus facturas correspondientes. El proceso por lotes se aplica a las facturas de proveedor especificadas en un portal del proveedor o que se han recibido mediante un servicio. Para obtener más información, consulte Create a batch job. |
Para configurar las tareas automatizadas y manuales para un flujo de trabajo de facturas de proveedor, siga estos pasos:
Para las tareas automatizadas, vea Configuración de una tarea automatizada.
Para las tareas manuales, vea Configuración de una tarea manual.
6. Opcional: Configurar tareas automatizadas y manuales para flujos de trabajo de línea de factura de proveedor
Realice este procedimiento si sus prácticas de negocio requieren alguna de estas opciones:
Una persona para revisar los resultados de la conciliación de facturas
Un proceso automatizado para evaluar reglas de directivas para una línea de factura de proveedor
Puede usar una combinación de tareas automatizadas y manuales en el mismo flujo de trabajo.
Cada una de las siguientes tareas de flujo de trabajo puede realizar una acción en una línea de factura de proveedor. Use la información de la tabla siguiente para decidir qué tareas de flujo de trabajo usará.
Tarea |
Tipo |
Descripción |
|---|---|---|
Evaluar reglas de directivas para líneas de factura |
Automatizada |
Permite evaluar las infracciones de directivas de las líneas de factura de proveedor. Esta tarea automatizada difiere de la tarea Evaluar reglas de directivas para facturas, ya que evalúa solo las directivas que usan un tipo de regla que se basa en el nombre de la consulta Líneas de factura de proveedor. Para obtener información sobre cómo usar el flujo de trabajo y la directivas de forma conjunta, consulte Tareas clave: directivas de facturas de proveedor. Si una factura de proveedor infringe una o más reglas de directivas en el nivel de línea, esta tarea indica las infracciones en el formulario Infracciones de directiva para dicha factura. Para ver un ejemplo de cómo se usa la tarea automática Evaluar reglas de directivas para líneas de factura, consulte Flujo de trabajo con una decisión condicional. |
Revisar línea de factura de proveedor |
Manual |
Asigne esta tarea a un usuario que pueda realizar una revisión de las líneas de factura de proveedor que se encuentran en la factura de proveedor. Los pasos de revisión se definen en la sección de descripción al crear el flujo de trabajo. Diferencia entre una tarea manual de revisión y un elemento de flujo de trabajo de aprobación:
Para obtener más información, vea Flujo de trabajo con varios usuarios en una tarea. |
Para configurar las tareas automatizadas y manuales para un flujo de trabajo de línea de factura de proveedor, siga estos pasos:
Para las tareas automatizadas, vea Configuración de una tarea automatizada.
Para las tareas manuales, vea Configuración de una tarea manual.
7. Opcional: Crear decisiones condicionales
Realice este procedimiento si sus procesos empresariales requieren diferentes procesos de flujo de trabajo en función del importe de la factura o de otros importes, como impuestos o gastos.
El campo Importe de la factura se usa con los flujos de trabajo de factura de proveedor y línea de factura de proveedor. Para cada flujo de trabajo, puede establecer condiciones que incluyan este campo. Por ejemplo, se puede requerir que los importes de factura superiores a 5.000 requieran un aprobador y que los importes de factura superiores a 20.000 requieran dos aprobadores.
Campo calculado |
Descripción |
|---|---|
Importe de la factura |
Importe total de facturación para la factura de proveedor. |
Para crear condiciones, vea el tema siguiente:
8. Asignar participantes a elementos de flujo de trabajo
Puede asociar un elemento de flujo de trabajo a los siguientes grupos de participantes.
Grupo de usuarios |
Descripción |
|---|---|
Participantes de rol de seguridad |
Asigne el elemento de flujo de trabajo a un rol de seguridad de Microsoft Dynamics AX. Puede usar esta opción si un grupo de trabajadores puede aprobar facturas y no importa qué persona aprueba una factura concreta. |
Participantes del grupo de usuarios |
Asigne el elemento de flujo de trabajo a un grupo de usuarios de Microsoft Dynamics AX. Puede usar esta opción si un grupo de trabajadores puede aprobar facturas y no importa qué persona aprueba una factura concreta. |
Participantes de gasto de factura de proveedor |
Asigne el elemento de flujo de trabajo a los participantes de gastos. Los participantes de gastos pueden incluir usuarios asociados a proyectos específicos o propietarios de dimensiones financieras específicas, como departamentos y centros de coste. Esta opción proporciona mayor control y flexibilidad para los flujos de trabajo de factura de proveedor y línea de factura de proveedor. |
- Para obtener instrucciones acerca de cómo asignar participantes a un flujo de trabajo, vea Configuración de elementos de flujo de trabajo.
Tareas relacionadas
Configuración de conciliación de facturas de proveedores
Tareas clave: directivas de facturas de proveedor
Configuración de flujos de trabajo de Proveedores
Información técnica para administradores del sistema
Si no tiene acceso a las páginas que se usan para completar esta tarea, póngase en contacto con el administrador del sistema y proporcione la información que se indica en la tabla siguiente.
Categoría |
Requisito previo |
|---|---|
Claves de configuración |
No se requiere ninguna clave de configuración para esta tarea. |
Roles y responsabilidades de seguridad |
Para realizar esta tarea, debe ser miembro del rol de seguridad -SYSADMIN-. |