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Novedades: características de proveedores

Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Hemos cambiado y agregado funciones en el área de características de Proveedores para Microsoft Dynamics AX 2012. Para obtener más información, consulte las tablas que se aplican a su versión del producto.

Novedades en AX 2012

Novedades

Descripción

El signo de la cantidad de la factura debe coincidir con el signo de la cantidad pedida.

El signo de cantidad de la factura de una factura de proveedor debe coincidir con el signo de cantidad pedida del pedido de compra. En las versiones anteriores, podía especificar una cantidad de factura negativa para registrar la devolución de un producto. Para proporcionar un mayor control de contabilidad, esto funcionalidad ya no es posible. En su lugar, puede emitir una nota de abono para la línea de pedido de compra como línea de pedido de compra independiente. Es decir, puede especificar una línea de pedido de compra con una cantidad negativa.

Para obtener más información, vea Corregir una factura de proveedor vinculada a una línea de recepción de producto incorrecta.

Un precio unitario basado en un precio de coste de inventario se actualiza una sola vez para una factura de cliente.

El precio unitario de un pedido de compra de empresas vinculadas y un pedido de venta de empresas vinculadas se actualiza para reflejar cambios solo cuando se especifica la primera factura de cliente para el pedido de venta de empresas vinculadas. La actualización se efectúa solo si hay un cambio en el precio de coste unitario en la gestión del inventario y esta actualización se realiza de forma automática. Si se especifica una factura de cliente posterior, el precio unitario para dicha factura de cliente no proviene del coste del artículo. En cambio, el precio unitario se obtiene del pedido de compra de empresas vinculadas.

Para obtener más información, vea Acerca del cambio de los pedidos de empresas vinculadas.

Cambios en la tabla Facturas de proveedor

En las versiones anteriores, las facturas no registradas de pedidos de compra que se especificaban en el formulario Registro de factura se almacenaban en las mismas tablas que la información sobre actualización de pedidos de compra, listas de recepciones y albaranes. En esta versión, las facturas no registradas de pedidos de compra, que ahora se conocen como facturas de proveedor, se almacenan en un conjunto independiente de tablas.

Para obtener más información, consulte Tareas clave: facturas de proveedor.

Cambios en la conciliación de facturas para elementos de línea que se identifican por descripciones y categorías

Puede conciliar una línea de factura que se identifica por una descripción y una categoría con una línea de pedido de compra y línea de recepción de producto correspondientes. Esta característica se basa en la función que se usa para especificar líneas identificadas por una descripción y una categoría en un pedido de compra, una recepción de producto y una factura. Además, puede usar esta característica junto con las directivas de compras asignadas a los artículos de línea que se identifican por descripciones y categorías.

Para obtener más información, consulte Acerca de conciliación de facturas de proveedores.

Crear facturas de proveedor y notas de abono a partir de facturas electrónicas.

Un nuevo servicio de Application Integration Framework (AIF) de Microsoft Dynamics AX, VendVendInvoiceService, crea facturas de proveedor y notas de abono a partir de las facturas recibidas electrónicamente. El servicio también permite a los proveedores solicitar y recuperar información sobre facturas sin registrar en Proveedores.

Para obtener más información, vea Acerca de los puertos de integración para facturas de proveedor.

En el formulario Factura de proveedor, especifique las líneas de factura de proveedor que no están relacionadas con un pedido de compra.

Puede especificar líneas de factura de proveedor en el formulario Factura de proveedor, incluso si las líneas no se relacionan con un pedido de compra. La misma factura de proveedor puede incluir una combinación de líneas relacionadas con pedidos de compra y líneas que no están relacionadas con pedidos de compra. A continuación se muestran ejemplos de líneas de factura de proveedor que no están relacionadas con un pedido de compra:

  • Cuotas de suscripción

  • Inscripciones a eventos de conferencia

  • Servicios de gastronomía para eventos

  • Servicios de limpieza

Puede especificar líneas de factura de proveedor que no estén relacionadas con un pedido de compra y que no crean transacciones de inventario. Sin embargo, las líneas de artículos inventariados o mantenidos en existencias no se admiten en líneas de factura de proveedor que no estén relacionadas con un pedido de compra.

Para obtener más información, consulte Tareas clave: facturas de proveedor.

Conciliación de facturas: conciliación de precios totales

Si se selecciona el parámetro que habilita el uso de la conciliación de precio total en el formulario Parámetros de proveedores, se comparan el importe neto de una línea de factura más el importe neto de una línea de factura pendiente y una línea de factura registrada previamente con la línea de pedido de compra. Si el importe de desviación en la divisa de contabilidad supera el porcentaje de tolerancia, el importe o el porcentaje y el importe de la conciliación de precio total, el usuario recibe un mensaje que advierte de una discrepancia de conciliación. Este tipo de desviación puede producirse cuando facturas parciales respetan individualmente las tolerancias de cantidad y precio, pero cuando están facturas están combinadas, superan un porcentaje o un valor de divisa definido por la entidad jurídica. Las tolerancias de conciliación de precio total se pueden configurar por entidad jurídica.

Para obtener más información, vea Acerca de conciliación de facturas de proveedores y Configuración de conciliación de facturas de proveedores.

Conciliación de facturas: mejoras en la conciliación de gastos

Si la opción para usar la conciliación de gastos se selecciona en el formulario Parámetros de proveedores, los gastos de una factura de proveedor se pueden comparar con los gastos previstos del pedido de compra. Si la desviación supera el porcentaje de tolerancia de gastos, se muestra un indicador para advertir al usuario sobre la discrepancia de conciliación. Las tolerancias de gastos se pueden configurar por empresa o para códigos de gastos individuales.

Para obtener más información, vea Acerca de conciliación de facturas de proveedores y Configuración de conciliación de facturas de proveedores.

Conciliación de facturas: conciliación de totales de factura

Los totales de factura de una factura de proveedor se comparan con los totales previstos, en función de la información del pedido de compra. Si la desviación supera el porcentaje de tolerancia de gastos de la conciliación de totales de factura, se muestra un indicador para advertir al usuario sobre la discrepancia de conciliación. Las tolerancias de conciliación de totales de factura se pueden configurar por entidad jurídica o para proveedores individuales.

Para obtener más información, vea Acerca de conciliación de facturas de proveedores y Configuración de conciliación de facturas de proveedores.

Flujo de trabajo para el procesamiento de facturas de proveedor

Con los dos nuevos tipos de flujo de trabajo, VendProcessInvoice y VendProcessInvoiceLine, los usuarios pueden crear flujos de trabajo definidos por el usuario para las facturas de proveedor que normalmente se especifican en el formulario Factura de proveedor y en otros formularios que usan las tablas InvoiceInfo* como origen de datos. El proceso de flujo de trabajo funciona en función de los datos que se importan a las tablas de InvoiceInfo* y se puede usar para modelar los pasos del procesamiento de facturas de proveedor. Los tipos de flujo de trabajo contienen los siguientes elementos:

  • Elementos de aprobación para crear tareas de aprobación

  • Un elemento de tarea que se usa cuando las facturas de proveedor se hayan completado y corregido

  • Tareas automatizadas que pueden ejecutarse mediante programación sin la intervención del usuario para realizar las validaciones seleccionadas y registrar las facturas de proveedor

Las validaciones de facturas de proveedor, tal como la conciliación, se realizan mediante programación cuando se ejecuta el flujo de trabajo. Las validaciones usan las opciones de configuración de los parámetros de proveedores relevantes. La seguridad se usa para determinar el comportamiento admitido mientras la factura de proveedor tiene una instancia de flujo de trabajo activa asociada a ella. Se usa la infraestructura estándar de flujo de trabajo de Microsoft Dynamics AX que permite a un usuario crear flujos de trabajo, determina el comportamiento de tiempo de ejecución de las instancias de flujo de trabajo asociadas y crea el historial de flujo de trabajo.

Para obtener más información, vea Configurar flujos de trabajo de factura de proveedor.

Conciliación de facturas: directiva de conciliación de líneas doble y triple

La directiva de conciliación de líneas se puede establecer del modo siguiente:

  • Triple conciliación: la conciliación compara la factura, el pedido de compra y la recepción de producto.

  • Doble conciliación: la conciliación compara la factura y el pedido de compra.

  • No requerido: la conciliación del precio unitario y la conciliación de totales de precio no se realizan.

La directiva de conciliación de líneas se puede configurar por entidad jurídica y también para artículos, proveedores o combinaciones de artículos y proveedores.

Para obtener más información, consulte Acerca de conciliación de facturas de proveedores.

Tarea de conciliación de facturas para el flujo de trabajo

La conciliación de facturas ahora está disponible como una tarea de flujo de trabajo que se pueda realizar sin la intervención del usuario. El flujo de trabajo se puede iniciar según un evento de negocio en Microsoft Dynamics AX. Por ejemplo, el flujo de trabajo puede iniciarse cuando los nuevos registros se crean mediante el servicio de factura de proveedor. Se admiten situaciones de portal de proveedores y situaciones de importación en las que las facturas de proveedor se procesan sin la intervención del usuario. En Microsoft Dynamics AX 2009, la conciliación de facturas se realizaba automáticamente a través de la interfaz de usuario al crear, modificar o recuperar una factura. Las tareas nuevas usan la misma lógica subyacente que la interfaz de usuario utiliza para realizar conciliación de facturas.

Para obtener más información, vea Configurar flujos de trabajo de factura de proveedor.

En el formulario Factura de proveedor, especifique las facturas de proveedor que no corresponden a un pedido de compra.

Se agregaron campos de encabezado de factura al formulario Factura de proveedor, de manera que puede usar este formulario para especificar una línea de factura basada en la categoría que no esté relacionada con un pedido de compra en una factura.

Para obtener más información, consulte Tareas clave: facturas de proveedor.

Cheques con fecha futura

Puede emitir y recibir cheques que tienen una fecha de cheque en el futuro. Estos cheques también se conocen como cheques con pago diferido. Los cheques con pago diferido se usan como práctica empresarial habitual en Asia, África y en varias partes del mundo. Muchas empresas usan los cheques como el medio principal para efectuar y recibir pagos.

Puede crear cheques con fecha futura en diarios de pagos de clientes y proveedores. Los cheques con pago diferido usan la funcionalidad estándar de Microsoft Dynamics AX, incluidos los diarios de pagos, las dimensiones financieras, la impresión de cheques, los pagos centralizados, las liquidaciones y la banca.

Los cheques con pago diferido no se consideran legales en determinadas partes del mundo, tales como el Sudeste asiático, Australia y Nueva Zelanda, aun así a veces se usan en tales países o regiones como práctica empresarial. Para admitir esta práctica empresarial a la vez que se cumplan con las leyes aplicables, puede elegir si el importe del cheque se refleja en los libros contables hasta que se alcance la fecha de vencimiento del cheque. Si se desactiva el registro financiero de cheques con pago diferido, los cheques se documentan con fines de registro de datos y la transacción financiera se produce solo cuando se alcanza la fecha de vencimiento del cheque.

Para obtener más información, consulte Configuración de cheques con pago diferido y Registrar un cheque con pago diferido para un proveedor.

Formularios mejorados para crear y registrar facturas

Los formularios para crear y registrar facturas son más sencillos de comprender y usar, y ahora se puede especificar toda la información necesaria en un mismo formulario. Para obtener más información, consulte Factura de proveedor (formulario).

Comprobar la recepción de los formularios W-9 de proveedores.

Antes de registrar un documento, puede comprobar si un proveedor ha proporcionado un formulario W-9. Si el proveedor no ha proporcionado un formulario W-9, puede poner en espera el documento y esperar el formulario del proveedor.

Para obtener más información, consulte Parámetros de proveedores (formulario).

Adelantos de pago en las facturas de proveedor

Cuando se debe pagar a un proveedor antes de que se entreguen las mercancías o se preste un servicio, puede crear una línea de factura de proveedor que incluya una categoría y el importe que se debe pagar por adelantado. Puede validar el importe del adelanto del pago que se muestra en la factura de proveedor en función del importe que se muestra en el pedido de compra. También puede aplicar la factura de proveedor para el adelanto del pago según la factura de proveedor de artículos o servicios.

Para obtener más información, vea Visión general del pago por adelantado de productos o servicios.

Vendor Self Service

Los proveedores pueden crear y modificar sus facturas directamente desde el portal de autoservicio para proveedores en Enterprise Portal para Microsoft Dynamics AX. Los proveedores pueden crear una factura a partir de un pedido de compra o pueden crear una factura y agregarle un pedido de compra.

Para obtener más información, vea Crear o mantener las facturas de proveedores.

Agregar pedidos de compra abiertos y líneas de pedidos de compra a una factura.

Puede usar el formulario Recuperar pedidos de compra para crear una única factura para los pedidos de compra y las líneas de pedido de compra seleccionados. En una lista del formulario Recuperar pedidos de compra, puede seleccionar los pedidos de compra y las líneas abiertos que desea combinar en la misma factura.

Para obtener más información, vea Tareas clave: facturas de proveedor y Recuperar pedidos de compra (formulario).

Formularios mejorados para crear y registrar facturas, pedidos de compra, listas de recepción y albaranes

Los formularios para crear y registrar facturas, pedidos de compra, listas de recepción y albaranes son más fáciles de usar comprender. Para cada tipo de documento, ahora puede especificar toda la información necesaria en un mismo formulario. Para obtener más información, vea Factura de proveedor (formulario) y Registro de compra (formulario).

Crear grupos de facturas de pago y pagar un grupo de facturas mediante el mismo pago.

Puede agrupar las facturas por un código común. A continuación, si se paga una factura del grupo de pagos, las otras facturas del grupo se incluirán en el mismo pago.

Para obtener más información, consulte Agregar facturas a los grupos de pago.

Imprimir copias de pagos como cheques no negociables.

Puede imprimir copias de pagos, tales como cheques, pagarés y pagos electrónicos. Las copias se imprimen como cheques no negociables.

Para obtener más información, vea Imprimir copias de pagos como cheques no negociables.

Configurar validaciones de cuenta para validar las cuentas bancarias de clientes y proveedores destinadas a la transferencia electrónica de fondos (EFT).

Ahora puede configurar validaciones de cuenta para cuentas bancarias de clientes y proveedores destinadas a la EFT. Para pagos electrónicos, los bancos usan las validaciones de cuenta para comprobar la precisión de los datos de la cuenta, como los números de enrutamiento y los números de cuenta.

Para obtener más información, consulte Configuración de prenotas.

Poner pagos de proveedores en espera.

Puede poner los pagos de Proveedores en espera hasta una fecha de liberación especificada. También puede poner estos pagos en espera de forma indefinida si se deja en blanco el campo de la fecha de liberación. Puede usar esta opción para detener los pagos de proveedores, ya sea poniendo en espera todos los pagos de un proveedor o poniendo en espera el pago de una factura seleccionada. Si pone un pago en espera, puede impedir que una factura aprobada genere un pago hasta la fecha de liberación, si se especificó una.

Para obtener más información, vea Poner pago de proveedor en espera.

Organizar facturas en grupos para simplificar la recuperación y gestión.

Ahora puede agrupar las facturas por un código común, de modo que no tiene que usar una consulta exacta para recuperar un conjunto de facturas similares. Una vez que haya recuperado el grupo de facturas, puede registrar fácilmente todas las facturas al mismo tiempo.

Para obtener más información, consulte Agregar facturas a grupos de facturas.

Crear un pedido de compra que confirme compras imprevistas del proveedor (sector público).

En una emergencia o una situación especial, puede crear un pedido que evita el proceso de compra habitual. Por ejemplo, puede autorizar un pedido que solo tenga un número de pedido de compra en lugar de un documento impreso del pedido de compra. Puede usar el campo Confirming PO code para realizar el seguimiento de estas compras no planificadas.

Para obtener más información, consulte Confirming PO codes (form) (Public sector).

Seleccionar entre varias direcciones de envío.

Puede seleccionar entre varias direcciones de envío para su organización. Puede usar una dirección de envío predeterminada para facturas específicas o usar una dirección diferente seleccionada para una factura o un pago.

Crear facturas desde el portal de autoservicio para proveedores.

Los proveedores pueden crear y modificar sus facturas directamente desde el portal de autoservicio para proveedores en Enterprise Portal. Los proveedores pueden crear una factura a partir de un pedido de compra o un albarán, o pueden crear una factura y agregarle un pedido de compra.

Para obtener más información, vea Crear o mantener las facturas de proveedores.

Transferir entradas de reserva de gasto para pedidos de compra del ejercicio de cierre al nuevo ejercicio.

Si genera reservas de gasto de pedidos de compra, puede procesar las entradas de cierre de fin de año en la contabilidad general y en función de las reservas de presupuesto al final de cada ejercicio. Cuando se crea un nuevo ejercicio, se genera un nuevo conjunto de entradas de ajuste para reflejar correctamente las reservas de gasto en el nuevo ejercicio. Estas entradas garantizan que los pedidos de compra estén correctamente representados en los informes financieros de fin de año.

Para obtener más información, vea Procesar pedidos de compra al final del año.

Crear reglas flexibles para las facturas de proveedor.

Las reglas empresariales para facturas de proveedores ahora son más flexibles. Puede aplicar reglas comerciales a todas las entidades jurídicas operativas y, aun así, permitir variantes locales basadas en otros criterios, tales como divisa y país o región.

Para obtener más información, consulte Tareas clave: directivas de facturas de proveedor.

Novedades en Microsoft Dynamics AX 2012 R2

Novedades

Descripción

Ajustar los impuestos en una línea de factura.

Puede ajustar los impuestos que se calculan en una línea de factura antes de registrar la factura.

Para obtener más información, vea Revisar el importe de impuestos de una transacción antes del registro.

Integrar un calendario de pago para controlar las fechas de vencimiento de los pagos.

Una nueva función de calendario de pago en las áreas Clientes y Proveedores reemplaza la función similar que anteriormente solo estaba disponible para algunos países o algunas regiones. Cuando el calendario de pagos se usa junto con reglas de fechas de vencimiento, las empresas pueden especificar los días no laborables de los países y las regiones, así como días festivos a nivel estatal o provincial. Las empresas también pueden especificar los días no laborables para cualquier otro propósito, como feriados bancarios. Esta función ayuda a garantizar que las fechas de vencimiento de los pagos de las facturas de proveedores y cliente no se establezcan en días no laborables. Si un pago vence en un día no laborable, el nuevo control de fecha de vencimiento mueve la fecha al día laborable más cercano, ya sea antes o después de la fecha predeterminada, según las opciones seleccionadas.

También puede usar el control de fecha de vencimiento junto con el calendario de pago para asegurarse de que los cálculos de los períodos de gracia para el interés y las cuotas de los pagos comiencen el día laboral más cercano. Esta función se puede usar, por ejemplo, para aumentar el control de fecha de vencimiento y la fecha de pago de proveedores. A continuación, puede evitar los intereses o las cuotas no planificados para los pagos atrasados de proveedor. Además, el proceso de pago es más fácil, ya que las fechas de vencimiento son siempre en un día de procesamiento.

Para obtener más información, vea Acerca de los calendarios de pago.

Novedades en actualización acumulativa 6 para Microsoft Dynamics AX 2012 R2

Novedades

Descripción

Generar archivos positivos de pago para ayudar a los bancos a evitar fraude de cheques.

Configure los pagos positivos para generar una lista electrónica de cheques cada vez que se impriman cheques. Cuando un cheque se envía al banco, el banco compara el cheque con la lista de cheques enviada anteriormente. Si el cheque coincide con un cheque de la lista, el banco compensa el cheque. Si el cheque no coincide con un cheque en la lista, el banco retiene el cheque para su revisión.

El pago positivo también se conoce como Pago seguro.

Para obtener más información, consulte los siguientes temas:

Pago del 100 por cien por adelantado de un importe del pedido de compra.

En AX 2012, puede crear anticipos para los importes de línea de un pedido de compra. Sin embargo, los gastos y los impuestos no se incluyen en los anticipos.

En actualización acumulativa 6 para Microsoft Dynamics AX 2012 R2, puede pagar un anticipo del 100 % o un importe fijo que sea igual al total del pedido de compra. El anticipo puede incluir los impuestos y gastos que tengan el tipo Cliente/Proveedor. Por ejemplo, si el importe de una línea de pedido de compra es 1.000,00 y el importe de impuestos es 125,00, el movimiento predeterminado para el anticipo es 1.125,00. en AX 2012, el importe de anticipo predeterminado era 1.000,00.

Recuperar facturas pendientes que tienen cambios no guardados.

En AX 2012, si la aplicación deja de responder mientras está especificando una factura de proveedor, aparece el siguiente mensaje cuando se reinicia Microsoft Dynamics AX y se abre el formulario Factura de proveedor: No se puede mostrar una factura pendiente porque está en uso.

En actualización acumulativa 6 para Microsoft Dynamics AX 2012 R2, este mensaje se reemplaza por un formulario que le permite eliminar las facturas pendientes que tienen cambios sin guardar, de manera que pueda continuar trabajando con la factura.

Novedades en actualización acumulativa 7 para Microsoft Dynamics AX 2012 R2

Novedades

Descripción

Nuevas opciones para configurar flujos de trabajo para facturas de proveedor

Se agregaron las siguientes opciones para los flujos de trabajo de facturas de proveedor:

  • Puede crear condiciones que se basan en los valores de los campos del pedido de compra.

  • La propiedad Líneas de factura de proveedor.Categoría de compras ahora incluye varios operadores jerárquicos para contiene, empieza por, es y no es.

Para obtener más información sobre los flujos de trabajo de las facturas de proveedor, consulte Configurar flujos de trabajo de factura de proveedor.

Novedades en

Novedades

Descripción

(Sector público) Cree una o más cuentas de proveedor de una sola vez al mismo tiempo que crea las facturas de los proveedores.

Cuando la aprobación o un contrato con la forma de pedido de compra no es necesario, puede crear rápidamente facturas al mismo tiempo que crea registros para los proveedores. Puede generar una cuenta para un proveedor directamente desde el formulario factura. También puede importar un archivo ISV que tiene información sobre varios proveedores de una sola vez y las facturas correspondientes, así como crear cuentas de proveedor y facturas correspondientes.

Para obtener más información, vea Create a one-time vendor and invoice (Public sector) y Import and create one-time vendors and invoices (Public sector).