Opciones de personalización de reuniones de Teams Premium

• Se aplica a:

  Microsoft Teams

Información general

Algunas de las características descritas en este artículo requieren Teams Premium.

Las reuniones personalizadas de Microsoft Teams permiten a las organizaciones ampliar sus requisitos visuales de identidad y cumplimiento a través de la experiencia de reunión agregando logotipos y fondos que se pueden mostrar en la pantalla previa a la reunión, en la sala de espera y durante la experiencia de la reunión.

Las plantillas de reunión de Teams Premium, los temas de reunión y los fondos de reunión personalizados son características de Teams que permiten a los administradores personalizar las reuniones virtuales para adaptarlas mejor a las preferencias y necesidades de sus usuarios.

Plantillas de reunión

Con las plantillas de reunión, puede preestablecer muchas de las opciones disponibles para los organizadores de reuniones. Estas opciones incluyen la seguridad, el audio y el vídeo, la grabación y la transcripción, y la configuración de la interacción de reuniones. Esta característica puede ahorrar tiempo y garantizar la coherencia entre reuniones de naturaleza similar, como reuniones de equipo o registros de cliente.

Para obtener más información sobre las plantillas de reunión personalizadas en Microsoft Teams, vea Plantillas de reunión personalizadas.

Temas de reunión

Los temas de reunión permiten a los administradores personalizar la apariencia visual de las pantallas de la sala de espera y de la reunión aplicando un tema específico. Los temas de la reunión consisten en los colores de marca de su organización, una imagen personalizada para representar su personalización de marca y el logotipo de su organización.

Para obtener más información sobre los temas de reunión en Microsoft Teams, consulte Temas de la reunión.

Fondos de reunión personalizados

Los fondos de reunión personalizados permiten a los administradores cargar imágenes de organización personalizadas para que sus usuarios las usen como fondos virtuales durante las reuniones. Esta característica ayuda a los usuarios a mantener la privacidad, reducir las distracciones o agregar un toque de unidad corporativa a sus reuniones. Puede usar una directiva de grupo o de usuario para asignar fondos corporativos únicos a determinados individuos o departamentos.

Resumen

Si desea personalizar la experiencia de reunión para los usuarios, use fondos de reunión personalizados. Para personalizar la experiencia previa a la reunión y la sala de espera para los usuarios, use los temas de la reunión. Para obtener una experiencia de reunión y unirse antes de la reunión de manera coherente, use los temas de la reunión y los fondos de reunión personalizados. Para obtener más información sobre los fondos de reunión personalizados en Microsoft Teams, consulte Fondos de reunión personalizados.

Juntos, estas características mejoran la experiencia de reuniones virtuales al proporcionar a los administradores un mayor control sobre los aspectos visuales y estructurales de las reuniones de los usuarios. En última instancia, la personalización hace que las reuniones sean más atractivas, productivas y profesionales.

Si tiene una licencia de desarrollador junto con Teams Premium, el modo conferencia personalizado de Teams también es algo que puede explorar. El modo conferencia de Teams usa tecnología de segmentación de IA para colocar a los participantes de la reunión en un espacio virtual compartido. El modo conferencia hace que las reuniones se sientan más naturales e interesantes, y que den esa sensación de unirse a las reuniones de su organización. Para obtener más información sobre cómo crear y personalizar escenas del modo conjunto en Microsoft Teams, consulte Modo conferencia de Teams.

¿Por qué debería personalizar las reuniones de su organización?

Como administrador de Teams, hay muchos motivos por los que consideraría usar plantillas de reunión, temas de reuniones y fondos personalizados para personalizar las reuniones. Estas son algunas razones clave:

• Cumplimiento: su organización tiene requisitos de cumplimiento para las reuniones. Puede usar plantillas de reunión para administrar el cifrado de un extremo a otro, lo que pueden ver los asistentes, si los asistentes pueden reactivar y usar su micrófono, quién puede grabar, etiquetas de confidencialidad y mucho más.

• Personalización de marca: los temas de la reunión se pueden usar para aplicar sus colores de marca, logotipo e imágenes a las pantallas previas a unirse y a la sala de espera de las reuniones. Estos temas crean un aspecto coherente y profesional para su marca en todas las reuniones. Los fondos de reunión personalizados permiten usar el logotipo de su marca entre otras imágenes personalizadas como fondo durante las reuniones.

• Privacidad: los fondos personalizados permiten a los usuarios reemplazar su fondo real por uno virtual, lo que puede ayudarles a mantener su privacidad y confidencialidad. Puede usar plantillas de reunión para decidir quién puede grabar reuniones y permitir que los organizadores de la reunión vean y aprueben el contenido compartido en pantalla antes de que otros participantes puedan verlo.

• Participación: los fondos de reunión personalizados se pueden usar para crear una experiencia más atractiva e interactiva. Por ejemplo, puede cargar un fondo personalizado que refleje el tema de la reunión para que lo usen los miembros de su organización. Puede usar una imagen de fondo específica para las reuniones del equipo de marketing y crear una directiva de usuario o grupo para asignarla a los miembros de marketing. Después, puede usar una imagen especificada diferente para las reuniones de ingeniería y usar una directiva para asignarla a su equipo de ingeniería.

• Profesionalidad: cuando se usan juntos, los fondos personalizados y los temas de reunión crean un aspecto elegante y profesional coherente para sus reuniones. Puede cargar varias imágenes de fondo que incluyan el logotipo de su organización u otros activos de personalización de marca. Los usuarios que asisten a una reunión o a una serie de reuniones específicas pueden aceptar usar un fondo específico para mostrar unidad y profesionalidad a los asistentes externos a la organización. Con los temas de la reunión, la sala de espera o la previa personalizada que refleja la identidad de su marca saluda a los asistentes cuando se unen a una reunión.

Consideraciones de planeación

Los usuarios

Evalúe cómo estas características de personalización se ajustan a las necesidades de su organización. Comience por evaluar las posibles ventajas y evaluar el interés del usuario para las plantillas de reunión, fondos personalizados y temas. Considere realizar encuestas o recopilar comentarios de los usuarios para comprender sus preferencias y expectativas. Por último, configure un proceso para que las partes interesadas soliciten cambios a los administradores de Teams.

Marketing y personalización de marca

Consulte con el equipo de marketing para comprender las directrices de personalización de marca y la identidad visual de su organización. Una vez que recopile los activos de personalización de marca aprobados, como colores, logotipos e imágenes, envíe las especificaciones de diseño para fondos y temas de reuniones personalizados a su departamento de personalización de marca. Las especificaciones de diseño deben cubrir las dimensiones, formatos de archivo, resolución y cualquier restricción o requisitos de personalización de marca. Debe crear un proceso de aprobación para asegurarse de que todos los fondos personalizados se ajustan a los estándares y directivas de su organización.

Departamentos

Comience por comprender los requisitos únicos de cada departamento. Consulte con los jefes de departamento o las partes interesadas clave para determinar sus preferencias para los antecedentes personalizados de las reuniones. Es importante tener en cuenta la naturaleza de su trabajo, las directrices de personalización de marca y cualquier tema específico que pueda necesitar. Si colabora con cada equipo para definir un conjunto estandarizado de necesidades para las reuniones, le resultará más fácil seleccionar la configuración de las plantillas de reunión.

Requisitos de cumplimiento

Tenga en cuenta las implicaciones de cumplimiento de las características de personalización. Establezca directivas e instrucciones para evitar el uso de imágenes inapropiadas u ofensivas. No es importante garantizar el cumplimiento de las normativas de privacidad y protección de datos. Pida al equipo de cumplimiento que revise las características de cumplimiento de reuniones para averiguar qué configuración debe estar activada para todos los usuarios de su organización, usuarios específicos o grupos específicos. Tenga en cuenta que las imágenes de fondo de la reunión son visibles para los participantes externos, por lo que debe elegir imágenes que no le interesen a nadie.