Evaluación del estado de administración de contenido de la organización

Administración avanzada de SharePoint (SAM) proporciona un conjunto completo de herramientas para evaluar y mejorar las prácticas de administración de contenido de su organización con información y recomendaciones útiles. Content Management Assessment es el centro de estas funcionalidades.

¿Qué es la evaluación de la administración de contenido?

Content Management Assessment es una característica integrada y fácil de usar de Administración avanzada de SharePoint. Con un solo clic, puede comprobar y mejorar rápidamente cómo la organización administra el contenido dentro de los entornos de SharePoint. Content Management Assessment proporciona un proceso sencillo y guiado para que los administradores:

• Identificación de contenido potencialmente sobrecompartido
• Buscar problemas o riesgos (como sitios inactivos o sin propietario)
• Definición de la preparación de Copilot para la organización
• Garantizar el cumplimiento y mantener la integridad de los datos
• Recibir recomendaciones accionables para la corrección
• Seguimiento del progreso a lo largo del tiempo con evaluaciones periódicas

La evaluación usa el kit de herramientas de Administración avanzada de SharePoint (SAM), que ejecuta un conjunto de informes esenciales para exponer los resultados clave y clasificar los sitios que podrían requerir atención. Está pensado para hacer que la gobernanza del contenido sea accesible y accionable, incluso para administradores que podrían no tener una experiencia técnica profunda.

Informes incluidos

Actualmente, la evaluación de administración de contenido incluye los informes siguientes:

• Sitios inactivos : identifica sitios sin actividad en los últimos 180 días
• Propiedad del sitio : detecta sitios sin propietarios o con un solo propietario
• Herencia rota : busca sitios donde se ha roto la herencia de permisos
• Uso compartido interno sin restricciones a través de EEEU (todos excepto los usuarios externos): localiza el contenido compartido con todos los usuarios internos
• Uso compartido sin restricciones a través de vínculos de uso compartido : detecta el contenido compartido a través de vínculos de uso compartido excesivamente permisivos

Nota:

• Los informes pueden tardar entre 2 horas y 72 horas en ejecutarse, en función del tamaño del inquilino.
• Los informes se ejecutan en todos los sitios de la organización y no realizan ninguna acción sin el consentimiento del administrador.

¿Por qué usar la evaluación de administración de contenido?

Las organizaciones se enfrentan a una mayor complejidad en la administración de contenido en inquilinos grandes de Microsoft 365. Entre los desafíos comunes se incluyen:

• Incertidumbre sobre dónde empezar con la gobernanza.
• Dificultad para identificar si hay problemas o riesgos reales.
• Falta de claridad sobre si las medidas de gobernanza existentes son suficientes.
• La necesidad de supervisión y mejora continuas.

La evaluación de la administración de contenido aborda estos desafíos mediante:

• Automatización de la detección: detectar y clasificar automáticamente sitios potencialmente afectados sin intervención manual
• Conclusiones claras y procesables: proporcione una lista clara de problemas con pasos siguientes recomendados específicos para cada búsqueda.
• Eliminación del trabajo manual: reduzca la necesidad de scripts personalizados o auditorías manuales, lo que puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores.
• Reevaluación a petición: permitir que los administradores vuelvan a ejecutar la evaluación mensualmente para garantizar la mejora y el cumplimiento continuos

¿Qué necesita para acceder a Content Management Assessment?

¿Cuáles son los requisitos de licencia?

Su organización debe tener la licencia adecuada y cumplir determinados permisos o roles administrativos para usar la característica descrita en este artículo.

En primer lugar, la organización debe tener una de las siguientes licencias base:

• Office 365 E3, E5 o A5
• Microsoft 365 E1, E3, E5 o A5

Además, necesita al menos una de estas licencias:

• Microsoft 365 Copilot licencia: al menos a un usuario de su organización se le debe asignar una licencia de Copilot (este usuario no necesita ser administrador de SharePoint).
• Licencia de administración avanzada de Microsoft SharePoint: Disponible como compra independiente.

Requisitos de administrador

Debe ser administrador de SharePoint o tener permisos equivalentes.

Información adicional

Si su organización tiene una licencia de Copilot y al menos una persona de su organización tiene asignada una licencia de Copilot, los administradores de SharePoint obtienen acceso automáticamente a las características de Administración avanzada de SharePoint necesarias para la implementación de Copilot.

Para las organizaciones sin una licencia de Copilot, puede usar las características de Administración avanzada de SharePoint mediante la compra de una licencia de Administración avanzada de SharePoint independiente.

Dónde encontrar la evaluación de administración de contenido

Puede acceder a la evaluación de administración de contenido en el Centro de Administración de SharePoint:

1. Inicie sesión en el Centro de administración de SharePoint con las credenciales de administrador de SharePoint para su organización.
2. En el panel de navegación izquierdo, seleccione Administración avanzada.
3. Busque la nueva pantalla de inicio de evaluación (la vista anterior basada en menús sigue estando disponible en "Todas las características").
4. Seleccione Iniciar evaluación.

La evaluación ejecuta automáticamente los informes sam pertinentes, analiza los resultados y presenta los resultados en un panel fácil de usar.

• Lado izquierdo: resumen visual de los sitios afectados
• Lado derecho: el Panel de conclusiones del informe enumera cada sitio afectado, las conclusiones específicas y las acciones recomendadas para la corrección. Seleccione cada uno de los hallazgos, verá más detalles y documentación relacionada de Microsoft Learn para solucionar el problema.
• Debajo de los resultados: verá las directrices y documentación más recientes relacionadas con estas directivas.

Pasos siguientes después de ejecutar la evaluación

1. Revisión de los resultados: examine la lista de sitios marcados como potencialmente afectados. El panel muestra el número y los detalles de estos sitios.
2. Tomar medidas: para cada búsqueda, siga los pasos recomendados proporcionados. Estos pasos pueden incluir:
   • Crear o ajustar directivas de sitio (por ejemplo, para posibles usos compartidos, inactividad o propiedad).
   • Uso de herramientas integradas para corregir problemas.
   • Consulte la documentación vinculada para obtener más instrucciones.
3. Supervisar progreso: vuelva a ejecutar la evaluación cada 30 días para realizar un seguimiento de las mejoras y detectar nuevos problemas.

Resumen

Content Management Assessment es un conjunto de herramientas eficaz y en constante evolución para los administradores de Microsoft 365, diseñado para simplificar y automatizar el proceso de gobernanza del contenido. Al proporcionar evaluaciones claras, recomendaciones accionables y supervisión continua, permite a las organizaciones mantener un entorno seguro y compatible.