Qué es Power Automate y qué valor genera

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¿Suele repetir periódicamente la descarga de archivos adjuntos de correos electrónicos y la carga de estos a la base de datos? Power Automate puede ayudarle. ¿El proceso para que se autorice una nueva orden de compra requiere que lleve un formulario de una mesa a otra para conseguir las firmas necesarias? Power Automate puede ayudarle. ¿Tiene que iniciar sesión en un sitio web todas las mañanas, encontrar las cifras del día y registrarlas en otro sistema? Power Automate puede ayudarle.

Power Automate sirve para que los sistemas informáticos se encarguen de las tareas repetitivas. Power Automate permite a cualquiera con conocimientos del proceso empresarial crear flujos repetibles que, cuando se desencadenan, pasan a la acción y realizan el proceso.

Escenarios y capacidades comunes de Power Automate:

  • Automatización de tareas repetitivas, como trasladar datos de un sistema a otro

  • Orientación de un usuario a lo largo de un proceso para que pueda completar las distintas fases

  • Conexión a orígenes de datos externos a través de uno de los cientos de conectores o directamente a través de una API

  • Automatización de procesos basados en escritorio y de sitio web con capacidades de automatización robótica de procesos (RPA)

Ejemplo: aprobación de un pedido de compra

Las aprobaciones son uno de los procesos que se pueden compilar mejor en Power Automate. Suele pasar que están bien definidos pero siguen siendo manuales. Por ejemplo, analicemos el siguiente escenario:

Un usuario inicia el proceso entrando en una aplicación de Power Apps y crea una solicitud de pedido de compra. Una vez que envía la solicitud, la información se envía a un flujo de Power Automate.

El flujo puede estar compilado para evaluar la solicitud y después enrutarla en función de criterios como el usuario que la ha presentado y el importe de la solicitud. La primera acción podría ser enviar la solicitud al superior del usuario. El administrador se podría recuperar automáticamente desde Azure AD, con lo que se evitaría una solicitud de información duplicada.

Este es el punto de partida del flujo:

Formulario de edición de flujo

Cuando el administrador recibe la aprobación y la autoriza, el flujo puede proporcionar lógica condicional. Normalmente, un ejemplo de esto sería que, si la solicitud del pedido de compra supera los 10 000 $, habría que enviarla a un vicepresidente, y si no, se aprobaría automáticamente el pedido de compra.

Aquí tenemos un ejemplo del aspecto que podría tener este flujo. lógica de diagrama de flujo para correos electrónicos de soporte técnico

Como puede ver, incluso el proceso empresarial tiene muchos puntos de decisión. El flujo administra fácilmente las decisiones sin que tenga que escribir código.

Trabaje con sus datos donde se encuentren

Al crear una aplicación, el acceso a sus datos es muy importante. Power Automate le ofrece opciones; a través de más de 600 conectores, puede conectarse fácilmente a datos y servicios en la web e incluso en el ambiente local. Entre los orígenes de datos habituales se incluyen los siguientes:

  • Microsoft Dataverse

  • Salesforce

  • Dynamics 365

  • Google Drive

  • Office 365

Tampoco tiene que elegir solo un origen de datos. Microsoft Power Platform admite fácilmente múltiples conexiones de datos, lo que le permite reunir datos de muchas plataformas en una sola automatización.

Finalmente, si uno de los más de 600 conectores no puede recuperar sus datos, Power Automate también le permite crear conectores personalizados, lo que le permite comunicarse con cualquier origen de datos a través de un archivo swagger.

Los tres tipos de flujos que puede crear con Power Automate

Power Automate funciona creando flujos, que son de tres tipos:

  • Flujo de nube: son flujos que se compilan con un desencadenador y una o varias acciones consecuentes. Hay multitud de desencadenadores y acciones disponibles, como la llegada de un correo electrónico de una persona concreta o una mención de su empresa en redes sociales, gracias a los conectores existentes. Los verá como Mis flujos y Flujos del equipo en Power Automate. La única diferencia entre un flujo de Mi flujo y un Flujo de equipo es la propiedad. Con un flujo de Mi flujo, usted es el único propietario, mientras que un Flujo de equipo tiene más de un propietario.

  • Flujos de procesos de negocio: estos flujos se crean para aumentar la experiencia al usar aplicaciones basadas en modelos y Microsoft Dataverse. Puede usarlos para crear una experiencia guiada en sus aplicaciones basadas en modelos.

  • Flujos de escritorio: estos flujos de automatización de procesos robóticos (RPA) le permiten grabarse realizando acciones en su escritorio o en un navegador web. A continuación, podrá desencadenar un flujo que realice ese proceso por usted. También puede transmitir datos u obtener datos del proceso, lo que le permitirá automatizar incluso los procesos empresariales "manuales".

Agregar inteligencia artificial al flujo sin escribir código

Antes de Microsoft Power Platform, para agregar funcionalidades como el procesamiento de imágenes o texto se requería un equipo informático avanzado o nociones de programación. Era necesario escribir código, había que diseñar y entrenar modelos de datos y existía mucha lógica complicada. Sin embargo, Microsoft Power Platform ha "democratizado" la inteligencia artificial al proporcionar una interfaz basada en asistente para crear y entrenar el modelo. De este modo se aprovecha el poder de Azure Machine Learning y Cognitive Services sin escribir una sola línea de código.

Para aprovechar estas capacidades de IA, primero debe desarrollar un modelo. Desde https://make.PowerApps.com, un asistente le guía en el proceso de creación y entrenamiento del modelo.

Seguridad y administración

Para gestionar la seguridad de Power Automate, inicie sesión en https://admin.powerplatform.microsoft.com. En el Centro de administración de Microsoft Power Platform, dispone de acceso completo a la totalidad del inquilino de Power Automate. Tendrá la capacidad de crear y administrar ambientes, implementar directivas de prevención de pérdida de datos, trabajar con integraciones de datos y administrar licencias de usuario y cuotas. El centro de administración le brinda capacidades de administración en todo Power Automate.

Power Automate también ofrece un conjunto completo de cmdlets de PowerShell. Estos cmdlets le permiten un control en mayor profundidad y trabajar mejor en escenarios a gran escala. El uso de los cmdlets para la auditoría le brinda más control e información sobre el uso de Power Automate en todo el inquilino.

Además, dado que Power Automate gira en torno a la automatización, hay acciones de flujo integradas para administrar tanto Power Automate como Power Apps. Un ejemplo de un flujo útil es, por ejemplo, crear uno que se ejecute todos los días a las 8:00 h para detectar todos los flujos y Power Apps que se han creado y luego agregar a un miembro del departamento de TI como copropietario de cada uno de ellos. Así, en el departamento de TI tendrán conocimiento y acceso a las soluciones de la organización. Esta es solo otra de las formas en que Power Automate ayuda a automatizar procesos empresariales comunes.

Impulso del valor empresarial

Los flujos de Power Automate se construyen con desencadenadores y acciones. Los desencadenadores determinan qué inicia los flujos, mientras que las acciones determinan qué sucede. Con Power Automate, tiene incluso la capacidad de especificar la lógica empresarial para determinar las condiciones necesarias. Para muchas empresas, eso significa que estas automatizaciones no tienen que ser impulsadas desde el departamento de TI, sino directamente desde la empresa. De la misma manera que el departamento de ventas desarrolla sus procesos manuales en la actualidad enviando hojas de cálculo por correo electrónico entre las personas, pueden crear su flujo para automatizar el proceso en el futuro.

Si es usted miembro del departamento de TI o es responsable de la gobernanza desde otra posición, Power Automate tiene mucho que ofrecerle. Con Power Automate, hay muchas capacidades de seguridad, gobernanza y presentación de informes que facilitan las capacidades de vigilancia necesarias. Puede incluso escribir un flujo para administrar todos los demás flujos. Además, Power Automate no elude la seguridad de ninguna manera. Los usuarios no pueden desarrollar flujos para llevar a cabo tareas para las que aún no tengan permiso.

En la siguiente unidad, aprenderá cómo TruGreen está utilizando Power Automate para gestionar mejor su negocio.