Evaluar si la organización está preparada para el cambio

Artículo
04/07/2023
Se aplica a:

Microsoft Teams

Este artículo forma parte de la fase de preparación del usuario del recorrido de la actualización, una actividad que completa en paralelo con la fase de preparación técnica. Antes de continuar, confirma que has completado estas actividades desde fases anteriores:

Después de proteger a su equipo de proyecto y definir su visión, ámbito y objetivos, el siguiente paso en el recorrido de la actualización es asegurarse de que su organización y los usuarios están listos para Teams, una actividad que completa en paralelo con la garantía de su preparación técnica. Para obtener el valor de Teams, los usuarios deben usarlo realmente. Simplemente habilitar Teams no garantiza que logre su objetivo. Los usuarios tienen diferentes casos de uso y diferentes estilos de aprendizaje, y se adaptan a la nueva tecnología a diferentes velocidades. La buena noticia es que administrar el cambio no es tan complicado, pero requiere un esfuerzo centrado. Las siguientes discusiones guiadas están diseñadas para ayudarle a comprender su base de usuarios, de modo que pueda preparar el nivel educativo adecuado para facilitar y acelerar la adopción de los usuarios. Hay dos formas de ver la base de usuarios:

Preparación para cambios organizativos: comprender la rapidez con la que los usuarios (o no) suelen reaccionar a los cambios. Esta información le ayudará a informar sobre la cantidad de concienciación, formación y venta de valor que podría necesitar para impulsar la adopción por parte del usuario.
Escenarios de trabajo en equipo: comprender cómo trabajan los usuarios le permitirá asignar a Teams sus actividades de trabajo, acelerar la adopción y facilitar el cambio de Skype Empresarial.

Nota

Puede adaptar las actividades de evaluación que se indican a continuación a cualquier iniciativa de cambio de su organización. Solo tiene que responder a las preguntas en función del ámbito del proyecto. En las siguientes discusiones, la "nueva solución" puede aplicarse a las llamadas de audio, las audioconferencias o la actualización de Skype Empresarial a Teams.


Puntos de decisión	¿Cuál es la cultura de su organización cuando se trata de cambiar? ¿Cómo puede la nueva tecnología optimizar la forma en que los usuarios trabajan? ¿Qué usuarios es probable que necesiten atención especial para que cambien su forma de trabajar?
Pasos siguientes	Use las siguientes instrucciones y actividades asociadas para capturar el perfil de preparación del usuario de su organización.

Preparación para cambios organizativos

Al evaluar la disponibilidad de su organización, puede determinar cómo es probable que los usuarios receptivos (o no) cambien su forma de trabajar y adopten nueva tecnología. Comprender cómo reaccionan los usuarios al cambio permite a su organización abordar los problemas de forma proactiva, ajustar su plan de implementación para obtener una compra óptima e identificar a los usuarios que realmente pueden ayudarle a facilitar el cambio con sus compañeros.

Actividad

Use los siguientes inicios de conversación para realizar una evaluación de la preparación de la organización y documentar la cultura de su organización en lo que respecta a cambios. Esta información puede ayudar a informar cuánto conocimiento y formación podría necesitar implementar para su proyecto. No se preocupe por los números exactos. Este ejercicio representa una comprensión general de su cultura organizativa. Si necesita ayuda para empezar, simplemente evalúe una implementación pasada; esto puede ayudarle a anticipar cómo pueden reaccionar los usuarios a los cambios y ayudarle a abordar de forma proactiva las reacciones que espera.

¿Qué porcentaje de usuarios cae en cada cubo?

Usuarios pioneros	Usuarios informados	Rezagados
Estos usuarios solicitan la solución antes de que esté disponible.	Estos usuarios aceptan la solución tan pronto como se muestra su valor.	Estos usuarios rechazan la solución, incluso cuando se aplican cambios.

Propina

Encarga a tus primeros usuarios que realicen las pruebas piloto, además de servir como expertos de pares. Los expertos ayudan a evangelizar la nueva tecnología y lideran con el ejemplo para mostrar a sus compañeros cómo realizar el valor. Para obtener más información sobre cómo crear un programa de expertos formales, consulte la Guía de adopción de Office. Sus retrasos podrían necesitar más convencimiento antes de que adopten una nueva tecnología. Si más del 20 por ciento de su organización se encuentra en este cubo, dedique más tiempo a comunicar los mensajes de valor y a proporcionar formación personalizada. Además, puede apoyarlos a través del cambio abriendo un bucle de comentarios para comprender mejor sus dudas y abordar sus dudas.

¿Qué porcentaje de usuarios entran en cada competencia?

Automotivación	Jugadores de equipo	Buscadores de mano
Estos estudiantes buscan recursos, aprenden haciendo.	Estos usuarios disfrutan de formación en grupo e interactiva; ellos irán con sus compañeros de trabajo.	Estos usuarios esperan "guante blanco" o asistencia uno a uno.

Propina

No todos aprenden de la misma manera. Para aquellos que están automotivados, apunten a los vídeos en línea y artículos de aprendizaje de Microsoft. Si un 20 % o más son jugadores de equipo, alista a su equipo de entrenamiento o a un socio para que realice entrenamiento interactivo en directo (en persona o en línea). Normalmente, encontrará ejecutivos o roles específicos en la categoría mano a mano. Este es un grupo crítico que se beneficiaría de sesiones de entrenamiento personalizadas y breves. Pida a sus expertos que ayuden a ofrecer formación a estos usuarios para obtener una experiencia óptima.

Evaluar escenarios de trabajo en equipo

Microsoft Teams amplía las capacidades de Skype Empresarial, ofreciendo una solución completa de comunicación y colaboración. A medida que diseña su plan para actualizar los usuarios de Skype Empresarial a Teams, considere cómo puede usar la potencia de la colaboración en equipo para excitar a los usuarios y facilitar su transición de Skype Empresarial a Teams.

En esencia, el trabajo en equipo es la forma en que las personas trabajan juntas para hacer las cosas. Se trata de alinear a las personas adecuadas con las herramientas pertinentes de una manera que les resulte más adecuada. Teams reúne a personas, conversaciones, archivos y proyectos en un área de trabajo, creando un verdadero centro para el trabajo en equipo en su organización.

Comprender cómo trabajan los usuarios y cómo se unen puede ayudar a los usuarios a visualizar cómo pueden usar Teams, facilitando el cambio de Skype Empresarial. Hay dos formas básicas de pensar en escenarios de trabajo en equipo: centrados en las personas y centrados en el proyecto.

El trabajo en equipo centrado en el proyecto se centra en un proyecto o iniciativa específico (por ejemplo, planear un evento de lanzamiento de un producto). Desde la planificación de ámbito hasta la administración de presupuestos hasta los esfuerzos de marketing, el trabajo en equipo centrado en el proyecto ayuda a alinear las secuencias de trabajo del proyecto y mantener a todos informados.
Personas trabajo en equipo centrado en el trabajo en equipo gira en torno a personas con responsabilidades o atributos similares que podrían trabajar en el mismo equipo (por ejemplo, el equipo de ventas, los guerreros de carretera) o entre equipos (por ejemplo, campeones de equipo). Desde chatear con un compañero para obtener una respuesta a una pregunta hasta participar en una reunión de equipo, las actividades centradas en las personas incluyen el uso compartido de información y la creación de relaciones.

Para sacar el máximo partido de Teams, cree una estrategia de trabajo en equipo que incluya ambos escenarios, ayudando a los usuarios a comprender cómo Teams puede trabajar para ellos.


Punto de decisión	¿Qué escenarios de trabajo en equipo relacionables empleará para ayudar a acelerar la adopción de Teams por parte de los usuarios y facilitar la actualización de Skype Empresarial?
Pasos siguientes	Use los ejemplos siguientes para ayudarle a crear sus propios escenarios de trabajo en equipo. Documente en el libro de actualización. Para ver ejemplos y escenarios adicionales, vaya a la Biblioteca de productividad

Ejemplos

Trabajo en equipo centrado en el proyecto: evento de lanzamiento de productos (por ejemplo: su organización se está preparando para lanzar un nuevo producto al mercado y está planeando un amplio evento promocional para impulsar el conocimiento, generar clientes potenciales y fomentar las ventas).

Consideración	Notas
Atributos principales	Partes interesadas entre equipos con varias secuencias de trabajo del proyecto Reuniones específicas frecuentes Una gran cantidad de piezas/personas que se reúnen (presupuesto, programaciones, presentaciones, registro, etc.)
Retos del trabajo en equipo hoy en día	Las secuencias de trabajo están trabajando en silos con visibilidad limitada sobre el estado general del proyecto o los esfuerzos entre equipos: Conversaciones desconectadas y falta de "quién está haciendo qué" Información rastreada en varios lugares sin visibilidad entre equipos Pérdida de tiempo de productividad al reunir a un nuevo miembro a bordo o al ponerse al día de faltar a una reunión
Requisitos para el trabajo en equipo	Acceso rápido a la programación del proyecto y la asignación de tareas Abrir el canal de conversación para mantener a todos al día Ubicación central para los archivos de presentación actuales y otros recursos Capacidad para poner al día a los nuevos miembros del equipo del proyecto rápidamente Forma de fomentar y apoyarse unos a otros para mantener el impulso
Trabajo en equipo en Teams	Equipo/canales para organizar el contenido del proyecto y las conversaciones encadenados SharePoint para hospedar archivos PPT¹ Planner/Trello para asignar tareas de proyecto individuales y fechas de vencimiento¹ Teams para reuniones en línea Aplicación móvil de Teams para conectarse sobre la marcha

¹ Compatibilidad con la integración o alineación de aplicaciones en Teams.

Personas trabajo en equipo centrado en el trabajo en equipo: el equipo de ventas (por ejemplo: el equipo de ventas disperso en la región debe mantenerse conectado desde el camino, permanecer alineado en el proceso y comprender las ofertas e iniciativas clave que pueden ayudar a impulsar hacia los objetivos de cuota anuales)

Consideración	Notas
Atributos principales	Trabajar de forma remota (en la carretera, hoteles, sitios de clientes) Centrado en las relaciones: núcleo externo
Retos del trabajo en equipo hoy en día	Conversaciones repetidas con varios representantes de campo (chat, llamadas, reuniones, etc.): no pueden reunir a todos a la vez Oportunidades perdidas para aprender de las ventas "gana": uso compartido de palabras solo Se desplaza continuamente entre aplicaciones: Canalización de ventas en Excel Tendencias en Power BI Colaterales de ventas en un correo electrónico Recursos de demostración de cliente en SharePoint Chats individuales y reuniones puntuales Alcance de la comunidad comercial en Viva Engage
Requisitos para el trabajo en equipo	Acceso rápido a garantías de ventas Ponerse en contacto con un experto rápidamente Giro rápido para preguntas y aprobaciones Reuniones de ventas, revisiones de canalizaciones Recursos de aprendizaje de ventas Administración de bases de datos de clientes
Trabajo en equipo en Teams	Equipos/canales por región o cliente diseñados para centrar el contenido y las conversaciones SharePoint para colaterales/recursos¹ XLS/Power BI para canalización y bases de datos¹ Teams para reuniones en línea Aplicación móvil de Teams para conectarse sobre la marcha Integración de aplicaciones de Teams con crm system¹ Viva Engage para obtener información de amplio alcance sobre las PYME y el uso compartido de información*¹

¹ Compatibilidad con la integración o alineación de aplicaciones en Teams.

Sugerencias para identificar un "ajuste adecuado" para su estrategia de trabajo en equipo

Podría ser fácil de llevar a cabo formando una estrategia de trabajo en equipo para cada usuario, cada equipo y cada proyecto. No todos los proyectos o equipos necesitan una estrategia de trabajo en equipo totalmente definida. Estos son algunos procedimientos recomendados para empezar:

Considere la posibilidad de realizar proyectos entre equipos que estén empezando o que estén próximos.
- Planificación de eventos: coordinación de varios equipos (presupuesto, logística, presentaciones, etc.)
- Probar un nuevo producto: compartir información, recopilar comentarios en un entorno controlado
Identificar las personas del usuario y los grupos de trabajo principales, conectando las distintas maneras en que interactúan entre sí en Teams
- Equipos/regiones de ventas: guerreros de carretera, recursos de acceso fácil, respuestas rápidas
- RR. HH.: procesos estandarizados en todas las divisiones, enfoque coherente para la contratación
- Trabajadores de primera línea: conexión con sus compañeros/dirección, acceso a procedimientos, NEO
Tenga en cuenta estas consideraciones:
- Empiece a ser pequeño. Ahorre proyectos más grandes y complejos para después de haber examinado el modelo de trabajo en equipo.
- Céntrese en nuevos proyectos. Evite cambiar un proyecto existente que ya está en curso, ya que esto puede interrumpir el flujo de trabajo.
- Considere la posibilidad de tiempo. Implementar una nueva estrategia de trabajo en equipo para ventas al final de su año fiscal puede no ser ideal.
- Iterar. No es necesario reinventar la rueda. Cuando encuentre una estructura de trabajo en equipo que funcione, repítalo con otros grupos de trabajo y proyectos. Defina un equipo de plantilla y establezca directrices para ayudar a los usuarios a asimilarse rápidamente en Teams y proporcionar coherencia.

Use la información recopilada anteriormente para informar a su plan de preparación del usuario.