Más información sobre eDiscovery (versión preliminar)

Artículo
07/27/2024

La detección electrónica, o eDiscovery, es el proceso de identificación y entrega de información almacenada electrónica (ESI) que se puede usar como evidencia en investigaciones y casos legales. Puede usar eDiscovery de Microsoft Purview (versión preliminar) para identificar, revisar y administrar contenido en los servicios de Microsoft 365 para admitir las investigaciones. Los servicios de Microsoft 365 admitidos incluyen:

Exchange Online
Microsoft Teams
Grupos de Microsoft 365
OneDrive
SharePoint
Viva Engage

Puede buscar buzones y sitios en la misma búsqueda de exhibición de documentos electrónicos y, a continuación, exportar los resultados de la búsqueda. Puede usar casos de eDiscovery para identificar, retener y exportar el contenido que se encuentra en buzones y sitios. Si su organización tiene una suscripción a Office 365 E5 o Microsoft 365 E5 (o suscripciones de complementoS5 relacionadas), puede administrar más casos y analizar contenido mediante características de eDiscovery premium.

El portal de Microsoft Purview & experiencias anteriores del portal

eDiscovery (versión preliminar) está disponible en el portal de Microsoft Purview y la experiencia de exhibición de documentos electrónicos anterior está disponible en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview. Los casos de eDiscovery se admiten actualmente en ambos portales, pero el portal de cumplimiento de Microsoft Purview está programado para su retirada a finales de 2024.

eDiscovery (versión preliminar) en el portal de Microsoft Purview

En función de las licencias y suscripciones de su organización, tiene acceso a características específicas de eDiscovery o eDiscovery premium en el portal de Microsoft Purview. Todas las características de búsqueda de contenido ahora se incluyen con eDiscovery. Sin embargo, eDiscovery (versión preliminar) no admite actualmente todas las características disponibles en eDiscovery (Estándar) y eDiscovery (Premium) en el portal de cumplimiento.

Para obtener un resumen de las características de eDiscovery que solo se admiten en el portal de cumplimiento, consulte la sección Características de eDiscovery solo del portal de cumplimiento de Microsoft Purview más adelante en este artículo.

eDiscovery en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview

Los clientes de eDiscovery (versión preliminar) pueden seguir usando y administrando las características de búsqueda de contenido, exhibición de documentos electrónicos (estándar) y exhibición de documentos electrónicos (Premium) existentes en el portal de cumplimiento. Los cambios realizados en el portal de Microsoft Purview y en el portal de cumplimiento para búsquedas, casos, conjuntos de revisión y retenciones en la misma organización son visibles en ambos portales. Sin embargo, dependiendo de las características admitidas actualmente y las licencias y suscripciones de su organización, es posible que tenga acceso o no a estas características en el portal de Microsoft Purview.

Para seguir usando el portal de cumplimiento, deshabilite el botón Nuevo portal de Microsoft Purview en el portal de Microsoft Purview o inicie sesión directamente en las siguientes páginas de soluciones de eDiscovery en el portal de cumplimiento:

eDiscovery (estándar): compliance.microsoft.com/classicediscovery
eDiscovery (Premium):compliance.microsoft.com/advancedediscovery

Importante

El portal de cumplimiento de Microsoft Purview está programado para su retirada a finales de 2024.

Cambios notables en eDiscovery (versión preliminar)

Para los clientes que ya están familiarizados con versiones anteriores de eDiscovery, hay varias diferencias notables al usar eDiscovery (versión preliminar) en el portal de Microsoft Purview:

Indexación avanzada: cuando se agrega un origen de datos custodio o no custodio a un caso en versiones anteriores de eDiscovery, cualquier contenido considerado parcialmente indizado o que tenía errores de indexación tenía que volver a indexarse. El proceso de reindexación se denominaba Indexación avanzada. A medida que se agregaron elementos más parcialmente indizados a orígenes de datos (buzón de usuario, cuenta de OneDrive, etcetera).) tendría que actualizar por separado el índice para orígenes de datos específicos de custodios o no custodios.

En eDiscovery (versión preliminar), la indexación avanzada se ejecuta automáticamente durante cada búsqueda. Ya no se necesita una reindexación independiente de orígenes de datos. Ejecute (o vuelva a ejecutar) una búsqueda para actualizar todos los elementos indizados.
Colecciones: en versiones anteriores de eDiscovery, las colecciones proporcionaba a los administradores estimaciones del contenido que pueden ser relevantes para los casos. Estas estimaciones permitieron a los administradores tomar decisiones rápidas e informadas sobre el tamaño y el ámbito del contenido pertinente para los casos. Una vez agregada a un conjunto de revisión en el portal de cumplimiento, la colección es inmutable.

En eDiscovery (versión preliminar), las estadísticas de las búsquedas han reemplazado a las colecciones. Los resultados estadísticos en las búsquedas ahora permiten a los administradores revisar información importante sobre los elementos incluidos en los resultados y la relevancia para el caso. Las búsquedas no son inmutables en eDiscovery (versión preliminar), incluso después de que los resultados se agreguen a un conjunto de revisión. Las búsquedas se pueden actualizar en cualquier momento.
Búsqueda de contenido: la búsqueda de contenido en el portal de cumplimiento era una solución independiente de eDiscovery usada para búsquedas básicas de contenido. Los resultados de la búsqueda de contenido eran números estimados de ubicaciones y resultados de búsqueda que se podían obtener en vista previa o exportar a un equipo local.

En el portal de Microsoft Purview, todas las funciones de búsqueda de contenido ahora se incluyen en un caso de eDiscovery generado por el sistema de forma predeterminada para todos los miembros del administrador de eDiscovery y los grupos de roles de administrador . Si necesita limitar el acceso a las búsquedas de contenido, use La configuración del caso para quitar o agregar miembros al caso para administrar el acceso a estas búsquedas.

El caso de búsqueda de contenido tiene la misma funcionalidad que otros casos creados por el usuario. Puede crear retenciones, conjuntos de revisión y mucho más en el caso de búsqueda de contenido, en función de la suscripción.
Custodios: en versiones anteriores de eDiscovery, los custodios (usuarios) eran el componente principal del flujo de trabajo de eDiscovery. Los custodios eran personas potenciales de interés en una investigación que usted agregó a los casos.

En eDiscovery (versión preliminar), los casos son el componente principal del flujo de trabajo de eDiscovery. Las personas, los grupos y los orígenes de datos se siguen agregando a los casos, pero el caso es la unidad de organización central.
Trabajos: en versiones anteriores de eDiscovery, las tareas, las actividades y los informes asociados a los componentes de flujo de trabajo se denominaban trabajos. Estos eventos e informes ahora se conocen como procesos en eDiscovery (versión preliminar).

Características y funciones

En la tabla siguiente se comparan las funcionalidades y características clave de eDiscovery (versión preliminar):

Funcionalidad	Compatibilidad con características de eDiscovery	Compatibilidad con características de eDiscovery Premium
Buscar contenido
Consultas de palabras clave y condiciones de búsqueda
Estadísticas de búsqueda
Exportar resultados de búsqueda
Permisos basados en roles
Administración de casos
Colocación de ubicaciones de contenido en espera
Indexación avanzada
Conjuntos de revisión
Compatibilidad con datos adjuntos en la nube y versiones de SharePoint
Reconocimiento óptico de caracteres
Agrupación de conversaciones
Búsqueda de estadísticas e informes
Revisar el filtrado de conjuntos
Etiquetado
Análisis
Metadatos de documentos calculados
Transparencia de los procesos de larga duración
Informes completos para todos los procesos
Asignación mejorada del origen de datos

Esta es una descripción de cada funcionalidad de exhibición de documentos electrónicos.

Buscar contenido: busque el contenido almacenado en buzones de Exchange, cuentas de OneDrive, sitios de SharePoint, Microsoft Teams, grupos de Microsoft 365 y Viva Engage Teams. Las búsquedas incluyen contenido generado por otras aplicaciones de Microsoft 365 que almacenan datos en buzones y sitios.
Consultas de palabras clave y condiciones de búsqueda: cree consultas de búsqueda de lenguaje de consulta de palabras clave (KeyQL) para buscar palabras clave de contenido que coincidan con los criterios de consulta. También puede incluir condiciones para restringir el ámbito de la búsqueda.
Estadísticas y ejemplos de búsqueda: después de ejecutar una búsqueda, puede ver las estadísticas de los resultados de búsqueda estimados, como el número y el tamaño total de los elementos que coinciden con los criterios de búsqueda. También puede ver un ejemplo representativo de los elementos incluidos en los resultados de la búsqueda.
Exportar resultados de búsqueda: exporte los resultados de la búsqueda a un equipo local de su organización. Al exportar los resultados de la búsqueda, los elementos se copian de su ubicación de contenido original y se empaquetan. A continuación, puede descargar esos elementos en el paquete de exportación en un equipo local.
Administración de casos. Un caso de exhibición de documentos electrónicos contiene todas las búsquedas, retenciones y conjuntos de revisión relacionados con una investigación específica. También puede asignar miembros a un caso para controlar quién puede acceder al caso y ver el contenido del caso.
Permisos basados en roles: use permisos de control de acceso basado en rol (RBAC) para controlar qué tareas relacionadas con eDiscovery pueden realizar diferentes usuarios. Puede usar un grupo de roles integrado relacionado con eDiscovery o crear grupos de roles personalizados que asignen permisos de eDiscovery específicos.
Colocar ubicaciones de contenido en espera: mantenga el contenido relevante para su investigación colocando una suspensión en las ubicaciones de contenido en un caso. Las retenciones le permiten proteger la información almacenada electrónicamente de la eliminación involuntaria (o intencionada) durante la investigación.
Indexación avanzada: cuando se ejecuta un proceso de búsqueda, conjunto de revisión o exportación, las ubicaciones de contenido asociadas en las que los elementos se indizan parcialmente se vuelven a indexar en un proceso denominado Indexación avanzada. La indexación avanzada garantiza que cualquier contenido que se considere parcialmente indexado se vuelva a procesar para que se pueda buscar por completo cuando se recopilan datos para una investigación.
Conjuntos de revisión: agregue los datos pertinentes a un conjunto de revisión. Un conjunto de revisión es una ubicación Azure Storage segura proporcionada por Microsoft en la nube de Microsoft. Al agregar datos a un conjunto de revisión, los elementos recopilados se copian de su ubicación de contenido original en el conjunto de revisión. Los conjuntos de revisión proporcionan un conjunto de contenido estático y conocido que puede buscar, filtrar, etiquetar, analizar y predecir la relevancia mediante modelos de codificación predictiva. También puede realizar un seguimiento e informar sobre qué contenido se agrega al conjunto de revisión.
Compatibilidad con datos adjuntos en la nube y versiones de SharePoint: al agregar contenido a un conjunto de revisión, puede incluir datos adjuntos en la nube o archivos vinculados. El archivo de destino de un archivo adjunto o vinculado en la nube se agrega al conjunto de revisión. También puede agregar todas las versiones de un documento de SharePoint a un conjunto de revisión.
Reconocimiento óptico de caracteres (OCR): cuando se agrega contenido a un conjunto de revisión, la funcionalidad OCR extrae texto de las imágenes e incluye el texto de la imagen con el contenido que se agrega a un conjunto de revisión. Esto le permite buscar texto de imagen al consultar el contenido del conjunto de revisión.
Subprocesos de conversación: cuando se agregan mensajes de chat de Teams y conversaciones de Viva Engage a un conjunto de revisión, puede recopilar todo el subproceso de conversación. Toda la conversación de chat que contiene elementos que coinciden con los criterios de búsqueda se agrega al conjunto de revisión. Esto le permite revisar los elementos de chat en el contexto de la conversación de ida y vuelta.
Estadísticas e informes de búsqueda: después de crear una búsqueda o agregar los resultados de la búsqueda a un conjunto de revisión, puede ver un amplio conjunto de estadísticas sobre los elementos recuperados , como las ubicaciones de contenido que contienen la mayoría de los elementos que coincidieron con los criterios de búsqueda y el número de elementos devueltos por la consulta de búsqueda. También puede obtener una vista previa de un subconjunto de los resultados.
Filtrado de conjuntos de revisión: después de agregar contenido a un conjunto de revisión, puede aplicar filtros para mostrar solo el conjunto de elementos que coinciden con los criterios de filtrado. A continuación, puede guardar los conjuntos de filtros como una consulta, lo que le permite volver a aplicar rápidamente los filtros guardados. El filtrado de conjuntos de revisión y las consultas guardadas le ayudan a seleccionar rápidamente los elementos de contenido más relevantes para la investigación.
Etiquetado: las etiquetas también le ayudan a omitir el contenido no relevante e identificar el contenido más relevante. Cuando los responsables de cumplimiento normativo, los abogados u otros usuarios revisan el contenido de un conjunto de revisión, sus opiniones relacionadas con el contenido pueden capturarse mediante el uso de etiquetas. Por ejemplo, si la intención es excluir contenido innecesario, un usuario puede etiquetar documentos con una etiqueta como "nonresponsive". Después de revisar y etiquetar el contenido, se puede crear una consulta de conjunto de revisión para excluir cualquier contenido etiquetado como "no responde". Este proceso elimina el contenido que no responde de los pasos posteriores del flujo de trabajo de eDiscovery.
Análisis: eDiscovery le permite analizar documentos de conjuntos de revisión para ayudarle a organizar los documentos de forma coherente y reducir el volumen de documentos que se van a revisar. Casi los grupos de detección de duplicados agrupan documentos textualmente similares para ayudarle a hacer que el proceso de revisión sea más eficaz. El subproceso de correo electrónico identifica mensajes de correo electrónico específicos que proporcionan un contexto completo de la conversación en un subproceso de correo electrónico. La funcionalidad Temas intenta analizar temas en documentos de conjunto de revisión y asignar un tema a los documentos para que pueda revisar documentos con tema relacionado. Estas funcionalidades de análisis ayudan a que el proceso de revisión sea más eficaz para que los revisores puedan revisar una fracción de los documentos recopilados.
Metadatos de documentos calculados: muchas de las características premium de eDiscovery, como el análisis y el subproceso de conversación, agregan propiedades de metadatos para revisar los documentos establecidos. Estos metadatos contienen información relacionada con la función realizada por una característica específica. Al revisar documentos, puede filtrar por las propiedades de metadatos para mostrar documentos que coincidan con los criterios de filtro. Estos metadatos se pueden importar en aplicaciones de revisión de terceros después de exportar los documentos del conjunto de revisión.
Transparencia de procesos de ejecución prolongada: los procesos de eDiscovery (versión preliminar) suelen ser actividades de larga duración desencadenadas por acciones del usuario, como la adición de custodios a un caso, la adición de contenido a un conjunto de revisión, la ejecución de análisis y la creación de consultas de búsqueda. Puede realizar un seguimiento del estado de estos procesos y obtener información de soporte técnico si necesita escalar los problemas al soporte técnico de Microsoft.
Informes completos para todos los procesos: use el informe Proceso para ver y administrar procesos en casos, búsquedas, conjuntos de revisión y retenciones.
Asignación mejorada del origen de datos: búsqueda de ubicaciones basadas en usuarios, búsqueda de grupos en un sitio y asignación de otras ubicaciones con grupos. Explore colaboradores frecuentes como parte de orígenes de datos. Incluye nuevas ubicaciones para los usuarios.

Características de eDiscovery solo del portal de cumplimiento de Microsoft Purview

Algunas características de eDiscovery solo se admiten actualmente en la experiencia del portal de cumplimiento de Microsoft Purview. Tendrá que usar y administrar estas características en el portal de cumplimiento hasta que estén disponibles en el portal de Microsoft Purview:

Administración de custodios de nivel de caso: administre las personas que identifique como personas de interés en el caso (denominados custodios) y otros orígenes de datos que no estén asociados a un custodio. Al agregar custodios y orígenes de datos no custodios a un caso, puede colocar una suspensión legal en estos orígenes de datos, comunicarse con los custodios mediante el proceso de notificación de suspensión legal y buscar orígenes de datos de custodios y no custodios para recopilar contenido relevante para el caso.
Corrección de errores: corrija los errores de procesamiento mediante un proceso denominado corrección de errores. La corrección de errores permite corregir problemas de datos que impiden que eDiscovery (Premium) procese correctamente el contenido durante la indexación avanzada. Por ejemplo, los archivos que están protegidos con contraseña no se pueden procesar, ya que los archivos están bloqueados o cifrados. Con la corrección de errores, puede descargar archivos con errores, quitar la protección con contraseña y, a continuación, cargar los archivos corregidos.
Exportar a una ubicación de Azure Storage propiedad del cliente: al exportar documentos desde un conjunto de revisión, puede exportarlos a una cuenta de Azure Storage administrada por su organización. Además, eDiscovery (Premium) permite personalizar qué datos se exportan. Esto incluye la exportación de metadatos de archivo, archivos nativos, archivos de texto, etiquetas y documentos redactados guardados en un archivo PDF.
Importar datos que no sean de Office 365: no todos los documentos que necesita analizar en eDiscovery (Premium) están en Office 365. Con la característica de importación de datos que no es de Office 365 en eDiscovery (Premium), puede cargar documentos que no están en Office 365 en un conjunto de revisión.
Notificaciones de suspensión legal: administre el proceso de comunicación con los custodios del caso. Una notificación de suspensión legal indica a los custodios que conserven el contenido pertinente para el caso. Puede realizar un seguimiento de los avisos recibidos, leídos y reconocidos por los custodios. El flujo de trabajo de comunicaciones en eDiscovery (Premium) permite crear y enviar notificaciones, recordatorios y escalaciones iniciales si los custodios no confirman una notificación de suspensión.
Modelos de codificación predictiva: use modelos de codificación predictiva para reducir grandes volúmenes de contenido de casos a un conjunto pertinente de elementos que puede priorizar para su revisión. Puede crear y entrenar sus propios modelos de codificación predictiva que le ayudarán a priorizar la revisión de los elementos más relevantes de un conjunto de revisiones. El sistema usa el entrenamiento para aplicar puntuaciones de predicción a todos los elementos del conjunto de revisión. Esto le permite filtrar los elementos en función de la puntuación de predicción, lo que le permite revisar primero los elementos más relevantes (o no relevantes).

Importante

La codificación predictiva se ha retirado a partir del 31 de marzo de 2024 y no está disponible en nuevos casos de eDiscovery. Para los casos existentes con modelos de codificación predictiva entrenados, puede seguir aplicando filtros de puntuación existentes a los conjuntos de revisión. Sin embargo, no puede crear ni entrenar nuevos modelos.

Integración con otras soluciones

Administración de riesgos internos

Los casos de Microsoft Purview Insider Risk Management se pueden escalar rápidamente a nuevos casos en eDiscovery (versión preliminar) cuando se necesita una revisión legal adicional para la actividad potencialmente arriesgada del usuario. La estrecha integración entre estas soluciones puede ayudar a los equipos de riesgo y jurídicos a trabajar de forma más eficaz y puede ayudar a proporcionar una vista completa de las actividades de los usuarios que se están revisando.

Consulte cómo empezar a trabajar con Insider Risk Management y cómo escalar fácilmente un caso de Insider Risk Management a un caso de eDiscovery (Premium).

Microsoft Copilot para seguridad

Puede usar las características de Microsoft Copilot for Security en eDiscovery (versión preliminar) para usar el lenguaje natural para redactar consultas de búsqueda de KeyQL. Copilot traduce el lenguaje natural a KeyQL sin necesidad de aprender a construir una consulta de KeyQL, conocer operadores y conocer los campos de metadatos de búsqueda admitidos. Copilot también puede proporcionar un resumen contextual de la mayoría de los elementos de un conjunto de revisión. El resumen proporcionado se encuentra en el contexto del texto incluido en un elemento seleccionado. Este resumen puede ahorrar tiempo para los revisores mediante la identificación rápida de información útil al etiquetar o exportar elementos. Copilot for Security resume todo el elemento, incluidos los documentos, las transcripciones de reuniones o los datos adjuntos. Se admiten la mayoría de los tipos de archivo de documento comunes.

Para obtener más información sobre el uso de Microsoft Copilot for Security con conjuntos de revisión, vea Resumir un elemento mediante Microsoft Copilot for Security.

Compartir vía