Loe inglise keeles

Jagamisviis:


Kohtumiste, kontaktide ja ülesannete sünkroonimisloogika

Selles artiklis kirjeldatakse, kuidas Dynamics 365 ja Exchange’i vahel kohtumisi, kontakte ja tööülesandeid sünkroonitakse. E-post sünkroonitakse eraldi.

Kohtumised, kontaktid ja tööülesanded sünkroonitakse vaikimisi Dynamics 365 ja Exchange’i vahel. Eelistatud meetod on serveripoolne sünkroonimine, mida nimetatakse ka Exchange’i sünkroonimiseks. Sünkroonimine toimub erinevalt, olenevalt sünkroonitud üksusest ja sünkroonimise suunast.

Sünkroonimise konfiguratsiooninõuded

Enne kohtumiste, kontaktide ja tööülesannete sünkroonimist peab vastav postkastikirje Dynamics 365-s vastama järgmistele nõuetele. Pange tähele, et järjekorrapostkastid ei toeta kohtumiste, kontaktide või tööülesannete sünkroonimist.

  • Kasutaja meiliaadress on kinnitatud.
  • Postkast on testitud ja lubatud.
  • Kohtumised, kontaktid ja ülesanded on seatud kasutama serveripoolset sünkroonimist.

Lisateabe jaoks vaadake Exchange Online-ga ühendamine ja serveripoolne sünkroonimine.

Sünkroonimisfiltrid määravad serveripoolse sünkroonimise abil Dynamics 365 ja Exchange’i vahel sünkroonitavad kirjed. Lisateavet leiate jaotisest Klindisuhtluse rakenduste ja Exchange’i vahel sünkroonitavate kirjete valimine..

Sünkroonimine Dynamics 365-st Exchange’i

Pärast üksuse sünkroonimist Exchange’iga luuakse link. Sünkroonimine on alati kahsuunaline. Kõik ühel pool olevad muudatused kajastuvad teises.

Sünkroonimine Exchange’ist rakendusse Dynamics 365

Kohtumised, kontaktid ja tööülesanded sünkroonitakse Exchange’ist Dynamics 365-te ainult juhul, kui on täidetud järgmised nõuded:

  • Üksus on loodud rakenduses Dynamics 365 for Outlook.
  • Üksust jälgitakse Dynamics 365-s rakenduses Dynamics 365 for Outlook.
  • Dynamics 365-le jälgitud kategooria rakendatakse Outlookis või mõnes muus meilikliendis, mitte Dynamics 365 for Outlook-is.

Märkus

Serveripoolses sünkroonimises sünkroonitakse kohtumised kategooriaga Jälgitakse Dynamics 365-ga, kui kohtumine on põhikalendri kaustas või selle alamkaustades. Muude kalendrikaustade üksusi ei sünkroonita.

Kuvatõmmis Outlooki postkastist, kus on näha kohtumised, mida saab sünkroonida kalendri põhikaustast.

Kui need nõuded on täidetud, loob serveripoolne sünkroonimine üksuse Dynamics 365-s ja loob lingi. Sünkroonimine on alati kahsuunaline. Kõik ühel pool olevad muudatused kajastuvad teises.

Lisateavet vaadake teemast

Kohtumiste sünkroonimine

Kuidas kohtumiste sünkroonimine Dynamics 365 ja Exchange’i vahel sõltub sünkroonimise suunast ja kohtumise atribuutidest.

Kohtumise korraldaja

Kohtumise korraldaja on võtmeväli kohtumiste sünkroonimiseks. See käivitab erinevaid sünkroonimiskäitumisi. Näiteks saab ainult Dynamics 365 kohtumiste korraldaja sünkroonida ja levitada kohtumisi Dynamics 365 Exchange’i osalejatele. Kui loote kohtumisi kohanduste (nt Power Automate või kohandatud koodi) abil, veenduge, et korraldaja oleks õigesti määratud. Korraldaja väli ei ole kohtumise vormil vaikimisi eksponeeritud. Kui soovite kontrollida, kas väärtus on olemas ja õige, saate selle lisada vormidele, vaadetele või täpsema otsingu päringutele.

Kui kohtumise korraldajat muudetakse Dynamics 365 pärast selle sünkroonimist Exchange’iga, võib algne korraldaja väljastada tühistamise. See võib juhtuda seetõttu, et kohtumine ei vasta enam kasutaja sünkroonimisfiltrite tingimustele. Lisaks võib uus korraldaja sünkroonida kohtumise Exchange’is uue koosolekuna. Eelmiselt korraldajalt tühistamise saatmise käitumist saab muuta, kasutades rakendust OrgDBOrgSetting nimega DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync.

Märkus

Dynamics 365-s loodud kohtumine kuvatakse SÜSTEEMI poolt loodud kohtumisena, kui täidetud on järgmised tingimused:

  • Kasutaja, kes kohtumist jälgis, pole korraldaja
  • OrgDBOrgSetting nimega DisableImplicitSharingOfCommunicationActivities vaikeväärtuseks on seatud väär.

Kui Outlooki koosoleku korraldaja on Dynamics 365 kasutaja, on omanik korraldaja. Kui korraldaja ei ole Dynamics 365 kasutaja, on omanik korraldaja, kes seda jälgis.

Kohtumiste sünkroonimine Dynamics 365-st Exchange’i

  • vastendamine: Kohtumised sünkroonitakse Dynamics 365 Exchange’iga koosolekutena.

  • Kohtumise olek: kui kohtumise olek Dynamics 365 on Lõpetatud, tühistatud või Vaba (Avatud), sünkroonitakse kohtumise olek Exchange’iga tasuta .

  • Meeldetuletus:meeldetuletust ei määrata, kui kohtumine on toimunud rohkem kui seitse päeva varem või kui kohtumise olek on Tasuta (avatud).

  • Kutsed: kutset ei saadeta järgmistel juhtudel.

    • Kohtumine on minevikus.
    • Ühtegi osalejat ei ole kutsutud.
    • Kasutaja, kes kohtumist sünkroonib, pole korraldaja.
    • Ühtegi järgmistest atribuutidest pole muudetud: Teema, Keha, Asukoht, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, Organizer, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.

Tühistatud ja kustutatud kohtumiste sünkroonimine Dynamics 365-st Exchange’i

Exchange saadab osalejatele kohtumise tühistamise, kui kohtumine korraldaja postkastis kustutatakse.

Kui kohtumine kustutatakse Dynamics 365-s, ei saadeta tühistamist, kui:

  • Kohtumine on minevikus.
  • Kasutaja, kes kohtumist sünkroonib, pole kohtumise korraldaja.
  • Kohtumisel ei ole osalejaid.

Vaikimisi ei sünkroonita Dynamics 365-s tühistatud kohtumisi Exchange’i olekule tühistatud. Selle käitumise muutmiseks lülitage sisse SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange jaotises OrgDbOrgSettings. Kui see säte on lubatud, tühistab kohtumise tühistamine rakenduses Dynamics 365 Exchange’i koosoleku, mis saadab tühistamise osalejatele.

Kui kohtumine kustutatakse Dynamics 365-s ja sünkroonitakse Exchange’i, kustutatakse kohtumine Exchange’is ainult juhul, kui on täidetud kõik järgmised tingimused:

  • Kohtumine on lingitud.
  • Kasutaja, kes kohtumist sünkroonib, pole kohtumise korraldaja.
  • Kohtumine on tulevikus.
  • Kohtumist pole loogiliselt kustutatud.

Kui kõik need tingimused pole täidetud, on kohtumine Exchange’is endiselt olemas, kuid see on linkimata.

Korduva koosoleku jälgimisel ei saada Dynamics 365 uusi kutseid osavõtjatele, kui:

  • Kõik seeria esinemised on endiselt Outlookis ja Exchange’is olemas.
  • Osalejaid pole lisatud ega kustutatud.

Kui korraldaja on kustutanud sarja varasemad eksemplarid, siis näeb Dynamics 365 neid Exchange’ist puuduvana. See loob need uuesti ja saadab osalejatele uue kutse.

Kohtumiste sünkroonimine Exchange’ist rakendusse Dynamics 365

  • vastendamine: Exchange’i koosolekud sünkroonitakse Dynamics 365 kohtumistena. Korduvad koosolekud sünkroonitakse Dynamics 365-ga kui korduvate kohtumiste esmane ja selle eksemplarid. Kui korduva koosoleku üksikuid eksemplare Exchange’is muudetakse, sünkroonitakse need erandina kohtumise kirjetena Dynamics 365-te.

  • Kohtumise olek ja vaba/hõivatud olek: kui Exchange’is on kohtumise olek tasuta, sünkroonitakse kohtumise olek Dynamics 365 tasuta . Kui olek on Dynamics 365-s lõpule viidud või tühistatud, on kohtumise olekuks Dynamics 365-s määratud lõpule viidud. Kui olek on dynamics 365-s avatud, on kohtumise olekuks seatud tasuta. Kui Exchange’i kohtumise olekuks Vaba/hõivatud on seatud Töötamine mujal, määratakse Dynamics 365 kohtumise olekuks Avatud ja olekuks Vaba .

  • Kohtumised, mille olek on lõpetatud või tühistatud Dynamics 365: Kui kohtumise olek Dynamics 365 on lõpetatud või tühistatud, ei sünkroonita Exchange’i koosoleku muudatusi Dynamics 365-ga.

  • Kohtumiste broneerimine ja konfliktide haldamine: Kui kohtumist jälgitakse Dynamics 365, kasutab serveripoolne sünkroonimine broneerimisAPI-t, et veenduda, et osalejad on määratud ajal saadaval. Kui näiteks Dynamics 365 korraldaja kalendril on samal ajal veel üks kohtumine, siis reserveering nurjub ja kohtumist ei sünkroonita. Kasutaja saab kavandamiskonflikti lahendada, seda ignoreerida ja lasta kohtumisel siiski sünkroonida. Dynamics 365-st Outlookis reserveerimine lisab automaatselt ajakavakonflikti. Lisateavet leiate teemast ajakavakonflikt leiti kohtumise [kohtumise teema] salvestamisel Exchange’ilt Microsoft Dynamics 365-le.

Tühistatud ja kustutatud kohtumiste sünkroonimine Exchange’ist Dynamics 365-te

Kui Exchange’is kustutatakse jälgitud kohtumine või erandi kohtumine, ei kustutata kohtumist Dynamics 365-s sünkroonimise ajal, kui:

  • Olek on lõpule viidud või tühistatud.
  • Kohtumine on minevikus.
  • Kasutaja, kes kohtumist sünkroonib, pole kohtumise korraldaja.

(Erandi kohtumine on korduva kohtumise kindel eksemplar, mida on eraldi muudetud.)

Teeninduskohtumiste sünkroonimine

  • vastendamine: Teenusekohtumised sünkroonitakse Dynamics 365 Exchange’iga koosolekutena.

  • Kutsed ja tühistamised: teenusekohtumiste kutseid ja tühistamisi ei saadeta kunagi.

  • Koopiad: sünkroonimise ajal saavad kasutajad oma postkastidesse teenuse kohtumise koopia. Teeninduskohtumise jaoks pole keskset korraldajat.

Kontaktide sünkroonimine

  • vastendamine: Dynamics 365 sünkroonitavad kontaktid Exchange’iga kontaktidena.

  • Aadressi sünkroonimine: vt teemat Kontaktide aadressi sünkroonimine.

  • Kustutatud kontaktid:

    • Dynamics 365 kustutatud kontaktid kustutatakse Exchange’ist ainult siis, kui sünkrooniv kasutaja pole kontakti omanik.
    • Exchange’ist kustutatud kontaktid kustutatakse Dynamics 365 ainult siis, kui sünkrooniv kasutaja on kontakti omanik.

Sünkroonimistoimingud

Kuidas toimingute sünkroonimine Dynamics 365 ja Exchange’i vahel sõltub sünkroonimise suunast ja toimingu atribuutidest.

Toimingute sünkroonimine rakendusest Dynamics 365 Exchange’i

  • vastendamine: Faksid, kirjad, telefonikõned ja tööülesanded, Dynamics 365 sünkroonitakse Exchange’iga tööülesannetena.

  • Meeldetuletus: kui tööülesande tähtaeg on rohkem kui üks päev tagasi ja ülesande olek Dynamics 365 on Avatud või Ajastatud, määratakse sünkroonimise ajal meeldetuletus.

  • Tähtaeg: ülesande ajastatud lõppkuupäev Dynamics 365 sünkroonitakse ülesande tähtajaks Exchange’iga.

  • Tööülesande olek: kui lõpetamise protsenti pole määratud.

    • Toiming ava tööülesanne sünkroonitakse Exchange’i, kuna seda pole käivitatud.
    • Lõpule viidud või tühistatud toiming sünkroonitakse Exchange’i lõpuleviidud olekus.
  • Lõppkuupäev: ülesande tegelik lõppkuupäev sünkroonitakse Exchange’iga ülesande lõpetamise kuupäevana.

  • Kustutatud tööülesanded: Dynamics 365 kustutatud tööülesanded kustutatakse Exchange’is ainult siis, kui nende olek Exchange’is pole lõpule viidud.

  • Ülesande automaatlõpetamine:ülesanded, mis on märgitud lõpetatuks , Dynamics 365 millel on väärtus väljal Tegelik lõpp . Kui toimingu väli actualEnd asustatakse ja kuupäev on minevikus, sünkroonitakse tööülesanne automaatselt exchange’iga lõpule viidud väärtusega. Kui kasutate kohandusi toimingu uuesti aktiveerimiseks, tühjendage kindlasti actualEnd kuupäev, et vältida serveripoolse sünkroonimise automaatset lõpuleviimist.

Toimingute sünkroonimine Exchange’ist Dynamics 365-te

  • vastendamine: Exchange’i tööülesanded sünkroonitakse Dynamics 365 tööülesannetena.

  • Tööülesande olek:ülesanded, mida pole Exchange’is käivitatud, sünkroonitakse Dynamics 365 kui Pole alustatud.

  • Ülesande tegelik algus: kui Exchange’is loodud tööülesanne sünkroonitakse Dynamics 365-ga, määratakse selle väljale Tegelik algus praegune ajatempel.

  • Kustutatud tööülesanded: vaikimisi kustutatakse Dynamics 365 ka Exchange’ist kustutatud faksid, kirjad, telefonikõned ja tööülesanded. Seda käitumist saab muuta, kui sisestada faili OrgDbOrgSetting SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange.

  • Lõpetamise protsent: ülesanded, mis on määratud 100% lõpetatuks sünkroonimiseks Dynamics 365 lõpetatuks .

Täpsemad sünkroonimissätted

Sünkroonimisel loogiliselt kustutatud üksuste ignoreerimine

Kui mõni üksus ei vasta enam sünkroonimisfiltritele, on see enamasti ühe tõttu kahest põhjusest:

  • Selle kirjet pole enam Dynamics 365-s olemas, kuna see kustutati füüsilisest asukohast.
  • Selle kirje on endiselt Dynamics 365-s olemas, kuid sellele ei pääse enam juurde. Postkastiga seostatud kasutaja kaotas üksuse juurdepääsu või üksuse atribuudid muutusid ja see ei vasta enam sünkroonimisfiltritele. Seda tingimust nimetatakse loogiliseks kustutamiseks.

Vaikimisi saadab serveripoolne sünkroonimine mõlemal juhul kustutamistoimingu Exchange’i. Selle käitumise muutmiseks ja loogilise kustutamise ignoreerimiseks lülitage sisse DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync jaotises OrgDbOrgSettings.

Lisateavet sünkroonimisfiltrite kohta leiate teemast:

Kopeeritud üksuste lubamine

Kui mõni lingitud üksus kopeeritakse Exchange’is, ignoreerib serveripoolne sünkroonimine vaikimisi kopeerimise toimingut. Selline käitumine väldib Dynamics 365-s topeltteabe loomist. Selle käitumise muutmiseks ja Exchange’ist duplikaatüksuste toomiseks lülitage IgnoreCopiedItemsInSSSForMailbox välja sättes OrgDbOrgSettings.

Kohtumiste manuste, kontaktaadresside ja tööülesannete sünkroonimine Outlookis

Järgnevad jaotised kehtivad sõnumite sünkroonimisel, mida tehakse rakenduse Dynamics 365 for Outlook või serveripoolse sünkroonimise kaudu. Lisateabe jaoks vaadake jaotist Meilisüsteemi integreerimine.

Kuvatõmmis vahekaardist Dynamics 365 for Outlook Süsteemisätete sünkroonimine.

Kohtumiste manuste sünkroonimine

Kasutajad saavad manustada veebirakenduses või Dynamics 365 for Outlook-i rakenduses loodud kohtumistele enda loodud dokumente, pilte, salvestusi ja muid faile. Vaikimisi ei kaasata manuseid kohtumiste sünkroonimisel. Nende kaasamiseks tuleb teha järgmist:

  1. Rakenduses Dynamics 365 for Outlook minge jaotisesse Sätted>Haldus>Süsteemisätted.
  2. Vahekaardil Sünkroonimine valige Kohtumiste manuste sünkroonimine Outlooki või Exchange’iga.
Kaalutlused manuste sünkroonimisel
  • Kui lülitate manuse sünkroonimise välja, ei kuvata manuseid Dynamics 365 kohtumistes. Need kuvatakse endiselt Dynamics 365 for Outlook-i kohtumistes.
  • Korduvate kohtumiste või teeninduskohtumiste manuseid ei saa sünkroonida.
  • Manused võivad sünkroonimisaegu suurendada. Kui kasutate madala läbilaskevõimega võrku, on vaja kasutada manuseid mõõdukalt.

Kontaktaadresside sünkroonimine

Valige vahekaardil Sünkroonimine rakenduses Dynamics 365 for Outlook kontaktaadresside sünkroonimise valimiseks üks järgmistest valikutest:

  • Sünkroonige postiaadress ainult Outlooki kontaktis: Dynamics 365 ja Outlooki vahel sünkroonitakse üks postiaadress. Enamiku organisatsioonide puhul sellest piisab ja on vaikeseade.

  • Sünkroonige kõik kolm aadressi (ettevõte, kodu, muu) Outlooki kontaktis: kõik kolm Outlooki postiaadressi (ettevõte, kodu ja muu) sünkroonitakse Dynamics 365 ja Outlooki vahel.

Hoiatus

Kui teil on olemasolevaid andmeid, võib sätte sünkroonimiseks kõigi kolme aadressi muutmine põhjustada andmekao. Olemasolevate jälgitavate kontaktide atribuudid kaardistatakse uuesti, kui see säte on lubatud. Soovitame teil seda suvandit enne juurutamist testida, et mõista, kuidas ümbervastendamine keskkonda ja andmeid mõjutab. Enamikul juhtudel peaks teil olema ühel pool (tavaliselt rakenduses Dynamics 365) täielikud andmed ja peate need sünkroonima teise poolega (tavaliselt Outlooki või Exchange’iga).

Lisateabe jaoks vaadake jaotist Milliseid välju saab rakendusekomplekti Dynamics 365 ja Outlooki vahel sünkroonida?

Outlookis määratud ülesannete sünkroonimine

Vaikimisi ei sünkroonita rakenduses Dynamics 365 for Outlook loodud tööülesandeid Dynamics 365-ga. Nende sünkroonimiseks tehke vahekaardil Sünkroonimine rakenduses Dynamics 365 for Outlook valik Outlookis määratud tööülesannete sünkroonimine.

Kaalutlused toimingute sünkroonimisel
  • Korduvaid ülesandeid ei saa sünkroonida.
  • Ülesannet määrav isik ja isik, kellele ülesanne määratakse, peavad olema samas organisatsioonis.
  • Ülesandeid ei saa sünkroonida mitme meiliaadressiga.

Vt ka