Järjestelmänvalvojan Microsoft 365 Copilot -oppaan määrittäminen

Microsoft 365 Copilot on tekoälypohjainen tuottavuustyökalu, joka käyttää suuria kielimalleja. Se integroituu tietoihisi Microsoft Graphin ja Microsoft 365 -sovellusten avulla.

Copilot toimii yhdessä suosittujen Microsoft 365 -sovellukset, kuten Word, Excelin, PowerPointin, Outlookin, Teamsin ja muiden kanssa. Copilot tarjoaa reaaliaikaista älykästä apua, jonka avulla käyttäjät voivat parantaa luovuuttaan, tuottavuuttaan ja taitojaan.

Osana Microsoft 365 Copilot käyttöönottoa voit käyttää tätä artikkelia joidenkin suojausominaisuuksien käyttöönottoon, päivityskanavan määrittämiseen ja Copilot-käyttöoikeuksien määrittämiseen käyttäjille.

Tässä artikkelissa annetaan järjestelmänvalvojille ohjeita organisaation valmistelemiseen Microsoft 365 Copilot varten. Se kattaa perustavan toteutuksen ja valmiuden toiminnot, käyttöoikeudet ja vaiheet turvallisen ja vaatimustenmukaisen käyttöönoton varmistamiseksi.

Ennakkovaatimukset

• Tässä artikkelissa käytetään seuraavia hallintakeskuksia. Nämä hallintakeskukset tarvitsevat tietyn roolin artikkelin tehtävien suorittamiseksi.

  • Microsoft 365 -hallintakeskus: Roolit vaihtelevat tehtävän suorittamisen mukaan. Jos haluat lisätietoja rooleista, lue ohjeartikkeli Microsoft 365 -hallintakeskuksen usein käytetyistä rooleista.
  • SharePoint-hallintakeskus: kirjaudu sisään SharePoint-järjestelmänvalvojana.
  • Microsoft Purview -portaali: Rooleja on eri sen mukaan, mikä tehtävä on suoritettava. Lisätietoja on ohjeaiheissa:
    • Luottamuksellisuustunnisteiden luomiseen ja hallintaan tarvittavat käyttöoikeudet
    • Roolit ja rooliryhmät Microsoft Defender for Office 365:ssä ja Microsoft Purview'ssa

• Varmista, että sinulla on asianmukainen tilaussopimus Microsoft 365 Copilot ostamiseksi. Microsoft 365 Copilot -käyttöoikeuksia on saatavilla lisäosina muihin käyttöoikeustilauksiin. Lisätietoja on artikkelissa Microsoft 365 Copilot käyttöoikeusvaihtoehdot.

  Voit ostaa Microsoft 365 Copilot -käyttöoikeuksia Microsoft 365 -hallintakeskuksessa (Laskutus>Osta palveluita), Microsoft-kumppaneilta tai Microsoft-asiakastiimiltä.

  Joidenkin tässä artikkelissa kuvattujen ominaisuuksien, kuten Microsoft Purview'n ja Microsoft SharePoint Premium- SharePointin laajennettu hallinta yleiskatsauksen, käyttäminen saattaa edellyttää lisää käyttöoikeuksia.

• Vaiheittaisten Microsoft 365 -sovellus- ja verkkovaatimusten määrittäminen Microsoft 365 Copilot varten.

Valmiustoiminnot

Jotta siirtyminen Microsoft 365 Copilot olisi sujuvaa, järjestelmänvalvojien olisi toteutettava seuraavat valmiustoimet:

• Määritä testiympäristö : luo testiympäristö, jossa on tarvittavat käyttöoikeudet määritysten ja testiskenaarioiden vahvistamiseksi.
• Pilottikokeilun suorittaminen : suorita pilottikoe tietyllä käyttäjäryhmällä mahdollisten ongelmien tunnistamiseksi ja palautteen keräämiseksi.
• Laadi viestintäsuunnitelma : Luo viestintäsuunnitelma, joka kertoo käyttäjille tulevista muutoksista ja tarjoaa heille tarvittavat resurssit ja tuen.
• Tarkista ehdolliset käyttöoikeuskäytännöt – Varmista, että ehdolliset käyttöoikeuskäytännöt on määritetty oikein. Microsoft 365 Copilot tukee vuokraajatason ehdollisia käyttöoikeuskäytäntöjä SharePoint Onlinessa. Lisätietoja on artikkelissa Ehdollinen käyttöoikeus.
• Tarkista SharePointin haku- ja lisähallintakäytännöt: SharePointin laajennettu hallinta (SAM) avulla voit hallita sisällön käyttöä, estää ylijakamisen ja hallita sisällön elinkaarta. Katso yksityiskohtaiset ohjeet kohdasta Valmistaudu Microsoft 365 Copilot SharePointin laajennettu hallinta (SAM) avulla. Harkitse myös rajoitetun SharePoint-haun käyttöönottoa arkaluontoisen sisällön löydettävyyden rajoittamiseksi. Lisätietoja on artikkelissa Microsoft 365 Copilot käyttöönottosuunnitelman sisäisten ylijakamiseen liittyvien huolenaiheiden käsitteleminen.
• Verkon yhteensopivuuden varmistaminen – Tarkista ja varmista, että verkkosi täyttää Microsoft 365 Copilot palveluiden vaatimukset. Lisätietoja on artikkelissa Microsoft 365 Copilot verkkovaatimukset.

Suojaustoimet

Jotta Microsoft 365 Copilot voidaan varmistaa turvallinen ja yhteensopiva ympäristö, on tärkeää toteuttaa vankkoja suojaustoimenpiteitä. Osa avainosista ovat monimenetelmäinen todentaminen, valvontaloki ja luottamuksellisten tietojen rajoittaminen. Nämä mittarit suojaavat luvatonta käyttöä vastaan ja tarjoavat näkyvyyttä käyttäjän ja järjestelmänvalvojan toimiin.

Monimenetelmäinen todentaminen

Monimenetelmäinen todentaminen (MFA) on kriittinen suojaustoimenpide, joka edellyttää, että käyttäjät antavat vähintään kaksi tarkistustekijää, jotta he voivat käyttää resurssia, kuten sovellusta tai verkkotiliä. Monimenetelmäisen todentamisen toteuttaminen auttaa suojaamaan luvatonta käyttöä vastaan ja parantaa organisaatiosi tietojen suojausta. Lisätietoja on artikkelissa Microsoft Entra monimenetelmäinen todentaminen.

Monimenetelmäinen todentaminen

• Ota monimenetelmäinen todentaminen käyttöön kaikille käyttäjille – Varmista, että monimenetelmäinen todentaminen on käytössä kaikille organisaatiosi käyttäjille. Voit käyttää Microsoft 365 -hallintakeskus. Lisätietoja on artikkelissa Monimenetelmäinen todentamisen määrittäminen Microsoft 365:lle.
• Määritä ehdolliset käyttöoikeuskäytännöt : määritä ehdollisten käyttöoikeuskäytäntöjen avulla monimenetelmäinen todentaminen käyttäjän riskin, sijainnin ja laitteen yhteensopivuuden perusteella. Opetusohjelma on artikkelissa Suojatun käyttäjän kirjautumistapahtumat, joissa Microsoft Entra monimenetelmäinen todentaminen.
• Käyttäjien kouluttaminen : koulutuksen ja resurssien tarjoaminen auttaa käyttäjiä ymmärtämään monimenetelmäisen todentamisen tärkeyttä ja sen tehokasta käyttöä.

Valvontaloki

Valvontaloki on välttämätön seuranta- ja valvontatoiminnoille Microsoft 365 -ympäristössäsi. Se auttaa järjestelmänvalvojia havaitsemaan mahdolliset tietoturvatapaukset ja vastaamaan niihin sekä varmistamaan, että sääntelyvaatimuksia noudatetaan. Lisätietoja on artikkelissa Valvonnan kirjaamisen ja seurannan yleiskatsaus.

Valvontalokin toteuttamisen vaiheet

• Ota käyttöön yhdistetty valvontaloki : Ota käyttöön yhdistetty valvontaloki Microsoft Purview -portaalissa, jotta voit siepata kaikki käyttäjän ja järjestelmänvalvojan toimet.
• Määritä valvontalokien säilytys : Määritä säilytyskäytännöt varmistaaksesi, että valvontalokit säilytetään vaaditun ajan organisaatiosi yhteensopivuustarpeiden mukaan.
• Seuraa ja tarkastele lokeja – Seuraa ja tarkista valvontalokeja säännöllisesti, jotta voit tunnistaa epäilyttävät toimet tai mahdolliset tietoturvauhat.

Luottamuksellisten tietojen rajoittaminen Copilotista

Voit suojata arkaluonteisia tietoja Microsoft 365 Copilot käyttöönoton ja käytön aikana tunnistamalla, arvioimalla ja lieventämällä ylijakamisriskejä seuraavien ohjeiden avulla. Nämä mittarit auttavat ylläpitämään tietoturvaa ja vaatimustenmukaisuutta organisaatiossasi:

• Tunnista suosituimmat sivustot ja arvioi ylijakamista – Vie 100 eniten käytettyä sivustoa SharePoint-hallintakeskuksesta ja suorita SharePointin laajennettu hallinta (SAM) -käyttöoikeusraportti. Lisätietoja on artikkelissa Suojaa oletusarvoisesti Microsoft Purview'ssa ja suojaa ylijakamiselta.
• Myönnä copilot-käyttöoikeus suosituille ja pieniriskisille sivustoille – Ristiinviittaus SAM:n ja Microsoft Purview -tietojen suojaustason hallinta (DSPM) ylijakamisasennon arviointiin sadalla parhaalla käytetyllä sivustolla.
• Ota käyttöön ennakoiva valvonta ja suojaus : Poista kaikki paitsi ulkoiset käyttäjät (EEEU) käytöstä vuokraajatasolla ja ota Purview Audit käyttöön Copilot-vuorovaikutuksen toiminnan valvomiseksi. Lisätietoja on artikkelissa Luottamuksellisten tietojen suojaaminen Microsoft Purview'lla.
• Ota käyttöön käyttöoikeuksien hallinta ja tunnisteet : Aloita SAM-käytön tarkistus kaikissa sivustoissa, jotka ovat ylijaetuissa ja joissa SAM-käytön hallinta on käytössä liiketoiminnan kannalta tärkeissä sivustoissa. Lisätietoja on artikkelissa Valmistaudu Microsoft 365 Copilot SharePointin laajennettu hallinta (SAM) avulla.

Yksityiskohtaiset ohjeet ovat artikkelissa Microsoft 365 Copilot käyttöönottosuunnitelman sisäisten ylijakamiseen liittyvien huolenaiheiden käsitteleminen.

Käytön aloittaminen ja käyttöönotto

Vaihe 1 – Kanavien päivittäminen

✅ Päivitä sovellukset nykyisen kanavan tai kuukausittaisen yrityskanavan avulla

Microsoft 365 Copilot noudattaa Microsoft 365 -sovellusten vakiokäytäntöä käyttöönotossa ja päivityksissä. Se on käytettävissä kaikilla päivityskanavilla yritysten puolivuosittaista kanavaa lukuun ottamatta.

Vaihtoehdot:

• Tuotantokanavia ovat Ajantasainen kanava ja Kuukausittainen kanava yrityksille.

  • Ajantasainen kanavan tarjoaa käyttäjille uusimmat Microsoft 365 -sovellusominaisuudet heti, kun ne ovat valmiita. Se tarjoaa parhaan käyttökokemuksen Copilotin kaltaiselle nopeasti kehittyvälle tuotteelle.

  • Kuukausittainen yrityskanava tarjoaa enemmän ennustettavuutta sille, milloin nämä uudet Microsoft 365 -sovellusominaisuudet julkaistaan kuukausittain. Se on hyvä vaihtoehto organisaatioille, jotka haluavat vahvistaa uudet ominaisuudet ennen niiden julkaisua ajantasaiselle kanavalle.

• Esikatselukanavia ovat Ajantasainen kanava (esikatselu) ja Beetakanava.

  Esikatselukanavat ovat erinomainen vaihtoehto tuotteen vahvistamiseksi, ennen kuin se otetaan käyttöön koko organisaatiossa. Lisätietoja on artikkelissa Yleiskatsaus päivityskanavista ja Microsoft 365 Insider -kanavista.

Voit hallita käyttäjien laitteiden kanavia useilla tavoilla. Lisätietoja on artikkelissa Microsoft 365:n päivityskanavan muuttaminen Copilotin käyttöön ottamiseksi.

Vaihe 2 – Microsoft 365 Copilot käyttöoikeuksien valmisteleminen

✅ Määritä Copilot-käyttöoikeudet Microsoft 365 -hallintakeskuksessa

Ennen kuin määrität Copilot-käyttöoikeuksia, varmista, että valmistelet käyttäjiä ja määrität Microsoft 365 -käyttöoikeuksia vuokraajasi käyttäjille. Vaihtoehdot:

• Microsoft 365 -hallintakeskus Microsoft 365 Copilot asennusohjeen käyttäminen
• Microsoft 365 -hallintakeskus ominaisuuksien avulla voit lisätä käyttäjiä ja määrittää käyttöoikeuksia.
• Määritä Microsoft 365 -käyttöoikeudet PowerShellin avulla.

Määritä seuraavaksi Copilot-käyttöoikeudet, jotta käyttäjät voivat aloittaa sen käytön. Voit hallita Microsoft 365 Copilot -käyttöoikeuksia Microsoft 365 -hallintakeskuksessa. Voit määrittää käyttöoikeuksia yksittäisille käyttäjille tai käyttäjäryhmille sekä määrittää käyttöoikeuksia uudelleen muille käyttäjille.

1. Kirjaudu Microsoft 365 -hallintakeskus ja siirry kohtaanLaskutuskäyttöoikeudet>.
2. Valitse Microsoft 365 Copilot.
3. Määritä tuotteen tietosivulla käyttöoikeudet käyttäjille ja hallitse heidän käyttöoikeuksiaan Copilotiin ja muihin sovelluksiin ja palveluihin.
4. Jos haluat tarkistaa, onko käyttäjä lisätty, siirry kohtaan Käyttäjät ja sitten Aktiiviset käyttäjät. Käyttäjä ja mahdolliset aktiiviset käyttöoikeudet näytetään.

Kun käyttöoikeuksia määritetään, Copilot näkyy Microsoft 365 -sovelluksissa, kuten Word ja Excelissä. Joissakin sovelluksissa käyttäjien on ehkä odotettava copilotin ilmestymistä jopa 24 tuntia, ja heidän on ehkä käynnistettävä sovellus uudelleen tai päivitettävä se. Kun Copilot on käytössä, se näkyy kaikissa sovelluksissa.

Jos haluat käyttää Copilotia, käyttäjät kirjautuvat sovellukseen työpaikan tai oppilaitoksen tilillään, ja tiedoston on oltava muokattavissa (ei vain luku-tilassa). Joissakin käyttökokemuksissa, kuten Word, Copilot-valintaikkuna näyttää, milloin luot uuden asiakirjan. Muissa käyttökokemuksissa Copilot on käytettävissä valintanauhassa.

Huomautus

• Copilot-käyttöoikeuksien määrittämistä vuokraajien välisille käyttäjille, vieraskäyttäjät mukaan lukien, ei tueta.
• Opetusalan asiakkaille Copilot-käyttöoikeus on lueteltu Microsoft 365 A3 -lisäominaisuudet oppilaitosten henkilökunnalle tai Microsoft 365 A5 -lisäominaisuudet oppilaitosten henkilökunnalle.

Lisätietoja on ohjeaiheissa:

• Voit myös määrittää käyttöoikeuksia käyttäjäryhmille Azure-hallintakeskuksessa tai määrittää käyttöoikeuksia käyttäjille PowerShellin avulla. Lisätietoja on artikkelissa Microsoft 365 -käyttöoikeuksien määrittäminen käyttäjille.
• Voit hallita käyttöoikeuksia myös Microsoft 365 -hallintakeskuksen Copilot-sivulta. Lisätietoja on Microsoft 365 -hallintakeskus kohdassa Microsoft 365 Copilot skenaariot.

Vaihe 3 – Määritä Copilot-asetukset

✅ Määritä lisää Copilot-ominaisuuksia

Voit hallita asetuksia käyttämällä Copilot-ohjausjärjestelmä, joka tarjoaa keskitetyn pääsyn organisaatiotasi hyödyttävien järjestelmänvalvojien ominaisuuksiin ja ohjausobjekteihin.

Jos haluat käyttää sitä, siirry Microsoft 365 -hallintakeskus>Copilot.

Copilot-ohjausjärjestelmä avulla voit:

• Voit tarkistaa Copilot-käyttöoikeusmääritysten tilan.
• Voit tarkastella Copilotin uusimpia tietoja.
• Voit hallita tietojen suojauksen ja vaatimustenmukaisuuden toimintoja.
• Voit lähettää palautetta käyttäjien puolesta.
• Voit määrittää laajennuksia ja oikeuksia.
• Voit ottaa verkkotiedot käyttöön Copilotin tueksi.

Lisätietoja on artikkelissa Microsoft 365 Copilot skenaarioiden hallinta ja Microsoft 365 Copilot -sovellus määrittäminen.

Vaihe 4 – Käyttöönotto joillekin käyttäjille ja käyttöönoton mittaaminen

Kun olet valmis määrittämään Copilot-käyttöoikeuksia käyttäjillesi, voit noudattaa kolmea vaihetta:

1. Pilottikoe: Käyttöoikeuksien määrittäminen pienelle käyttäjäryhmälle käyttöönoton testaamista ja palautteen keräämistä varten.
2. Käyttöönotto: Määritä käyttöoikeuksia suurelle käyttäjäryhmälle.
3. Toiminta: Valvo käyttöä ja käyttöönottoa ja tee tarvittaessa muutoksia.

Lisätietoja näistä vaiheista ja mahdollisista toimista, joita voit suorittaa kussakin vaiheessa, on Microsoftin käyttöönottosuunnitelmassa, jossa käsitellään Microsoft 365 Copilot ylijakamista.

Lentäjä

✅ Ensimmäisten käyttäjien ryhmän luominen

Microsoft 365 Copilotia voi käyttää monin eri tavoin eri Microsoft 365 -hyötysovelluksissa. Käyttäjät voivat hyödyntää sen tuomaa lisäarvoa monin eri tavoin.

Luo ensimmäisten käyttäjien ryhmä käyttöönoton edistämiseksi. Tämä ryhmä voi auttaa sinua ymmärtämään, miten käyttäjät käyttävät Copilotia ja miten siitä on heille hyötyä.

1. Tunnista organisaatiosi eri yritysryhmistä käyttäjiä, jotka käyttävät olemassa olevia Microsoft 365 -ominaisuuksia paljon. Voit valita käyttäjiä tähän ryhmään tarkastelemalla käyttötietojaMicrosoft 365 -hallintakeskuksessa.

2. Määritä näille käyttäjille Microsoft 365 Copilot -käyttöoikeudet ja perehdytä heidät Microsoft 365 Copilot -käyttöönottokeskuksen resurssien avulla. Sieltä löytyy esimerkiksi käyttäjien perehdytyspaketti.

3. Kun nämä käyttäjät tulevat sinuiksi Copilotin kanssa, heidän pitäisi osata kertoa siitä, miten he käyttävät sitä parhaiten ja missä se on heille arvokkain. Tällä tavalla heistä tulee tuotteen puolestapuhujia, jotka voivat auttaa muita organisaatiosi käyttäjiä Copilotin käyttöönotossa.

   Nämä aikaisen vaiheen käyttäjät voivat paremmin puhua vertaisilleen organisaatiossa ja kontekstualisoida Copilotin arvoa parhaiten tarpeidensa mukaan. Tämä kehys tarjoaa myös IT-osastoille skaalattavan tavan käsitellä kysymyksiä näiden aikaisen vaiheen käyttäjien kanssa. Tämän ansiosta saat luotua organisaatioosi oman asiantuntijatiimin.

Lisätietoja käyttöönoton edistämisestä löytyy Microsoft 365 Copilot -käyttöönottokeskuksesta.

Käyttöönotto

✅ Copilot-käyttöoikeuksien täydellinen käyttöönotto kaikille organisaation käyttäjille

Jos haluat ottaa Copilot-käyttöoikeudet käyttöön kaikille organisaatiosi käyttäjille, toimi seuraavasti:

1. Microsoft 365 -hallintakeskus avulla voit määrittää käyttöoikeuksia yksittäisille käyttäjille tai käyttäjäryhmille tarpeiden mukaan.
2. Varmista, että kaikille käyttäjille on määritetty asianmukaiset käyttöoikeudet, ennen kuin aloitat Copilotin käytön. Tämä vaihe varmistaa, että kaikki voivat käyttää tarvitsemiaan ominaisuuksia ja osallistua täysin Copilot-kokemukseen.

Tämän vaiheen aikana saatat myös haluta:

• Keskity estämään ylijakaminen rajoittamalla ulkoista jakamista, rajoittamalla tiettyjen tiedostojen tai kansioiden käyttöä ja määrittämällä hälytyksiä, jotka ilmoittavat epätavallisesta toiminnasta. Lisätietoja on artikkelissa Sivuston hallinta, käyttöoikeudet ja jakaminen sivuston omistajille.
• Luottamuksellisuustunnisteiden avulla voit luokitella ja suojata arkaluonteisia tietoja. Näiden tunnisteiden avulla voit salata luottamuksellisia tietoja sisältäviä tiedostoja automaattisesti tai rajoittaa luottamuksellisiksi merkittyjen tiedostojen käyttöä. Lisätietoja on artikkelissa Luottamuksellisuustunnisteiden käytön aloittaminen.

Toimia

✅ Hanki merkityksellisiä tietoja ja kartoita käyttäjien asenteita

Jos haluat mitata Copilotin vaikutusta organisaatioosi, käytä Viva Insights Copilot-koontinäyttöä ja hallintakeskuksen Microsoft 365 -käyttöraportteja. Nämä työkalut tarjoavat organisaatiojohtajille ja IT-päätöksentekijöille merkityksellisiä tietoja valmiudesta, käyttöönotosta, vaikutuksista ja käyttäjien asenteiden käytöstä.

Lisätietoja on ohjeaiheissa:

• Avaa Viva Insightsin Microsoft Copilot -koontinäyttö (esiversio)
• Lue lisätietoja Viva Insightsin Microsoft Copilot -koontinäytöstä (esiversio)
• Microsoft 365 -raportit hallintakeskuksessa – Microsoft 365 Copilot -käyttö
• Microsoft 365 -raportit hallintakeskuksessa – Microsoft 365 Copilot valmius

Microsoft 365 Copilot Chat

Paranna tietosuojaa ottamalla Microsoft 365 Copilot Chat käyttöön kaikille organisaatiosi käyttäjille:

• Kirjaudu sisään Copilotiin Käytä kopiointitoimintoa copilot.microsoft.com ja varmista, että Microsoft 365 Copilot Chat on käytössä.

Lisäresursseja

• Microsoft 365 Copilot määritysopas Microsoft 365 -hallintakeskus
• Microsoft 365 Copilotin ohje ja oppiminen
• Microsoft 365 Copilot – Microsoft-käyttöönotto
• Microsoft 365 Copilot – Microsoft Community Hub
• Microsoft 365 Copilotin teknisen dokumentaation keskus