Jaa

Sähköisten asiakirjojen vastaanottamisen ja lähettämisen määrittäminen

  • Artikkeli

Muistio

Tämän artikkelin sisältö koskee vain Dynamics 365 Business Centralin niitä versioita, jotka on julkaistu ennen vuoden 2023 2. julkaisuaaltoa. Vuoden 2023 2. julkaisuaalto sisältää sähköisten asiakirjojen uudet toiminnot. Lisätietoja on kohdassa Sähköisten asiakirjojen määrittäminen.

Sähköpostin liitetiedostojen lähettämisen sijaan liiketoiminta-asiakirjoja voi lähettää ja vastaanottaa sähköisesti. Sähköisellä asiakirjalla tarkoitetaan sitä, että liiketoiminta-asiakirjaa (kuten toimittajan laskua) vastaava standardinmukainen tiedosto voidaan vastaanottaa ja muuntaa ostolaskuksi Business Centralissa. Document exchange -palveluiden ulkoinen palveluntarjoaja suorittaa kahden liikekumppanin välisen sähköisten asiakirjojen vaihdon. Business Centralin yleinen versio tukee sähköisten laskujen ja hyvityslaskujen lähettämistä ja vastaanottamista PEPPOL-muodossa. Suurimmat asiakirjojen vaihtopalveluiden tarjoajat tukevat tätä muotoa. Tavallisin document exchange -palveluiden tarjoaja on esimääritetty, ja se on valmis määritettäväksi yrityksellesi.

Ulkoinen OCR (Optical Character Recognition) -palvelu voi luoda saapuvia asiakirjoja vastaavista PDF- tai kuvatiedostoista sähköisiä asiakirjoja, jotka voit sitten muuntaa tiedostotietueiksi Business Centralissa samalla tavalla kuin teet sähköisille PEPPOL-asiakirjoille. Kun esimerkiksi saat PDF-muotoisen laskun toimittajalta, voit lähettää sen OCR-palveluun Saapuvat asiakirjat -sivulta. Saat tiedoston muutamassa sekunnissa takaisin sähköisenä laskuna, jonka voit muuntaa toimittajan ostolaskuksi. Jos lähetät tiedoston OCR-palveluun sähköpostitse, uusi saapuvan asiakirjan tietue luodaan automaattisesti, kun saat sähköisen asiakirjan takaisin.

Sähköinen PEPPOL-asiakirjaformaatti on määritelty ennalta, jotta voit lähettää laskuja ja hyvityslaskuja PEPPOL-muodossa. Aluksi on määritettävä joitakin perustietoja, kuten yrityksen tiedot, asiakkaat, nimikkeet ja mittayksiköt. Näitä käytetään liiketoimintakumppanien ja kohteiden tunnistamisessa, kun Business Centralin kentissä olevat tiedot muunnetaan lähtevän tiedoston elementeiksi. Lopuksi sinun on valittava Sähköinen asiakirjamuoto -sivulla muoto jokaiselle asiakkaalle, jolle lähetät PEPPOL-muotoisia sähköisiä asiakirjoja. Lisätietoja on kohdassa Sähköisten asiakirjojen lähettäminen.

PEPPOL - Lasku- ja PEPPOL – Hyvityslasku -tietojenvaihdon määritelmät ovat määritelty ennalta, jotta voit vastaanottaa sähköisiä laskuja ja hyvityslaskuja PEPPOL-muodossa. Aluksi on määritettävä joitakin perustietoja, kuten yrityksen tiedot, toimittajat, nimikkeet ja mittayksiköt. Niiden avulla tunnistetaan liikekumppaneja ja nimikkeitä, kun saapuvassa asiakirjatiedostossa olevien elementtien tiedot muunnetaan Business Centralin kentiksi. Lopuksi sinun on valittava Saapuvat asiakirjat -sivulla tiedonsiirtomääritys jokaiselle saapuvalle sähköiselle asiakirjalle, jonka haluat muuntaa Business Centralin ostoasiakirjaksi.

OCR – Lasku -tiedonsiirtomääritys on valmiiksi määritetty, joten voit vastaanottaa OCR-palvelussa luotuja sähköisiä asiakirjoja. Saat esimerkiksi laskun sähköisenä OCR-tiedostona, kun asetat master-päivämäärän ja sitten käsittelet asiakirjan kuin vastaanottaessasi sähköisen PEPPOL-asiakirjan. Lisätietoja on kohdassa PDF- ja kuvatiedostojen muuntaminen sähköisiksi asiakirjoiksi OCR-palvelun avulla.

Esimääritetyt palvelut tiedostojen vaihtoon ja OCR:ään on oltava käytössä, ennen kuin voit lähettää tai vastaanottaa. Lisätietoja on kohdassa Document Exchange -palvelun määrittäminen.

Ohjeaihe sisältää seuraavat toimintosarjat:

  • Yrityksen valmistelu sähköisten asiakirjojen lähettämistä ja vastaanottamista varten
  • ALV-kirjausten määrittäminen sähköisten asiakirjojen lähettämistä ja vastaanottamista varten
  • Maa-/alueasetuksien määrittäminen asiakirjojen sähköistä lähettämistä ja vastaanottamista varten
  • Kohteiden määrittäminen sähköisten asiakirjojen lähettämistä ja vastaanottamista varten
  • Mittayksikköjen määrittäminen asiakirjojen sähköistä lähettämistä ja vastaanottamista varten
  • Asiakkaiden määrittäminen sähköisten asiakirjojen lähettämistä ja vastaanottamista varten
  • PEPPOL-formaatin valitseminen asiakirjojen lähettämistä varten
  • Toimittajien määrittäminen sähköisten asiakirjojen vastaanottamista varten
  • PEPPOL – Lasku -tietojenvaihtomäärityksen valitseminen asiakirjojen vastaanottamista varten
  • Kirjanpitotilin määrittäminen käyttämään uusia ostolaskun rivejä tunnistamattomille kohteille ja ei-kohteille

Yrityksen valmistelu sähköisten asiakirjojen lähettämistä ja vastaanottamista varten

  1. Syötä Etsi-ruudussa Oman yrityksen tiedot ja valitse sitten vastaava linkki.

  2. Lisää soveltuvat arvot Yleinen-pikalomakkeen kenttiin seuraavassa taulukossa kuvatulla tavalla.

    Kenttä Description
    KIRJANPITO Yrityksen määrittäminen.

    Jos esimerkiksi lähetät sähköisiä laskuja PEPPOL-formaatissa, tämän kentän arvoa käytetään täyttämään EndPointID-elementti tiedoston AccountingSupplierParty -solmussa. Numero perustuu GS1-standardiin, joka noudattaa ISO 6523 -standardin vaatimuksia.
    ALV-rekisterinro Määritä yrityksesi ALV-tunnus.
    Vastuupaikka Jos yrityksellesi on määritetty vastuukeskus, varmista, että Maa-/aluekoodi-kenttä on täytetty.

ALV-kirjausten määrittäminen sähköisten asiakirjojen lähettämistä ja vastaanottamista varten

  1. Syötä Etsi-ruudussa ALV-kirjausten asetukset ja valitse sitten vastaava linkki.

  2. Täytä jokainen sähköisille asiakirjoille käyttämäsi ALV-kirjauksen asetusrivi seuraavan taulukon mukaisesti.

    Kenttä Description
    VEROLUOKKA Määritä ALV-luokka:

    Jos esimerkiksi lähetät sähköisiä laskuja PEPPOL-formaatissa, tämän kentän arvoa käytetään täyttämään TaxApplied-elementti tiedoston AccountingSupplierParty -solmussa. Luku perustuu UNCL5305-standardiin.

Maa-/alueasetuksien määrittäminen asiakirjojen sähköistä lähettämistä ja vastaanottamista varten

  1. Avaa Haku-ruudusta Maa/alueet ja valitse liittyvä linkki.

  2. Täytä jokainen maa-/aluekenttä, jonka kanssa vaihdat sähköisiä asiakirjoja seuraavan taulukon mukaisesti.

    Kenttä Description
    ALV-järjestelmä Määritä kansallinen, ALV-numeroita jakava viranomainen maalle tai alueelle, joka liittyy sähköisten asiakirjojen lähettämiseen.

    Jos esimerkiksi lähetät sähköisiä laskuja PEPPOL-formaatissa, tämän kentän arvoa käytetään täyttämään EndPointID -elementin SchemeID-määrite tiedoston AccountingSupplierParty ja AccountingCustomerParty -solmuissa.

    ALV-suunnitelma-kenttää käytetään vain, jos Yritystiedot-sivun GLN-kenttä on tyhjä. Huomautus: Maat/alueet-sivun Koodi-kentän arvon tulee olla ISO 3166-1:Alpha2 -standardin mukainen.

Kohteiden määrittäminen sähköisten asiakirjojen lähettämistä ja vastaanottamista varten

  1. Syötä Etsi-ruudussa Nimikkeet ja valitse sitten vastaava linkki.

  2. Täytä jokaisen sähköisten asiakirjojen avulla myymäsi tai ostamasi kohteen kenttä seuraavan taulukon mukaisesti.

    Kenttä Description
    GTIN-toiminnolla Määrittää kohteelle liitännän asiakirjojen sähköistä lähettämistä ja vastaanottamista varten. Kenttää käytetään PEPPOL-formaatissa seuraavasti:

    Jos StandardItemIdentification/ID-elementin SchemeID-määritteen arvo on GTIN, elementti määritetään nimikekortin GTIN-kenttään.

Mittayksikköjen määrittäminen asiakirjojen sähköistä lähettämistä ja vastaanottamista varten

  1. Avaa Haku-ruudusta Mittayksiköt ja valitse liittyvä linkki.

  2. Täytä jokaiselle kohteelle sähköisissä asiakirjoissa käyttämäsi mittayksikkökenttä seuraavan taulukon mukaisesti.

    Kenttä Description
    Kansainvälinen vakiokoodi Määritä UNECERec20-standardin mukainen mittayksikkö, jota käytät sähköisten asiakirjojen lähettämisessä.

    Jos esimerkiksi lähetät sähköisiä laskuja PEPPOL-formaatissa, tämän kentän arvoa käytetään täyttämään InvoicedQuantity-elementin unitCode -määrite tiedoston InvoiceLine -solmussa. Huomaa: Jos myyntirivin Mittayksikkö-kenttä on tyhjä, ohjelma lisää oletusarvoisesti KAPPALEEN (H87) UNECERe20-vakioarvon. Lisätietoja mittayksiköistä ja kelvollisten mittayksikkökoodien luettelo on asiakirjassa Recommendation No. 20 – Units of Measure used in International Trade.

Asiakkaiden määrittäminen sähköisten asiakirjojen lähettämistä ja vastaanottamista varten

  1. Syötä Etsi-ruudussa Asiakkaat ja valitse sitten vastaava linkki.

  2. Täytä jokaisen asiakkaan, jolle lähetät sähköisiä asiakirjoja, kentät seuraavan taulukon mukaisesti.

    Kenttä Description
    KIRJANPITO Määritä asiakas.

    Jos esimerkiksi lähetät sähköisiä laskuja PEPPOL-formaatissa, tämän kentän arvoa käytetään täyttämään EndPointID-elementti tiedoston AccountingCustomerParty -solmussa. Numero perustuu GS1-standardiin, joka noudattaa ISO 6523 -standardin vaatimuksia.

    Jos GLN-kenttä on tyhjä, ALV-rekisterinro-kentän arvoa käytetään.
    ALV-rekisterinro Määritä asiakkaan ALV-tunnus. Vihje: Valitse tuetuissa lokalisoiduissa versioissa Siirtyminen-painike, kun haluat käyttää verkkopalvelua, joka tarkistaa, onko numero kansallisessa yritysrekisterissä.
    Vastuupaikka Jos asiakkaalle on määritetty vastuukeskus, varmista, että Maa-/aluekoodi-kenttä on täytetty.

    Voit määrittää jokaiselle asiakkaalle haluamasi liiketoiminta-asiakirjojen lähettämistavan, ettei sinun tarvitse valita lähettämistapaa joka kerta, kun lähetät asiakkaalle asiakirjan. Lisätietoja on kohdassa Asiakirjan lähetysprofiilien määrittäminen.

PEPPOL-formaatin valitseminen asiakirjojen lähettämistä varten

  1. Kirjoita Haku-ruutuun Asiakirjan lähetysprofiilit ja valitse aiheeseen liittyvä linkki.

  2. Avaa joko aiemmin luotu asiakirjan lähetysprofiili tai luo uusi. Lisätietoja on kohdassa Asiakirjan lähetysprofiilien määrittäminen.

  3. Valitse Asiakirjan lähetyksen profiili -sivulla ensin Sähköinen muoto, sitten PEPPOL-rivi ja lopuksi OK.

  4. Valitse Sähköinen asiakirja -kentässä Kyllä (Document Exchange -palvelun kautta).

    Huomautus

    Business Central tunnistaa automaattisesti, onko asiakirja lasku vai hyvityslasku ja käyttää oikeaa PEPPOL-muotoa.

  5. Jos haluat käyttää asiakirjan lähetysprofiilia kaikille asiakkaille, valitse Oletus-valintaruutu Yleinen-pikavälilehdessä. Jos haluat, että profiili koskee vain tiettyjä asiakkaita, täytä Asiakirjan lähetyksen profiili -kenttä kyseisten asiakkaiden asiakaskortissa. Lisätietoja on kohdassa Asiakirjan lähetysprofiilien määrittäminen.

    Voit nyt lähettää muunnettua tietoa sisältävän sähköisen asiakirjan. Lisätietoja on kohdassa Sähköisten asiakirjojen lähettäminen.

Toimittajien määrittäminen sähköisten asiakirjojen vastaanottamista varten

  1. Syötä Etsi-ruudussa Toimittajat ja valitse sitten vastaava linkki.

  2. Täytä jokaisen toimittajan, jolta vastaanotat sähköisiä asiakirjoja, kentät seuraavan taulukon mukaisesti.

    Kenttä Description
    KIRJANPITO Määritä toimittaja.

    Jos esimerkiksi vastaanotat sähköisiä laskuja PEPPOL-formaatissa, tämän kentän arvoa käytetään täyttämään EndPointID-elementti tiedoston AccountingSupplierParty -solmussa. Numero perustuu GS1-standardiin, joka noudattaa ISO 6523 -standardin vaatimuksia.

    Jos GLN-kenttä on tyhjä, ALV-rekisterinro-kentän arvoa käytetään.
    ALV-rekisterinro Määritä toimittajan ALV-tunnus. Vihje: Valitse tuetuissa lokalisoiduissa versioissa Siirtyminen-painike, kun haluat käyttää verkkopalvelua, joka tarkistaa, onko numero kansallisessa yritysrekisterissä.
    Vastuupaikka Jos toimittajalle on määritetty vastuukeskus, varmista, että Maa-/aluekoodi-kenttä on täytetty.

PEPPOL – Lasku -tietojenvaihtomäärityksen valitseminen asiakirjojen vastaanottamista varten

  1. Kirjoita Etsi-ruutuun Saapuvat asiakirjat ja valitse sitten vastaava linkki.

  2. Valitse vastaanotettavan ja muunnettavan sähköisen asiakirjan rivillä Tiedonsiirron tyyppi -kenttä ja valitse sitten PEPPOLINVOICE.

    Jos vastaanotettava asiakirja on hyvityslasku, valitse PEPPOLCREDITMEMO.

    Voit nyt vastaanottaa sähköisen asiakirjan aloittamalla tietojen muuntamisen Saapuvat asiakirjat -sivulla. Lisätietoja on kohdassa Sähköisten asiakirjojen vastaanottaminen ja muuntaminen.

Kirjanpitotilin määrittäminen käyttämään uusia ostolaskun rivejä tunnistamattomille kohteille ja ei-kohteille

  1. Syötä Hakuruutuun Ostojen asetukset ja valitse sitten liittyvä linkki.

  2. Täytä Oletustilit-pikalomakkeen kenttä seuraavassa taulukossa kuvatulla tavalla.

    Kenttä Description
    Muiden kuin nimikerivien KP-tili Määrittää kirjanpitotilin, joka lisätään automaattisesti sähköisistä asiakirjoista ostoriveille silloin, kun saapuva asiakirjarivi ei sisällä tunnistettavaa kohdetta. Jos saapuvalla asiakirjarivillä ei ole GTIN-tunnusta tai toimittajan tuotenumeroa, rivi muunnetaan Kirjanpitotili-tyyppiseksi ostoriviksi, ja ostorivin Nro-kenttä sisältää Muiden kuin nimikerivien KP-tili -kentässä valitsemasi tilin.

    Ostoasiakirjaa ei luoda, jos Muiden kuin nimikerivien KP-tili -kenttä jätetään tyhjäksi ja saapuva asiakirja sisältää rivejä, joilla ei ole tunnistettavia nimikkeitä. Virhesanoma pyytää täyttämään Muiden kuin nimikerivien KP-tili -kentän, ennen kuin voit päättää tehtävän.

Katso myös

Tietojen sähköinen vaihto
Laskuta myynti
Ostojen tallentaminen

Business Centralin ilmaiset e-learning-moduulit löydät täältä