Sähköisten asiakirjojen vastaanottaminen ja muuntaminen

Huomautus

Tämän artikkelin sisältö koskee vain Dynamics 365 Business Centralin niitä versioita, jotka on julkaistu ennen vuoden 2023 2. julkaisuaaltoa. Vuoden 2023 2. julkaisuaalto sisältää sähköisten asiakirjojen uudet toiminnot. Lisätietoja on kohdassa Sähköisten asiakirjojen määrittäminen.

Business Central -ohjelman yleinen versio tukee sähköisten laskujen ja hyvityslaskujen vastaanottamista PEPPOL-muodossa. Suurimmat document exchange -palveluiden tarjoajat tukevat tätä muotoa. Jotta voisit saada laskun toimittajalta sähköisenä PEPPOL-asiakirjana, asiakirja on muunnettava Saapuvat asiakirjat -sivulla Business Centralin ostolaskuksi tai päiväkirjan riviksi.

Kauppakumppaneiden sähköisten asiakirjojen suoran vastaanottamisen lisäksi voit saada sähköisiä asiakirjoja OCR-palvelusta, joka on muuntanut PDF- tai kuvatiedostoja sähköisiksi asiakirjoiksi.

Ennen kuin voit vastaanottaa sähköisiä asiakirjoja Document Exchange -palvelun avulla, sinun on määritettävä perustietoja, kuten yritystiedot, toimittajat, nimikkeet ja mittayksiköt. Niiden avulla tunnistetaan liikekumppaneja ja nimikkeitä, kun saapuvassa asiakirjatiedostossa olevien elementtien tiedot muunnetaan Business Centralin kentiksi. Lisätietoja on kohdassa Document Exchange -palvelun määrittäminen.

Ennen kuin voit vastaanottaa sähköisiä asiakirjoja OCR-palvelun kautta, määritä ja ota käyttöön ennalta määritetty palveluyhteys. Lisätietoja on kohdassa Saapuvien asiakirjojen määrittäminen.

Sähköisten asiakirjojen saapuvan ja lähtevän liikenteen Business Central:ssa hallitsee työjono-ominaisuus. Ennen kuin voit vastaanottaa sähköisiä asiakirjoja, on aloitettava asianmukainen työjono.

Sähköisten asiakirjojen muuntaminen voidaan käynnistää joko manuaalisesti tässä toimenpiteessä kuvatulla tavalla tai antamalla työnkululle mahdollisuuden muuntamaan sähköiset asiakirjat automaattisesti niiden saapuessa. Yleinen Business Central -versio sisältää työnkulkumallin, Saapuvasta sähköisestä OCR:n kautta avoimen ostolaskun työnkulkuun, joka on valmis kopioitavaksi työnkuluun ja otettavaksi käyttöön. Lisätietoja on kohdassa Työnkulku.

Huomautus

Kun muunnat OCR-palvelusta vastaanotettuja sähköisiä asiakirjoja tai päiväkirjarivejä Business Central -ohjelmassa, monta lähdeasiakirjan riviä yhdistetään yhdelle riville. Yhden rivin tyypiksi tulee KP-tili, ja Kuvaus- ja (KP-tilin) Nro-kentät ovat tyhjiä. Summa-kentän arvo on sama kuin kaikkien lähdeasiakirjan rivien kokonaissumma ilman ALV:tä.

Varmistaaksesi, että Kuvaus ja Nro-kentät on täytetty, voit valita Linkitä teksti tiliin -painikkeen Saapuvat asiakirjat -sivulla määrittääksesi, että tietty laskun teksti yhdistetään aina tiettyyn debet- tai kredit-tiliin pääkirjanpidossa. Jatkossa toimittajan tai asiakkaan sähköisestä asiakirjasta luotujen asiakirjan tai päiväkirjan rivien Kuvaus-kenttä täytetään kyseisellä tekstillä ja kyseisin tilin KP-tilin Nro-kentällä .

KP-tiliin yhdistämisen sijasta voit myös yhdistää pankkitiliin. Tämä on käytännöllistä esimerkiksi sähköisille asiakirjoille, jotka on jo maksettu, johon haluat luoda yleisen päiväkirjarivin, joka on valmis kirjattavajsu pankkitilille.

Seuraavassa kuvataan, miten toimittajan lasku vastaanotetaan ja muunnetaan ostolaskuksi Business Central:ssa. Menettely on sama, kun muunnat toimittajalaskun päiväkirjan riville.

Sähköisen laskun vastaanottaminen ja muuntaminen ostolaskuksi

1. Valitse -kuvake, syötä Saapuvat asiakirjat ja valitse sitten vastaava linkki.

2. Valitse rivi sille saapuvalle asiakirjatietueelle, joka edustaa uutta saapuvaa sähköistä laskua, ja valitse sitten Muokkaa-toiminto.

   Aiheeseen liittyvä XML-tiedosto liitetään Saapuvan asiakirjan kortti -sivulla, ja useimmat sen kentät on esitäytetty sähköisen laskun tiedoilla. Lisätietoja on kohdassa Saapuvien asiakirjatietueiden luominen.

3. Valitse Tiedonsiirron tyyppi -kentässä PEPPOL-lasku tai OCR-lasku sähköisen asiakirjan lähteen mukaan.

4. Toimittajalaskun tekstin liittäminen tiettyyn debet-tiliin tehdään valitsemalla Toiminnot-välilehden Yleinen-ryhmässä Linkitä teksti tiliin ja täyttämällä sitten Tekstin yhdistäminen tiliin -sivun tiedot.

5. Valitse Luo tiedosto -toiminto.

   Business Central -ohjelmassa luodaan ostolasku, joka perustuu sähköisen asiakirjan tietoihin.

   Yleensä vääriin tai puuttuviin perustietoihin liittyvät virheet näkyvät Business Centralin Virhesanomat-pikalomakkeessa.

Katso myös

Ostovelkojen hallinta
Saapuvat asiakirjat
Sähköisten asiakirjojen vastaanottamisen ja lähettämisen määrittäminen
Sähköinen tiedonsiirto
Yleiset liiketoimintatoiminnot

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen