Suostumuksen hallinnan ja kaksinkertaisen suostumuksen siirtymisohjeet
Dynamics 365 Customer Insights - Journeysiin lisätään toimintoja ja ominaisuuksia joka kuukausi. Tällä hetkellä Customer Insights - Journeys -sovelluksessa on kaksi asiakkaiden aktivointimoduulia: lähtevän markkinoinnin moduuli ja nykyinen Customer Insights - Journeys -moduuli. Moduulit toimivat eri tavalla, joten ominaisuuden pariteetti voi toteutua eri tavoin. Tämä on otettava huomioon siirryttäessä lähtevästä markkinoinnista Customer Insights - Journeysiin.
Tämä on johdantoartikkeli, jossa selitetään, miten suostumus toimii reaaliaikaisissa siirtymissä, sekä erot lähtevään markkinointiin. Tarkempia tietoja: Suostumuksen hallinnan ymmärtäminen Dynamics 365 Customer Insights - Journeys – Dynamics FastTrack -blogit
Suostumuksen hallinnan ja liittyvien aiheiden osalta kahdella Customer Insights - Journeys -moduulilla on omat käsitteensä:
Seuraavasti määritetään, onko viesti lähetetty yhteyshenkilölle tai liidille:
Lähtevässä markkinoinnissa siirtymä tarkistaa tiedot ilmoitetuissa suostumusasetuksissa sekä määrittää tällä tavoin soveltuvan tilauskeskuksen ja käyttää kyseisiä tietoja sähköpostin käsittelyn aloittamiseen. Järjestelmä tarkistaa sitten yhteyshenkilöprofiilin DoNotBulkEmail- ja DoNotEmail-määritteet ennen jatkamista. Tällä tavoin voidaan arvioida yhteyshenkilön suostumusta vertaamalla sitä siirtymälle ilmaistuun suostumustasoon.
Käsittely tapahtuu eri tavalla Customer Insights - Journeys -markkinoinnissa. Kun siirtymä alkaa ja viesti on käsiteltävä, tarkistus perustuu lähetettävälle viestille valittuun vaatimustenmukaisuusprofiiliin. Reaaliaikaisessa markkinoinnissa on käytössä kaksi vaatimustenmukaisuusprofiilin tyyppiä (määrityskeskus ja tilausten hallintakeskus), jotka järjestelmänvalvoja määrittää viestissä käytettävän suostumuksen hallinnan sivutyypin mukaan. Kummankin vaatimustenmukaisuusprofiilityypin käsittely tarkistaa yhteyshenkilöprofiilin DoNotBulkEmail- ja DoNotEmail-määritteet sekä käyttää aiheen tietoja ja vaatimustenmukaisuusprofiilin tarkoitusta valmistelun viimeistelemiseen ja viestin lähettämiseen lopuksi.
Huomionarvoinen seikka on, että yhteysprofiilin DoNotBulkEmail- ja DoNotEmail-määritteitä käytetään sekä lähtevän markkinoinnissa että Customer Insights - Journeysissa. Lisäksi Customer Insights - Journeys voi käyttää tilausten hallintakeskuksia sivuna, jossa suostumus voidaan tallentaa, mikä helpottaa siirtymistä lähtevästä markkinoinnista Customer Insights - Journeysiin.
Lähtevässä markkinoinnissa on tärkeää huomata, että yhteyshenkilön antamaa suostumusta seurataan yhteyshenkilötasolla, mistä on seuraavat seuraukset:
- Esimerkiksi kahta eri tuotetta koskevan kahden eri markkinointiviestinnän erottaminen ei ole mahdollista.
- Tuotteen sisäistä muiden kanavien suostumuksen hallintaa ei tueta.
Customer Insights - Journeys -moduulin periaate on alusta alkaen erilainen, joten markkinoijat voivat käyttää muita kanavia kuin sähköpostia. Sen sijaan voidaan käyttää esimerkiksi tekstiviestiä tai palveluilmoituksia. Yhteyshenkilö (tai liidi) voi mahdollisesti vastaanottaa viestejä useista kanavista ja kaikilla eri yhteyspisteillä voi olla erilaiset suostumusasetukset. Esimerkki: yhteyshenkilö sallii kaupallisen markkinoinnin sähköpostitse muttei tekstiviesteinä.
Tällä hetkellä lähtevä ja reaaliaikainen moduuli noudattavat kumpikin DoNotBulkEmail- ja DoNotEmail-määritteiden yhteyshenkilötason asetuksia, mikä ilmaisee yleisen suostumisen ja kieltäytymisen. (Lisätietoja on myös kohdassa Hyväksynnän esiversio.) Vaikka Customer Insights - Journeys tarkistaa yhteyshenkilöentiteetin DoNotEmail ja DoNotBulkEmail-kentät, reaaliaikaisista viesteistä hyväksymiseen tehdyt päivitykset eivät päivitä yhteyshenkilön DoNotEmail- ja DoNotBulkEmail-kenttiä. Päivitykset reaaliaikaisista viesteistä päivittävät vain sähköpostiosoitteen yhteyspisteen hyväksyntätietueet. Tämä tarkoittaa sitä, että reaaliaikaisen markkinoinnin viesteihin ei vaikuta muutokset, jotka on tehty hyväksyntätietueisiin Customer Insights - Journeysin lähettämien viestien perusteella.
Kaksinkertainen suostumus ja GDPR
Markkinointikampanjoiden toteuttaminen ja kohdentaminen asiakkaille edellyttää tietyillä maantieteellisillä alueilla, että kyseiset asiakkaat hyväksyvät kyseisen viestinnän (suostuvat siihen). Yleisen tietosuoja-asetukset (GDPR-asetuksen) mukaan säädöksen noudattamista varten tarvitaan vain yksi suostumus. Tämä asetus ei kuitenkaan todennäköisesti ole ainoa huomioon otettava lainsäädäntö. Yritysten on noudatettava myös muita paikallisia säädöksiä tai sisäisiä käytäntöjä, jotka voivat olla tiukempia kuin GDPR ja jotka edellyttävät kaksinkertaista suostumusta. (Lisätietoja on esimerkiksi kohdassa Tarvitaanko Saksan sähköpostimarkkinoinnissa kaksinkertainen suostumus? | Demodia).
Asiakkaat antavat suostumuksensa lomakkeen ja valintaruudun avulla, jossa lomakkeen lähettäminen edellyttää, että asiakas nimenomaisesti valitsee valintaruudun (yksi suostumus). Jos kaksinkertainen suostumus on edellytys, pelkkä lomakkeen lähettäminen ei täyty tietosuojavaatimuksia. Yritysten on lähetettävä myös vahvistussähköpostiviesti. Asiakkaiden on sitten avattava tämä viesti ja vahvistettava suostumus vahvistuslinkkiä napsauttamalla.
Tämä prosessi koskee myös markkinointiasetusten päivittämistä (suostuminen tai kieltäytyminen).
Yleisen ja lomakepohjaisen kaksinkertaisen suostumuksen vertailu
Kaksinkertaisen suostumuksen hallinta on tällä hetkellä käytettävissä vain lähtevän markkinoinnin ominaisuuksien avulla. Customer Insights - Journeysin käyttö on kuitenkin mahdollista lähtevän markkinoinnin kaksinkertaisten suostumusasetusten kanssa. Niinpä asiakkaat voivat käyttää Customer Insights - Journeysia markkinointikampanjoiden toteuttamiseen samalla, kun lähtevää markkinointia käytetään kaksinkertaisen suostumusprosessin hallintaan. Kuten edellä mainittiin kumpikin moduuli mahdollistaa markkinointiasetusten määritteiden arvioinnin yhteyshenkilötasolla (DoNotBulkEmail ja DoNotEmail). Tässä artikkelissa käsitellään asetuksia, jotka on määritettävä, jotta kaksinkertaista suostumusta voidaan käyttää Customer Insights - Journeysissa.
Jos yleinen kaksinkertainen suostumus on otettu käyttöön, asiakas saa aina sähköpostiviestin, jolla vahvistetaan uusi tilaus. Sähköpostiviesti saadaan myös, jos suostumusta muutetaan. Nämä määritykset voidaan tehdä vain myös tiettyihin lomakkeisiin (jolloin määrityksiä ei käytetä yleisesti).
Reaaliaikaisen markkinoinnin suostumuksen parannukset
Vaatimusmukaisuusprofiilit tekevät yhteenvedon tietyistä suostumusasetuksista ja paketoivat ne. Järjestelmässä on aina vähintään yksi vaatimustenmukaisuusprofiili. Customer Insights - Journeysin vaatimusmukaisuusprofiilit on linkitetty määrityskeskukseen; se on mukautettava lomake, jossa suostumusasetuksia voidaan muuttaa. Organisaatio voi määrittää vaatimustenmukaisuusprofiilien avulla suostumusasetukset käyttämällä tarkoituksia. Yhdessä vaatimustenmukaisuusprofiilissa voi olla erilaisia suostumustarkoituksia, ja nämä tarkoitukset ilmaisevat syyn, jonka vuoksi suostumus kerätään. Yleensä tämä syy on kaupallinen, tapahtuma tai seuranta. Ne luodaan oletusarvoisesti uuden vaatimustenmukaisuusprofiilin luonnin yhteydessä.
Jos tarkoituksena on tapahtuma tai kaupallinen, myös aiheet voidaan määrittää. Viestintäasetuksia voidaan tarkentaa entisestään aiheiden avulla. Kuhunkin kaupalliseen tarkoitukseen voidaan lisätä yleisiä aiheita, kuten Uutiskirje tai Päivittäiset tarjoukset. Aiheita voidaan pitää tilausluetteloiden seuraajana.
Seuraavassa kuvassa näkyy näiden entiteettien yhteys.
Organisaatiolla voi olla useita vaatimustenmukaisuusprofiileja esimerkiksi siten, että kullakin tytäryhtiöllä tai kussakin maassa on oma profiili ja niistä jokaisella on erilaisen suostumuksen tarkoitus.
Skenaariot
Nyt suostumusten ja tuotteen sisäisten ominaisuuksien eroja on käsitelty, voidaan tarkastella joitakin skenaariota ja vaatimustenmukaisuusasetusten käyttötapoja.
Suostumuksen siirtäminen lähtevästä markkinoinnista
Reaaliaikainen markkinointi tallentaa yhteyspisteen suostumustiedot suostumuskeskukseen, joka on käytettävissä sivustokartan valikkokohteena. Suostumusasetukset siirretään lähtevästä markkinoinnista käyttämällä Lataa suostumus -painiketta, joka käynnistää suostumusasetusten kopioinnin Customer Insights - Journeys -suostumuskeskukseen. Edellä mainittujen Customer Insights - Journeysin parannettujen asetusten avulla lähtevän markkinoinnin suostumustiedot voidaan kopioida tiettyyn suostumusprofiiliin. Lisäksi voidaan määrittää, mitkä kaupallisen tarkoituksen ja tapahtuman tarkoituksen tiedot kopioidaan. Jos kyse on kaupallisesta tarkoituksesta, voidaan määrittää valinnaisesti myös aihe, jonka suostumus tallennetaan. Tuloksena on aihe-tyyppinen yhteyspisteen suostumustietue, jota voidaan mahdollisesti käyttää tilausluettelon siirtämiseen Customer Insights - Journeys -aiheeseen.
Sitä voidaan käyttää seuraavissa menettelyissä:
- Yhteyshenkilön suostumuksen kopiointi tiettyyn tarkoitukseen tai tarkoituksen aiheeseen.
- Liidin suostumuksen kopiointi tiettyyn tarkoitukseen tai tarkoituksen aiheeseen.
- Tilausluettelon suostumustietojen kopiointi tarkoitukseen tai tarkoituksen aiheeseen.
Seuraavassa kuvassa on näkyvissä eri asetukset:
Lataa suostumus lataa tiedot yhteyshenkilön ja liidin suostumuksen DoNotBulkEmail- ja DoNotEmail-määritteistä. Tätä toimintoa on käytettävä, kun yhteyspisteen suostumuskeskus täytetään sen vuoksi, että Customer Insights - Journeys käyttää näitä asetuksia. Toimintoa voi käyttää myös useita kertoja, jos esimerkiksi useita toimintoluetteloita on siirrettävä eri aiheisiin Customer Insights - Journeysissa. Katso myös: Suostumustietojen lisääminen Customer Insights - Journeysiin
Kun tilausluettelot on siirretty edellä kuvatulla tavalla, voit luoda segmenttejä suostumuskeskuksessa tallennettujen aiheiden ja tarkoitusten suostumusten ja kieltäytymisten perusteella. Tämä mahdollistaa kohdeluettelon luomisen asiakkaista, jotka ovat antaneet suostumuksensa tiettyyn aiheeseen, samalla tavalla kuin lähtevä markkinointi tukee tilausluetteloita.
Aihe- ja tarkoitusperäisten segmenttien luonnissa on tärkeää ottaa huomioon, että segmentissä käytettävissä olevat perusteet ovat lähetetään ja ei lähetetä. Tässä otetaan huomioon suostumus-/hylkäystietueen olemassaolon lisäksi myös aiheen toteutusmalli (rajoittava, ei-rajoittava tai pois käytöstä). Jos aihe esimerkiksi on määritetty ei-rajoittavassa mallissa, ja sitä on sitten käytetty segmentin luomisessa, tuloksena oleva yhteyshenkilöiden luetteloon kuuluisivat kaikki, jotka todella saavat viestin, eli kaikki käytettävissä olevat suostumuksensa antaneen tai aiheen hylkäämättä jättäneet yhteyshenkilöt. Jos malli taas on ollut rajoittava, segmentti sisältää vain nimenomaisesti suostumuksensa antaneet yhteyshenkilöt.
Koska yhteyspisteen suostumustiedot päivitetään vain määrityskeskuksia käytettäessä, suostumuksen päivittäviä lähtevän markkinoinnin lomakkeita ja sivuja ei kannata käyttää sen jälkeen, kun siirto on tehty.
Kaksinkertaisen suostumuksen ja Customer Insights - Journeysin samanaikaiseen toteuttamiseen tarvitaan yhteyshenkilötason suostumus
Kuten edellä mainittiin, kaksinkertainen suostumus on mahdollista tällä hetkellä vain lähtevän markkinoinnin kautta. Myöhemmässä vaiheessa toiminto otetaan käyttöön myös Customer Insights - Journeysissa. Mahdollisuuksien mukaan kannattaa odottaa, että toiminto on saatavana suoraan Customer Insights - Journeysissa. Jos se ei ole mahdollista, kaksinkertainen suostumus voidaan määrittää lähtevässä markkinoinnissa ja kyseisiä asetuksia voidaan sitten käyttää Customer Insights - Journeysissa. Tässä skenaariossa on tärkeää ymmärtää, miten moduulit toimivat yhdessä:
- Lomakkeet ja kaksinkertainen suostumus on määritettävä lähtevässä markkinoinnissa.
- Jos kaksinkertainen suostumus otetaan käyttöön lähtevän markkinoinnin lomakkeessa, yksikään luotava yhteyshenkilö ei ole järjestelmässä, ennen kuin lomakkeen täyttämisen käynnistämässä vahvistussähköpostiviestissä olevaa linkkiä on napsautettu.
- Niinpä voidaankin luottaa siihen, että yhteyshenkilö on antanut kaksinkertaisen suostumuksen, jos heidät luodaan kaksinkertaista suostumusta edellyttävästä lomakkeesta.
- He voivat tilata lomakkeen osana erilaisia tilausluetteloita tai sitten vain määrittää DoNotBulkEmail- ja DoNotEmail-kenttien arvoksi 0 (tarkoittaa Salli) sen mukaan, ovatko tilausluettelot asiakkaalla käytössä.
- Jos tilausluettelot ovat käytössä ja asiakas päättää hyväksyä lisää tilausluetteloita tilausten hallintakeskuksessa ja jos Yleinen kaksinkertainen suostumus on otettu käyttöön, muutokset, jolla asiakas liittyy uuteen tilausluetteloon, käynnistävät vahvistussähköpostiviestin.
- Reaaliaikainen markkinointi noudattaa yhteyshenkilön DoNotBulkEmail- ja DoNotEmail-kenttiä.
- Jos asiakas peruu tilauksen, jolla on luotu siirtymän segmentti Customer Insights - Journeysissa, asiakas ei saa siirtymästä viestejä.
Kummankin moduulin (lähtevien ja reaaliaikainen) samanaikaisen käyttö on tilapäisratkaisu, jota voi käyttää siihen saakka, että kaksinkertainen suostumus on saatavana Customer Insights - Journeysissa. Joissakin tilanteissa kaksinkertaista suostumusta edellytetään vain ensimmäisellä kerralla. Siinäkin tapauksessa määritykset tehdään edellä kuvatulla tavalla. Myös Customer Insights - Journeysin ominaisuuksien, kuten tarkoitusten ja aiheiden, käyttö on mahdollista. Lisäksi voidaan käyttää Customer Insights - Journeysin määrityskeskusta, jossa asiakkaat voivat hyväksyä uusia aiheita. Siinä tapauksessa vastaava Customer Insights - Journeysin sähköpostiviesti ei edellytä toista (kaksinkertaista) suostumusta.
Customer Insights - Journeysin ja liidin suostumuksen käyttäminen yhteyspistetason suostumuksen hallintaan
Tässä skenaariossa Customer Insights - Journeysin vaatimustenmukaisuusasetuksia on käytettävä, sillä yhteyspistetason hyväksyntä ei ole saatavana lähtevässä markkinoinnissa. Myöskään liidien suostumuksen hallinta ei ole mahdollista lähtevässä markkinoinnissa. Suostumusta on käsiteltävä tarkoitusten ja aiheiden avulla. Lisätietoja tarvittavien artefaktien luontiprosessista: Sähköposti- ja tekstiviestien suostumuksen hallinta Customer Insights - Journeysissa. Kun suostumus on saatavana Customer Insights - Journeysissa ja liidit voivat muuttaa suostumustaan määrityskeskuksessa, lähtevän markkinoinnin artefakteja, kuten lomakkeita, ei kannata enää käyttää.
Useita brändejä ja aiheeseen perustuva suostumus
Tässä skenaariossa asiakkaalla on useita brändejä, joista kunkin on siepattava suostumusta omia tarkoituksia varten. Lisäksi kuhunkin halutaan omat aiheet, jotka kuluttavat voivat hyväksyä tai hylätä. Tämä voidaan toteuttaa luomalla useita vaatimustenmukaisuusprofiileja siten, että kullakin brändillä on oma profiili. Kukin brändi voi määrittää omassa vaatimustenmukaisuusprofiilissa viestintään soveltuvat aiheet. Kun aiheet on määritetty, ne voidaan lisätä brändin määrityskeskukseen, jossa asiakkaat voivat hyväksyä tai hylätä alueet kiinnostuksen mukaan.
Useissa maissa ja/tai useilla alueilla toimimiseen tarvitaan määrityskeskuksia useilla kielillä
Tämä muistuttaa useiden brändien skenaariota, mutta tässä skenaariossa yritys käyttää jäsentämiseen useita maantieteellisiä toiminta-alueita eikä käytettyjä brändejä. Myös tämä voidaan toteuttaa käyttämällä useita kullekin maalle luotuja vaatimustenmukaisuusprofiileja. Määrityksen jälkeen kullakin vaatimustenmukaisuusprofiililla on omat määrityskeskussivu, jossa suostumus on kirjoitettu soveltuvalla kielellä ja jossa viitataan soveltuvaan tukimateriaaliin.