Jaa

Jaetun postilaatikon luominen

  • Artikkeli

Huomautus

Jos organisaatiosi käyttää Exchange-yhdistelmäympäristöä, käytä paikallista Exchange-hallintakeskusta jaettujen postilaatikoiden luomiseen ja hallintaan. Katso Jaettujen postilaatikoiden luominen Exchange-hallintakeskuksessa

Jos et ole varma, pitäisikö sinun luoda jaettu postilaatikko vai Microsoft 365 -ryhmä Outlookille, katso lisätietoja artikkelista Ryhmien vertaaminen . Jaettua postilaatikkoa ei voi siirtää Microsoft 365 -ryhmään.

Luo jaettuja postilaatikoita, jotta ryhmä henkilöitä voi valvoa ja lähettää sähköpostia yleisistä sähköpostiosoitteista, kuten info@contoso.com. Kun ryhmään kuuluva henkilö vastaa jaettuun sähköpostiin lähetettyyn viestiin, sähköpostin lähettäjäksi tulee jaettu postilaatikko eikä yksittäinen käyttäjä.

Jaettuihin postilaatikkoihin sisältyy jaettu kalenteri. Tiimisi voi käyttää jaettua kalenteria paikkana, johon kaikki voivat kirjoittaa tapaamisensa. Jos sinulla on esimerkiksi kolme asiakaskäyntiä käyvä henkilö, kaikki voivat käyttää jaettua kalenteria asiakkaan vierailutietojen syöttämistä varten.

Ennen kuin luot jaetun postilaatikon, lue lisätietoja artikkelista Tietoja jaetuista postilaatikoista .

Vihje

Jos tarvitset apua tämän ohjeaiheen vaiheissa, harkitse työskentelemistä Microsoftin pienyritysasiantuntijan kanssa. Business Assistin avulla sinä ja työntekijäsi voitte käyttää pienyritysten asiantuntijoita ympäri vuorokauden, kun kasvatat liiketoimintaasi, käyttöönotosta päivittäiseen käyttöön.

Jaetun postilaatikon luominen ja jäsenten lisääminen

  1. Kirjaudu sisään Exchange-järjestelmänvalvojan roolissa. Jos näyttöön tulee sanoma "Sinulla ei ole oikeuksia käyttää tätä sivua tai suorittaa tätä toimintoa", et ole järjestelmänvalvoja.
  1. Siirry hallintakeskuksessa Teams-& Ryhmät>Jaetut postilaatikot -sivulle. Valitse Näytä kaikki vasemmassa siirtymisruudussa, jos et näe Teams-& Ryhmät.
  1. Siirry hallintakeskuksessaTeams-& Ryhmät>Jaetut postilaatikot -sivulle.

  1. Valitse Jaetut postilaatikot -sivulla + Lisää jaettu postilaatikko. Kirjoita jaetun postilaatikon nimi. Tämä valitsee sähköpostiosoitteen, mutta voit muokata sitä tarvittaessa.

  2. Valitse sitten Tallenna muutokset. Voi kestää hetken, ennen kuin voit lisätä jäseniä.

  3. Valitse Seuraavat vaiheet -kohdasta Lisää jäseniä tähän postilaatikkoon. Jäsenet voivat tarkastella tähän jaettuun postilaatikkoon saapuvia viestejä ja siitä lähteviä vastauksia.

  4. Valitse Lisää jäseniä -painike. Valitse henkilöt, joille haluat käyttää tätä jaettua postilaatikkoa, ja valitse sitten Lisää. ja sulje.

Sinulla on jaettu postilaatikko, joka sisältää jaetun kalenterin. Siirry seuraavaan vaiheeseen: Estä jaetun postilaatikon tilin sisäänkirjautuminen.

Mitkä käyttöoikeudet kannattaa valita?

Voit käyttää jaettuun postilaatikkoon seuraavia käyttöoikeuksia:

  • Täydet käyttöoikeudet: Täydet käyttöoikeudet antavat käyttäjän avata jaetun postilaatikon ja toimia kyseisen postilaatikon omistajana. Kun käyttäjä on muodostanut yhteyden jaettuun postilaatikkoon, hän voi luoda kalenterikohteita, lukea, tarkastella, poistaa ja muuttaa sähköpostiviestejä sekä luoda tehtäviä ja kalenterin yhteystietoja. Käyttäjä, jolla on täydet käyttöoikeudet, ei voi kuitenkaan lähettää sähköpostia jaetusta postilaatikosta, jos hänellä ei ole Lähetä muodossa- tai Lähetä puolesta -käyttöoikeuksia.

  • Lähetä nimellä: Lähetä nimellä -käyttöoikeuden avulla käyttäjä voi tekeytyä jaetuksi postilaatikoksi sähköpostiviestiä lähetettäessä. Jos esimerkiksi Katerina kirjautuu jaetun postilaatikon markkinointiosastolle ja lähettää sähköpostiviestin, se näyttää samalta kuin markkinointiosasto olisi lähettänyt sähköpostiviestin.

  • Lähetä puolesta: Lähetä puolesta -käyttöoikeuden avulla käyttäjä voi lähettää sähköpostia jaetun postilaatikon puolesta. Jos Esimerkiksi Jaakobi kirjautuu jaetun postilaatikon vastaanottorakennuksiin 32 ja lähettää sähköpostiviestin, näyttää siltä, että sähköpostin on lähettänyt "Jaakos vastaanottorakennuksen 32 puolesta". Et voi käyttää EAC:ta Lähetä puolesta -käyttöoikeuksien myöntämiseen. Sinun on käytettävä Set-Mailbox cmdlet-komentoaGrantSendonBehalf-parametrin kanssa.

Huomautus

Lähetä nimellä- ja Lähetä puolesta -oikeudet eivät toimi Outlook-työpöytäsovelluksessa, kun postilaatikon parametrin HiddenFromAddressListsEnabled arvo on Tosi, koska ne edellyttävät, että postilaatikko näkyy Outlookissa yleisen osoiteluettelon kautta.

Jaetun postilaatikon delegoinnin muokkaaminen EAC:n avulla

  1. Valitse Exchange-hallintakeskuksessaVastaanottajat-postilaatikot>. Valitse jaettu postilaatikko ja valitse sitten Muokkaamuokkausta -kuvake..

  2. Valitse Postilaatikon käyttöoikeudet -kohdassa Postilaatikon delegoinnin hallinta.

  3. Jos haluat myöntää tai poistaa täydet käyttöoikeudet ja Lähetä nimellä -oikeudet, valitse Lisäälisää kuvake. Tai Poistapoista -kuvake ja valitse sitten käyttäjät, joille haluat myöntää käyttöoikeudet.

    Huomautus

    Jos käyttäjällä on täydet käyttöoikeudet, hän voi avata postilaatikon sekä luoda ja muokata siinä olevia kohteita. Lähetä muodossa -käyttöoikeuksien avulla muut kuin postilaatikon omistajat voivat lähettää sähköposteja jaetusta postilaatikosta. Jotta jaettu postilaatikko toimii oikein, molemmat käyttöoikeudet tarvitaan.

  4. Tallenna muutokset valitsemalla Tallenna.

Jaetun postilaatikon tilin sisäänkirjautumisen estäminen

Jokaisella jaetulla postilaatikolla on vastaava käyttäjätili. Huomaatko, että sinua ei pyydetty antamaan salasanaa, kun loit jaetun postilaatikon? Tilillä on salasana, mutta se on järjestelmän luoma (tuntematon). Sinun ei ole tarkoitus käyttää tiliä jaettuun postilaatikkoon kirjautumiseen.

Mutta entä jos järjestelmänvalvoja yksinkertaisesti palauttaa jaetun postilaatikon käyttäjätilin salasanan? Tai entä jos hyökkääjä pääsee käyttämään jaetun postilaatikon tilin tunnistetietoja? Näin käyttäjätili voi kirjautua jaettuun postilaatikkoon ja lähettää sähköpostia. Jos haluat estää tämän, sinun on estettävä jaettuun postilaatikkoon liittyvän tilin sisäänkirjautuminen.

  1. Siirry hallintakeskuksessa Käyttäjät aktiiviset>käyttäjät -sivulle.
  1. Siirry hallintakeskuksessa Käyttäjät aktiiviset>käyttäjät -sivulle.

  1. Etsi käyttäjätililuettelosta jaetun postilaatikon tili (voit esimerkiksi muuttaa suodattimen suodattimeksi Käyttäjät, joilla ei ole käyttöoikeutta).

  2. Avaa käyttäjän ominaisuudet -ruutu valitsemalla käyttäjä ja valitse sitten Estä sisäänkirjautuminen.

    Huomautus

    Jos tili on jo estetty, kirjautuminen estettynä näkyy yläreunassa ja kuvake lukee Poista käyttäjän esto.

  3. Valitse Estä sisäänkirjautuminen -sivulla Estä käyttäjää kirjautumasta sisään ja valitse sitten Tallenna muutokset.

Lisätietoja siitä, miten voit estää microsoft Graph PowerShellin (mukaan lukien useita tilejä samanaikaisesti) avulla, on artikkelissa Microsoft 365 -käyttäjätilien estäminen PowerShellin avulla.

Jaetun postilaatikon lisääminen Outlookiin

Jos automaattinen yhdistäminen on käytössä yrityksessäsi (oletusarvoisesti useimmilla käyttäjillä on), jaettu postilaatikko näkyy käyttäjän Outlook-sovelluksessa automaattisesti, kun Outlook suljetaan ja käynnistetään uudelleen.

Automaattinen määritys määritetään käyttäjän postilaatikkoon, ei jaettuun postilaatikkoon. Tämän vuoksi automaattinen määritys ei toimi, jos yrität hallita jaetun postilaatikon käyttöoikeuksia käyttöoikeusryhmän avulla. Siksi sinun on määritettävä käyttöoikeudet erikseen, jos haluat käyttää automaattista liittämistä. Automaattinen yhdistäminen on oletusarvoisesti käytössä. Lisätietoja sen poistamisesta käytöstä on kohdassa Jaetun postilaatikon automaattisen liittämisen poistaminen.

Lisätietoja jaetuista postilaatikoista Outlookissa on seuraavissa aiheissa:

Jaetun postilaatikon käyttäminen mobiililaitteessa (puhelin tai tabletti)

Voit käyttää jaettua postilaatikkoa mobiililaitteella kahdella tavalla:

Huomautus

Jaettua postilaatikkoa voi lisätä vain Outlook for iOS -sovellukseen tai Outlook for Android -mobiilisovellukseen

Jaetun kalenterin käyttö

Kun loit jaetun postilaatikon, loit automaattisesti jaetun kalenterin. Käytämme mieluummin jaetun postilaatikon kalenteria kuin SharePoint-kalenteria tapaamisten ja eri henkilöiden menojen seuraamiseen. Jaettu kalenteri on integroitu Outlookiin, ja sitä on paljon helpompi käyttää kuin SharePoint-kalenteria.

  1. Siirry Outlook-sovelluksessa kalenterinäkymään ja valitse jaettu postilaatikko.

  2. Kun kirjoitat kokouksia tai tapaamisia, kaikki, jotka ovat jaetun postilaatikon jäseniä, voivat nähdä ne.

  3. Kuka tahansa jaetun postilaatikon jäsen voi luoda, tarkastella ja hallita tapaamisia kalenterissa samalla tavalla kuin henkilökohtaisia tapaamisiaan. Kaikki, jotka ovat jaetun postilaatikon jäseniä, näkevät jaetun kalenterin muutokset.

Käyttöoikeuden poistaminen jaetusta postilaatikosta

Jaetut postilaatikot eivät yleensä edellytä käyttöoikeutta. Näiden ohjeiden avulla voit poistaa käyttöoikeuden jaetusta postilaatikosta niin, että voit joko määrittää sen käyttäjälle tai palauttaa käyttöoikeuden niin, että et maksa tarvitsemastasi käyttöoikeudesta.

Huomautus

Seuraavissa tilanteissa tarvitaan Exchange Online palvelupaketin 2 käyttöoikeus:

  • Jaetussa postilaatikossa on käytössä yli 50 Gigatavua tallennustilaa.
  • Jaettu postilaatikko käyttää paikallaan arkistointia.
  • Jaettu postilaatikko on asetettu riita-asioiden pitoon.

Katso vaiheittaiset ohjeet käyttöoikeuksien määrittämiseen kohdasta Käyttöoikeuksien määrittäminen käyttäjille.

Käyttöoikeuden poistaminen

  1. Siirry hallintakeskuksessa Käyttäjät aktiiviset>käyttäjät -sivulle.

    Huomautus

    Sinun on poistettava käyttöoikeus Aktiiviset käyttäjät -sivulta. Käyttöoikeutta ei voi poistaa jaetun postilaatikon sivulta, koska käyttöoikeudet ovat käyttäjäasetuksia.

  1. Siirry hallintakeskuksessa Käyttäjät aktiiviset>käyttäjät -sivulle.

    Huomautus

    Sinun on poistettava käyttöoikeus Aktiiviset käyttäjät -sivulta. Käyttöoikeutta ei voi poistaa jaetun postilaatikon sivulta, koska käyttöoikeudet ovat käyttäjäasetuksia.

  1. Valitse jaettu postilaatikko.

  2. Valitse Käyttöoikeudet ja sovellukset -välilehti, laajenna Käyttöoikeudet ja poista poistettavan käyttöoikeuden valintaruutu.

  3. Valitse sitten Tallenna muutokset.

  4. Kun palaat Aktiiviset käyttäjät -sivulle, jaetun postilaatikon tilaksi tulee Ei käyttöoikeutta.

  5. Maksat edelleen käyttöoikeudesta. Jos haluat lopettaa sen maksamisen, poista käyttöoikeus tilauksestasi.

Aiheeseen liittyvä sisältö

Tietoja jaetuista postilaatikoista (artikkeli)
Jaetun postilaatikon määrittäminen (artikkeli)
Käyttäjän postilaatikon muuntaminen jaetuksi postilaatikoksi (artikkeli)\