Tapaamisten, yhteystietojen ja tehtävien synkronointilogiikka

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten tapaamiset, yhteystiedot ja tehtävät synkronoidaan Dynamics 365 ja Exchangen välillä. Sähköposti synkronoidaan erikseen.

Tapaamiset, yhteystiedot ja tehtävät synkronoidaan oletusarvoisesti molemmilla tavoilla Dynamics 365:n ja Exchangen välillä. Palvelinpään synkronointi, jota kutsutaan myös Exchange-synkronoinniksi, on ensisijainen synkronointitapa. Synkronointi tapahtuu eri tavoin synkronoitavan kohteen ja synkronoinnin suunnan mukaan.

Synkronoinnin määritysvaatimukset

Ennen kuin voit synkronoida tapaamisia, yhteystietoja ja tehtäviä, Dynamics 365:n vastaavan postilaatikkotietueen on täytettävä seuraavat vaatimukset. On huomattava, että jonon postilaatikot eivät tue tapaamisen, yhteystiedon tai tehtävän synkronointia.

  • Käyttäjän sähköpostiosoite on hyväksytty.
  • Postilaatikko on testattu ja otettu käyttöön.
  • Tapaamiset, yhteystiedot ja tehtävät on määritetty käyttämään palvelinpään synkronointia.

Lisätietoja on kohdassa Yhdistäminen Exchange Online-tiedostoon ja Palvelimen puolen synkronointi.

Synkronointi Dynamics 365 Exchangeen

Kohteen synkronointi Exchangeen muodostaa linkin. Synkronointi on aina kaksisuuntainen. Muuttuminen toisella puolella heijastuu myös toiseen.

Tietoja synkronointisuodattimista

Synkronointisuodattimet määrittävät tietueet, jotka synkronoidaan Dynamics 365:stä Exchangeen palvelinpuolen synkronoinnilla. Synkronointisuodattimet huomioivat käyttäjän kunkin tietuetyypin suojausoikeudet.

Kun Dynamics 365 -tietue täyttää käyttäjän synkronoinnin suodatusehdot ensimmäistä kertaa, tietue synkronoidaan Luo-toimintona kohdekäyttäjän Exchange-postilaatikkoon. Dynamics 365 tietueen myöhemmät päivitykset synkronoidaan vastaavaan Exchange-kohteeseen Update -toimintona. Kun aiemmin Exchangeen synkronoitu Dynamics 365 tietue ei enää täytä käyttäjän synkronointisuodatusehtoja, Dynamics 365 tietue synkronoidaan Exchangeen Delete-toimintona. Näin voi käydä myös silloin, kun Dynamics 365 -tietueita poistetaan fyysisesti ja jos ne poistetaan loogisesti. Loogisesti poistettu tietue on mikä tahansa tietue, joka on edelleen Olemassa Dynamics 365:ssä, mutta jota käyttäjän synkronointisuodatin ei enää palauta. Lisätietoja fyysisistä ja loogisista poistoista Ohita loogisesti poistetut kohteet synkronoinnin aikana sisältää lisätietoja fyysisistä ja loogisista poistoista.

Jos haluat havainnollistaa näitä eri synkronointitoimintoja, kokeile seuraavaa skenaariota:

Paul Cannon ja Laura Norman on määritetty käyttämään valmiita Omien aktiivisten yhteystietojen synkronointisuodatinta, joka oletusarvoisesti synkronoi käyttäjän omistamat yhteystiedot. Paul omistaa alun perin yhteyshenkilö Linda Mitchellin , ja se synkronoidaan Paulin Postilaatikkoon Exchangessa luomisena Paulin ensimmäisen synkronointijakson aikana. Myöhemmin Paul määrittää uudelleen yhteysrivin Dynamics 365 Lauralle. Paulin seuraavan synkronointijakson aikana yhteystieto synkronoidaan Poista Paulin -postilaatikkoon, koska yhteyshenkilön rivi ei enää täytä Paavalin synkronointisuodatusehtoja. Samoin yhteyshenkilö synkronoidaan Lauran postilaatikkoon Luo-ominaisuudeksi Lauran seuraavan synkronointijakson aikana, kun tietue täyttää nyt Lauran synkronointisuodatinehdot. Dynamics 365 -yhteyshenkilön päivitykset synkronoidaan lauran Exchange-postilaatikkoon päivityksenä , kunhan Dynamics 365 -tietue täyttää lauran synkronointisuodatusehdot.

Lisätietoja on kohdassa Valitse tietueet, jotka synkronoidaan Customer Engagement -sovellusten ja Exchangen välillä.

Muistio

Dynamics 365:n luonti-, päivitys- ja poistotoiminnot sekä niihin liittyvät synkronointitoiminnot Exchangeen vaihtelevat tietuetyypin mukaan. Seuraavissa kunkin tietuetyypin osioissa on lisätietoja siitä, miten nämä toiminnot vaikuttavat Dynamics ja Exchangen väliseen synkronointiin.

Synkronointi Exchangesta Dynamics 365

Tapaamiset, yhteystiedot ja tehtävät synkronoidaan Exchangesta Dynamics 365 vain, kun seuraavat vaatimukset täyttyvät:

  • Kohde luotiin Outlook-sovelluksen Dynamics 365.
  • Kohde jäljitetään Dynamics 365 for Outlookissa Dynamics 365:ssä.
  • Tracked to Dynamics 365 category on käytössä Outlook tai toisessa sähköpostiohjelmassa, ei Outlook Dynamics 365.

Muistio

Palvelinpuolen synkronoi tapaamiset Tracked to Dynamics 365 luokassa, jos tapaaminen on Calendar-pääkansiossa tai sen alikansioissa. Kalenterin muiden kansioiden kohteita ei synkronoida.

Outlookin postilaatikon näyttökuva, joka näyttää tapaamiset, jotka voidaan synkronoida Kalenteri-pääkansiosta.

Kun nämä vaatimukset täyttyvät, palvelinpuolen synkronointi luo kohteen Dynamics 365 ja muodostaa linkin. Synkronointi on aina kaksisuuntainen. Toisella puolella tapahtuvat muutokset näkyvät myös toisella puolella.

Lisätietoja on seuraavissa artikkeleissa:

Tapaamisten synkronointi

Tapaamisten synkronointi Dynamics 365 ja Exchangen välillä riippuu synkronoinnin suunnasta ja tapaamisen ominaisuuksista.

Tapaamisen järjestäjä

Tapaamisen järjestäjä on tapaamisen synkronoinnin tärkein kenttä. Synkronointitapa määräytyy sen perusteella. Esimerkiksi vain Dynamics 365 tapaamisen järjestäjä voi synkronoida ja jakaa tapaamisia Dynamics 365 Exchange-osallistujille. Kun luot tapaamisia mukautuksilla, kuten Power Automate tai mukautetulla koodilla, varmista, että järjestäjä on määritetty oikein. Järjestäjäkenttä ei näy oletusarvoisesti tapaamisen lomakkeella. Se voidaan lisätä tarvittaessa lomakkeisiin, näkymiin tai erikoishakukyselyihin vahvistamaan, että oikea arvo on annettu.

Jos tapaamisen järjestäjää muutetaan Dynamics 365:ssä sen jälkeen, kun se on synkronoitu Exchangeen, alkuperäinen järjestäjä saattaa peruuttaa sen. Näin voi käydä, koska tapaaminen ei enää täytä käyttäjän synkronointisuodattimien ehtoja. Lisäksi uusi järjestäjä saattaa synkronoida tapaamisen uutena kokouksena Exchangessa. Edelliseltä järjestäjältä peruutuksen lähettämisen toimintatapaa voi muuttaa käyttämällä OrgDBOrgSetting-asetusta DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync.

Muistio

Dynamics 365:ssä luotu tapaaminen näkyy JÄRJESTELMÄN luomana, jos seuraavat ehdot täyttyvät:

  • Tapaamista seurannut käyttäjä ei ole järjestäjä
  • OrgDBOrgSetting, jonka nimi on DisableImplicitSharingOfCommunicationActivities, on määritetty oletusarvoon False.

Jos Outlook-kokouksen järjestäjä on Dynamics 365 -käyttäjä, omistaja on järjestäjä. Jos järjestäjä ei ole Dynamics 365-käyttäjä, omistaja on käyttäjä, joka jäljitti sen.

Tapaamisten synkronointi Dynamics 365 Exchangeen

  • Mapping: Tapaamiset Dynamics 365 synkronoidaan Exchangeen kokouksissa.

  • Appointment status: Jos Dynamics 365 tapaamisen tila on Completed, Canceled tai Free (Open) tapaamisen tila synkronoidaan Exchangeen nimellä Free. Jos Dynamics 365 tapaamisen tila on Busy (Scheduled), tapaaminen synkronoidaan Exchangeen nimellä Busy.

  • Muistutus: Tapaamiselle ei määritetä muistutusta, jos se on yli seitsemän päivää menneisyydessä tai tapaamisen tila on Vapaa (Avoin).

  • Kutsut: Kutsua ei lähetetä seuraavissa tilanteissa:

    • Tapaaminen on menneisyydessä.
    • Osallistujia ei ole kutsuttu.
    • Tapaamisen synkronoiva käyttäjä ei ole järjestäjä.
    • Mitään seuraavista ominaisuuksista ei ole muuttunut: aihe, teksti, sijainti, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, järjestäjä, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.

Muistio

Järjestelmä ei tarkista Exchangen aikatauluristiriitoja ennen tapaamisten synkronointia Dynamics 365:stä. Voit hallita tapaamisvarauksia keskitetysti Dynamics 365 :n ajoitustyökaluilla ristiriitojen välttämiseksi.

Peruutetun ja poistetun tapaamisen synkronointi Dynamics 365 Exchangeen

Exchange lähettää tapaamisen peruutuksen osallistujille, kun tapaaminen poistetaan järjestäjän postilaatikossa.

Jos tapaaminen poistetaan Dynamics 365 yhteydessä, peruuttamista ei lähetetä, jos:

  • Tapaaminen on menneisyydessä.
  • Tapaamisen synkronoiva käyttäjä ei ole tapaamisen järjestäjä.
  • Tapaamisessa ei ole osallistujia.

oletusarvoisesti Dynamics 365 peruutetut tapaamiset eivät synkronoidu Exchangeen Perustettuna. Tämän toiminnan voi muuttaa ottamalla SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange käyttöön OrgDbOrgSettings-asetuksessa. Kun tämä asetus on käytössä, tapaamisen peruuttaminen Dynamics 365 peruuttaa Exchangessa pidetyn kokouksen, joka lähettää peruutuksen osallistujille.

Kun tapaaminen poistetaan Dynamics 365 ja synkronoidaan Exchangen kanssa, tapaaminen poistetaan Exchangessa vain, jos kaikki seuraavat ehdot täyttyvät:

  • Tapaaminen on linkitetty.
  • Synkronoiva käyttäjä on tapaamisen järjestäjä.
  • Nimitys on tulevaisuudessa.
  • Tapaamista ei ole poistettu loogisesti.

Jos kaikki edellä mainitut ehdot eivät toteudu, tapaaminen jää Exchangeen, mutta sitä ei ole linkitetty.

Kun seuraat toistuvaa kokousta, Dynamics 365 ei lähetä uusia kutsuja osallistujille, jos:

  • Sarjan kaikki esiintymät ovat edelleen olemassa Outlook ja Exchangessa.
  • Osallistujia ei ole lisätty tai poistettu.

Jos järjestäjä on poistanut sarjan aiemmat esiintymät, Dynamics 365 näkee ne puuttuvan Exchange-palvelusta. Se luo ne uudelleen ja lähettää osallistujille uuden kutsun.

Tapaamisten synkronointi Exchangesta Dynamics 365

  • Mapping: Exchangen kokoukset synkronoidaan Dynamics 365 tapaamisiksi. Toistuvat tapahtumat synkronoidaan Dynamics 365:ssä toistuvina pääasiallisina tapaamisina ja niiden esiintymisinä. Jos toistuvan kokouksen yksittäisiä esiintymiä muokataan Exchangessa, ne synkronoidaan Dynamics 365 poikkeustapaamistietueina.

  • Appointment-tila ja Vapaa/Varattu-tila: Jos Exchangen tapaamisen tila on Free, tapaamistila synkronoituu Dynamics 365 muotoon Free. Jos tila on Ready tai Canceled Dynamics 365:ssä, tapaamisen tila Dynamics 365:ssä asetetaan Completed. Jos Dynamics 365 tila on Open, tapaamisen tilaksi on määritetty Free. Jos Exchange-tapaamisen Free/Busy tilaksi on määritetty Working muualla, Dynamics 365 tapaamisen tilaksi on määritetty Open ja tila on Free. Jos Exchange-tapaamisen tila on Varattu, Dynamics 365 -tapaamisen arvoksi asetetaan Varattu (ajoitettu).

  • Tapaamiset, joissa on Valmis- tai Peruutettu-tila Dynamics 365:ssä: Jos Dynamics 365:n tapaamistila on valmis tai peruutettu, Exchange-kokoukseen tehdyt muutokset eivät synkronoidu Dynamics 365:een.

  • Appointment-varaus ja konfliktinhallinta: Kun tapaamista seurataan Dynamics 365, palvelinpuolen synkronointi käyttää varauksen ohjelmointirajapintaa varmistaakseen, että osallistujat ovat käytettävissä määritettyyn aikaan. Jos esimerkiksi järjestäjän kalenterissa Dynamics 365 on toinen tapaaminen samaan aikaan, varaus epäonnistuu eikä tapaamista synkronoida. Käyttäjä voi käsitellä aikataulutuksen ristiriidan, valita sen ohittamisen ja antaa tapaamisen synkronoitua kaikesta huolimatta. Booking from Dynamics 365 in Outlook estää automaattisesti aikatauluristiriidan. Lisätietoja on kohdassa Aikatauluristiriita, kun tapaamista [tapaamisen aihe] tallennetaan Exchangesta Microsoft Dynamics 365:een.

Peruutetun ja poistetun tapaamisen synkronointi Exchangesta Dynamics 365

Kun seurattu tapaaminen tai poikkeustapaaminen poistetaan Exchangessa, tapaamista ei poisteta Dynamics 365 synkronoinnin aikana, jos:

  • Tilana on Valmis tai Peruutettu.
  • Tapaaminen on menneisyydessä.
  • Tapaamisen synkronoiva käyttäjä ei ole tapaamisen järjestäjä.

(Poikkeustapaaminen on toistuvan tapaamisen erikoisesiintymä, jota on muokattu erikseen.)

Palvelutapaamisen synkronointi

  • Mapping: Palvelutapaamiset Dynamics 365 synkronoidaan Exchangeen kokouksissa.

  • Kutsut ja peruutukset: palvelutapaamisiin ei koskaan lähetetä kutsuja ja peruutuksia.

  • Kopiot: Käyttäjät saavat synkronoinnin aikana oman palvelutapaamisen kopion postilaatikkoon. Palvelutapaamisille ei ole keskitettyä järjestäjää.

Yhteystietojen synkronointi

  • Mapping: Yhteystiedot Dynamics 365:ssä synkronoidaan Exchangeen yhteyshenkilöinä.

  • Osoitteen synkronointi: lisätietoja on kohdassa Yhteyshenkilöiden osoitteen synkronointi.

  • Poistetut yhteyshenkilöt:

    • Dynamics 365 poistetut yhteystiedot poistetaan Exchangessa vain, jos synkronoiva käyttäjä ei ole yhteyshenkilön omistaja.
    • Exchangessa poistetut yhteystiedot poistetaan Dynamics 365 vain, jos synkronoiva käyttäjä on yhteyshenkilön omistaja.

Tehtävien synkronointi

Tehtävien synkronointi Dynamics 365 ja Exchangen välillä riippuu synkronoinnin suunnasta ja tehtävän ominaisuuksista.

Tehtävien synkronointi Dynamics 365 Exchangeen

  • Mapping: Faksit, kirjeet, puhelut ja tehtävät synkronoidaan Dynamics 365:stä Exchangeen tehtävinä.

  • Reminder: Jos tehtävän määräpäivä on yli päivä sitten ja tehtävän tila Dynamics 365 on Open tai Scheduled, muistutus määritetään synkronoinnin aikana.

  • Eräpäivä: Tehtävän ajoitettu päättymispäivä Dynamics 365 synkronoidaan Exchangeen tehtävän määräpäivänä.

  • Tehtävän tila: jos valmistumisprosenttia ei ole määritetty:

    • avoin tehtävä synkronoituu Exchangeen ei aloitettuna
    • valmis tai peruutettu tehtävä synkronoituu Exchangeen valmiina.

  • Valmistumispäivä: tehtävän toteutunut päättymispäivä synkronoituu Exchangeen tehtävän valmistumispäivänä.

  • Oletetut tehtävät: Dynamics 365 poistetut tehtävät poistetaan Exchangessa vain, jos niiden Exchange-tila ei ole Completed.

  • Tehtävien automaattinen täydennys: Tehtävät, jotka on merkitty valmiiksi Dynamics 365:ssä, ovat saaneet arvon actualEnd kentässä. Jos tehtävän actualEnd-kenttä on täytetty ja päivämäärä on mennyt, tehtävä synkronoituu automaattisesti Exchangeen valmiina. Jos tehtävä aktivoidaan uudelleen mukauttamisen avulla, actualEnd-päivämäärä on muistettava tyhjentää, sillä muutoin palvelinpään synkronoitu muuttaa sen automaattisesti valmiiksi.

Tehtävien synkronointi Exchangesta Dynamics 365

  • Mapping: Exchangen tehtävät synkronoidaan tehtävien Dynamics 365.

  • Tehtävän tila: Tehtävät, joita ei ole käynnistetty Exchangessa, synkronoidaan Dynamics 365 nimellä Not Started.

  • Tehtävän todellinen alku: Kun Exchangessa luotu tehtävä synkronoidaan Dynamics 365: sen actualStart -kentän arvoksi asetetaan nykyinen aikaleima.

  • Jätetyt tehtävät: Oletusarvoisesti myös Exchangessa poistetut faksit, kirjaimet, puhelut ja tehtävät poistetaan Dynamics 365. Tätä käyttäytymistä voi muuttaa valitsemalla OrgDbOrgSetting-asetusta SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange.

  • Percent Complete: Tehtävät, jotka on asetettu 100% valmiiksi, synkronoidaan Dynamics 365:een tilana Completed.

Synkronoinnin lisäasetukset

Loogisesti poistettujen kohteiden ohittaminen synkronoinnin aikana

Jos kohde ei enää vastaa synkronointisuodattimia, syy on yleensä jompikumpi seuraavista:

  • Sen tietuetta ei enää ole Dynamics 365 koska se on poistettu fyysisesti.
  • Sen tietue on yhä olemassa Dynamics 365:ssä, mutta siihen ei enää pääse käsiksi. Joko käyttäjä, joka on liitetty postilaatikkoon, on menettänyt kohteen käyttöoikeuden, tai kohteen ominaisuudet ovat muuttuneet eivätkä enää vastaa synkronointisuodattimia. Tätä ehtoa kutsutaan loogiseksi poistoksi.

Palvelinpään synkronointi lähettää oletusarvoisesti poistotoiminnon Exchangeen molemmissa tapauksissa. Tätä toimintaa voi muuttaa ja loogiset poistot ohittaa ottamalla DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync käyttöön OrgDbOrgSettings-asetuksessa.

Lisätietoja synkronointisuodattimista:

Kopioitujen kohteiden salliminen

Jos jokin linkitetty kohde kopioidaan Exchangessa, palvelinpään synkronointi ohittaa kopiointitoiminnon oletusarvoisesti. Näin vältetään tietojen kaksoiskappaleiden luominen Dynamics 365. Tämän toiminnan voi muuttaa ja kohteiden kaksoiskappaleet voidaan tuoda Exchangesta poistamalla IgnoreCopiedItemsInSSSForMailbox käytöstä OrgDbOrgSettings-asetuksessa.

Tapaamisen liitteiden, yhteystietojen osoitteiden ja tehtävien synkronointi Outlook

Seuraavat osiot koskevat synkronointia, joka tehdään Dynamics 365 kautta Outlook tai palvelinpuolen synkronointia varten. Lisätietoja on kohdassa Sähköpostijärjestelmän integrointi.

Näyttökuva Dynamics 365 for Outlookin Järjestelmäasetukset-synkronointi-välilehdestä.

Tapaamisen liitteiden synkronointi

Käyttäjät voivat liittää tiedostoja, kuvia, tallenteita ja muita tiedostoja tapaamisiin, joita he luovat Dynamics 365 tai Outlook -Dynamics 365. Liitteitä ei oletusarvoisesti synkronoida tapaamisia synkronoitaessa. Heidän sisällyttämiseksi:

  1. Siirry Outlook Dynamics 365 kohtaan Settings>Hallinta>System Settings.
  2. Valitse Synchronization -välilehdessä Synchronize appointment attachments with Outlook or Exchange.
Liitteiden synkronoinnissa huomioon otettavia seikkoja
  • Jos poistat liitesynkronoinnin käytöstä, liitteet eivät näy tapaamisissa Dynamics 365. He näkyvät edelleen Outlook Dynamics 365 tapaamisissa.
  • Toistuvien tapaamisten ja palvelutapaamisten liitteitä ei voi synkronoida.
  • Liitteet voivat pidentää synkronointiaikoja. Liitteitä kannattaa käyttää harkiten, jos verkkoyhteys on hidas.

Yhteyshenkilöiden osoitteiden synkronointi

Valitse Synchronization -välilehdessä Dynamics 365 for Outlook jokin seuraavista vaihtoehdoista, jos haluat valita, miten yhteystietojen osoitteet synkronoidaan:

  • Synchronize mailing address only in Outlook contact: Dynamics 365 ja Outlook välillä synkronoidaan yksi postiosoite. Tämä oletusasetus on riittävä useimmissa organisaatioissa.

  • Synchronize kaikki kolme osoitetta (Business, Home, Other) Outlook contact: Kaikki kolme Outlook -postiosoitetta (Business, Home ja Other) on synkronoitu Dynamics 365 ja Outlook välillä.

Varoitus

Jos tietoja on jo olemassa, asetuksen muuttaminen synkronoimaan kaikki kolme osoitetta voi aiheuttaa tietojen menetyksiä. Kun tämä asetus otetaan käyttöön, aiemmin seurattujen yhteystietojen määritteet yhdistetään uudelleen. Tätä vaihtoehtoa kannattaakin testata ennen käyttöönottoa, sillä näin saadaan selville, miten uudelleenyhdistäminen vaikuttaa ympäristöön ja tietoihin. Useimmissa tapauksissa täydelliset tiedot pitäisi olla toisella puolella (yleensä Dynamics 365) ja synkronoida ne toiselle puolelle (tavallisesti Outlook tai Exchange).

Lisätietoja on kohdassa Mikä kentät voidaan synkronoida Dynamics 365 sovellusten ja Outlook?

Outlook määritettyjen tehtävien synkronointi

Outlook Dynamics 365 luodut tehtävät eivät oletusarvoisesti synkronoidu Dynamics 365 kanssa. Jos haluat synkronoida ne, valitse Outlook Synchronization -välilehti Outlook-Dynamics 365:ssä Synchronize-tehtävät, jotka on määritetty Outlook .

Tehtävien synkronoinnissa huomioon otettavia seikkoja
  • Toistuvia tehtäviä ei voi synkronoida.
  • Tehtävän määrittävän henkilön ja henkilön, jolle tehtävä delegoidaan, on oltava samassa organisaatiossa.
  • Tehtäviä ei voi synkronoida useisiin sähköpostiosoitteisiin.

Myös katso

  • Last updated on