Utilisation de feuilles de temps
Cet article décrit comment utiliser des feuilles de temps pour suivre les indisponibilités et pour suivre le temps et les ressources consacrés à un projet. Le suivi du temps vous aide à anticiper les problèmes et à éviter les retards ou les surcoûts. Les feuilles de temps permettent à une ressource d’enregistrer facilement l’utilisation du temps d’une personne ou d’une machine, afin que les administrateurs puissent consulter l’utilisation et son affectation.
Vous pouvez copier et utiliser vos lignes planification projet dans une feuille de temps. Vous n'avez ainsi à entrer les informations qu'à un seul emplacement et les informations de ligne sont toujours correctes. Pour en savoir plus, consultez Pour copier des lignes planification projet dans une feuille de temps.
Une fois que vous avez approuvé les écritures feuille de temps d’un projet, vous pouvez les reporter dans le journal ressource ou projet correspondant. Pour en savoir plus, consultez Pour reporter des lignes feuille de temps dans un journal projet et Pour reporter des lignes feuille de temps dans un journal ressource.
Avant de pouvoir utiliser des feuilles de temps, vous devez définir des informations générales et spécifier un administrateur et un ou plusieurs approbateurs de feuilles de temps. Pour en savoir plus sur la configuration des feuilles de temps, consultez Configurer des feuilles de temps.
Astuce
Vous pouvez utiliser des feuilles de temps sur un appareil mobile. Pour ce faire, vous devrez peut-être activer le bouton à bascule Utiliser la nouvelle expérience de feuille de temps sur la page Configuration ressources.
Créer des feuilles de temps
Vous pouvez utiliser la page Créer des feuilles de temps pour configurer des feuilles de temps pour un nombre donné de périodes ou de semaines. Une fois qu'une feuille de temps est créée, son propriétaire peut l'ouvrir et y enregistrer le temps consacré à une tâche. Vous pouvez également programmer le projet de traitement par lots pour une exécution automatique.
Important
Vous devez disposer d’autorisations pour créer des feuilles de temps. Pour en savoir plus sur les autorisations, consultez Configurer des feuilles de temps.
Sélectionnez l’icône
entrez Créer des feuilles de temps, puis choisissez le lien associé.Astuce
Vous pouvez également utiliser l’action Créer des feuilles de temps sur la page de liste Ressources et la page Fiche ressource.
Renseignez les champs selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.
Remarque
Avant de créer des feuilles de temps pour une ressource, assurez-vous que les champs Utiliser la feuille de temps et Code utilisateur du propriétaire de la feuille de temps sont spécifiés sur la page Fiche ressource.
Si vous le souhaitez, choisissez l’action Programmer pour spécifier la fréquence à laquelle vous souhaitez exécuter automatiquement la tâche. Par exemple, pour configurer la tâche de façon à ce qu’elle s’exécute chaque semaine pendant quatre semaines, sur la page Programmer un rapport – Créer des feuilles de temps, dans le champ Formule de date de la prochaine exécution, entrez 4W. Pour en savoir plus sur la programmation de rapports, consultez Programmation d’un rapport à exécuter
Vous pouvez afficher les feuilles de temps créées sur la page Feuilles de temps. Chaque feuille de temps se compose d’une ou plusieurs lignes qui définissent l’heure à laquelle vous souhaitez soumettre pour approbation. Le tableau suivant décrit les types de lignes que vous pouvez ajouter à la feuille de temps.
| Champ | Description |
|---|---|
| Permet d’ajouter une note ou un marqueur dans le champ Description de la ligne feuille de temps. Par exemple, vous pouvez utiliser ce champ pour classer des écritures de la feuille de temps par catégorie. Si vous laissez le champ Type vide pour une ligne feuille de temps, vous ne pouvez pas entrer les valeurs de temps dans les champs de jour de la semaine pour cette ligne. | |
| Indisponibilité | Permet d’enregistrer la durée de votre indisponibilité au cours d’une semaine de travail. Pour compléter les informations de la ligne, spécifiez le type d’indisponibilité dans le champ Code motif indisponibilité. |
| Ordre d'assemblage | Permet d’enregistrer la durée des ordres d’assemblage. Une ligne feuille de temps de ce type est créée lors du report des lignes d’ordre d’assemblage pour lesquelles la ressource est configurée afin d’utiliser des feuilles de temps. Vous ne pouvez pas sélectionner manuellement une ligne de ce type. |
| Projet | Permet d’enregistrer le temps d’utilisation d’un projet. Pour compléter les informations de la ligne, spécifiez le numéro de projet et le numéro de la tâche projet pour lesquels vous souhaitez enregistrer la durée. Vous pouvez enregistrer la durée pour des lignes que vous n’avez pas programmées. |
| Ressource | Permet d’enregistrer le temps d’utilisation d’une ressource. Pour compléter les informations de la ligne, entrez une description de la tâche. |
| Service | Permet d’enregistrer le temps d’utilisation d’une commande service ou d’une note de crédit service. |
Par exemple, vous souhaitez soumettre une feuille de temps pour une semaine au cours de laquelle vous avez effectué des tâches de nettoyage et vous avez pris un jour de congé pour un rendez-vous médical. Le tableau suivant montre comment ajouter des lignes à la feuille de temps.
| Type | Désignation | Code type travail | Code de type indisponibilité |
|---|---|---|---|
| Ressource | Heures de travail | Locations immobilières | |
| Indisponibilité | Absence | Intégrité | |
| J’ai dû poser un congé le mardi en raison d’un rendez-vous médical. |
Dans cet exemple, vous pouvez ensuite enregistrer les heures pour les jours appropriés pour chaque jour de la semaine.
Astuce
Dans la plupart des cas, votre compagnie proposera des types de travail prédéfinis pour les différents types de lignes. Dans ces cas, vous choisissez simplement le type de travail approprié dans la liste, puis vous ajoutez votre propre description.
Choisissez le type de travail en choisissant le bouton 
dans le champ Description, en choisissant l’action Détails de l’activité, puis en la spécifiant dans la page qui s’ouvre, ou en la choisissant dans le champ Code type travail ou dans le champ Code type indisponibilité, respectivement. Dans ce cas, vous pouvez ignorer la section Pour définir les types de travaux et en ajouter un à une feuille de temps.
Réutiliser des lignes feuille de temps dans d’autres feuilles de temps
Si les informations de votre feuille de temps ne changent pas d’une période à une autre, copiez les lignes de la période précédente pour gagner du temps. Il vous suffit ensuite d’entrer votre temps d’utilisation pour la nouvelle période.
- Sélectionnez l’icône entrez Feuilles de temps, puis choisissez le lien associé.
- Ouvrez la feuille de temps pour une période ultérieure à la période d'une feuille de temps existante avec des lignes.
- Cliquez sur Copier les lignes de la feuille de temps précédente.
Les lignes sont copiées, y compris les détails comme le type et la description. Par exemple, si la ligne est associée à un projet, le N° projet est copié. Toutes les lignes copiées ont le statut En cours. Vous pouvez à présent modifier les lignes selon vos besoins.
Copier des lignes planification projet dans une feuille de temps
La procédure suivante indique comment ajouter rapidement des lignes planification projet à une feuille de temps.
- Sélectionnez l’icône entrez Feuilles de temps, puis choisissez le lien associé.
- Sur la page Feuilles de temps, sélectionnez une feuille de temps pour la période de référence.
- Choisissez l’action Créer des lignes à partir de la planification projet. Toutes les lignes planification projet de la période de feuille de temps sont copiées dans la feuille de temps de la personne ou du poste du champ N° ressource sur la feuille de temps.
Définir les types de travaux et en ajouter un à une feuille de temps
Vous pouvez définir le type de travail de toutes les lignes feuille de temps pour les commandes service, les O.F. projet et les ressources. Vous pouvez ainsi ajouter les informations dont vous avez besoin pour facturer le client en fonction des différents types de travaux.
- Sur la page Feuilles de temps, choisissez la feuille de temps appropriée.
- Sur la première ligne de la section Lignes, choisissez le champ Type, puis choisissez le type approprié, par exemple Ressource.
- Choisissez le champ Description, puis, sur la page Détail de la ressource de la ligne feuille de temps, renseignez les champs. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.
- S’il n’existe aucun type de travail, choisissez Nouveau.
- Sur la page Types de travail, renseignez les champs selon vos besoins, puis revenez à la feuille de temps.
- Renseignez les autres champs de la feuille de temps. Pour plus d’informations, consultez la section Pour renseigner des lignes d’une feuille de temps et les envoyer pour approbation.
Astuce
Vous pouvez suivre des étapes similaires pour définir les codes d’absence.
Renseigner des lignes d’une feuille de temps et les envoyer pour approbation
L'enregistrement des feuilles de temps est assuré en heures, qui est l'unité de mesure de base standard pour les ressources. Par défaut, une feuille de temps indique les jours de travail ouvrés du lundi au vendredi.
Sélectionnez l’icône
entrez Feuilles de temps, puis choisissez le lien associé.Sélectionnez une feuille de temps pour la période concernée.
Renseignez les champs d'une ligne selon vos besoins. Saisissez le nombre d'heures utilisées par la ressource chaque jour de la semaine.
Dans la plupart des cas, pour suivre le travail, vous ajoutez une ligne de type Ressource, puis enregistrez les heures passées chaque jour. Si vous souhaitez enregistrer une indisponibilité, ajoutez une ligne de type Indisponibilité.
Astuce
Vous pouvez consulter dans le récapitulatif Totalisation réelle/budgétée la somme des heures des feuilles de temps entrées.
Répétez l'étape 3 pour d'autres types de travaux que la ressource effectue.
Ensuite, décidez si vous souhaitez soumettre toutes les lignes ou certaines lignes de la feuille de temps.
Pour soumettre la feuille de temps pour une ou plusieurs lignes, choisissez la ligne appropriée, puis choisissez l’action Soumettre.
Dans la page des soumissions, choisissez l’option Lignes sélectionnées uniquement. L’état de la ligne passe de Ouvert à Soumis.
Pour soumettre la feuille de temps pour toutes les lignes ouvertes, choisissez l’action Soumettre en haut de la page Feuille de temps.
Confirmez que vous souhaitez soumettre toutes les lignes ouvertes sur la feuille de temps actuelle.
Remarque
Vous ne pouvez toutefois soumettre que des lignes pour lesquelles vous avez entré du temps.
Pour modifier les informations d'une ligne qui a pour valeur Soumis, sélectionnez la ligne en question, puis cliquez sur Rouvrir.
Remarque
Un administrateur peut rejeter une ligne feuille de temps qui est envoyée pour approbation. Si une ligne a l'état Rejeté, vous pouvez la modifier et choisir de nouveau Envoyer.
Cliquez sur le bouton OK.
Approuver ou rejeter une feuille de temps
Une feuille de temps doit être soumise pour approbation avant de pouvoir être utilisée. Vous pouvez approuver et rejeter chacune des lignes d’une feuille de temps ou les renvoyer à la personne à l’origine de leur soumission. Vous approuvez une feuille de temps de deux manières :
- Un administrateur de feuille de temps peut approuver n'importe quelle feuille de temps.
- La personne qui est indiquée dans le champ ID utilisateur de l'approbateur de la feuille de temps d'une fiche ressource peut approuver les feuilles de temps de cette ressource. Pour en savoir plus sur la configuration de l’approbation, consultez Configurer des feuilles de temps.
- Sélectionnez l’icône entrez Feuilles de temps administrateur, puis choisissez le lien associé.
- Sélectionnez une feuille de temps dans la liste.
- Sur la page Feuille de temps :
- Choisissez l’action Traiter, puis l’action Approuver.
- Cliquez sur Toutes les lignes envoyées pour approuver toutes les lignes ou sur Ligne(s) sélectionnée(s) uniquement pour approuver uniquement les lignes qui sont sélectionnées sur la page Feuille de temps.
- Cliquez sur le bouton OK.
- Sinon, cliquez sur Rejeter et suivez les étapes 4 à 5.
Astuce
Utilisez les récapitulatifs Statut feuille de temps et Totalisation réelle/budgétée pour obtenir un aperçu des informations des feuilles de temps.
Une fois que vous avez approuvé ou rejeté une feuille de temps, elle ne peut plus être modifiée à moins d’être rouverte au préalable. La procédure suivante explique comment rouvrir une feuille de temps approuvée ou rejetée.
Rouvrir une feuille de temps
Sélectionnez l’icône
entrez Feuilles de temps administrateur ou Feuilles de temps, puis choisissez le lien associé.Ouvrez une feuille de temps à partir de la liste.
Remarque
Vous ne pouvez rouvrir que les lignes avec l'état Approuvé. Vous ne pouvez pas rouvrir les lignes dont l'état est Rejeté ou qui sont reportées.
Sur la page Feuille de temps, choisissez Rouvrir, puis Toutes les lignes soumises pour rouvrir toutes les lignes, ou l’action Lignes sélectionnées uniquement pour rouvrir uniquement les lignes sélectionnées sur la page Feuille de temps.
Cliquez sur le bouton OK. Le statut de la ou des lignes des feuilles de temps devient Soumis.
Afficher et approuver des feuilles de temps par projet
Dans le cadre d’un projet, vous pouvez indiquer une personne qui soit chargée du projet. Ces informations sont liées aux lignes feuille de temps. Le lien fournit aux chefs de projet une liste des feuilles de temps à approuver. Par exemple, le chef de projet de l’équipe peut être chargé de certains projets dans votre compagnie. Dans ce cas, le responsable doit figurer en tant que Responsable sur la page Fiche projet. Cette vue des informations des feuilles de temps affiche les tâches projet associées à un projet, ainsi que le nombre d’heures utilisées.
Remarque
Pour approuver des feuilles de temps sur la page Feuille de temps administrateur par projet, vous devez d’abord sélectionner une option Feuille de temps par approbation de projet dans la fenêtre Configuration ressources. Pour savoir comment configurer les approbations pour les ressources, consultez Configurer des ressources.
Approuver ou rejeter une feuille de temps par projet
Dans la zone Rechercher, entrez Feuille de temps administrateur par projet, puis sélectionnez le lien associé. Business Central affiche une liste des lignes feuille de temps associées aux projets dont vous êtes responsable.
Cliquez sur Approuver, puis sur Toutes les lignes envoyées pour approuver toutes les lignes ou sur Ligne(s) sélectionnée(s) uniquement pour approuver uniquement les lignes qui sont sélectionnées sur la page Feuille de temps.
Remarque
Vous ne pouvez approuver que les feuilles de temps avec l'état Soumis.
Pour fournir des informations supplémentaires sur l’approbation ou le rejet, sélectionnez l’action Association, Commentaires, puis Commentaires de ligne.
Cliquez sur le bouton OK.
Remarque
Après avoir approuvé ou rejeté une ligne feuille de temps par projet, vous ne pouvez pas la rouvrir ou la modifier sur la page Feuille de temps.
Reporter des lignes feuille de temps dans un journal ressource
Une fois que vous avez approuvé les écritures feuille de temps d'une ressource, vous pouvez les reporter dans le journal ressource correspondant.
- Sélectionnez l’icône saisissez Journaux ressource, puis choisissez le lien associé.
- Cliquez sur Proposer des lignes à partir des feuilles de temps.
- Sur la page Proposer lignes feuille ressources, renseignez les champs selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.
- Cliquez sur le bouton OK. Les écritures de l'utilisation sont créées dans le journal ressource, dans lequel vous pouvez modifier les informations selon vos besoins.
- Sélectionnez l'action Valider.
- Pour vérifier la validation, cliquez sur Écritures comptables. La page Écritures ressource s'ouvre et affiche le résultat du report du journal ressource.
Reporter des lignes feuille de temps dans un journal projet
Une fois que vous avez approuvé les écritures feuille de temps pour un projet, vous pouvez les reporter dans le journal projet correspondant.
Sélectionnez l’icône
entrez Journaux projet, puis choisissez le lien associé.Cliquez sur Proposer des lignes à partir des feuilles de temps.
Sur la page Proposer lignes feuille projet, renseignez les champs selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.
Cliquez sur le bouton OK. Les écritures de l’utilisation sont créées dans le journal projet, dans lequel vous pouvez modifier les informations selon vos besoins.
Remarque
Les informations sur le type de travail et la facturabilité du travail sont copiées à partir de la ligne feuille de temps. Si nécessaire, vous pouvez réduire le nombre d'heures et procéder à un report partiel. Si vous réduisez la quantité, la prochaine fois que vous choisirez Proposer des lignes à partir des feuilles de temps, la ligne contiendra la quantité d’heures restante.
Sélectionnez l'action Valider.
Pour vérifier la validation, cliquez sur Écritures comptables. La page Écritures projet s’ouvre et affiche le résultat du report du journal ressource.
Archiver les feuilles de temps
Une fois les feuilles de temps reportées, vous pouvez les archiver pour vous y référer par la suite. Vous devez reporter toutes les lignes sur une feuille de temps avant de pouvoir l’archiver.
Remarque
Lorsque vous archivez une feuille de temps, celle-ci est supprimée des listes sur les pages Feuilles de temps et Feuilles de temps administrateur.
- Sélectionnez l’icône entrez Feuilles de temps, puis choisissez le lien associé.
- Sélectionnez Déplacer les feuilles de temps vers l’archive.
- Sur la page Déplacer les feuilles de temps vers l’archive, renseignez les champs selon vos besoins, puis cliquez sur le bouton OK.
- Pour examiner les feuilles de temps archivées, sélectionnez l’icône entrez Archives des feuilles de temps ou Archives des feuilles de temps administrateur, puis choisissez le lien associé.
Voir aussi .
Gestion de projets
Configuration de la gestion de projet
Finances
Procédure d'achat
Vente
Utiliser Business Central
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