Analyses dans achats
Les entreprises capturent des lots de données au cours de leurs activités quotidiennes, ce qui soutient une précieuse BI pour les gestionnaires d'achats :
- Devis achat
- Bons de commande
- Factures achat
Business Central fournit des fonctionnalités pour vous aider à collecter, analyser et partager les données d’achat de votre organisation :
- Rapports Power BI pour les achats
- Analyse ad hoc sur les listes
- Analyse ad hoc des données dans Excel (en utilisant open dans Excel)
- Rapports de vente intégrés
Chacune de ces fonctionnalités présente ses avantages et inconvénients, selon le type d’analyse des données et le rôle de l’utilisateur. Pour en savoir plus, consultez Analyse, Business Intelligence et rapport.
Cet article vous présente comment d’utiliser ces fonctionnalités analytiques pour obtenir des informations achats.
Besoins analytiques en achats
Lorsque l’on réfléchit aux besoins d’analyse en achats, il peut être utile d’utiliser un modèle basé sur une personne décrites à un niveau élevé des différents besoins en matière d’analyse.
Les personnes occupant différents rôles ont des besoins différents en matière de données et utilisent les données de différentes manières. Par exemple, les professionnels de la gestion de patrimoine et de la finance interagissent avec les données différemment des professionnels de la vente.
| Rôle | Agrégation de données | Façons typiques de consommer des données |
|---|---|---|
| COO / CSO / CFO / CEO | Données performances | Indicateurs de performance clés Tableaux de bord Rapports financiers |
| gestionnaire des achats. | Tendances, résumés | Rapports managériaux intégrés Analyse ad hoc |
| Chargé d’achat / Agent d’achat | Informations détaillées | Rapports opérationnels intégrés Données de tâche à l’écran |
Utilisation Power BI pour surveiller les KPI de achat
Un indicateur de performance clé (KPI) est une valeur mesurable qui montre l’efficacité avec laquelle vous atteignez vos objectifs. En achats, les gens utilisent souvent les KPI suivants pour surveiller la performance achat de leur organisation :
- Montant en souffrance hors TVA
- Montant reçu mais non facturé (hors TVA)
- Croissance des achats d’une période à l’autre (montant ou en pourcentage)
- Achats par article/fournisseur/emplacement/acheteur
- Montant réel des achats par rapport au budget
Ces indicateurs clés de performance des achats, et bien d’autres encore, sont disponibles dans l’application Power BI achats pour Business Central. Pour en savoir plus, consultez Power BI Achats.
Le tableau suivant décrit comment utiliser les rapports dans l’application Achats de Power BI.
| Pour... | Ouvrir dans Business Central (CTRL+sélectionner) | En savoir plus |
|---|---|---|
| Obtenir un résumé de haut niveau de toutes les activités d’achat. Afficher les statistiques d’achat telles que les récapitulatifs des montants, les montants en commande, les montants reçus, mais non facturés et les montants facturés. | Vue d’ensemble d’Achats | À propos de Vue d’ensemble d’Achats |
| Explorer les coûts des différentes composantes des achats grâce à une répartition détaillée de vos données d’achat par catégories, fournisseurs, mois comptables, année et types de documents. | Décomposition des achats | À propos de Décomposition des achats |
| Analyser les activités d’achat quotidiennes et mettre en évidence les tendances et les exceptions dans les dépenses quotidiennes. Surveiller les fluctuations quotidiennes des achats et identifier les habitudes de dépenses inhabituelles. | Achats quotidiens | À propos d’Achats quotidiens |
| Analyser la moyenne mobile sur 30 jours de vos achats, la comparer au montant total des achats et identifier les tendances et les habitudes d’achat. | Moyennes mobiles | À propos des Moyennes mobiles |
| Obtenir un aperçu du total de tous les achats sur une période glissante de 12 mois pour une analyse et des prévisions des tendances à long terme. | Total annuel mobile | À propos de Total annuel mobile |
| Comparer vos données d’achat sur différentes périodes. Vous pouvez effectuer des comparaisons au niveau de l’année, du trimestre ou du mois, et identifier le suivi des achats au cours de ces périodes. | D’une période à l’autre | À propos d’une période à l’autre |
| Obtenir des informations sur vos performances d’achat au fil du temps. Identifier les tendances ou les modèles qui émergent au fil du temps. | D’une année sur l’autre | À propos d’une année sur l’autre |
| Analyser les activités d’achat par fournisseur et par article pour mieux comprendre les articles qui consomment une part importante de votre budget achat. | Achats par article | À propos d’Achats par article |
| Analyser les activités d’achat par fournisseur afin d’identifier les fournisseurs responsables de la plupart de vos activités d’achat. | Achats par fournisseur | À propos d’Achats par fournisseur |
| Analyser les activités d’achat par acheteur pour gérer vos équipes d’achat et les performances individuelles. | Achats par acheteur | À propos d’Achats par acheteur |
| Bénéficier d’une vue complète de vos données d’achat dans les différents entrepôts et identifier les tendances et les modèles dans leurs activités d’achat. | Achats par emplacement | À propos d’Achats par emplacement |
| Comparer les dépenses réelles au budget alloué pour vous assurer que les dépenses sont conformes aux plans financiers. | Comparatif Réel/Budget | À propos du comparatif Réel/Budget |
Pourboire
Vous pouvez facilement suivre les indicateurs clés de performance affichés dans les rapports Power BI par rapport à vos objectifs commerciaux. Pour en savoir plus, consultez Suivre les indicateurs clés de performance de votre entreprise à l’aide des mesures Power BI.
Utiliser les rapports financiers pour produire des états financiers et des indicateurs de performance clés (associés aux achats)
La fonctionnalité Financial Reporting vous donne un aperçu des données financières affichées dans votre plan comptable (COA). Vous pouvez configurer les rapports financiers pour analyser les chiffres dans les comptes du grand livre (GL) et comparer les écritures GL et les écritures budget. Spécifiquement pour les achats, vous pouvez configurer des rapports financiers sur les comptes du grand livre (GL) que vous utilisez pour suivre les reports d’achat.
Les dimensions jouent un rôle important dans la veille économique. Une dimension correspond à des données que vous pouvez ajouter à une écriture en tant que paramètre. Les dimensions vous permettent de regrouper des écritures dotées de caractéristiques similaires, telles que les clients, les régions et les produits, et de récupérer facilement ces groupes à des fins d’analyse. Entre autres objectifs, utilisez des dimensions lors de la définition de vues d’analyse et de la création de rapports financiers. Pour en savoir plus, voir Utiliser les dimensions.
Pour en savoir plus sur les rapports financiers, voir Préparer des rapports financiers avec des données financières et des catégories de compte.
Rapports financiers entre les unités fonctionnelles ou les entités juridiques (associés aux achats)
Certaines organisations utilisent Business Central dans plusieurs unités fonctionnelles ou entités juridiques. D’autres utilisent Business Central dans les filiales qui doivent rendre compte aux organisations mères. Business Central fournit aux comptables des outils qui les aident à transférer les écritures de deux ou plusieurs compagnies (filiales) dans une compagnie consolidée. Spécifiquement pour la gestion des achats, vous souhaiterez peut-être consolider les écritures GL pour vos comptes achats pour suivre les indicateurs de performances clés de vente dans les unités fonctionnelles ou les entités juridiques.
Pour en savoir plus, reportez-vous à Consolidation de la compagnie.
Analyse ad hoc des données achats
Parfois, il suffit de vérifier si les chiffres s’additionnent correctement ou de confirmer rapidement un chiffre. Les fonctionnalités suivantes sont idéales pour les analyses ad hoc :
- Analyses des données sur les pages de listes comptables
- Ouvrir dans Excel
La fonction Analyse des données vous permet d’ouvrir presque toutes les pages de liste, telles que Bons de commande, Factures achat reportées, Écritures fournisseur ou Écritures GL, d’entrer en mode analyse, puis de regrouper, filtrer et faire pivoter les données comme bon vous semble.
De la même manière, vous pouvez utiliser le Ouvrir dans Excel action pour ouvrir une page de liste, filtrer la liste sur un sous-ensemble de données, puis utiliser Excel pour travailler avec les données. Par exemple, en utilisant des fonctionnalités telles que l’analyse des données, l’analyse de simulation ou la feuille de prévision.
Pourboire
Si vous configuré OneDrive pour les fonctionnalités système, le classeur Excel s’ouvre dans votre navigateur.
Pour en savoir plus sur la manière d’effectuer une analyse ad hoc des données d’achat, accédez à Analyse ad hoc des données d’achat.
Rapports intégrés pour l'achat
Business Central comprend plusieurs rapports intégrés, fonctions de traçage et outils pour aider les organisations de achats à créer des rapports sur leurs données.
Pour obtenir un aperçu des rapports disponibles pour achats, choisir sur volet Tous les rapports votre page d’accueil. Cette Action ouvre l’explorateur de rôles, qui est filtré selon les fonctionnalités du Rapport et analyse option. Sous l’en-tête Achats , choisissez Explorer.
Pour en savoir plus, voir Recherche de rapports avec l’explorateur de rôles.
Analyse des achats à l’écran
Business Central comporte plusieurs pages qui vous donnent des aperçus des achats et des tâches à accomplir. Voici un exemple pour commencer :
Afficher les écritures et les soldes du grand livre liés aux achats à partir de la page Plan comptable
La page Plan comptable affiche tous les comptes du grand livre avec des chiffres agrégés reportés dans le grand livre. À partir de cette page, vous pouvez faire des choses comme :
- Afficher les rapports qui affichent les écritures et les soldes.
- Vérifiez une liste de groupes de report pour ce compte.
- Afficher les soldes débit et crédit d’un seul compte.
Spécifiquement pour les achats, vous pouvez créer une vue sur la page Plan comptable qui affiche uniquement les comptes que vous utilisez pour reporter les écritures achat.
Pour en savoir plus, allez à Familiarisation avec le plan comptable.
Analyser des données par dimensions (associées aux achats)
Les dimensions sont des valeurs qui permettent de catégoriser les écritures afin de pouvoir les suivre et les analyser sur des documents, tels que des bons de commande. Les dimensions peuvent, par exemple, indiquer de quel projet ou département provient une écriture.
Au lieu de configurer des comptes GL distincts pour chaque service ou site, vous pouvez utiliser les dimensions comme base d’analyse et éviter d’avoir à créer une structure de plan comptable compliquée.
Pour plus d’informations, voir Analyser des données par dimensions.
Voir aussi .
Consolidation de la compagnie
Application Achats de Power BI
Préparer des rapports financiers avec des données financières et des catégories de compte
Gestion des rapports financiers entre les unités fonctionnelles ou les entités juridiques
Analyse ad hoc des données achats
Rapports d'achat intégrés
Comprendre du plan comptable
Analyser des données par dimensions
Vue d’ensemble Analyses, business intelligence et rapport
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