Enregistrer les achats avec les factures achat et les commandes

Vous créez une facture achat ou un bon de commande pour enregistrer le coût d'achats et suivre les créances. Les factures achat et les bons de commande sont également utilisés pour mettre à jour de manière dynamique les niveaux d'inventaire afin que vous puissiez réduire vos coûts d'inventaire et fournir un meilleur service au client. Le prix d’achat, notamment les frais de service, et les valeurs d’inventaire qui résultent du report des factures achat ou des commandes contribuent aux chiffres du profit et aux indicateurs de performance clés financiers sur votre Tableau de bord.

Enregistrer les achats avec les factures achat

Lorsque vous réceptionnez des articles de l’inventaire ou lorsque le service acheté est terminé, vous reportez la facture achat pour mettre à jour l’inventaire et les enregistrements financiers, et activer le paiement au fournisseur selon les modalités de paiement. Effectuer des paiements.

Précaution

Ne reportez pas une facture achat pour des articles physiques tant que vous n’avez pas reçu les articles et que vous ne connaissez pas le coût total de l’achat, frais supplémentaires compris. Sinon, la valeur de l'inventaire et les chiffres de profit peuvent être biaisés.

Créer et reporter une facture achat

Les étapes suivantes décrivent comment créer une facture achat. La procédure de création d’un bon de commande est similaire. La principale différence est que les bons de commande ont des champs et des actions supplémentaires pour la gestion physique des articles.

1. Sélectionnez l’icône entrez Factures achat, puis sélectionnez le lien associé.

2. Dans le champ Nom fournisseur, entrez le nom d’un fournisseur existant.

   D’autres champs de la page Facture achat sont désormais renseignés avec les informations standard sur le fournisseur sélectionné. Si le fournisseur n’est pas enregistré, procédez comme suit :

   1. Dans le champ Nom fournisseur, entrez le nom du nouveau fournisseur.
   2. Dans la boîte de dialogue d’enregistrement du nouveau fournisseur, cliquez sur le bouton Oui.
   3. Pour en savoir plus sur la façon de remplir la carte du fournisseur, consultez Enregistrer de nouveaux fournisseurs.
   4. Une fois que vous avez terminé la fiche fournisseur, cliquez sur le bouton OK pour revenir à la page Facture achat.

3. Renseignez les champs restants de la page Facture achat, selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.

   Vous êtes maintenant prêt à renseigner les lignes facture achat avec les articles ou ressources achetés au fournisseur.

   Remarque

   Si vous avez défini des lignes achat récurrentes pour le fournisseur, par exemple un ordre de réapprovisionnement mensuel, vous pouvez insérer ces lignes sur la facture par l'intermédiaire de l'action Extraire les lignes achat récurrentes.

4. Dans le raccourci Lignes, dans le champ N° article, entrez le numéro d’un article d'inventaire ou d’un service.

5. Dans le champ Quantité, indiquez le nombre d'articles à acheter.

   Le champ Montant ligne est mis à jour pour indiquer la valeur du champ Coût unitaire direct multipliée par la valeur du champ Quantité.

   Le prix et le montant ligne sont affichés avec ou sans la taxe de vente en fonction de ce que vous sélectionnez dans le champ Prix incluant les taxes de la fiche fournisseur.

   Les champs totaux sous les lignes sont automatiquement mis à jour lorsque vous créez ou modifiez des lignes pour afficher les montants qui seront reportés dans les livres.

6. Dans le champ Montant escompte facture, entrez un montant qui doit être déduit de la valeur indiquée dans le champ Total TTC au bas de la facture.

   Remarque

   Si vous avez défini des escomptes facture pour le fournisseur, le pourcentage spécifié est automatiquement inséré dans le champ % escompte facture fournisseur si les critères sont réunis. Le montant correspondant est inséré dans le champ Montant escompte facture.

7. Lorsque vous recevez les articles ou services achetés, sélectionnez Valider.

L'achat est désormais visible dans l'inventaire, les livres ressource et les enregistrements financiers, et le paiement fournisseur est activé. La facture achat est supprimée de la liste des factures achat et remplacée par un nouveau document dans la liste des factures achat reportées. Pour plus d’informations sur ce qui se passe lorsque vous reportez des documents achat, consultez Reporter des achats.

Remarque

Dans de rares cas, les montants reportés peuvent différer de ce qui est affiché dans les champs des totaux. Cela est généralement dû aux calculs d’arrondissement par rapport à la TVA ou à la taxe de vente.

Pour vérifier les montants qui seront réellement reportés, utilisez la page Statistiques, qui tient compte des calculs d’arrondissement. Aussi, si vous choisissez l'action Libérer, les champs de totaux seront mis à jour pour inclure les calculs d’arrondissement.

Factures reportées

Une fois la facture reportée, vous pouvez la retrouver dans la liste des factures reportées. La liste Factures vente reportées et la liste Factures achat reportées affiche les factures reportées avec les numéros de facture définitifs. Dans la liste, vous pouvez rechercher chaque facture reportée et vous pouvez corriger ou annuler une facture reportée.

Pour chaque facture reportée, vous pouvez rechercher des statistiques, des dimensions et les écritures qui résultent de la facture reportée. Vous pouvez également imprimer ou envoyer la facture reportée.

Vous pouvez facilement corriger ou annuler une facture achat reportée avant de payer le fournisseur. Par exemple, si vous souhaitez corriger une coquille, ou si vous souhaitez modifier l’achat assez tôt dans le processus de commande. En savoir plus, Corriger ou annuler des factures achat impayées Pour inverser un achat pour des articles ou services sur une facture achat reportée pour laquelle le paiement est traité, créez une note de crédit achat. En savoir plus, Traiter les retours ou annulations d’achats

Ouvrir la liste des factures achat reportées dans Business Central.

Acheter des articles hors stock

Les lignes d’une facture d’achat peuvent être de type Ressource ou Article. Les fiches article peuvent être classées comme étant de type Inventaire, Service ou Hors inventaire pour spécifier si l’article est une unité d'inventaire physique, une unité de temps de travail (applicable pour les ressources) ou une unité physique qui n’est pas conservée dans l'inventaire. En savoir plus sur Enregistrer de nouveaux articles. Le processus de facture achat est identique pour tous les types mentionnés.

Remarque

Avec le type de ligne achat Ressource, vous pouvez également acheter des ressources externes, par exemple pour facturer un fournisseur pour le travail livré. En savoir plus sur Configurer les ressources.

Pour utiliser une ressource achetée, vous devrez peut-être définir la capacité de la ressource et l’affecter manuellement à un projet. L’achat d’une ressource crée une écriture ressource. Cependant, les écritures ressource ne sont pas suivies pour la quantité et la valeur comme le sont les articles, par exemple. Si le suivi de la quantité et de la valeur est requis, envisagez d'utiliser d'autres types d'élément de ligne.

Quand utiliser les bons de commande

Utilisez les bons de commande si vous devez enregistrer des réceptions partielles d’une quantité commandée. Par exemple, parce que la quantité totale n’est pas disponible chez le fournisseur. Si vous livrez des articles vendus directement de votre fournisseur à votre client en tant que livraison directe , vous devez également utiliser les bons de commande. En savoir plus sur Créer des livraisons directes.

Pour tous les autres aspects, les bons de commande fonctionnent de la même manière que les factures achat. La procédure suivante se base sur une facture achat. La procédure est identique pour un bon de commande.

Pour réceptionner des articles avec un bon de commande

Les étapes suivantes décrivent comment réceptionner des articles avec un bon de commande.

1. Sélectionnez l’icône entrez Bons de commande, puis choisissez le lien associé.

2. Ouvrez un bon de commande existant, ou créez-en un nouveau.

3. Dans le champ Qté à recevoir, indiquez la quantité reçue.

   Remarque

   Si la quantité reçue est supérieure à la quantité du bon de commande, et que le fournisseur a été configuré pour autoriser les sur-réceptions, utilisez le champ Sur-réception pour gérer la quantité excédentaire. Pour en savoir plus, consultez la section Pour réceptionner plus d’articles que vous commandés.

4. Sélectionnez l'action Valider.

La valeur du champ Qté reçue est mise à jour en conséquence. Si c’est une réception partielle, la valeur est inférieure à la valeur dans le champ Quantité.

Remarque

Si vous utilisez un traitement entrepôt, vous ne pouvez pas utiliser l’action Reporter sur le bon de commande pour enregistrer la réception. La raison est qu’un employé d'entrepôt a déjà reporté la quantité du bon de commande telle que reçue. Learn more at Détails de conception : flux d’enlogement.

Réceptionner plus d’articles que commandés

Lorsque vous recevez plus de produits que commandés, vous pouvez les réceptionner au lieu d’annuler la réception. Par exemple, il peut être moins coûteux de conserver des articles en inventaire que de les retourner, ou votre fournisseur peut vous proposer un escompte pour les conserver.

La vidéo suivante montre comment gérer les reçus excédentaires.

Configurer des sur-réceptions

Créez des codes de sur-réception pour définir un pourcentage par lequel une quantité reçue peut dépasser la quantité commandée. Spécifiez le pourcentage dans le champ % de tolérance de sur-réception. Vous affectez ensuite le code sur les pages Fiche article ou Fiche fournisseur pour les articles et les fournisseurs.

1. Sélectionnez l’icône entrez Codes sur-réception., puis choisissez le lien associé.
2. Renseignez les champs selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.

Attribuer le code de sur-réception à un article

1. Sélectionnez l’icône entrez Articles, puis choisissez le lien associé.
2. Ouvrez la page Fiche article pour l’article.
3. Dans le champ Code de sur-réception, choisissez le code qui contient le pourcentage que vous souhaitez autoriser pour les sur-réceptions.

Le code de sur-réception est affecté à l'article. Les bons de commande ou les réceptions entrepôt pour l’article vous permettent désormais de réceptionner une quantité supérieure à celle commandée, à hauteur du pourcentage de tolérance de sur-réception indiqué.

Remarque

Vous pouvez configurer un flux de travail approbation pour exiger l’approbation des sur-réceptions avant leur traitement. Cochez la case Approbation requise sur la page Codes de sur-réception. En savoir plus sur Créer des flux de projet.

Sur-réception d’une commande

Sur les lignes achat et les lignes réception entrepôt, le champ Quantité de sur-réception permet d’enregistrer les quantités excédentaires reçues, c’est-à-dire les quantités dépassant la valeur dans le champ Quantité, la quantité commandée.

Lorsque vous traitez une sur-réception, vous pouvez augmenter la valeur dans le champ Qté à recevoir pour la faire correspondre à la quantité reçue. Le champ Quantité de sur-réception se met à jour pour afficher la quantité excédentaire. Vous pouvez également saisir la quantité excédentaire dans le champ Quantité de sur-réception. Le champ Qté à recevoir se met à jour pour afficher la quantité commandée augmentée de la quantité excédentaire. La procédure suivante décrit comment renseigner le champ Qté à recevoir.

1. Sur un bon de commande ou un document réception entrepôt où la quantité reçue est supérieure à celle commandée, saisissez la quantité reçue dans le champ Qté à recevoir.

   Si l’augmentation est inférieure ou égale à la tolérance indiquée par le code de sur-réception attribué, le champ Quantité de sur-réception est mis à jour pour afficher la quantité de dépassement de la valeur dans le champ Quantité.

   Si l’augmentation est supérieure à la tolérance, la sur-réception n’est pas autorisée. Vérifiez si un autre code de sur-réception le permet. Sinon, seule la quantité commandée peut être réceptionnée et la quantité excédentaire doit être traitée autrement, par exemple en la renvoyant au fournisseur.

2. Reportez la réception comme vous le feriez pour toute autre réception.

Remarque

Business Central ne gère pas automatiquement les aspects financiers des sur-réceptions. Vous devez gérer cela manuellement en accord avec le fournisseur, qui peut par exemple vous envoyer une facture nouvelle ou mise à jour.

Numéro de document externe

Sur les documents et les journaux achat, vous pouvez spécifier un numéro de document faisant référence au système de numérotation du fournisseur. Utilisez ce champ pour enregistrer le numéro que le fournisseur a attribué à la commande, à la facture ou à la note de crédit. Vous pouvez utiliser ce numéro ultérieurement, si vous avez besoin de retrouver l’écriture reportée à l’aide de ce numéro.

Le champ N° doc. ext. obligatoire de la page Configuration achats précise s’il est obligatoire de saisir un numéro de document externe dans les situations suivantes :

• Dans le champ N° de facture fournisseur, dans le champ N° commande fournisseur ou dans le champ N° avoir fournisseur d’un en-tête achat.

• Dans le champ N° doc. externe d’une ligne journal général, dans laquelle la valeur du champ Type document est Facture, Note de crédit ou Note de frais financiers, et la valeur du champ Type compte est Fournisseur.

Si vous sélectionnez ce champ, il est impossible de reporter une facture, une note de crédit ou le type de ligne journal général décrite plus avant sans numéro de document externe.

Le numéro de document externe est inclus dans les documents reportés où vous pouvez effectuer une recherche d’après le numéro pertinent. Vous pouvez également effectuer une recherche à l’aide du numéro de document externe lors de la navigation sur les écritures fournisseur.

Une autre façon de gérer les numéros de document externe consiste à utiliser le champ Votre référence. Si vous utilisez le champ Votre référence, le numéro sera inclus dans les documents reportés, et vous pouvez le rechercher de la même manière que vous recherchez les valeurs dans les champs N° de document externe. Mais le champ n’est pas disponible sur les lignes journal.

Report des achats

Sur un document achat, vous pouvez faire votre choix parmi les actions de report suivantes :

• Reporter
• Aperçu report
• Valider et Imprimer

• Valider par lot

Lorsqu’un document achat est reporté, le compte du fournisseur, le grand livre, les écritures article et les écritures ressource sont mis à jour.

Pour chaque document achat, une écriture achat est créée dans la table Écriture. Une écriture est également créée dans le compte fournisseur de la table Ecriture fournisseur et une autre dans le compte fournisseur approprié. De plus, le report de l’achat peut entraîner la création d’une écriture TVA et d’une écriture GL pour le montant de l'escompte. Le report d'une écriture pour l'escompte dépend de la valeur du champ Report escompte de la table Configuration des achats et des comptes à payer.

Pour chaque ligne achat, les écritures suivantes sont créées :

• la table Écriture article si la ligne achat est de type Article.
• la table Écriture si la ligne achat est de type Compte du grand livre.
• la table Écriture ressource si la ligne achat est de type Ressource.

En outre, les documents achat sont toujours enregistrés dans les tables En-tête réception achat et En-tête facture achat.

Vous pouvez toujours consulter les différentes écritures qui sont créées à la suite des reports. Choisissez Aperçu report pour valider le document et inspecter les écritures attendues.

Important

Lorsque vous reportez un bon de commande pour des articles, vous pouvez créer une réception et une facture. Celles-ci peuvent être faites simultanément ou séparément. Vous pouvez également créer une réception partielle et une facture partielle en renseignant les champs Qté à recevoir et Qté à facturer sur chaque ligne commande achat avant la validation. Notez que vous ne pouvez pas créer de facture d’achat à partir d’un bon de commande pour des produits ou des services qui n’ont pas été reçus. C'est-à-dire que, avant de pouvoir facturer, vous devez avoir validé une réception, ou vous devez choisir de réceptionner et de facturer en même temps.

Vous pouvez soit reporter, soit reporter et imprimer. Si vous choisissez de reporter et d’imprimer, un rapport est imprimé lorsque la commande est reportée. Vous pouvez aussi choisir l’action Reporter par lot, qui vous permet de reporter plusieurs commandes en même temps. Pour plus d'informations, voir Reporter plusieurs documents en même temps.

Affichage des écritures

Lorsque le report est terminé, les lignes achat reportées sont supprimées de la commande. Un message vous indique lorsque le report est terminé. Ensuite, les écritures reportées sont disponibles sur diverses pages, notamment Écritures fournisseur, Écritures GL, Écritures article, Écritures ressource, Réceptions achat et Factures achat reportées.

Dans la plupart des cas, vous pouvez ouvrir des écritures à partir de la fiche ou du document concerné. Par exemple, sur la page Fiche fournisseur, sélectionnez l'action Écritures.

Modification des écritures

Vous pouvez modifier certains champs sur les documents achat reportés, tels que le champ Référence de paiement. Pour plus d'informations, voir Modifier les documents reportés. Pour les champs plus critiques qui concernent la piste d'audit, vous devez inverser ou annuler le report. Pour plus d'informations, voir Inverser des reports journal et annuler des réceptions/livraisons.

Voir aussi .

Demande de devis
Achat des articles pour une vente
Préparer des livraisons directes
Procédure d'achat
Définition des achats
Paramétrer des ressources
Enregistrer de nouveaux fournisseurs
Modifier les documents reportés
Reporter plusieurs documents en même temps
Procédure d'achat
Validation des documents et des feuilles
Corriger ou annuler des factures achat impayées
Recherche de pages et d'informations avec Tell Me
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