Facturation des ventes

Vous pouvez généralement créer un document de vente ou une facture vente pour enregistrer votre entente avec un client pour vendre certains produits selon certaines modalités de paiement et de livraison.

Cependant, vous devez utiliser un document de vente au lieu d’une facture vente si vous :

• Vous devez livrer uniquement une partie d’une quantité de commande, par exemple, si la quantité totale n’est pas disponible.
• Livrez des produits après avoir reporté les factures vente correspondantes.
• Vendez des articles que votre fournisseur fournit directement à votre client (une livraison directe). En savoir plus sur Créer des livraisons directes.

Pour toutes les autres situations, les documents de vente et les factures vente fonctionnent de la même manière. Pour plus d’informations sur l’utilisation des documents de vente, voir Vendre des produits.

Vous pouvez négocier avec le client en créant d'abord un devis, que vous pouvez convertir en facture vente lorsque vous êtes d'accord sur la vente. Pour en savoir plus, consultez Créer des devis.

Créer des factures vente

Si le client décide d'acheter, vous reportez la facture vente pour créer les écritures quantité et valeur associées. Lorsque vous reportez la facture vente, vous pouvez également envoyer par courriel le document en pièce jointe au format PDF. Vous pouvez faire en sorte que le corps du message soit prérempli avec un résumé des informations de facturation et de paiement, par exemple un lien vers Paypal. Pour plus d'informations, voir Envoyer des documents par courriel. Lorsque le client paie la facture, vous pouvez enregistrer ce paiement de différentes manières, selon la taille et les flux de travail favoris de votre organisation. En savoir plus sur la section Enregistrement des paiements.

Les fiches article peuvent être de type Inventaire, Service et Hors inventaire pour spécifier si l’article est une unité d'inventaire physique, une unité de temps de travail ou une unité physique qui n’est pas conservée dans l'inventaire. En savoir plus sur Enregistrer de nouveaux articles. Le processus de facture vente est identique pour les trois types d'article.

Vous pouvez remplir les champs relatifs au client sur la facture vente de deux façons selon que le client est déjà enregistré ou non. Reportez-vous à l’étape 2 de la procédure ci-dessous.

Pour créer une facture vente :

1. Sélectionnez l’icône entrez Factures vente, puis sélectionnez le lien associé.

2. Dans le champ Nom client, entrez le nom d’un client existant. Si, toutefois, le client est nouveau et n’est donc pas enregistré, suivez ces étapes pour remplir les informations client standard sur la page Facture vente :

   1. Dans le champ Nom du client, entrez le nom du nouveau client.
   2. Dans la boîte de dialogue d’enregistrement du nouveau client, cliquez sur OK.
   3. Sur la page Sélectionnez un modèle pour un nouveau client, sélectionnez un modèle sur lequel baser la nouvelle fiche client, puis cliquez sur OK.
   4. Une nouvelle fiche client affiche des informations sur le modèle client sélectionné. Renseignez les champs restants. En savoir plus sur Enregistrer de nouveaux clients.
   5. Lorsque vous avez complété la fiche client, choisissez Fermer pour revenir à la page Facture vente.

   Plusieurs champs de la facture vente sont désormais renseignés avec les informations que vous avez spécifiées sur la nouvelle fiche client.

3. Renseignez les champs restants de la page Facture vente, selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.

   Remarque

   Si vous autorisez le client à payer immédiatement, par exemple, en liquide ou par PayPal, renseignez le champ Code mode de règlement. Le paiement est ensuite enregistré dès que vous reportez la facture vente. Si vous sélectionnez Espèces, le paiement est enregistré dans un compte de contrepartie spécifié.

   Vous êtes maintenant prêt à renseigner le raccourci Lignes pour les produits que vous vendez au client ou pour toute transaction avec le client que vous souhaitez enregistrer dans un compte du grand livre.

4. Sous le raccourci Lignes, dans le champ Type, sélectionnez le type de produit, de frais ou de transaction que vous reportez pour le client sur la ligne vente.

   Astuce

   Si vous avez défini des lignes vente récurrentes pour le client, tel qu’un ordre de réapprovisionnement mensuel, vous pouvez insérer ces lignes sur la commande par l’intermédiaire de l’action Extraire les lignes vente récurrentes.

5. Dans le champ N°, sélectionnez un enregistrement à valider en fonction de la valeur du champ Type.

   Laissez le champ N° vide dans les cas suivants :

   • Si la ligne est destinée à un commentaire. Saisissez le commentaire dans le champ Description.
   • Si la ligne est destinée à un article de catalogue. Sélectionnez l'action Sélectionner articles de catalogue. En savoir plus sur Utiliser des éléments de catalogue.

6. Dans le champ Quantité, entrez le nombre d’unités du produit, de frais ou de la transaction que la ligne enregistre pour le client.

   Remarque

   Si l’article est de type Service ou si le champ Type contient Ressource, la quantité est alors une unité de temps, telle que les heures, comme indiqué dans le champ Code unité de mesure de la ligne. Pour plus d’informations, voir Configuration des unités de mesure article.

   La valeur du champ Montant ligne est calculée comme suit : Prix unitaire x Quantité.

   Le prix et les montants ligne sont affichés avec ou sans la taxe de vente en fonction de la valeur que vous avez sélectionnée dans le champ Prix incluant les taxes de la fiche client.

7. Si vous souhaitez accorder une remise, saisissez un pourcentage dans le champ % remise ligne. La valeur du champ Montant ligne est mise à jour en conséquence.

   Si des prix article spéciaux sont définis sur le raccourci Prix vente et escomptes ligne vente dans la fiche client ou article, et après avoir satisfait aux critères de prix, le prix et le montant de la ligne vente sont automatiquement mis à jour. Pour plus d'informations, voir Enregistrement des prix de vente, des escomptes et des ententes sur les paiements.

8. Répétez les étapes 4 à 7 pour chaque produit ou frais que vous souhaitez facturer au client.

   Les champs totaux sous les lignes sont automatiquement mis à jour lorsque vous créez ou modifiez des lignes pour afficher les montants qui seront reportés dans les livres.

   Remarque

   Dans de très rares cas, les montants reportés peuvent différer de ce qui est affiché dans les champs des totaux. Cela est généralement dû aux calculs d'arrondissement par rapport à la TVA ou à la taxe de vente.
   
   Pour vérifier les montants que vous reportez, utilisez le récapitulatif Statistiques client. Aussi, lorsque vous choisissez l’action Libérer, les valeurs des champs de totaux sont mises à jour pour inclure les calculs d’arrondissement.

9. Dans le champ Montant escompte facture sans TVA, entrez un montant qui doit être déduit de la valeur indiquée dans le champ Total TTC.

   Si vous définissez des escomptes facture pour le client, le pourcentage spécifié est automatiquement inséré dans le champ % escompte facture si les critères d'escompte sont réunis, et le montant associé est inséré dans le champ Montant escompte facture sans TVA. Pour plus d'informations, voir Enregistrement des prix de vente, des escomptes et des ententes sur les paiements.

10. Lorsque les lignes facture vente sont renseignées, sélectionnez l'action Valider et envoyer.

La boîte de dialogue Valider et envoyer la confirmation s'ouvre et indique le mode de réception de documents par défaut du client. Vous pouvez modifier le mode d'envoi en cliquant sur le bouton de recherche pour le champ Envoyer le document à. En savoir plus, Configurer des profils d’envoi de documents.

Les écritures article et client associées sont à présent créées dans votre système, et la facture vente est sortie en tant que document au format PDF. La facture vente est supprimée de la liste des factures vente et remplacée par un nouveau document dans la liste des factures vente reportées.

Calculer les escomptes facture sur les ventes

Après avoir ajouté tous les articles sur les lignes, vous pouvez calculer l'escompte facture pour l’ensemble du document vente en choisissant l’action Calculer escompte facture.

L'escompte est calculé sur la base de toutes les lignes du document vente où la case Autoriser escompte facture est cochée. Par défaut, les escomptes facture sont autorisés. Toutefois, les lignes avec des frais annexes, par exemple, ne sont pas incluses dans le calcul de l'escompte facture. Pour affecter un escompte à ces lignes, entrez une valeur dans le champ Montant escompte ligne sur les lignes.

Remarque

Par défaut, les champs Autoriser escompte facture et Montant escompte ligne sont cachés sur les lignes. Si les champs ne sont pas disponibles, vous pouvez les ajouter en personnalisant la page. Pour plus d'informations, voir Personnaliser votre espace de travail.

Astuce

Si le champ Calculer escompte facture est sélectionné sur la page Configuration ventes, l’escompte facture est calculé automatiquement. Le moment du calcul diffère selon le type de document vente que vous utilisez.

Si vous utilisez un document de vente, l'escompte est calculé quand vous ajoutez une ligne. Pour tous les autres documents vente, tels que les factures vente, l'escompte est calculé quand vous effectuez l’une des actions suivantes :

• Afficher les statistiques
• Afficher un rapport de test
• Imprimer
• Envois postaux

Vous définissez les conditions d'escompte facture pour un client sur la page Escomptes facture client. Le code devise du document vente est utilisé pour trouver les conditions escompte facture dans la devise correspondante.

Si vous n’avez pas défini d'escomptes facture pour les devises étrangères, les conditions d'escompte sur la page Escomptes facture client sont utilisés pour calculer l'escompte. Le calcul utilise votre devise locale et le taux de change en vigueur à la date de report du document.

Factures reportées

Une fois la facture reportée, vous pouvez la retrouver dans la liste des factures reportées. La liste Factures vente reportées et la liste Factures achat reportées affiche les factures reportées avec les numéros de facture définitifs. Dans la liste, vous pouvez rechercher chaque facture reportée et vous pouvez corriger ou annuler une facture reportée.

Pour chaque facture reportée, vous pouvez rechercher des statistiques, des dimensions et les écritures qui résultent de la facture reportée. Vous pouvez également imprimer ou envoyer la facture reportée.

Vous pouvez facilement corriger ou annuler une facture vente reportée avant le paiement final. Cela est utile si vous souhaitez corriger une erreur de saisie, ou si le client demande une modification tôt dans le processus de commande. En savoir plus, Corriger ou annuler des factures vente impayées Si la facture vente reportée est payée, vous devez créer une note de crédit vente pour inverser la vente. En savoir plus, Traiter les retours ou annulations des ventes

Ouvrir la liste des factures vente reportées dans Business Central.

Enregistrer des paiements

Selon les besoins de votre entreprise, vous pouvez être payé et enregistrer ce paiement de diverses manières : manuellement, automatiquement, et via des services de paiement.

Vous pouvez traiter les paiements directement depuis la fiche client. Utilisez l'action Enregistrer les paiements client pour obtenir un aperçu des factures impayées de ce client. Ensuite, marquez la facture comme payée entièrement ou partiellement. Ce rapprochement des paiements traite les paiements de vos clients en faisant correspondre les montants perçus sur votre compte bancaire avec les factures vente impayées associées, puis valide les paiements. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Pour rapprocher les paiements individuellement.

Dans des environnements professionnels où le client paie quelque temps après la livraison. Conformément aux modalités de paiement, une facture vente reportée reste ouverte (impayée) jusqu’à ce que le département Comptabilité client vérifie le paiement, et affecte le paiement à la facture vente reportée. Cela peut être effectué manuellement ou automatiquement. Pour plus d'informations, voir Rapprocher les paiements clients avec le journal des encaissements ou les écritures client et Rapprocher les paiements à l'aide de l'affectation automatique.

Dans les environnements d’entreprise où le client paie immédiatement, comme par PayPal ou en espèces, le paiement est enregistré immédiatement lorsque vous reportez la facture vente, ce qui signifie que la facture vente reportée est fermée comme entièrement affectée. Vous sélectionnez la méthode appropriée dans le champ Code mode de paiement du document de vente. Pour les paiements électroniques, tels que PayPal, vous devez également renseigner le champ Service de paiement. En savoir plus, Activer les paiements client via les services de paiement.

Vous pouvez même créer des factures à paiement direct pour les clients non enregistrés en configurant une fiche « client en espèces », vers laquelle vous pointez sur la facture vente. En savoir plus sur Configurer les clients effectuant un achat au comptoir.

Astuce

Si vous souhaitez envoyer à vos clients des rappels de paiements en retard, vous devez d’abord configurer des niveaux et des conditions de rappel. Pour plus d’informations, voir Configurer les conditions et niveaux de rappel.

Numéros de document externe

Sur les documents et les journaux vente, vous pouvez spécifier un numéro de document faisant référence au système de numérotation du client. Utilisez ce champ pour enregistrer le numéro que le client a attribué à la commande, à la facture ou à la note de crédit. Vous pouvez utiliser ce numéro ultérieurement, si vous avez besoin de retrouver l’écriture reportée à l’aide de ce numéro.

Le champ N° doc. ext. obligatoire de la page Configuration ventes & à recevoir précise s’il est obligatoire de saisir un numéro de document externe dans le champ N° doc. externe sur un en-tête vente et dans le champ N° doc. externe dans une ligne journal général.

Si vous sélectionnez ce champ, il est impossible de reporter une facture ou une ligne journal général sans numéro de document externe.

Le numéro de document externe est inclus dans les documents reportés où vous pouvez effectuer une recherche d’après le numéro pertinent. Vous pouvez également effectuer une recherche à l’aide du numéro de document externe lors de la navigation sur les écritures client.

Une autre façon de gérer les numéros de document externe consiste à utiliser le champ Votre référence. Si vous utilisez le champ Votre référence, le numéro sera inclus dans les documents reportés, et vous pouvez le rechercher de la même manière que vous recherchez les valeurs dans les champs N° de document externe. Mais le champ n’est pas disponible sur les lignes journal.

Voir aussi .

Ventes
Définition des ventes
Impression de la liste des prélèvements
Inventaire
Envoyer des documents par courriel
Collecte des soldes restants
Facturation en vrac à partir de Microsoft Bookings dans Business Central
Utiliser Business Central

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