Enregistrer et rembourser les dépenses des employés
Business Central prend en charge les transactions des employés de la même manière que pour les fournisseurs. Par conséquent, les groupes comptabilisation des salariés existent pour s’assurer que les écritures comptables d’un salarié sont validées dans les comptes appropriés de la comptabilité.
Remarque
Les paiements de remboursement aux employés ne prennent pas en charge les remises et les écarts de règlement.
Si les salariés dépensent leur propre argent pendant les activités commerciales, vous pouvez valider les frais sur le compte du salarié. Vous pouvez ensuite rembourser le salarié en faisant un paiement sur le compte bancaire du salarié, de la même façon que vous payez des fournisseurs.
Cet article explique comment enregistrer les frais dans les livres et comment rembourser l’employé. Votre organisation peut disposer d’un portail ou d’une application sur lesquels les employés peuvent soumettre leurs rapports de dépenses.
Business Central est suffisamment flexible pour s’adapter à de nombreuses pratiques différentes. Les numéros de compte exacts à utiliser dépendent de la configuration et des processus de votre organisation.
Vous pouvez utiliser les journaux généraux des comptes des employés pour enregistrer les dépenses des employés et les transactions de remboursement en devises étrangères, puis suivre facilement les montants et les comparer aux reçus. Laissez votre calculatrice dans le tiroir de votre bureau : Business Central peut ajuster le taux de change pour vous. Lorsque vous utilisez des journaux généraux pour enregistrer des transactions pour les comptes des employés, par exemple lorsque vous remboursez des dépenses, vous pouvez utiliser le champ Code de devise pour spécifier la devise des transactions. La spécification d’une devise vous permet d’utiliser les mêmes fonctionnalités que lorsque vous enregistrez des transactions dans les livres comptables clients et fournisseurs. Par exemple, les salariés peuvent enregistrer une dépense en euros mais être payés en dollars.
Pour garantir que le taux de change des montants est à jour, vous pouvez ajuster les soldes des employés lorsque vous exécutez le traitement par lots du taux de change. Si vous souhaitez utiliser la table des taux de change, mais régler les soldes des employés dans votre devise locale, vous pouvez exclure les comptes des employés lorsque vous ajustez les taux de change.
Pour enregistrer les frais des salariés
Validez les frais salarié sur la page Feuille comptabilité.
Choisissez l’icône
, entrez Journaux généraux, puis choisissez le lien associé.Ouvrez la feuille comptabilité appropriée. Pour en savoir plus, consultez Utiliser des feuilles comptabilité.
Sur une nouvelle ligne feuille, renseignez les champs selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.
Noter
La feuille comptabilité affiche qu’un nombre limité de champs sur la ligne feuille par défaut. Si vous souhaitez afficher les autres champs, tels que le champ Type compte, choisissez l’action Afficher plus de colonnes. Pour masquer les champs supplémentaires à nouveau, choisissez l’action Afficher moins de colonnes. Lorsque vous voyez moins de colonnes, la même date comptable est utilisée pour toutes les lignes. Si vous souhaitez avoir plusieurs dates comptables pour la même écriture feuille, sélectionnez l’action Afficher plus de colonnes.
Répétez l’étape 3 pour tous les frais que le salarié a supportés.
Pourboire
Si vous souhaitez saisir les lignes de dépenses au-dessus d’une ligne compte contrepartie du compte bancaire de l’employé, activez la case à cocher Suggérer le montant contrepartie de la ligne pour votre lot sur la page Noms feuilles comptabilité. Puis le champ Montant de la ligne compte contrepartie est automatiquement prérempli avec la valeur requise pour équilibrer les dépenses.
Choisissez l’action Valider pour enregistrer les frais sur le compte du salarié.
Pour rembourser un employé
Vous remboursez des salariés en validant les paiements sur leur compte bancaire sur la page Feuille paiement.
- Choisissez l’icône , entrez Journaux de paiement, puis choisissez le lien associé.
- Ouvrez la feuille comptabilité paiement appropriée. Pour en savoir plus, consultez Utiliser des feuilles comptabilité.
- Renseignez les champs selon vos besoins. Pour plus d’informations, voir Effectuer des paiements.
- Sinon, choisissez l’action Proposer paiements aux salariés pour insérer automatiquement des lignes feuille pour les remboursements salarié en attente.
- Sélectionnez l’action Valider pour enregistrer le remboursement.
Pour rapprocher les remboursements avec les écritures comptables du salarié
Vous appliquez les paiements des employés à leurs entrées de grand livre d’employés ouvertes associées de la même manière que vous le faites pour les paiements des fournisseurs, par exemple sur la page Journaux de rapprochement des paiements , en fonction des entrées de relevé bancaire associées. Pour plus d’informations, reportez-vous à Lettrage automatique des paiements et rapprochement des comptes bancaires. Sinon, vous pouvez effectuer une application manuelle sur la page Écritures comptables salariés. Pou plus d’informations, voir Rapprocher des paiements fournisseur avec la feuille paiement ou à partir des écritures comptables fournisseur.
Voir aussi
Publiez vos transactions directement sur le comptabilité
Travailler avec des revues générales
Annuler les écritures de journal et annuler les réceptions/expéditions
Finance
Travailler avec Business Central
Retrouvez ici des modules d’apprentissage en ligne gratuits pour Business Central