Utiliser des feuilles comptabilité

La plupart des transactions financières sont validées en comptabilité via les documents, tels que des factures achat et des commandes vente. Cependant, vous pouvez également traiter des activités commerciales telles que :

• Achats
• Paiements
• Utilisation de feuilles abonnement pour valider les régularisations
• Remboursement des dépenses des employés en validant des lignes feuille dans les feuilles

La plupart des journaux sont basés sur le journal général et vous pouvez traiter toutes les transactions sur la page Journaux généraux . En savoir plus sur Valider les transactions directement vers la comptabilité.

Par exemple, vous pouvez utiliser les dépenses des employés pour le remboursement. En savoir plus sur Enregistrer et rembourser les frais des employés.

Toutefois, Business Central propose également des journaux optimisés pour des types de transactions spécifiques, tels que le Journal des paiements pour l’enregistrement des paiements. Pour en savoir plus, consultez Enregistrer les paiements et les remboursements dans le journal des paiements.

Vous utilisez les feuilles comptabilité pour valider des transactions financières dans les comptes généraux et autres comptes divers. Parmi les autres comptes figurent les comptes bancaires, clients, fournisseurs et employés. La validation avec une feuille comptabilité génère des écritures sur les comptes généraux même lorsque, par exemple, vous validez une ligne feuille sur un compte client. L’écriture est validée sur un compte client général via un groupe de validation.

Les informations que vous saisissez dans une feuille sont temporaires et peuvent être modifiées tant qu’elles sont dans la feuille. Lorsque vous validez la feuille, les informations sont transférées vers des écritures de comptes individuels, où elles ne peuvent pas être modifiées. Toutefois, vous pouvez délettrer des écritures validées et valider des écritures de contrepassation ou de correction. En savoir plus, Inverser des validations feuille et annuler les réceptions/envois.

Remarque

La feuille comptabilité affiche qu’un nombre limité de champs sur la ligne feuille par défaut. Si vous souhaitez afficher les autres champs, tels que le champ Type compte, choisissez l’action Afficher plus de colonnes. Pour masquer les champs supplémentaires à nouveau, choisissez l’action Afficher moins de colonnes. Lorsque vous voyez moins de colonnes, la même date comptable est utilisée pour toutes les lignes. Si vous souhaitez avoir plusieurs dates comptables pour la même écriture feuille, sélectionnez l’action Afficher plus de colonnes.

Ajouter du contexte aux transactions du journal général

Lorsque vous créez un journal, vous pouvez ajouter des liens qui offrent un contexte à ses transactions. Lorsque vous publiez le journal, Business Central copie les liens vers le journal publié et les écritures comptables créées par le journal. Par exemple, fournir des liens peut faciliter la vie de votre auditeur. Si vous conservez des images de vos reçus de dépenses sur le site Sharepoint de votre entreprise, vous pouvez ajouter des liens vers les fichiers. Lorsque vous validez le journal pour soumettre vos dépenses, votre auditeur peut accéder rapidement aux fichiers de reçus.

Utiliser des modèles feuille et des feuilles

Il existe plusieurs modèles feuille. Chaque modèle de journal est représenté par une page dédiée avec des fonctions particulières et les champs requis pour prendre en charge ces fonctions, telles que la page Journaux de rapprochement des paiements pour traiter les paiements bancaires et la page Journaux de paiement pour payer vos fournisseurs ou rembourser vos employés. Pour en savoir plus, consultez les sections Effectuer des paiements et Rapprocher les paiements des clients avec le journal des encaissements ou à partir des écritures du grand livre des clients.

Pour chaque modèle feuille, vous pouvez configurer votre propre feuille personnelle sous forme de nom de feuille. Par exemple, vous pouvez définir votre propre nom de feuille pour la feuille paiement dotée de votre présentation et de vos paramètres personnels. Le conseil suivant est un exemple de la manière de personnaliser une feuille.

Pourboire

Si vous cochez la case Suggérer le montant contrepartie de la ligne pour votre nom feuille sur la page Noms feuilles comptabilité, le champ Montant dans, par exemple, les lignes feuille comptabilité pour le même numéro de document est automatiquement prérempli avec la valeur nécessaire à la contrepartie dans le document. Pour en savoir plus, consultez la page Laisser Business Central suggérer des valeurs.

Pourboire

Vous pouvez ajouter ou supprimer des champs dans les feuilles en personnalisant celles-ci. Pour plus d’informations, consultez Personnaliser votre espace de travail.

Validation Noms feuilles comptabilité

Vous pouvez activer une vérification des antécédents qui aide à éviter les retards lors de la validation. Le contrôle vous informe lorsqu’une erreur dans le journal financier sur lequel vous travaillez vous empêche de valider le journal. Sur la page Lots de journaux généraux , vous pouvez choisir Vérification des erreurs d’arrière-plan pour que Business Central valide les journaux financiers, tels que les journaux généraux ou les journaux de paiement, pendant que vous travaillez dessus.

Lorsque vous activez la validation, les zones d’informations Vérifier le document ou Vérification du journal affichent les problèmes dans la ligne actuelle et dans l’ensemble du lot. La validation se produit lorsque vous chargez une Feuille financière et lorsque vous choisissez une autre ligne feuille. La mosaïque Total des problèmes dans la zone de données indique le nombre total de problèmes détectés par Business Central. Vous pouvez la choisir pour ouvrir un aperçu des problèmes.

Vous pouvez utiliser les actions Afficher les lignes avec des problèmes et Afficher toutes les lignes pour basculer entre les lignes feuille qui ont ou n’ont pas de problèmes. Le nouveau Récapitulatif Détails de la ligne feuille fournit un aperçu rapide et un accès aux données des lignes feuille, telles que le compte général, le client ou le fournisseur, ainsi que la configuration de la validation pour des comptes spécifiques.

Vérifier des données dans des documents et des feuilles pendant votre travail

Votre administrateur peut permettre à Business Central de valider les données que vous saisissez dans les documents et les journaux en temps réel.

Si vous activez la fonctionnalité, le volet Récapitulatif affiche soit une Récapitulatif Vérifier le document ou Vérifier le journal , selon le type de document sur lequel vous travaillez. Le Récapitulatif répertorie les erreurs sur la page afin que vous puissiez les résoudre rapidement.

Pour activer la fonctionnalité, sur la page Mes notifications , cochez les cases suivantes :

• Pour les journaux, cochez la case Activé pour Activer la vérification des données.
• Pour les documents, cochez la case Activé pour Afficher la case de vérification des documents.

La vidéo suivante explique la vérification des données en temps réel.

Compte principaux et comptes contrepartie

Si vous définissez des comptes de solde par défaut pour les lots de journaux sur la page Journaux généraux , le compte de solde est automatiquement renseigné lorsque vous remplissez le champ Numéro de compte . Sinon, remplissez manuellement les deux champs Numéro de compte et Numéro de compte solde . Un montant positif dans le champ Montant est débité du compte principal et crédité dans le compte contrepartie. Un montant négatif est crédité sur le compte principal et débité du compte contrepartie.

Noter

La TVA est calculée séparément pour le compte principal et le compte contrepartie, afin qu'ils puissent utiliser des taux de pourcentage de TVA différents.

Utiliser des feuilles abonnement

Une feuille abonnement est une feuille comptabilité contenant des champs spécifiques pour la gestion des transactions que vous validez fréquemment avec peu ou pas de modifications. Par exemple, les transactions pour les dépenses telles que le loyer, les abonnements, l’électricité et le chauffage. L’utilisation de feuilles abonnement vous permet de valider des montants fixes et variables et de spécifier des écritures d’annulation automatique pour le jour suivant la date de validation. Les clés de ventilation vous permettent de répartir les écritures récurrentes entre plusieurs comptes. Pour en savoir plus, consultez la section Répartition des montants du journal récurrent sur plusieurs comptes.

Avec une feuille abonnement, vous ne créez les écritures qui sont régulièrement validées qu’une fois. Par exemple, les comptes, axes, sections analytiques, etc. que vous saisissez restent dans la feuille après validation. Si des modifications sont nécessaires, vous pouvez les apporter à chaque validation.

Champ Mode abonnement

Le champ Méthode récurrente est important. Il détermine la manière dont le montant de la ligne feuille est traité après validation. Par exemple, si vous utilisez le même montant chaque fois que vous validez la ligne, vous pouvez conserver ce montant. Si vous utilisez les mêmes comptes et le même texte pour la ligne mais que le montant varie chaque fois que vous validez, vous pouvez choisir de supprimer le montant après validation.

À	Voir
F Fixe	Le montant de la ligne feuille est conservé après validation. Les lignes avec des montants nuls restent dans le journal, mais ne sont pas validées. Vous pouvez mettre à jour le montant lors d’une exécution ultérieure.
V Variable	Le montant de la ligne feuille est supprimé après validation.
S Solde	Le montant validé sur le compte de la ligne est ventilé sur les comptes spécifiés pour la ligne de la table Ventilation feuille compta. Le solde du compte est positionné à zéro. Pensez à renseigner le champ % ventilation sur la page Ventilations. Pour plus d’informations, reportez-vous à Ventilation des montants feuille abonnement sur plusieurs comptes.
FI Fixe inverse	Le montant de la ligne feuille est conservé après validation, et une écriture contrepartie est validée le lendemain.
VI Variable inverse	Le montant de la ligne feuille est supprimé après validation, et une écriture contrepartie est validée le lendemain.
SI Solde inverse	Le montant comptabilisé sur le compte de la ligne est réparti entre les comptes spécifiés pour la ligne sur la page Répartitions . Le solde du compte est défini sur zéro, et une écriture contrepartie est validée le lendemain.
Solde BD par axe analytique	La ligne feuille répartit les coûts en fonction du solde d’un compte général par dimension. Vous serez invité à définir les filtres axe à utiliser pour calculer le solde du compte général source par dimension à partir de laquelle vous souhaitez allouer les coûts. Sinon, choisissez l’action Définir des filtres axe ultérieurement.
Solde inverse RBD par axe analytique	La ligne feuille répartit les coûts en fonction du solde inverse d’un compte général par dimension. Vous serez invité à définir les filtres axe à utiliser pour calculer le solde du compte général source par dimension à partir de laquelle vous souhaitez allouer les coûts. Sinon, choisissez l’action Définir des filtres axe ultérieurement.

Noter

Les champs TVA peuvent être renseignés sur la ligne feuille abonnement ou sur la ligne feuille ventilation, mais pas sur les deux. Ils peuvent être renseignés sur la page Ventilations uniquement si les lignes correspondantes de la feuille abonnement ne sont pas renseignées.

Champ Périodicité abonnement

Ce champ de formule de date détermine la fréquence de validation de l’écriture sur la ligne feuille et doit être renseigné. En savoir plus sur Utiliser des formules de date.

Exemples

Si la ligne de journal doit être comptabilisée chaque mois, entrez 1M. Après chaque validation, la date du champ Date comptabilisation est mise à jour, elle est remplacée par la même date du mois suivant.

Si vous souhaitez valider une écriture le dernier jour de chaque mois, vous pouvez suivre l’un des deux actions ci-dessous :

• Validez la première écriture le dernier jour d’un mois en saisissant la formule 1J+1M-1J (1 jour + 1 mois - 1 jour). Avec cette formule, la date de validation est calculée correctement, quel que soit le nombre de jours que comprend le mois.

• Validez la première écriture n’importe quel jour en saisissant la formule : 1M+FM. Avec cette formule, la date de validation sera située après un mois entier + le nombre de jours restants du mois en cours.

Champ Date expiration

Ce champ détermine la date à laquelle la ligne est validée pour la dernière fois. La ligne n’est plus validée après cette date.

L’avantage d’utiliser le champ Date d’expiration est que la ligne n’est pas supprimée immédiatement de la feuille. Vous pouvez entrer une date ultérieure afin de pouvoir utiliser la ligne à l’avenir.

Si le champ est blanc, la ligne est validée à chaque validation, jusqu’à ce qu’elle soit supprimée de la feuille.

Ventilation des montants feuille abonnement sur plusieurs comptes

Sur la page Journaux généraux récurrents , vous pouvez choisir l’action Allocations pour spécifier comment allouer les montants de la ligne de journal récurrent à plusieurs comptes et dimensions. Une ventilation fonctionne comme une ligne compte contrepartie pour la ligne feuille abonnement.

À l’instar d’une feuille abonnement, vous entrez une ventilation une fois et elle reste dans la feuille ventilation après validation. Vous n’avez pas besoin d’entrer des montants et des ventilations chaque fois que vous validez la ligne feuille abonnement.

Remarque

Vous ne pouvez pas utiliser de comptes d’allocation dans des lots de journaux qui ont un flux de travail d’approbation pour la création de lignes de journal.

Si le mode récurrent est paramétré sur Solde ou sur Solde inverse, tous les codes axe analytique de la feuille récurrente sont ignorés lorsque le compte est défini sur zéro. Si vous ventilez une ligne abonnement vers diverses sections analytiques sur la page Ventilations, une seule écriture opposée est créée.

Noter

Si vous ventilez une ligne feuille abonnement qui comporte un code section, vous ne devez pas saisir le même code sur la page Ventilations. Si vous le faites, les sections analytiques sont incorrectes.

Pour répartir les montants des journaux récurrents en fonction des dimensions, définissez le champ Méthode récurrente sur Solde par dimension ou Solde d’annulation par dimension. Si le mode abonnement est paramétré sur Solde par axe analytique ou sur Solde inverse par axe analytique, tous les codes axe analytique de la feuille abonnement sont pris en compte lorsque le compte est défini sur zéro. Si vous allouez une ligne abonnement à différentes sections analytiques sur la page Ventilations, alors un certain nombre d’écritures contrepassées correspondant au nombre de combinaisons de section analytique dont le solde est composé sont créés. Si vous allouez le solde du compte via la feuille abonnement qui contient un code section, n’oubliez pas d’utiliser Solde par axe analytique ou Solde inverse par axe analytique pour vous assurer que les sections analytiques sont correctement équilibrées ou inversées à partir du compte source.

Par exemple, votre société a quelques centres de profit et une poignée de départements que vos contrôleurs ont configurés en tant qu’axes analytiques. Pour accélérer le processus de saisie des factures achat, vous décidez de demander aux personnes chargées des comptes fournisseurs de saisir uniquement les axes analytiques des centres de profit. Étant donné que chaque centre de profit dispose de clés de ventilation spécifiques pour l’axe analytique Département, par exemple en fonction du nombre d’employés, vous pouvez utiliser les modes abonnement Solde BD par axe analytique ou Solde inverse RBD par axe analytique pour réaffecter les dépenses de chaque centre de profit aux départements qui conviennent en fonction des clés de ventilation.

Noter

Les dimensions que vous définissez sur les lignes ventilation ne sont pas calculées automatiquement et vous devez spécifier les sections analytiques à définir sur les comptes de ventilation. Si vous souhaitez conserver le lien entre l’axe analytique du compte source et l’axe analytique du compte de ventilation, nous vous recommandons d’utiliser la fonctionnalité Comptabilité analytique à la place.

Exemple : Ventilation des paiements du loyer entre plusieurs départements

Vous payez un loyer tous les mois, vous avez saisi le montant du loyer sur le compte règlement d’une ligne feuille abonnement. Sur la page Ventilations, vous pouvez utiliser l’axe analytique Département pour répartir les dépenses entre plusieurs départements. Par exemple, selon le nombre de pieds carrés qu’occupe chaque département. Le calcul est basé sur le pourcentage de ventilation de chaque ligne. Vous pouvez ventiler de diverses manières :

• Saisissez différents comptes sur différentes lignes de ventilation pour répartir les dépenses de location entre plusieurs comptes.
• Entrez le même compte, mais utilisez des codes de valeur d’axe analytique différents pour l’axe analytique Département sur chaque ligne.

Annulation de feuilles pour corriger les erreurs

Lorsque vous travaillez avec des feuilles qui comportent de nombreuses lignes et que quelque chose ne va pas, il est important de disposer d’un moyen simple de corriger les erreurs. La page Feuille comptabilité validée propose quelques actions qui peuvent vous aider.

• Copier les lignes sélectionnées dans le journal - Copiez uniquement les lignes que vous Sélectionner.
• Copier le registre G/L dans le journal - Copiez toutes les lignes qui appartiennent au même registre G/L.

Ces actions vous permettent de créer une copie d’une ligne feuille comptabilité ou d’un lot, puis de spécifier :

• La feuille dans laquelle copier les lignes
• Avec ou sans signes opposés (une feuille de contrepassation)
• Une date comptabilisation ou un numéro de document différent

Pour permettre la copie de feuilles dans des feuilles comptabilité validées, sur les pages Modèles de feuilles comptabilité ou Feuille générale, cochez la case Copier sur les lignes feuille validées. Une fois que vous avez autorisé les utilisateurs à copier des feuilles comptabilité validées, si nécessaire, vous pouvez désactiver la copie pour des lots spécifiques.

Calcul de date de contrepassation

Lorsque vous utilisez des feuilles comptabilité périodiques pour comptabiliser les régularisations à la fin d’une période, il est important d’avoir un contrôle total sur les écritures de contrepassation. Sur la page Journaux généraux récurrents , le champ Calcul de la date d’annulation vous permet de contrôler la date à laquelle les écritures d’annulation sont comptabilisées lorsque les méthodes récurrentes d’annulation sont utilisées.

Exemple :

Les régularisations sont généralement validées avec des méthodes périodiques Fixe, Variable ou Solde sur la ligne feuille. La date comptabilisation du montant comptabilisé sur le compte sur la ligne feuille est calculée en utilisant la fréquence périodique. La date comptabilisation de l’écriture contrepartie est calculée à l’aide du champ Calcul de la date de contrepassation, comme suit :

• Si le champ est vide, l’écriture contrepartie sera validée le jour suivant.
• Si le champ contient une formule de date (par exemple, 5D pour cinq jours), l’écriture de compensation est comptabilisée avec une date de comptabilisation calculée à l’aide du calcul de la date d’annulation.

Noter

Par défaut, le champ Calcul de la date de contrepassation n’est pas disponible sur la page Feuilles comptabilité périodiques. Pour utiliser le champ, vous devez l’ajouter en personnalisant la page. Pour plus d’informations, voir Personnaliser votre espace de travail.

Utiliser des feuilles standard

Lorsque vous créez des lignes feuille dont vous savez que vous risquez de les recréer ultérieurement, vous pouvez les enregistrer en tant que feuille standard avant de valider la feuille. La même chose s’applique aux feuilles article et aux feuilles comptabilité.

Remarque

Les feuilles standard peuvent ne pas contenir tous les champs que vous souhaitez inclure dans les écritures comptables résultantes. Par exemple, si vous utilisez une feuille comptabilité standard pour enregistrer un paiement, les écritures comptables ne contiendront pas le champ Code mode de paiement.

Remarque

Les procédures suivantes traitent de la feuille article, mais concernent également la feuille comptabilité.

Pour enregistrer une feuille standard

1. Choisissez l’icône , entrez Journaux d’articles, puis choisissez le lien associé.

2. Entrez le code sur une ou plusieurs lignes feuille.

3. Sélectionnez les lignes feuille à réutiliser.

4. Choisissez l’action Enregistrer en tant que feuille standard.

5. Sur la page de demande Enregistrer en tant que feuille standard, définissez une feuille article standard, nouvelle ou existante, dans laquelle enregistrer les lignes.

   Si vous avez un ou plusieurs journaux d’articles standard et que vous souhaitez remplacer l’un d’entre eux par le nouvel ensemble de lignes de journal d’articles, dans le champ Code , Sélectionner le journal d’articles.

6. Cliquez sur le bouton OK pour vérifier que vous souhaitez remplacer le contenu de la feuille article standard existante.

7. Pour enregistrer les valeurs dans le champ Montant unitaire de la feuille article standard, sélectionnez Enregistrer le montant unitaire.

8. Pour enregistrer les valeurs dans le champ Quantité, choisissez le champ Enregistrer la quantité.

9. Sélectionnez OK pour enregistrer la feuille article standard.

Lorsque vous enregistrez la feuille article standard, la page Feuille article s’affiche afin que vous puissiez la valider.

Pour réutiliser une feuille standard

Remarque

Les feuilles standards n’ont pas toujours les mêmes champs que les feuilles comptabilité. Lorsque vous utilisez l’action Extraire les feuilles standards pour copier les champs dans la feuille comptabilité, la feuille comptabilité peut contenir moins d’informations que si vous l’aviez créée manuellement.

1. Choisissez l’icône , entrez Journaux d’articles, puis choisissez le lien associé.

2. Choisissez l’action Obtenir les feuilles standard.

3. Pour passer en revue une feuille article standard avant de la sélectionner pour la réutiliser, choisissez l’action Afficher la feuille.

   Toute modification apportée à une feuille article standard est immédiatement appliquée et reste en vigueur lorsque vous rouvrez ou réutilisez cette feuille. Il est donc recommandé de s’assurer que la modification en question est suffisamment importante pour devoir s’appliquer de manière générale. Sinon, effectuez la correction ponctuelle dans la feuille article après avoir inséré les lignes feuille article standard. Reportez-vous à l’étape 4.

4. Sur la page Feuilles article standard, sélectionnez la feuille article standard à réutiliser et cliquez sur le bouton OK.

   La feuille article contient les lignes que vous avez enregistrées. Si la feuille article comporte déjà des lignes, les nouvelles lignes apparaissent après celles-ci.

   Si vous n’avez pas activé l’option Enregistrer le montant unitaire lorsque vous avez enregistré le journal, le champ Montant unitaire sur les lignes ajoutées à partir du journal standard contient la valeur du champ Coût unitaire sur l’élément carte.

   Noter

   Si vous avez activé les boutons bascule Enregistrer le montant unitaire ou Enregistrer la quantité lorsque vous avez enregistré le journal, assurez-vous que les nouvelles valeurs sont correctes avant de valider le journal des articles.

   Si les lignes feuille article insérées contiennent des montants unitaires enregistrés que vous ne souhaitez pas valider, vous pouvez les ajuster à la valeur actuelle de l’article.

5. Sélectionnez les feuilles articles standard que vous souhaitez ajuster, puis sélectionnez l’action Recalculer le montant unitaire. Cette action met à jour avec le champ Montant unitaire avec le coût unitaire actuel de l’article.

6. Sélectionnez l’action Valider.

Pour renuméroter des numéros de document dans les feuilles

Pour éviter de valider les erreurs associées au numéro de document, vous pouvez utiliser l’action Renuméroter les numéros de document avant de valider une feuille.

Dans toutes les feuilles basées sur la feuille comptabilité, le champ N° document est modifiable de sorte que vous puissiez spécifier des numéros de document différents pour des lignes feuille différentes, ou le même numéro de document pour les lignes feuille associées.

Si le champ Souches de n° du nom feuille est rempli, la fonction de validation dans les feuilles comptabilité nécessite que le numéro de document sur les lignes feuille individuelles ou groupées soit dans un ordre séquentiel. Choisissez simplement l’action Renuméroter les numéros de document et les champs N° de document pertinents sont alors mis à jour. Si les lignes feuille associées ont été regroupées par numéro de document avant d’utiliser la fonction, elles resteront groupées, mais peuvent être affectées à un autre numéro de document.

Cette fonction fonctionne également sur les vues filtrées.

Toute renumérotation des numéros de document respectera les lettrages associés, par exemple un lettrage de paiement qui a été effectué à partir du document de la ligne feuille pour un compte fournisseur. En conséquence, les champs ID d’application et N° de document d’application sont mis à jour dans les écritures comptables.

Pour renuméroter des documents dans les feuilles

La procédure suivante est basée sur la page Journaux généraux , mais s’applique à tous les autres journaux basés sur le journal général, tels que la page Journaux de paiement .

1. Choisissez l’icône , entrez Journaux généraux, puis choisissez le lien associé.
2. Lorsque vous êtes prêt à valider la feuille, choisissez l’action Renuméroter les numéros de document.

Les valeurs dans le champ N° document sont modifiées, le cas échéant, pour que le numéro de document sur les lignes feuille individuelles ou groupées soit dans un ordre séquentiel. Une fois que les documents sont renumérotés, vous pouvez procéder à la validation de la feuille.

Voir aussi

Publiez vos transactions directement sur le comptabilité
Annuler les écritures de journal et annuler les réceptions/expéditions
Répartir les coûts et les revenus
Finance
Travailler avec Business Central
Fermer Entrées de grand livre d’articles ouvertes résultant d’une application fixe dans le journal des articles
Réévaluer l’inventaire dans le journal de réévaluation
Compter, Ajuster et reclasser l’inventaire à l’aide de journaux
Rapprocher les paiements des clients avec le journal des encaissements ou à partir des écritures du grand livre des clients
Rapprocher les paiements des fournisseurs avec le journal des paiements ou à partir des écritures du grand livre des fournisseurs
Travailler avec des documents et des journaux intersociétés

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