Gestion des fournitures d’un projet

Gérez des fournitures des projets relatifs à des articles, services et dépenses est une partie intégrante de tous projet. Vous pouvez utiliser les quantités de stock ou effectuer des achats spécifiques au projet en utilisant des commandes achat ou des factures achat. Par exemple, un projet de service sur un ordinateur requiert un nouveau disque. Vous créez donc une facture achat pour l'acheter et pour enregistrer le projet qu'il utilise.

Si le processus d’achat ne requiert pas d’enregistrement séparé de la transaction physique, un achat peut être traité sur la page Feuille compta. projet. Pour plus d′informations, voir Pour valider des frais liés à un projet.

Réapprovisionnement manuel ou semi-automatique

Si vous savez déjà quelles fournitures vous devez réapprovisionner pour un projet, vous pouvez créer une commande achat. Pour en savoir plus, accédez à Réapprovisionnement manuel ou semi-automatique.

Cependant, si vous n’êtes pas sûr de ce qui vous manque, vous pouvez utiliser un processus semi-automatique où vous créez un bon de commande directement à partir d’un projet. Business Central vous aide en répertoriant tous les articles et en indiquant s’ils sont disponibles ou non. Vous pouvez ajuster les quantités à réapprovisionner sur les lignes.

Le processus semi-automatique crée une commande achat pour chaque fournisseur à partir duquel vous achetez les articles, notamment toutes les modifications de quantité que vous avez apportées à la page Créer des commandes achat. Vous pouvez continuer à traiter la ou les commandes achat, par exemple, en modifiant ou en ajoutant des lignes de commande achat.

Ensuite, vous pouvez consulter les lignes d’achat liées au projet soit à partir de la page Fiche projet ou Lignes de planification de projet en choisissant l’action Lignes achat. Pour en savoir plus, accédez à Utiliser un processus de réapprovisionnement semi-automatique pour un projet.

Remarque

Comme dans d’autres cas impliquant des processus de stock avancés, tels que la réservation, l’entreposage et l’assemblage sur commande, le statut du projet doit être Ouvert et le bouton bascule Appliquer le lien d’utilisation doit être activé.

Utiliser un processus de réapprovisionnement semi-automatique pour un projet

1. Sélectionner l'icône , entrez Projets, et lien associé.

2. Ouvrez un projet pour lequel vous souhaitez acheter des articles.

3. Sélectionnez l’action Créer des commandes achat.

4. La page Créer des commandes achat affiche une ligne pour chaque article du projet. Les lignes des quantités entièrement disponibles et des quantités indisponibles s’affichent par défaut. Pour afficher uniquement les quantités indisponibles, choisissez l’action Afficher non disponible.

5. Le champ Quantité à acheter indique la quantité indisponible. Pour acheter une quantité différente, modifiez la valeur dans le champ.

   Remarque

   Vous pouvez également modifier le champ Quantité à acheter sur les lignes non disponibles bien qu’elles représentent des quantités entièrement disponibles.

6. Vous pouvez également activer le bouton bascule Réserver si vous souhaitez réserver la quantité sur la ligne d’achat par rapport à une demande au lieu de remplir les champs N° projet et N° tâche projet sur la ligne d’achat. Par défaut, le bouton bascule Réserver est masqué sur la page. Vous pouvez personnaliser la page pour ajouter le bouton bascule. Pour plus d’informations, consultez Personnalisez votre espace de travail.

7. Sélectionnez OK.

Vous pouvez consulter les lignes d’achat liées au projet soit à partir de la page Fiche projet ou Lignes de planification de projet en choisissant l’action Lignes achat.

Réapprovisionner un projet manuellement

La procédure suivante indique comment utiliser une facture achat pour acheter des produits pour un projet. Les mêmes étapes s’appliquent lors de l’utilisation d’une commande achat.

1. Sélectionnez l'icône , entrez Commande achat, lien associé.

2. Sélectionnez l’action Nouveau, puis renseignez les champs selon vos besoins. Pour en savoir plus, consultez Enregistrer des achats.

3. Dans les champs N° projet et N° tâche projet, sélectionnez les informations du projet pour lequel vous souhaitez acheter des articles ou des services. Utilisez les outils de personnalisation si un champ n’est pas visible. Pour plus d’informations, consultez Personnalisez votre espace de travail.

   La valeur que vous sélectionnez dans le champ Type ligne projet définit si une ligne planning est créée lorsque vous validez l’activité de l’article. Si le champ indique Facturable, les lignes planning projet prêtes pour facturation sont créées. Pour en savoir plus, accédez à Facturer des projets.

Incidence de la validation des achats sur le stock et les TEC

Lorsque vous validez une réception, le stock est réceptionné et immédiatement amorti par une écriture comptable article de type Ajustement négatif. Pour éviter d’affecter le calcul TEC, les écritures comptables projet n’incluent pas les lignes commande achat qui ne sont pas de type Compte général.

Les écritures comptables projet sont les suivantes :

• À partir d’une commande achat, lorsque vous choisissez l’action Valider et que vous choisissez Facturer.
• À partir d’une facture achat, lorsque vous choisissez l’action Extraire lignes réception du raccourci Lignes, puis l’action Valider.

Pour afficher la valeur des achats pour un projet

1. Sélectionnez l'icône , entrez Projets, et lien associé.

2. Ouvrez la fiche projet appropriée.

   Dans le raccourci Tâches, le champ Commandes ouvertes affiche le montant total en commande, en devise société, des articles en stock et des services sur les documents achat pour la tâche projet ligne.

   Le champ Montant reçu non facturé affiche la valeur des articles livrés sur les documents achat mais non facturés.

3. Choisissez l’un des champs pour ouvrir la page Lignes achat dans laquelle vous pouvez consulter des informations sur les lignes de document achat associées, incluant les articles ou les services réceptionnés.

Pour valider des frais liés à un projet

Si vous supportez les dépenses extraordinaires ou exceptionnelles du projet, vous pouvez utiliser la page Feuille compta. projet pour les valider directement dans le compte projet approprié.

1. Sélectionnez l'icône , entrez Feuilles comptabilisation projet, lien associé.
2. Créez une ligne et renseignez les informations concernant les frais, notamment les informations dans les champs N° projet et N° tâche projet.
3. Lorsque la feuille est renseignée, cliquez sur Valider.

Réception des articles pour les projets avec réceptions entrepôt ou rangements

Business Central propose une gestion d’entrepôt avancée pour les commandes achat liées à des projets. Gagnez du temps en utilisant les réceptions entrepôt ou les rangements stock pour recevoir et enregistrer directement l’utilisation des articles pour les projets.

Utilisez les méthodes suivantes pour réceptionner les articles :

• Validation de la réception et du consommation à partir de la ligne commande.
• Validation de la réception et de la consommation à partir d’un document de rangement stock.
• Validation de la réception et du consommation à partir d’un document réception entrepôt.

Pour validation de la réception et de la consommation à partir d’un document de rangement stock

Lorsque votre magasin est configuré pour exiger un traitement des rangements sans reçu, utilisez un document Rangement stock pour enregistrer et valider les informations de rangement et de réception pour vos documents achats.

Vous pouvez créer un rangement stock de trois manières :

• Créez le rangement stock directement à partir de la commande achat en choisissant l’action Créer prélèvement/rangement stock.
• Créez des rangements stock pour plusieurs documents origine simultanément en utilisant un traitement par lots Créer rangement/prélèvement/mouvement stock.
• Créez le rangement en deux étapes en publiant d’abord le commandes achats pour rendre les articles disponibles pour le rangement. Vous pouvez créer le rangement stock sur la base du document origine en utilisant la page Rangement stock.

Remarque

Si des emplacements sont obligatoires pour le magasin, assurez-vous que le code de bac est renseigné dans les lignes commande achat.

Pour valider les rangements stock

1. Sur la page Rangements stock, ouvrez un document de rangement créé au préalable.
2. Entrer la quantité rangée dans le champ Quantité à traiter.
3. Après avoir rangé les articles, choisissez l’action Valider.

Ces étapes permettent de valider la réception des lignes document origine qui ont été rangées. Il existe deux écritures comptables article pour chaque ligne. Une écriture pour la réception, et une pour sortir immédiatement la quantité reçue pour le projet. Il n’y a aucune écriture comptable projet tant que vous n’avez pas validé la facture. Si le magasin utilise des emplacements, la validation crée également des écritures entrepôt pour valider les modifications apportées aux quantités emplacement.

Pour validation de la réception et du consommation à partir d’un document réception entrepôt

Vous devez obtenir les lignes de la commande achat lancée à laquelle la réception se rapporte. Vous pouvez créer des réception entrepôt de deux manières :

• En mode « push », lorsque le travail est effectué commande par commande. Choisissez l’action Créer réception entrepôt sur la page Commande achat pour créer une réception entrepôt pour un document source.
• En mode « pull », où vous utilisez l’action Lancer sur la page Commande achat pour publier le document dans l’entrepôt. Un magasinier crée une Réception entrepôt pour un ou plusieurs documents origine lancés.

Remarque

Si vous utilisez des emplacements, l’emplacement par défaut est proposé. Vous pouvez soit accepter l’emplacement par défaut, soit spécifier l’emplacement dans lequel placer les articles.

Pour validez la réception entrepôt

1. Dans la page Réceptions entrepôt, ouvrez la réception entrepôt.
2. Le champ Qté à recevoir contient la quantité restante pour chaque ligne, mais vous pouvez modifier cette quantité selon vos besoins.
3. Après avoir reçu les articles, choisissez l’action Valider.

Ces étapes valident la réception des lignes document origine. Chaque ligne réception correspond à deux écritures comptables article. Une écriture pour la réception et une écriture pour amortir immédiatement la quantité reçue pour le projet.

Il n’y a aucune écriture comptable projet tant que vous n’avez pas validé la facture.

Si le magasin utilise des emplacements, la validation crée également des écritures entrepôt pour valider les modifications apportées aux quantités emplacement.

Remarque

Aucun document rangement entrepôt n’est créé, même si vos processus entrepôt nécessitent à la fois un traitement de réception et un rangement entrepôt.

Bon à savoir

• Les retours ne sont pas pris en charge dans les magasins avec prélèvement et rangement suggérés. Vous devez annuler la consommation via une feuille projet, puis créer un ordre de retour pour les articles en stock.
• Si des documents achat ont été créés avant la mise à jour, vous pouvez les poster directement. Si vous souhaitez utiliser la gestion entrepôt, rouvrez et relancez les commandes achat.
• Vous ne pouvez pas modifier le N° le Code variante, le N° projet et le N° tâche projet champs sur les lignes achat s’il existe des réceptions entrepôt ou des rangements stock.

Informations connexes

Gestion de projets
Finances
Achats
Ventes
Utiliser Business Central

Trouvez des modules d’apprentissage en ligne gratuits pour Business Central ici