Utiliser Business Central en tant que boîte de réception professionnelle dans Outlook

Business Central offre un complément qui vous aide à gérer les interactions commerciales avec vos clients et fournisseurs, directement dans Microsoft Outlook. Avec le complément Business Central pour Outlook, vous pouvez afficher des informations financières associées à des clients et des fournisseurs, ainsi que créer et envoyer des documents financiers, comme des devis et des factures.

Le complément Business Central se compose de deux compléments distincts qui offrent les fonctionnalités suivantes :

• Panorama des contacts

  Ce complément vous permet d’examiner des informations Business Central sur le client ou le fournisseur dans les e-mails Outlook et les rendez-vous du calendrier. Il vous permet également de créer et d’envoyer des documents professionnels Business Central, tels que devis et factures, à un contact.

• Affichage de document

  Lorsqu’un document commercial est envoyé dans un e-mail, le complément fournit un lien direct vers le document commercial réel dans Business Central.

Mise en route

1. La première chose à faire est d’installer le complément Business Central dans Outlook. Votre administrateur a peut-être déjà installé le complément pour vous. Donc, si vous n’êtes pas sûr, vérifiez auprès de votre administrateur ou passez à l’étape suivante pour vérifier s’il est installé.

   Si le complément n’a pas été installé pour vous, consultez Installer le complément pour votre propre usage.

2. Une fois le complément installé, vous pouvez accéder au complément Business Central depuis n’importe quel message électronique ou rendez-vous de calendrier nouveau ou existant dans Outlook.

   Commencez par vous connecter à Outlook et ouvrir un message électronique. Ensuite, si vous utilisez l’application Outlook, accédez au ruban et recherchez Business Central. Ou si vous utilisez Outlook sur le Web, en haut du message électronique, appuyez sur Sélectionner Applications>Business Central ou accédez au bouton Plus d’actions .

   

   Si vous avez installé le complément par vous-même et que vous avez choisi de recevoir un exemple d’e-mail, consultez votre boîte de réception pour trouver l’e-mail de bienvenue. Cet e-mail fournit des informations pour vous aider à démarrer.

La première fois que vous utiliserez le complément, dans le volet de compléments de Business Central, vous serez peut-être invité à vous connecter. Dans ce cas, sélectionnez Se connecter maintenant et suivez les instructions à l’écran pour vous connecter à Business Central à l’aide de votre compte.

Pourboire

Si vous utilisez le nouvel Outlook sur le Web, vous pouvez épingler Business Central de sorte qu’il soit toujours immédiatement visible au lieu d’avoir à accéder au bouton Autres actions ; cela facilite la visualisation des informations sur les contacts pendant que vous naviguez entre différents e-mails.

Pour plus d’informations, voir Utiliser des compléments dans Outlook sur le Web.

Utilisation de contacts et de documents à l’aide du complément Contact Insights

Imaginons que vous receviez un e-mail d’un client souhaitant obtenir un devis pour certains articles. Directement dans Outlook, vous pouvez ouvrir le complément Business Central, qui identifie l’expéditeur comme un client, et ouvre la fiche client de cette société. À partir de ce tableau de bord, vous pouvez afficher des informations générales relatives au client et rechercher davantage de détails dans des documents spécifiques. Vous pouvez également effectuer des recherches approfondies dans l’historique des ventes du client. S’il s’agit d’un nouveau contact, vous pouvez le créer en tant que tel dans Business Central sans quitter Outlook.

Dans le complément, vous pouvez créer un devis et l’envoyer à ce client sans quitter Outlook. Toutes les informations dont vous avez besoin pour envoyer le devis sont disponibles dans votre boîte de réception professionnelle dans Outlook. Une fois les données saisies, vous pouvez valider le devis et l’envoyer par e-mail. Business Central génère un fichier .PDF avec le devis et le joint au message électronique que vous rédigez dans le complément.

De même, si vous recevez un e-mail d’un fournisseur, vous pouvez utiliser le complément pour travailler avec les fournisseurs et les factures achat.

Il arrive parfois que vous souhaitiez visualiser davantage de champs que ceux qui s’affichent dans le complément, par exemple si vous souhaitez renseigner des lignes dans une facture. Afin de vous bénéficier d’un espace de travail plus important, vous pouvez ouvrir le complément sur une page distincte. Il s’agit toujours d’Outlook, mais vous disposez de davantage d’espace. Au fur et à mesure que vous saisissez des données pour le document dans l’affichage contextuel, les modifications sont automatiquement enregistrées. Les sections suivantes vous guident à travers certaines tâches de base pour vous donner une compréhension générale de son utilisation.

Pourboire

Les tâches expliquent comment utiliser le complément à partir d’un e-mail. Mais vous pouvez faire la même chose à partir d’un rendez-vous du calendrier dans Outlook.

Rechercher un contact professionnel lors de la rédaction d’un e-mail

1. Créez un nouveau message électronique.

2. Dans le ruban, accédez à Business Central et sélectionnez Contact Insights. Ou si vous utilisez Outlook sur le Web, en haut du message, Sélectionner Applications>Business Central>Contact Insights.

3. Dans le volet de complément Business Central qui s’ouvre, recherchez et choisissez le contact souhaité.

   Un aperçu du contact s’affiche dans le volet et le contact est ajouté dans la ligne À de l’e-mail.

Afficher et modifier les coordonnées ou changer de société

La barre d’action en haut du volet de compléments Business Central comprend plusieurs actions qui vous permettent d’approfondir les détails du contact et de changer des choses.

Par exemple, vous pouvez ouvrir les coordonnées complètes telles que vous les verriez dans Business Central. Si vous travaillez avec plus d’une entreprise Business Central, vous pouvez facilement basculer d’une entreprise à l’autre.

Suivi des documents entrants

Peut-être que vous utilisez la liste Documents entrants dans Business Central pour suivre les documents à traiter que les fournisseurs vous envoient, tels qu’une facture d’achat à payer. Si vous le faites, vous pouvez facilement créer des enregistrements de documents entrants à partir du complément Outlook et inclure les pièces jointes des e-mails.

1. Lorsque vous recevez un e-mail d’un fournisseur contenant une pièce jointe, choisissez Business Central>Contact Insights.

2. Dans la barre d’action du complément, choisissez Afficher d’autres actions, puis sélectionnez Envoyer dans les documents entrants….

Créer et envoyer un nouveau document à un contact

1. Dans le ruban ou au bas du message électronique, choisissez Business Central>Nouveau, puis choisissez le type de document que vous souhaitez créer, tel que Devis de vente.
2. Modifiez le document dans le volet de complément Business Central.
3. Lorsque le document est prêt à être envoyé au contact, dans la barre d’action, choisissez Afficher d’autres actions, puis sélectionnez l’action Envoyer par e-mail.

Joindre des fichiers aux enregistrements

Votre boîte de réception sert souvent de source de fichiers entrants qui lancent ou débloquent des workflows. Les fichiers peuvent inclure des éléments tels que des paiements de facture en PDF, des photos de marchandises ou des exigences dans un document Word. Lorsque vous travaillez dans Outlook avec des enregistrements Business Central tels que des fournisseurs, des clients, des factures d’achat ou des bons de commande, vous pouvez joindre ces fichiers aux enregistrements.

Il existe plusieurs façons de joindre des fichiers. Une façon consiste à télécharger des fichiers depuis votre appareil. L’autre méthode consiste à télécharger des fichiers joints à un e-mail. Par exemple, supposons que vous receviez un e-mail contenant des fichiers d’un contact. Le complément affichera automatiquement l’enregistrement de contact qui correspond à l’expéditeur de l’e-mail. À partir de là, vous pouvez accéder à un document pour le contact, comme la dernière commande client. Une fois que vous avez identifié la commande à laquelle l’e-mail se rapporte, vous devez télécharger rapidement les fichiers de l’e-mail vers cette commande.

Après avoir joint un fichier, vos collègues peuvent instantanément télécharger et afficher le fichier à partir du récapitulatif Pièces jointes dans n’importe lequel de leurs clients Business Central. Ou, ils peuvent ouvrir le fichier dans OneDrive pour partager et collaborer avec leur département.

Comment joindre un fichier

1. Ouvrez l’e-mail, choisissez Business Central>Contact Insights.

2. Dans la barre d’action du complément, choisissez Afficher d’autres actions>Pièces jointes.

   La page Documents joints s’ouvre pour répertorier tous les documents déjà joints à l’enregistrement.

3. Choisissez Fichiers joints..., puis choisissez l’une des options suivantes :

   • Choisissez Joindre à partir du courrier pour télécharger tous les fichiers ou une sélection de fichiers joints à l’e-mail.
   • Choisissez Télécharger à partir du fichier pour télécharger un ou plusieurs fichiers depuis votre appareil.

Noter

Vous ne pouvez pas joindre de fichiers à tous les enregistrements. Cette fonction est disponible pour les enregistrements qui utilisent le récapitulatif Pièces jointes, tel qu’un fournisseur, un client, une facture d’achat ou une commande client.

Afficher un document à partir d’un e-mail à l’aide du complément Affichage de document

Qu’il s’agisse d’un e-mail que vous avez envoyé ou reçu, vous pouvez afficher n’importe quel document Business Central, tel qu’un devis, directement dans Outlook. À partir de là, vous pouvez apporter des modifications et accéder aux informations associées tout comme vous le feriez à l’intérieur de Business Central.

Si vous utilisez l’application Outlook, sélectionnez simplement le Lien vers le document en haut du message électronique. Pour Outlook sur le Web, recherchez le lien de référence du document dans le message électronique. Le texte du lien de référence inclura le numéro du document, qui est basé sur la souche de numéros utilisée dans Business Central. Par exemple, le lien vers un devis serait quelque chose comme Devis S-QUO1000.

Pourboire

À partir la 1re vague de lancement 2022, les documents s’ouvrent dans une nouvelle fenêtre de navigateur avec toutes les fonctionnalités que vous connaissez de Business Central. Vous pouvez naviguer d’un document à une liste et inversement, ouvrir des listes dans Excel, envoyer des documents à imprimer et exécuter ou prévisualiser des états associés. Vous disposez également de tous les raccourcis clavier familiers lorsque vous ouvrez des documents à partir d’Outlook.

Voir aussi

Se préparer à faire des affaires
Obtenir Business Central sur mon appareil mobile
Envoyer des documents par e-mail
Finance
Ventes
Achat
Configuration minimale requise pour Outlook
Utiliser des modules complémentaires dans Outlook sur le Web

Retrouvez ici des modules d’apprentissage en ligne gratuits pour Business Central